Разработка базы данных личных дел студентов в НОУ СПО "КГК"

Для создания данного макроса в окне свойств Макрос
Условие Макрокоманда Аргументы IsNull([ID]) Сигнал Not IsNull([ID]) ОткрытьФорму Сведения о студентах; Форма;; “[ИД]”=&[ID];;Окно диалога ПриОшибке Далее; Обновление Поле «ИД» на экран не выводится
Элементы «Надпись»
Данные Источник данных Имя студента Нет Курс Нет Группа Нет Специальность Нет Дата рождения Нет Нижний колонтитул
При создании отчета «Все студенты» в нижнем колонтитуле автоматически создается номер страницы отчета и количество страниц в отчете всего.
Примечание отчета
В примечании отчета находится элемент «Поле», в котором подсчитывается количество студентов, обучающихся в данный момент времени. Данная формула выглядит следующим образом: =Count(*).
В данном отчете сортировка происходит по фамилии студента, если же фамилии совпадают, то сортировка происходит по имени.
.В приложении 10 приведен пример работы отчета «Все студенты»

Форма «Сведения о контакте на случай непредвиденной ситуации»
Данная форма выводит на экран данные о контактах, на непредвиденный случай. В эти данные входят их фамилии и имена студентов, имя контакта на случай непредвиденной ситуации, телефон, отношения, имя врача, телефон врача.
«Заголовок отчета»
В заголовке форм размещены один элемент «Надпись», три элемента «Поле».
Элемент «Надпись» содержит название отчета «сведения о контакте на случай непредвиденной ситуации». Для ввода надписи в элемент «Надпись», необходимо правой кнопкой мыши щелкнуть на данное поле. Далее войдя в «Окно свойств» откорректировать данную надпись, по своему усмотрению. В данном случае был выбран шрифт “Calibri”, размер шрифта 20 пт, цвет текста «Темный».
Первый элемент «Поле» содержит стандартную функцию дата, которая выводит на экран дату создания данного отчета. Данная функция выглядит следующим образом: =Date().
Второй элемент «Поле» содержит стандартную функцию дата, которая выводит на экран время создания данного отчета. Данная функция выглядит следующим образом: =Time().
Верхний колонтитул и Область данных
В данных областях расположены семь элементов управления. В верхнем колонтитуле находятся элементы «Надписи», а в области данных элементы «Поле»
Элементы «Поле»
Данные Источник данных Имя студента Столбец «Имя студента» таблицы «Студенты» Имя контакта на случай непредвиденной ситуации Столбец «Имя контакта на случай непредвиденной ситуации» таблицы «Студенты» Телефон Столбец «Телефон» таблицы «Студенты» Отношения Столбец «Отношения» таблицы «Студенты» Имя врача Столбец «Имя врача» таблицы «Студенты» Аллергия Столбец «Аллергия» таблицы «Студенты» ИД Столбец «ИД» таблицы «Студенты» Для поля «Имя студента» были добавлены макрокоманды, которые позволяют при щелчке мыши на этом поле открывать форму «Сведения о студентах»-о данном студенте. Для создания данного макроса в окне свойств Макрос
Условие Макрокоманда Аргументы IsNull([ID]) Сигнал Not IsNull([ID]) ОткрытьФорму Сведения о студентах; Форма;; “[ИД]”=&[ID];;Окно диалога ПриОшибке Далее; Обновление Поле «ИД» на экран не выводится
Поле «Элементы»
Данные Источник данных Имя студента Нет Имя контакта на случай непредвиденной ситуации Нет Телефон Нет Отношения Нет Имя врача Нет Аллергия Нет Нижний колонтитул
При создании отчета «Сведения о контакте на случай непредвиденной ситуации» в нижнем колонтитуле автоматически создается номер страницы отчета и количество страниц в отчете всего.
В данном отчете сортировка происходит по фамилии студента, если же фамилии совпадают, то сортировка происходит по имени.
. В приложении 11 приведен пример работы отчета «Сведения о контакте на случай непредвиденной ситуации»
Отчет «Сведения об опекунах»
В данном отчете на экран выводится информация об опекунах студентов.
«Заголовок отчета»
В заголовке форм размещены один элемент «Надпись», три элемента «Поле».
Элемент «Надпись» содержит название отчета «Сведения об опекунах». Для ввода надписи в элемент «Надпись», необходимо правой кнопкой мыши щелкнуть на данное поле. Далее войдя в «Окно свойств» откорректировать данную надпись, по своему усмотрению. В данном случае был выбран шрифт “Calibri”, размер шрифта 20 пт, цвет текста «Темный».
Первый элемент «Поле» содержит стандартную функцию дата, которая выводит на экран дату создания данного отчета. Данная функция выглядит следующим образом: =Date().
Второй элемент «Поле» содержит стандартную функцию дата, которая выводит на экран время создания данного отчета. Данная функция выглядит следующим образом: =Time().
Верхний колонтитул и Область данных
В данных областях расположены четыре элементов управления. В верхнем колонтитуле находятся элементы «Надписи», а в области данных элементы «Поле»
Элементы «Надписи»
Данные Источник данных Имя Нет Имя контакта на случай непредвиденной ситуации Нет Отношение с опекуном Нет Отношение Нет Имя врача Нет Телефон врача Нет Элементы «Поле»
Данные Источник данных Имя Таблица «Имя» таблицы «Студенты» Имя контакта на случай непредвиденной ситуации Таблица «Имя контакта на случай непредвиденной ситуации» таблицы «Студенты» Отношение с опекуном Таблица «Отношение с опекуном» таблицы «Студенты» Отношение Таблица «Отношение» таблицы «Студенты» Имя врача «Имя врача» таблицы «Студенты» Телефон врача Таблица «Телефон врача» таблицы «Студенты» Для поля «Имя студента» были добавлены макрокоманды, которые позволяют при щелчке мыши на этом поле открывать форму «Сведения о студентах»-о данном студенте. Для создания данного макроса в окне свойств Макрос
Условие Макрокоманда Аргументы IsNull([ID]) Сигнал Not IsNull([ID]) ОткрытьФорму Сведения о студентах; Форма;; “[ИД]”=&[ID];;Окно диалога ПриОшибке Далее; Обновление Нижний колонтитул
При создании отчета «Все студенты» в нижнем колонтитуле автоматически создается номер страницы отчета и количество страниц в отчете всего.
. В приложении 12 приведен пример работы отчета «Сведения об опекунах»
Отчет «Студенты по Группам»
В данном отчете информация группируется и выводится по группам в которых студенты обучаются.
«Заголовок отчета»
В заголовке форм размещены один элемент «Надпись», три элемента «Поле».
Элемент «Надпись» содержит название отчета «Сведения об опекунах». Для ввода надписи в элемент «Надпись», необходимо правой кнопкой мыши щелкнуть на данное поле. Далее войдя в «Окно свойств» откорректировать данную надпись, по своему усмотрению. В данном случае был выбран шрифт “Calibri”, размер шрифта 20 пт, цвет текста «Темный».
Первый элемент «Поле» содержит стандартную функцию дата, которая выводит на экран дату создания данного отчета. Данная функция выглядит следующим образом: =Date().
Второй элемент «Поле» содержит стандартную функцию дата, которая выводит на экран время создания данного отчета. Данная функция выглядит следующим образом: =Time().
Верхний колонтитул и Область данных
В данных областях расположены три элементов управления. В верхнем колонтитуле находятся элементы «Надписи», а в области данных элементы «Поле»
Элементы «Поле»
Данные Источник данных ИД Столбец «ИД» Имя Столбец «Имя» ИД студента Столбец «ИД студента» Для поля «Имя студента» были добавлены макрокоманды, которые позволяют при щелчке мыши на этом поле открывать форму «Сведения о студентах»-о данном студенте. Для создания данного макроса в окне свойств Макрос
Условие Макрокоманда Аргументы IsNull([ID]) Сигнал Not IsNull([ID]) ОткрытьФорму Сведения о студентах; Форма;; “[ИД]”=&[ID];;Окно диалога ПриОшибке Далее; Обновление Поле «ИД» на экран не выводится
Элементы «Поле»
Данные Источник данных Имя Нет ИД студента Нет
Заголовок группы «Группа»
Для создания заголовка «Группа», необходимо на панели «Группировка и итоги» «Группировка». В появившемся окне «Группировка, сортировка и итоги» выбрать из меню «Группировка» -«Группа».
Данный заголовок на экране будет группировать студентов по их группам. В данном заголовке размещаем «Поле» Групп, и прописываем формулу. Данная формула выглядит следующим образом: =Nz([Группа])
Примечание группы «Группа»
Для создания примечания группы «Группа» необходимо в окне «Группировка, сортировка и итоги» щелкнуть на вкладку «Больше» «С разделом примечания». После проделанных действий появится примечание группы. В данном примечании добавляем элемент управления «Поле». После переименовываем его в «Всего», и добавляем формулу для подсчета количества студентов в одной группе.
Нижний колонтитул
При создании отчета «Студенты по группам» в нижнем колонтитуле автоматически создается номер страницы отчета и количество страниц в отчете всего.
. В В приложении 13 приведен пример работы отчета «Студенты по группам»
Отчет «Студенты по Курсу»
В данном отчете информация группируется и выводится по группам в которых студенты обучаются.
«Заголовок отчета»
В заголовке форм размещены один элемент «Надпись», три элемента «Поле».
Элемент «Надпись» содержит название отчета «Сведения об опекунах». Для ввода надписи в элемент «Надпись», необходимо правой кнопкой мыши щелкнуть на данное поле. Далее войдя в «Окно свойств» откорректировать данную надпись, по своему усмотрению. В данном случае был выбран шрифт “Calibri”, размер шрифта 20 пт, цвет текста «Темный».
Первый элемент «Поле» содержит стандартную функцию дата, которая выводит на экран дату создания данного отчета. Данная функция выглядит следующим образом: =Date().
Второй элемент «Поле» содержит стандартную функцию дата, которая выводит на экран время создания данного отчета. Данная функция выглядит следующим образом: =Time().
Верхний колонтитул и Область данных
В данных областях расположены три элементов управления. В верхнем колонтитуле находятся элементы «Надписи», а в области данных элементы «Поле»
Элементы «Поле»
Данные Источник данных ИД Столбец «ИД» Имя Столбец «Имя» ИД студента Столбец «ИД студента» Для поля «Имя студента» были добавлены макрокоманды, которые позволяют при щелчке мыши на этом поле открывать форму «Сведения о студентах»-о данном студенте. Для создания данного макроса в окне свойств Макрос
Условие Макрокоманда Аргументы IsNull([ID]) Сигнал Not IsNull([ID]) ОткрытьФорму Сведения о студентах; Форма;; “[ИД]”=&[ID];;Окно диалога ПриОшибке Далее; Обновление Поле «ИД» на экран не выводится
Элементы «Поле»
Данные Источник данных Имя Нет ИД студента Нет Заголовок группы «Группа»
Для создания заголовка «Группа», необходимо на панели «Группировка и итоги» «Группировка». В появившемся окне «Группировка, сортировка и итоги» выбрать из меню «Группировка» -«Курс».
Данный заголовок на экране будет группировать студентов по их группам. В данном заголовке размещаем «Поле» Курс, и прописываем формулу. Данная формула выглядит следующим образом: =Nz([Курс])
Примечание группы «Курс»
Для создания примечания группы «Курс» необходимо в окне «Группировка, сортировка и итоги» щелкнуть на вкладку «Больше» «С разделом примечания». После проделанных действий появится примечание группы. В данном примечании добавляем элемент управления «Поле». После переименовываем его в «Всего», и добавляем формулу для подсчета количества студентов в одном курсе.
Нижний колонтитул
При создании отчета «Студенты по курсу» в нижнем колонтитуле автоматически создается номер страницы отчета и количество страниц в отчете всего.
. В приложении 14 приведен пример работы отчета «Студенты по курсу»
Отчет «Студенты по Специальности»
В данном отчете информация группируется и выводится по специальностям по которым студенты обучаются.
«Заголовок отчета»
В заголовке форм размещены один элемент «Надпись», три элемента «Поле».
Элемент «Надпись» содержит название отчета «Сведения об опекунах». Для ввода надписи в элемент «Надпись», необходимо правой кнопкой мыши щелкнуть на данное поле. Далее войдя в «Окно свойств» откорректировать данную надпись, по своему усмотрению. В данном случае был выбран шрифт “Calibri”, размер шрифта 20 пт, цвет текста «Темный».
Первый элемент «Поле» содержит стандартную функцию дата, которая выводит на экран дату создания данного отчета. Данная функция выглядит следующим образом: =Date().
Второй элемент «Поле» содержит стандартную функцию дата, которая выводит на экран время создания данного отчета. Данная функция выглядит следующим образом: =Time().
Верхний колонтитул и Область данных
В данных областях расположены три элементов управления. В верхнем колонтитуле находятся элементы «Надписи», а в области данных элементы «Поле»
Элементы «Поле»
Данные Источник данных ИД Столбец «ИД» Имя Столбец «Имя» ИД студента Столбец «ИД студента» Для поля «Имя студента» были добавлены макрокоманды, которые позволяют при щелчке мыши на этом поле открывать форму «Сведения о студентах»-о данном студенте. Для создания данного макроса в окне свойств Макрос
Условие Макрокоманда Аргументы IsNull([ID]) Сигнал Not IsNull([ID]) ОткрытьФорму Сведения о студентах; Форма;; “[ИД]”=&[ID];;Окно диалога ПриОшибке Далее; Обновление Поле «ИД» на экран не выводится
Элементы «Поле»
Данные Источник данных Имя Нет ИД студента Нет Заголовок группы «Группа»
Для создания заголовка «Группа», необходимо на панели «Группировка и итоги» «Группировка». В появившемся окне «Группировка, сортировка и итоги» выбрать из меню «Группировка» -«Специальность».
Данный заголовок на экране будет группировать студентов по их группам. В данном заголовке размещаем «Поле» Специальность, и прописываем формулу. Данная формула выглядит следующим образом: =Nz([Специальность])
Примечание группы «Специальность»
Для создания примечания группы «Специальность» необходимо в окне «Группировка, сортировка и итоги» щелкнуть на вкладку «Больше»
«С разделом примечания». После проделанных действий появится примечание группы. В данном примечании добавляем элемент управления «Поле». После переименовываем его в «Всего», и добавляем формулу для подсчета количества студентов учащихся по одной специальности.
Нижний колонтитул
При создании отчета «Студенты по специальности» в нижнем колонтитуле автоматически создается номер страницы отчета и количество страниц в отчете всего.
. В приложении 15 приведен пример работы отчета «Студенты по специальности»
Отчет «Телефонный список студентов»
В данном отчете формируются телефонный спавочник все студентов, которые учатся в данном учреждении.
Заголовок
В заголовке форм размещены один элемент «Надпись», три элемента «Поле».
Элемент «Надпись» содержит название отчета «Болезнь и аллергия». Для ввода надписи в элемент «Надпись», необходимо правой кнопкой мыши щелкнуть на данное поле. Далее войдя в «Окно свойств» откорректировать данную надпись, по своему усмотрению. В данном случае был выбран шрифт “Calibri”, размер шрифта 20 пт, цвет текста «Темный».
Первый элемент «Поле» содержит стандартную функцию дата, которая выводит на экран дату создания данного отчета. Данная функция выглядит следующим образом: =Date().
Второй элемент «Поле» содержит стандартную функцию дата, которая выводит на экран время создания данного отчета. Данная функция выглядит следующим образом: =Time().
Верхний колонтитул и область данных.
В данных областях расположены три элементов управления. В верхнем колонтитуле находятся элементы «Надписи», а в области данных элементы «Поле»
Элементы «Надписи»
Данные Источник данных Имя студента Нет Домашний телефон Нет Мобильный телефон Нет
Элементы «Поле»
Данные Источник данных Имя студента Столбец «Имя студента» таблицы «Студенты» Домашний телефон Столбец «Домашний телефон» таблицы «Студенты» Мобильный телефон Столбец «Мобильный телефон» таблицы «Студенты» Для поля «Имя студента» были добавлены макрокоманды, которые позволяют при щелчке мыши на этом поле открывать форму «Сведения о студентах»-о данном студенте. Для создания данного макроса в окне свойств Макрос
Условие Макрокоманда Аргументы IsNull([ID]) Сигнал Not IsNull([ID]) ОткрытьФорму Сведения о студентах; Форма;; “[ИД]”=&[ID];;Окно диалога ПриОшибке Далее; Обновление Заголовок группы «Хранить как»
Для создания заголовка «Хранить как», необходимо на панели «Группировка и итоги» «Группировка». В появившемся окне «Группировка, сортировка и итоги» выбрать из меню «Группировка» -«Хранить как», из меню «Сортировка» - «Хранить как».
Данный заголовок на экран будет выводить начальную букву фамилии студента, и если у студентов, у которых начальная буква фамилии будут совпадают, то все они будут группироваться вместе, под одной буквой. На рисунке показан пример работы этого заголовка. Функция, которая позволяет вывести заглавную букву в данном отчете выглядит следующим образом: =UCase(Left(Nz([Хранить как]);1)).
Данное решение позволяет быстро находить нужную информацию о студентах, ведь все фамилии их расположены в алфавитном порядке и группируются под заглавными буквами.
Нижний колонтитул
При создании отчета «Адресная книга студентов» в нижнем колонтитуле автоматически создается номер страницы отчета и количество страниц в отчете всего.
В приложении 15 приведен пример работы отчета «Телефонный список студентов».

Заключение
Программа Access динамично развивающаяся система, давно зарекомендовала себя на рынке программного обеспечения только с лучшей стороны.
Составление базы данных, упрощает поиск нужной информации, что экономит рабочее время на обработку записей оператору базы данных. В данной работе была разработана база данных для КГК. В данную базу были внесены данные о студентах и опекунах. Были разработаны три запроса, которые позволяют использовать ее в работе с формами и отчетами. Были разработаны формы, для внесения новой и просмотром уже имеющейся в базе данных информации. А так же были разработаны отчеты, для распечатки данных из базы данных.
Разработанную базу данных, со временем можно дополнить новыми таблицами, такими как «Сведения об успеваемости», «Кураторы групп», «Расписание занятий» и др.
Также в разработанную базу данных были добавлены вложения в которых хранятся фотографии студентов.
В разработанной базе данных были максимально использованы новые возможности Access 2007, такие как вложения, многозначные поля. Были также разработаны возможности для отправки информации из базы данных по электронной почте, и приемке новой информации, которую прислали по электронной почте. Такая возможность экономит время на ввод информации, которую прислали по электронной почте.



Список литературы
Винкоп Стефан, Использование Microsoft SQL Server 7.0., Издательский дом Вильямс 2000г-815стр
Голицына О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И., Базы данных, издательство Форум, 2006г 400 стр
Житкова Ольга, Журина Мария, Кудрявцева Екатерина, Проектирование баз данных в СУБД Access (книга), издательство Питер 78 стр 2006г
Марков А. С., Лисовский К. Ю. Базы данных. Введение в теорию и методологию, издательство Финансы и статистика, 2006 г-512 стр
Мирошнеченко Галина, Реляционные базы данных: практические приемы оптимальных решений (+ CD-ROM)с, издательство Диалектик, 2007-400стр.
Рудикова Л. В., Базы данных. Разработка приложений, издательство BHV, 496 стр. 2006г
Тимошок. Т.В, Microsoft Access 2003 Краткое руководство, Издательский дом Вильямс, 2005г-315стр.
Скотт В. Эмблер, Прамодкумар Дж. Садаладж , Рефакторинг баз данных: эволюционное проектирование, издательсто Вильямс 368
Фуллер Л. У., Кук К., Кауфельд Д, Microsoft Office Access 2007 для "чайников", Вильямс - 2007, 378 стр.
Фуфаев Д.Э., Фуфаев Э.В., Базы данных, издательство Academia, стр 320 2006г
Шевченко Н. А., Access 2003. Искусство создания базы данных, НТ Пресс, 2007г - 160стр.
Хомоненко А. Д., Цыганков В. М., Мальцев М. Г., Базы данных, издательство Корона Принт, 2006 г-736 стр
www. abitur.nica.ru
www. mosconsv.ru
Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Приложение 4

Приложение 5

Приложение 6

Приложение 7

Приложение 8

Приложение 9

Приложение 10

Приложение 11

Приложение 12

Приложение 13

Приложение 14



Приложение 15

Приложение 16












55