Основные принципы делопроизводства

Журнал учета документов призван облегчить поиски нужного документа, помочь их систематизировать и хранить.
Законодательство РФ не обязывает кадровика вести какие-то журналы учета трудовых договоров, однако, без этого сложно обойтись на практике хотя бы потому, что надо присваивать номера документам.
В стоматологии надо исходить из количества сотрудников, текучести персонала и объема документооборота.
Сделан один общий журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним.
Причем, его содержание сделано более развернутым:
Графа № 1 – порядковый номер;
Графа № 2 – дата составления документа;
Графа № 3 – вид документа (трудовой договор, дополнительное соглашение и пр.);
Графа № 4 – какого сотрудника касается;
Графа № 5 – срок трудового договора (это актуально для срочных трудовых договоров, где важно не пропустить дату увольнения и вовремя предупредить сотрудника);
Графа № 6 – дата и подпись сотрудника в получении 2-го экземпляра;
Графа № 7 – примечания (здесь можно указывать, например, к какому трудовому договору делается дополнительное соглашение).
Созданы и другие графы: отметка о том, где хранится 1-й экземпляр; отметка о передаче документа на архивное хранение, дата увольнения и пр.
Журнал учета разделен на 2 части: в одной части регистрировать только трудовые договоры, в другой – дополнительные соглашения.

Заключение
Делопроизводство есть документирование деятельности организации (предприятия), основанное на научной организации труда с применением современной техники.
Для документационного обеспечения работы любой организации в рамках организационной структуры управления предусматривается делопроизводственная служба. В нормативных документах службу делопроизводства в настоящее время принято называть службой документационного обеспечения управления (ДОУ).
К основным этапам организации работы с документами относят организацию документооборота, хранение и использование документов в деятельности учреждения.
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.
Документы, поступающие на предприятие проходят: первичную обработку; предварительное рассмотрение; регистрацию; рассмотрение руководством, направление на исправление, контроль исполнения, подшивка документов в дела.
Данный вид хранения называют оперативным, при этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида: хранение документов в процессе их исполнения; хранение исполненных документов.
Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел.
Дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку, а номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Список литературы
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения // http://www.consultant.ru
Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления организацией на основе ГОСТ 6.30-2003). – М.: ИКЦ «МарТ», 2004. – 336 с.
Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах. – Ростов н/Д: Феникс, 2000. – 320 с.
Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. – СПб.: Питер, 2004. – 256 с.
Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: документальное обеспечение управления. М-Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. – 283 с.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ИФНРА-М, 2003. – 210 с.
Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 431 с.
Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. – СПб.: Питер, 2004. С. 7.
Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления организацией на основе ГОСТ 6.30-2003). – М.: ИКЦ «МарТ», 2004. С. 265.
Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах. – Ростов н/Д: Феникс, 2000.












13