Финансовый учет на базе информационных технологий

При автоматизации аптечной сети базы данных всех аптек были удаленно соединены с центральной базой данных. Эта задача была реализована с использованием модуля «Управление распределенными базами данных» и на основе технологии обмена данными в XML- формате.
В итоге была реализована система учета в разрезе филиалов по всем участкам бухгалтерского учета. При этом были внесены изменения, связанные с суммовым учетом в рознице, это произошло из-за учета товаров в розничных ценах (рис. 2).

Рисунок 2. Поступление товаров.

При реализации финансового учета на базе информационных технологий необходимо было решить проблему большого объема данных вносимых в систему. Только документация при работе с поставщиками достигает 30 000 документов ежемесячно. Использование типовых документов конфигурации существенно снизило бы быстродействие системы.
Решением оказалось разделение учета НДС по поступившим товарам и НДС по прочим ТМЦ и услугам при автоматическом формировании книги покупок. А для уменьшения объема одновременно обрабатываемых данных и повышения оперативности работы регламентный документ«Формирование записей книги покупок» вводится в систему ежедневно, при этом данные обрабатываются лишь за определенную дату и по определенному участку учета.
По такому же принципу реализованы взаиморасчеты с поставщиками и покупателями, то есть в справочнике «Договоры» реализована подокументная оплата.
Автоматизация двустороннего обмена с системами "Клиент-Банк" позволила практически полностью автоматизировать процесс ввода информации по состоянию банковских счетов, а документ "Выписка" с табличной частью в 300-700 строк вводить за 10-15 минут (рис. 3). Это существенно облегчило работу сотрудников, уменьшило вероятность ошибки.


Рисунок 3. Документ «Выписка».
Для оптимизации использования рабочего и машинного времени основные финансовые расчеты и обработка данных запускаются в нерабочее время в фоновом режиме. Это позволяет полностью использовать как время сотрудников, так и «машинное» время.
Результатом работы по финансовому учету служит сводная отчетная форма по составу прибыльности предприятия в разрезе подразделений - аптек (рис. 4).


Рис. 4. Отчет о прибыли.

Рассмотрев некоторые аспекты реализации финансового учета на базе информационных технологий можно сделать вывод, что в процессе автоматизации многие задачи решаются эффективней, экономится время, быстрее и достоверней делаются различные расчеты, производиться планирование.

Выводы

Финансовый учет на базе информационных технологий на сегодняшний день является объективной необходимостью для всех предприятий и организаций. В современных условиях российского рынка при жесточайшей конкуренции в выигрыше может быть только тот хозяйствующий субъект, который может оперативно проводить анализ своего финансового состояния и правильно планировать финансово-хозяйственную деятельность.
Реализация этих задач при ведении финансового учета «вручную» в современных условиях просто невозможна. Объем информации увеличивается настолько быстро, что для обработки этой информации требуется все больше человеческих усилий. И в этой ситуации есть только один выход – использование средств автоматизации.
Рассмотрев автоматизацию финансового учета на примере ОАО «Аптечная сеть 36,6» видно, что современные информационные технологии позволяют получать оперативную и достоверную информацию даже от филиалов находящихся в разных точках нашей огромной страны. Система автоматизации позволяет существенно экономить финансовые ресурсы, прежде всего за счет обеспечения такого взаимодействия. Также автоматизация позволяет освобождать работников от выполнения рутинных операций и уделять больше времени анализу и планированию.
Сегодня многие государственные органы, такие как пенсионный фонд РФ, налоговая инспекция, принимают отчеты в электронном виде, возможна передача таких отчетов через Интернет.
Все это существенно повышает эффективность управления бизнесом.

Список литературы

Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник / Под ред. Г. А. Титоренко. — М.: Компьютер, ЮНИТИ, 2005. - 400 с.
Годин В.В., Корнеев И.К. Управление информационными ресурсами: 17-модульная программа для менеджеров «Управление развитием организации». Модуль 17. — М.: «Инфра-М», 2000. — 352 с.
Интернет. Энциклопедия. — СПб.: Питер, 2004. — 528 с.
Компьютерные сети. Принципы, технологии, протоколы / В. Г. Олифер, Н. А. Олифер. - СПб.: Питер, 2003. - 672 с.
Кулаков Ю.А., Луцкий Г.М. Компьютерные сети. — Киев: Юниор, 2002. — 384 с.
Марка Д., Мак Гоуэн К. Методология структурного анализа и проектирования. — М.: Метатехнология, 2003.
Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем, 2002.
Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике, 2003.
Трубилин И.Т., Семенов М.И., Лойко В.И., Барановская Т.П. Автоматизированные информационные технологии в экономике, 2005.
Шеннон Р. Имитационное моделирование систем: искусство и наука. — М.: Мир, 2003. — 418 с.
Приложения
Приложение 1
Глоссарий

БАЗА ДАННЫХ — объективная форма представления и организации совокупности данных (например: статей, расчетов), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью ЭВМ
ВЛАДЕЛЕЦ ИНФОРМАЦИИ – субъект, осуществляющий владение и пользование информацией и реализующий полномочия распоряжения в пределах прав, установленных законом и (или) собственником информации
ДОСТУП К ИНФОРМАЦИИ – ознакомление с информацией, ее обработка, в частности копирование, модификация или уничтожение информации
ЕНВД - единый налог на вмененный доход
ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ – защите подлежит любая документированная информация, неправомерное обращение с которой может нанести ущерб ее собственнику, владельцу, пользователю и иному лицу.
ИНФОРМАТИЗАЦИЯ – организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов
ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА – организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы
ИНФОРМАЦИОННАЯ СФЕРА (СРЕДА) – сфера деятельности субъектов, связанная с созданием, преобразованием и потреблением информации
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПРОЦЕССЫ – процессы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации
ИНФОРМАЦИОННЫЕ РЕСУРСЫ – отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах
ИНФОРМАЦИЯ – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
ОРГАНИЗАЦИЯ ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ – содержание и порядок действий по обеспечению защиты информации
ПРАВИЛА РАЗГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА — совокупность правил, регламентирующих права доступа к объектам доступа
ПРОГРАММА ДЛЯ ЭВМ – объективная форма представления совокупности данных и команд, предназначенных для функционирования электронных вычислительных машин (ЭВМ) и других компьютерных устройств с целью получения определенного результата
СИСТЕМА ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ – совокупность органов и (или) исполнителей, используемая ими техника защиты информации, а также объекты защиты, организованные и функционирующие по правилам, установленным соответствующими правовыми, организационно-распорядительными и нормативными документами по защите информации
СИСТЕМА РАЗГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА – совокупность реализуемых правил разграничения доступа в средствах вычислительной Техники или автоматизированных системах
СЛУЖЕБНАЯ ИЛИ КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА — информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности. Сведения, которые не могут составлять служебную или коммерческую тайну, определяются законом и иными правовыми актами
СПОСОБ ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ – порядок и правила применения определенных принципов и средств защиты информации
СРЕДСТВА ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ – технические, криптографические, программные и другие средства, предназначенные для защиты сведений, составляющих государственную тайну, средства, в которых они реализованы, а также средства контроля эффективности защиты информации
СРЕДСТВА ОБЕСПЕЧЕНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ И ИХ ТЕХНОЛОГИЙ – программные, технические, лингвистические, правовые, организационные средства (программы для электронных вычислительных машин; средства вычислительной техники и связи; словари, тезаурусы и классификаторы; инструкции и методики; положения, уставы, должностные инструкции; схемы и их описания, другая эксплуатационная и сопроводительная документация), используемые или создаваемые при проектировании информационных систем и обеспечивающие их эксплуатацию
ТЕХНИКА ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ – средства защиты информации, средства контроля эффективности защиты информации, средства и системы управления, предназначенные для обеспечения защиты информации
УТЕЧКА ИНФОРМАЦИИ — неконтролируемое распространение защищаемой информации в результате ее разглашения, несанкционированного доступа к информации и получения защищаемой информации разведкой
ФОТ - фонд оплаты труда
ЦЕЛОСТНОСТЬ ИНФОРМАЦИИ – способность средства вычислительной техники или автоматизированной системы обеспечивать неизменность информации в условиях случайного и (или) преднамеренного искажения (разрушения)
ЭЛЕКТРОННАЯ ЦИФРОВАЯ ПОДПИСЬ (ЭЦП) – последовательность символов, полученная в результате преобразования исходной информации с использованием закрытого ключа ЭЦП, которая позволяет пользователю открытого ключа ЭЦП установить целостность и неизменность этой информации, а также владельца закрытого ключа
ЭФФЕКТИВНОСТЬ ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ – степень соответствия результатов защиты информации поставленной цели.
Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем, 2002
Трубилин И.Т., Семенов М.И., Лойко В.И., Барановская Т.П. Автоматизированные информационные технологии в экономике, 2005.

Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник / Под ред. Г. А. Титоренко. — М.: Компьютер, ЮНИТИ, 2005. - 400 с.

Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике, 2003.


Годин В.В., Корнеев И.К. Управление информационными ресурсами: 17-модульная программа для менеджеров «Управление развитием организации». Модуль 17. — М.: «Инфра-М», 2000. — 352 с.

Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем, 2002.














18