Вам нужна курсовая работа?
Интересует Менеджмент?
Оставьте заявку
на Курсовую работу
Получите бесплатную
консультацию по
написанию
Сделайте заказ и
скачайте
результат на сайте
1
2
3

Организация работы секретаря учреждения.

  • 38 страниц
  • 14 источников
  • Добавлена 05.08.2012
900 руб. 1 800 руб.
  • Содержание
  • Часть работы
  • Список литературы
  • Вопросы/Ответы
Содержание

Введение
Глава 1. Общая характеристика деятельности секретаря
1.1. Роль и место секретаря в управлении организацией
1.2. Компетенции современного секретаря
1.3. Организация труда секретаря
Глава 2. Анализ организации работы с документами в Государственном учреждении «Централизованной бухгалтерии администрации Фрунзенского района г. Санкт-Петербурга»
2.1. Характеристика СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района
2.2. Особенности секретарской деятельности в СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района
2.3. График документооборота в СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района
Глава 3. Внедрение системы «Дело» для оптимизации деятельности секретаря в СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района
Заключение
Список литературы
Приложения



Фрагмент для ознакомления

Затем внутренние документы регистрируются, размножаются секретарем и направляются для исполнения в отделы СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района.

Выводы

Управление любой организацией – это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, которое доводится до исполнителей, а их действия контролируются. Управленческая информация фиксируется в документах.
Основными принципами организации документооборота в СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района являются следующие:
Прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т.д.).
Каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов. Пребывание документа в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки и вытекать из соответствующих организационных и технологических требований.
Порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.














Глава 3. Внедрение системы «Дело» для оптимизации деятельности секретаря в СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района

Проблемы деятельности секретаря любой организации практически одинаковы – это: потеря документов; задержки их прохождения и исполнения; избыточность документооборота; невозможность восстановления истории документов.
Для оптимизации деятельности секретаря и графика документооборота в СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района необходимо внедрить систему «Дело», созданную компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). Система «Дело» обеспечивает оперативную работу с документами, информацией и управление взаимодействием пользователей, а также в полной мере учитывает российские традиции делопроизводства, поддерживает современные информационные технологии и полный жизненный цикл документа в организации.
В ходе выполнения курсовой работы рассмотрены функциональные возможности системы «Дело». Работа начинается со входа в программу путем ввода пароля, первоначальное окно программы имеет следующий вид (рис. 2).

Рис. 2. Функциональные возможности системы «Дело»
В этом окне секретарь СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района может выбрать вид операции, которую собирается осуществить:
1. Регистрация документов. При регистрации в системе формируется регистрационно-контрольная карточка (РКК), в которую заносятся сведения о документе, и система автоматически присваивает номер в соответствии с заданным шаблоном (рис. 3).

Рис. 3. Пример электронной РКК в системе «Дело»
Система позволяет в автоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почте документы, в том числе снабженные электронной цифровой подписью (ЭЦП). Для документов, которые готовятся с помощью MS Word и Excel, также реализована упрощенная процедура регистрации прямо из привычной для пользователя среды редактора.
2. Работа с файлами (электронными документами). К регистрационной карточке могут прикрепляться файлы любых форматов, содержащие текст или графические образы документов. Файлы записываются в базу данных системы «Дело», гарантирующую их сохранность, после чего они могут быть удалены с локального компьютера пользователя. Система также предоставляет возможность сканирования и распознавания бумажных документов прямо из интерфейса регистрационной карточки и автоматически прикрепляет полученные файлы к РК (Опция «Сканирование»).
3. Работа с поручениями (выдача, исполнение и контроль). Директор СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района может вводить поручения и автоматически рассылать их исполнителям. Всем заинтересованным должностным лицам предоставляются эффективные инструменты для удобства контроля и исполнения документов (рис. 4).

Рис. 4. Окно работы с резолюциями в системе «Дело»
Система автоматически информирует пользователя о нарушении срока рассмотрения или исполнения документов и позволяет получать сводки об исполнении контрольных документов.
4. Кабинеты. Система предоставляет пользователю «виртуальное рабочее место» – его личный кабинет, предоставляющий удобные средства для работы с документами: выдачи, контроля поручений, визирования и др. (рис. 5). Распределение по папкам кабинета позволяет упорядочить большое количество документов, находящихся в текущей работе.
5. Работа с проектами документов. Все исходящие документы в процессе обработки проходят стадию проектов. Система поддерживает полный цикл работы с проектами: создание, редактирование с сохранением предыдущих версий, согласование и утверждение (подписание) и, наконец, регистрация исходящего или внутреннего документа, созданного на основе проекта. Для работы с проектами используется особый тип регистрационной карточки, содержащий набор специальных реквизитов. Пройдя все этапы процедуры согласования, утвержденный проект становится исходящим или внутренним документом, который должен быть зарегистрирован в системе. Его регистрационная карточка автоматически создается на основе РК проекта.

Рис. 5. Окно работы в кабинете пользователя системы «Дело»
6. Прием и внешняя рассылка документов. Для облегчения обработки документов, передаваемых по электронной почте, система «Дело» поддерживает работу с MAPI-совместимыми почтовыми программами, в т.ч. с MS Outlook. Все подлежащие отправке исходящие документы, имеющие внешнего адресата, автоматически помещаются в отдельную папку. Система предоставляет также удобный механизм поиска по содержимому реестров, что позволяет, при необходимости, быстро обращаться к отправленному ранее документу.
7. Движение документов внутри организации. Помимо внешней рассылки документ в процессе работы с ним может перемещаться внутри организации между различными должностными лицами. Система позволяет пересылать регистрационную карточку с прикрепленными к ней файлами в кабинет любого сотрудника. При этом сама РК хранится на сервере, а в папке кабинета отображается ссылка в форме записи о документе. Таким образом, можно разослать документ всем сотрудникам без его физического копирования. При этом удаление записи из кабинета не приводит к полному удалению РК.
8. Формирование дел. Система предоставляет удобные средства для организации хранения как бумажных, так и электронных документов (рис. 6)

Рис. 6. Окно работы с описями дел в системе «Дело»
Для облегчения работы сотрудников по правильному формированию дел существует возможность предварительного списания документа в дело уже на стадии регистрации или работы с ним путем помещения в специальную папку («В дело»). Впоследствии, когда документ исполнен, и работа с ним завершена, его не требуется специально искать в базе данных для направления в дело – достаточно воспользоваться удобным инструментом для группового списания в дело заранее подготовленных для этого документов.
9. Информационно-справочная работа. Система позволяет мгновенно находить документы, поручения и проекты документов по значению любых реквизитов и их произвольному сочетанию. Также возможен полнотекстовый поиск по содержанию файлов, прикрепленных к регистрационным карточкам (рис. 7).

Рис. 7. Окно поиска информации в системе «Дело»
Кроме этого, в системе существуют встроенные инструменты для получения формализованных отчетов, предоставляющих полную информацию о ходе работы с документами (в дополнение к стандартному поисковому механизму). Эта функция позволяет мгновенно получать интересующие руководство статистические данные по документообороту в соответствии с заданными параметрами. Система автоматически обрабатывает данные и представляет их в виде готового документа в формате Word с возможностью вывода на печать средствами текстового редактора.
10. Удаленный доступ к данным и функциям. В системе «Дело» реализован полноценный web-интерфейс доступа ко всем данным и функциям, позволяющий работать с документами через Internet\Intranet (рис. 8). Универсальный веб-доступ ко всем корпоративным документам и возможность эффективной удаленной работы с ними позволяют системе «Дело» стать полноценной основой для формирования единого информационного пространства в организации любого масштаба и уровня. Активное использование удаленного доступа создает предпосылки для увеличения мобильности персонала. Руководители и специалисты, находящиеся вне СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района (в служебных поездках, командировках и т.п.), имеют возможность участвовать в принятии решений по документам, их исполнении и контроле.

Рис. 8. Окно работы в опции «ДЕЛО -WEB»
Применение веб-технологий позволяет значительно упростить архитектуру корпоративной системы документооборота, поскольку не требует установки на рабочих местах пользователей основного клиентского приложения. Работа самих пользователей системы также упрощается, благодаря интуитивно понятному и простому в использовании интерфейсу.
Кроме этого, дополнительным преимуществом системы «Дело» является ее полная интеграция с системой 1С – инструментом для автоматизации финансового документооборота. Это предоставляет СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района следующие дополнительные преимущества:
Для руководства:
Организация надежного хранилища оригиналов документов.
Повышение полноты и сокращение сроков сбора документов.
Снижение затрат рабочего времени сотрудников на поиск и доступ к документам. Сокращение издержек на копирование документов.
Повышение производительности труда сотрудников за счет получения доступа к интересующей информации из привычного интерфейса программы автоматизации.
Для бухгалтеров:
Контроль наличия оригиналов документов (договоры, счета, накладные, акты, счета-фактуры и др.).
Контроль сроков получения оригиналов документов.
Организация надежного хранилища оригиналов документов.
Организация быстрого способа поиска и доступа к электронным образам документов.
Экономия рабочего времени, затрачиваемого на предоставление другим сотрудникам оригиналов документов или данных этих документов. Сотрудники получают доступ к электронным образам документов.
Автоматизация процесса подготовки документов для уничтожения или передачи в архив.
Работа с образами документов в привычном интерфейсе без снижения производительности системы.

Выводы

Система «Дело» обеспечивает как автоматизацию классического документооборота СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района, так и полноценное управление электронными документами секретарем. Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к современным технологиям ведения делопроизводства.
Заключение

На основе проведенного исследования необходимо отметить, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технически функций. Следует учитывать и то, что секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, значительными различиями в них по степени трудности, необходимостью выполнять параллельно несколько работ.
В рамках данной курсовой работы проведен анализ деятельности секретаря Государственного учреждения «Централизованной бухгалтерии администрации Фрунзенского района г. Санкт-Петербурга», который показал, что в учреждении, в основном, применяется централизованная форма работы, поэтому на секретаря возложен слишком большой объем работы и ответственности.
Соответственно, сделаны вывод о необходимости внедрения в СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района автоматизированной системы документационного обеспечения управления «Дело», которая обеспечивает достижение следующих основных целей в деятельности секретаря – это уменьшение трудоемкости обработки документов и ускорение их движения в учреждении.
Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района, равномерной загрузке структурных подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.



Список литературы

Андреева В.И., Быкова Т.А. и др. Энциклопедия секретаря // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2009. – № 1. – С.26-34.
Байкова И.Ю. Настольная книга секретаря-референта. – 2-е изд., переработ. и доп. – М. Эксмо, 2008. – 336 с.
Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот. – М.: Эксмо, 2009. – 224 с.
Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2008. – № 2. – С.16-20.
Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря. – СПб.: Издательский дом Герда. 2009. – 242 с.
Организация рабочего места секретаря – [Электронный ресурс] // Режим доступа: http://cde.osu.ru/demoversion/course139/3_4.html
Селезнева Т.А. Секретарь-референт в структуре управления – [Электронный ресурс] // Режим доступа: www.hist.usu.ru/dais/articles/4
Справочник секретаря-рефернта: практическое пособие. – Изд. 5-е, переработ. и доп. / Авт. сост. М.И. Баксаков. – Ростов н/Д: Феникс, 2008. – 407 с.
Сысоева Л.А. Системы электронного управления документами // Секретарское дело. – 2011. – № 1. – С. 32-40
Стенюков М.В. Профессия – секретарь. – М.: Приор. 2008. – 288 с.
Стенюков М.В. Секретарские секреты – М.: Приор, 2006. – 112 с.
Торочкина Д. Такие разные секретари – [Электронный ресурс] // Режим доступа: www.kaus-sekretar.ru/consulting/articles.php?id=4&article=25
Шатина Н.В. Функции секретаря – помощника руководителя // Секретарское дело – 2009. – №4. – С. 23-28.
Энговатова О. 500 советов секретарю – [Электронный ресурс] // Режим доступа: http://www.publicant.ru/Demo/553631.htm#TOC_ID0EGE

Приложения
Приложение 1

Организационная структура СПб ГУ ЦБ администрации
Фрунзенского района


Приложение 2
Схема работы с входящими документами

Приложение 3

Схема работы с исходящими документами










Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря. – СПб.: Издательский дом Герда. 2009. С. 18.
Стенюков М.В. Секретарские секреты – М.: Приор, 2006. C. 13
Энговатова О. 500 советов секретарю – [Электронный ресурс] // Режим доступа: http://www.publicant.ru/Demo/553631.htm#TOC_ID0EGE
Стенюков М.В. Профессия – секретарь. – М.: Приор. 2008. С. 47-48.
Справочник секретаря-рефернта: практическое пособие. – Изд. 5-е, переработ . и доп. / Авт. сост. М.И. Баксаков. – Ростов н/Д: Феникс, 2008. С.15.
Селезнева Т.А. Секретарь-референт в структуре управления – [Электронный ресурс] // Режим доступа: www.hist.usu.ru/dais/articles/4/
Торочкина Д. Такие разные секретари – [Электронный ресурс] // Режим доступа: www.kaus-sekretar.ru/consulting/articles.php?id=4&article=25
Организация рабочего места секретаря– [Электронный ресурс] // Режим доступа: http://cde.osu.ru/demoversion/course139/3_4.html
Андреева В.И., Быкова Т.А. и др. Энциклопедия секретаря // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2009. – № 1. – С.29.












2



Директор ГУЦБ

Заместитель

Главный
бухгалтер

Заместитель главного бухгалтера по ДОУ

Заместитель главного бухгалтера по ГОУ

Заместитель главного бухгалтера по ГУЗ

Группа по расчету з/п сотрудников ДОУ

Группа по расчету з/п сотрудников ГОУ

Группа по учету материальных ценностей по ГОУ

Группа по учету материальных ценностей по ДОУ

Организационно-правовой отдел

Договорной отдел

Расчетный отдел

Финансовый (общий) отдел

Секретарь

Отдел по учету материальных ценностей

Инженерно-технический отдел

Хозяйственный персонал

Отдел питания

Отдел родительской платы

Планово-экономический отдел

Список литературы

1.Андреева В.И., Быкова Т.А. и др. Энциклопедия секретаря // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2009. – № 1. – С.26-34.
2.Байкова И.Ю. Настольная книга секретаря-референта. – 2-е изд., переработ. и доп. – М. Эксмо, 2008. – 336 с.
3.Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот. – М.: Эксмо, 2009. – 224 с.
4.Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2008. – № 2. – С.16-20.
5.Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря. – СПб.: Издательский дом Герда. 2009. – 242 с.
6.Организация рабочего места секретаря – [Электронный ресурс] // Режим доступа: http://cde.osu.ru/demoversion/course139/3_4.html
7.Селезнева Т.А. Секретарь-референт в структуре управления – [Электронный ресурс] // Режим доступа: www.hist.usu.ru/dais/articles/4
8.Справочник секретаря-рефернта: практическое пособие. – Изд. 5-е, переработ. и доп. / Авт. сост. М.И. Баксаков. – Ростов н/Д: Феникс, 2008. – 407 с.
9.Сысоева Л.А. Системы электронного управления документами // Секретарское дело. – 2011. – № 1. – С. 32-40
10.Стенюков М.В. Профессия – секретарь. – М.: Приор. 2008. – 288 с.
11.Стенюков М.В. Секретарские секреты – М.: Приор, 2006. – 112 с.
12.Торочкина Д. Такие разные секретари – [Электронный ресурс] // Режим доступа: www.kaus-sekretar.ru/consulting/articles.php?id=4&article=25
13.Шатина Н.В. Функции секретаря – помощника руководителя // Секретарское дело – 2009. – №4. – С. 23-28.
14.Энговатова О. 500 советов секретарю – [Электронный ресурс] // Режим доступа: http://www.publicant.ru/Demo/553631.htm#TOC_ID0EGE

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

Российской ФЕДЕРАЦИИ,

РОСССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

КУРСКИЙ ИНСТИТУТ СОЦИАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ (ФИЛИАЛ) РГСУ

Факультет социального управления и экономики

Кафедра документоведения, государственного и муниципального управления для Специальности 350800 (032001.65) "Документоведение и документационное обеспечение управления"

Выпускной квалификационной работы

"Рационализация труда секретаря на примере бюджета муниципального образования "Средняя общеобразовательная школа№. 35)

и Выполнил ________________________

студентка 5 курса, форма обучения

Кривошеева Надежда. С.

Менеджер ____________________

доктор исторических наук, доцент Коротеева Н. Н.

Допустить к защите:

sab. кафедрой, профессор свиридов В. И.

______________________

Референт _________________________

кандидат исторических наук, доцент

Немцы A. D.

Курск 2013

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. Организация деятельности секретариата

1.1 законодательная и нормативная база деятельности секретаря

1.2 Работа секретаря по документному и бездокументному обслуживанию руководителя

ГЛАВА 2. Повышение эффективности деятельности секретариата

2.1 Рациональная организация рабочего места

2.2 Оптимизация документооборота

Глава 3. Направления совершенствования работы секретаря

3.1 Рационализация информационно-аналитической работы и планирования рабочего дня

3.2 Создание автоматизированного рабочего места секретаря

ВЫВОД

СПИСОК использованных источников И ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования обусловлена возрастающей ролью секретаря в деятельности организации любой формы собственности. В настоящее время, в новых социально-экономических условиях кардинально изменились функции секретариата: секретарь технический, прежде чем секретарь-референт - помощник менеджера. Ни одно учреждение, организация, предприятие, фирма не могут существовать без руководителя, осуществляющего организационно-распорядительную деятельность. В то же время, любой менеджера требуется секретарь-референте (секретарь-помощник, секретарь), который начал на себя организационное и информационное обслуживание, освобождающем от нерациональной траты времени и умеющем поддерживать высокий авторитет руководителя.

Узнать стоимость работы