коммуникационно-информационное пространство в организации

Для успешного развития организации необходимо также выработка системы сбора предложений. Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем — снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх.
Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения. К сожалению, этот вариант не слишком эффективен, ибо часто отсутствует механизм подтверждения факта рассмотрения предложений, как и стимулирование работников, чьи предложения пошли организации на пользу. Программы, обеспечивающие такое стимулирование и располагающие механизмом, объясняющим, почему та или иная идея внедряется, позволяют работникам понять причины принятия или отказа от их предложений. Кроме того, у работников есть шанс получить денежное вознаграждение.
Систему сбора предложений можно создать и по-иному. Организации может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Иногда на линии работают менеджера, тут же отвечающие на задаваемые вопросы. Ответы направляются либо непосредственно работникам (если вопрос не анонимным), либо печатаются в информационном бюллетене.
Другой вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес.
Относительно крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В подобные ежемесячные бюллетени могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или услуг, которые намечено предложить потребителям в скором времени, подборка «работник месяца», ответы руководства на вопросы рядов до сотрудников. Технология видеозаписи дала в руки организаций еще одно средство формирования информационных каналов.
Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме того электронная почта — эффективное средство связи между людьми, находящимися в разных конторах, разных городах и даже в разных штатах и странах. Последние нововведения в системах телефонной связи позволяют одному человеку направить несколько сообщений разным людям, а затем позвонить и получить ответы на исходные сообщения. В ходе видеоконференций люди, находящиеся в разных местах, в том числе и в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо.

7. Заключение
Рассмотрев структуру коммуникационного пространства на примере конкретной организации, можно сделать следующие основные выводы:
Коммуникация в организации является необходимым условием функционирования и развития организации.
Регулирование информационных потоков является одной из ключевых функций менеджмента.
В рассмотренной нами организации (рекламное агенство «ПС-реклама») представлены все основные типы организационной коммуникации.
Для оптимизации деятельности организации следует развивать вертикальные неофициальные каналы коммуникации.
Литература:

Менеджмент организации: Учебное пособие. Ред. 3.П. Румянцева, Н.А. Саломатин. М., 1997.
Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. М., 1992
Мильнер Б.З. Теория организации. М., 2003.
Почепцов Г.Г. Коммуникативные технологии двадцатого века. М., 2000.
Почепцов Г.Г. Теории коммуникации. – М., 1998.
Рева В.Е. Коммуникационный менеджмент. Пенза, 2003.
Холл Р. Организации: структуры, процессы, результаты. СПб., 2003.
Шеннон К. Работы по теории информации. М., 1963.












20



Передатчик

Канал коммуникации

Приемник

Объект коммуникации
(получатель)

Источник коммуникации

Сообщение

Сигнал

Сообщение