информационное обеспечение функциональных областей менеджмента организации

Кнопочные формы.

Экранные формы.
Экранные формы являются внешним представлением данных, содержащихся в таблицах; они представляют собой документы, с которыми имеет дело работник отдела сбыта компании «Кукушонок Macintosh».
В дальнейшем в этом пункте мы будем опускать характеристику экранная, подразумевая, что работаем именно с этим типом форм.
Формы создаются для следующих документов:
Справочник единиц измерения.
Справочник заказчиков.
Справочник готовой продукции.
Договор.
Счёт-фактура.
Рассмотрим вкратце разработку всех форм.

Общее проектирование форм
Что касается первых трёх, а именно, справочников, то они создаются как одиночные ленточные формы с помощью Мастера форм и практически не требуют доработки, если не считать изменения начертания шрифта и его цвета.
Таким образом, выглядит конструктор одной из таких форм – «Справочника единиц измерения».

Но для данной базы данных пришлось создать и две достаточно сложные формы, требующие значительной доработки в режиме конструктора – это формы «Договоры» и форма «Счета-фактуры».
Остановимся на подробном рассмотрении на последней, ибо она наиболее полно представляет возможности Access’а по созданию форм.
В первую очередь следует отметить, что эта форма, как и все другие, создаётся в режиме Мастера форм, а потом дорабатывается в режиме Конструктора.
Затем в одном из диалоговых окон Мастера выбираются поля, для данной формы.
После выбора полей Access предлагает создать главную форму «Счета-фактуры» и подчинённую форму «Строка спецификации счёта-фактуры».
Конструкторы этих форм выглядят следующим образом.
Затем Мастер форм предлагает выбрать стиль оформления формы, после чего её можно просмотреть или отредактировать в режиме конструктора.
Теперь остановимся на основных элементах управления, которые используются в обеих формах.
Некоторые элементы управления в формах
Поля со списком.
Существует 2 типа поля со списком:
использующие значения из таблиц или запросов;
использующие фиксированный набор значений.
Мы используем в форме оба типа.
Рассмотрим первый тип.
Используются как в главной, так и в подчинённой форме.
В главной форме – это поле «№ договора», а в подчинённой – это поле «Наименование изделия».
Сначала необходимо отметить, что как поле «№ договора», так и поле «Наименование изделия» добавляются при отборе необходимых для формы полей. Затем они удаляются в режиме конструктора, и создаются поля со списком с помощью панели управления формами.
Что касается поля «№ договора», то источником данных является таблица «Договоры», после чего список сохраняется в поле «Наименование изделия». В результате мы избавляемся от ввода таких данных, как наименование и адрес плательщика, а также от введения даты договоры.
Гораздо сложнее создать поле со списком «Наименование изделия», т.к.:
наименование изделия не является ключом таблицы «Изделия»;
в списке этого поля могут присутствовать только те изделия, которые могут поставляться по уже выбранному ранее договору.
Для решения этих проблем создаётся специальный запрос «Для счёта-фактуры».
В режиме Конструктора он выглядит следующим образом:

Этот запрос служит источником строк для поля со списком «№ договора».
При отборе полей выбираются все три поля. Затем скрываются «№ договора» и «Код изделия», а остаётся видимым лишь «Наименование изделия». Доступным остаётся «Код изделия» и весь список сохраняется в поле «Код изделия».
После этого необходимо скорректировать запрос SQL, являющийся источником данных поля со списком «№ договора», а именно нужно в условиях отбора «№ договора» указать «№ договора» из главной формы «Счета-фактуры».
Но одна важная проблема всё-таки остаётся: после изменения «№ договора» в главной форме «Счета-фактуры» поле со списком «Наименование изделия» всё-таки не меняется. Эту проблему предлагается решить с помощью нажатия клавиши F9 после изменения № договора.
Теперь рассмотрим второй тип полей со списком.
В «Счёте-фактуре» существуют такие поля, как «Грузоотправитель», «Ст. назначения», «Вес» и «Число мест». Грузоотправитель – это какой-то сотрудник компании «Кукушонок Macintosh», таким образом список грузоотправителей – это список сотрудников, занимающихся определённым видом деятельности. При изменении состава сотрудников список может быть легко изменён с помощью корректировки «Источника строк».
Аналогично вводятся значения для остальных трёх полей.
Однако следует помнить, что значения этих полей не запоминаются при закрытии формы «Счета-фактуры», поэтому они предназначены исключительно для того, чтобы при печати данной формы эти поля можно было заполнить.
Таким образом, можно без труда заметить всю пользу такого элемента управления, как поля со списком, ибо они позволяют сэкономить достаточно много времени тому, кто занимается вводом информации.
Кнопки.
Такие элементы, как кнопки, предназначены для облегчения пользования формами. Они являются особенно полезными для тех людей, которые не свободно владеют компьютером.
Мы создадим четыре, на наш взгляд, наиболее необходимые кнопки:
листание записей вперёд,
листание записей назад,
создание новой записи,
печать записи.
Создаются кнопки с помощью панели управления формами, при этом должны быть включены Мастера. После того, как кнопка создана, предлагается список операций, которые могут выполняться при её нажатии.
Затем предлагается рисунок или подпись кнопке, а затем имя, которое будет присвоено кнопке в данной базе данных.
После того, как кнопка создана, можно поменять её размеры, начертание и цвет шрифта, а также перемещать её по форме.
В результате однотипных операций в форме «Счета-фактуры» получились следующие кнопки:
Назад,
Далее,
Новый счёт-фактура,
Печать счёта-фактуры.
После того, как созданы кнопки, можно убрать из обеих форм поля номера записи.
Что касается «Строки спецификации счёта-фактуры», то там можно также убрать полосы прокрутки. А главной форме можно убрать полосы прокрутки по горизонтали.
Итак, в результате мы получили следующую экранную форму.
Кнопочная форма.
Кнопочная форма создаётся с помощью Диспетчера кнопочных форм и служит для облегчения работы с базой данных.
Кнопочная форма состоит из нескольких элементов:
Страницы кнопочной формы.
Элементы страницы кнопочной формы (или кнопки).
Кнопочная форма требует хорошо продуманной структуры страниц и кнопок, ибо предназначена для того, чтобы новичок, работающий с базой данных, мог без труда осуществить операцию по вводу или редактированию, а также по просмотру данных.
Следует отметить одну особенность кнопочной формы: в ней форма не может открываться одновременно и в режиме просмотра, и в режиме редактирования. Чтобы не создавать в два раза больше элементов кнопочной формы, можно использовать кнопку «Новый счёт-фактура» или кнопку «Новый договор».
Диспетчер кнопочных форм позволяет достаточно быстро разобраться с созданием кнопочной формы, поэтому нет смысла останавливаться на этом подробно.
После создания кнопочной формы её внешнее оформление можно доработать в режиме Конструктора. После подобной доработки Главная кнопочная форма выглядит следующим образом:

После того, как созданы Таблицы и на их основе Формы, а также Кнопочная форма, можно приступить непосредственно к осуществлению основной цели создания база данных – к выдаче Отчёта.
Но для того, чтобы получить необходимый нам Отчёт, нужно сначала создать Запросы, которые будут служить основой Отчёта.

Запросы
Для выполнения основного задания нам потребовалось 2 запроса, об одном из которых было рассказано ранее, когда речь шла о создании поля со списком в форме «Счета-фактуры», поэтому сейчас остановимся на втором запросе – «Выборка по заказчикам».
В режиме Конструктора он выглядит следующим образом:

В этом запросе присутствуют:
те поля, которые понадобятся для Отчёта: Наименование заказчика, № договора, № счёта-фактуры;
Сумма по счёту-фактуре: выражение, которое считает денежную сумму по одному счёту-фактуре.
Кроме того, нам нужно вывести Отчёт на какое-то заданное число, поэтому в поле «Дата счёта-фактуры» вводится условие отбора: <=[Введите дату].

Итак, запрос спроектирован.
Осталось вывести Отчёт.
Отчёт
Отчёты создаются с помощью Мастера отчётов.
Сначала выбирается запрос, на основе которого будет создан отчёт – «Выборка по заказчикам».
Затем выбираются поля, которые необходимо показать в Отчёте.
После этого выбираются уровни группировки: в нашем случае – это заказчики.
Затем выбирается сортировка по № договора и по дате счёта-фактуры.
После этого выбирается оформление отчёта.
Затем отчёт требует небольшой доработки в режиме Конструктора также, как и формы. В частности, необходимо вставить поле «Дата выдачи отчёта», где указывается та дата, на которую необходимо выдать отчёт.
После этого можно считать, что отчёт готов.

Заключение
Таким образом, мы получаем отчёт того вида, который позволяет решить обозначенную выше проблему и учесть суммы, которые должна получить компания «Кукушонок Macintosh» от своих клиентов за отгруженную им продукцию.
Реализация и внедрение предложенного решения позволит стабилизировать управление финансовыми потоками в компании и также более точно планировать распределение финансовых ресурсов. Следовательно, это позволит достичь компании более стабильного развития.
Вместе с тем, это позволит избежать неразберихи с документарным оборотом, сопровождающим отгрузки товаров с последующей их оплатой.
Более того, это также сделает работу отдела сбыта в меньшей степени зависимой от личностей менеджеров, что, безусловно, позволит получать более объективную, оперативную информацию о функционировании отдела.
Надо заметить, что предложенное программное решение является только первым шагом на пути автоматизации деятельности отдела сбыта компании и направлено на решение выявленной наиболее острой проблемы.
В дальнейшем предполагается автоматизировать и другие области деятельности отдела сбыта.




Расшифровка единиц измерения:
01 – партия 100 штук,
02 – партия 50 штук,
03 – партия 25 штук.
Отмечу, что поскольку под «товаром» и «изделием» понимается одно и то же, в дальнейшем будем всё обозначать «изделием», «кодом изделия» и т.п.
Код изделия - подобным образом выделяются внешние ключи.
Таблица – систематизированные сведения об информационном объекте, где строки – экземпляры информационного объекта, а столбцы – его атрибуты.









Стр. 11



- 43 -




Генеральныйдиректор

Офис-менеджер

Бухгалтерия

Коммерческийдиректор

Директор по производству

Отделзакупок

Отдел сбыта

Отделдоставки

Производственныйотдел

Склад

Единицы измерения

Заказчики


Изделия


Договоры

Счета-фактуры

Строка спецификации счёта-фактуры



Строка спецификации договора