Разработка системы документооборота в сфере внешнеэкономической деятельности предпрриятия

Управление несоответствиями.Управление внутренними аудитами.При создании системы компания разработчик преследовала следующие цели:Обеспечить целостность документации системы менеджмента качества.Автоматизировать обработку данных и формирование отчетов системы менеджмента качества.Повысить эффективность и оперативность работы удаленных агентов. Обеспечить достоверность данных полученных от клиентов. Обеспечить долгосрочное хранение и быстрый поиск информации.Обеспечить менеджеров по качеству оперативными инструментами для развития автоматизации системы менеджмента качества. Использовать отчетную информацию для анализа загруженности сотрудников, скорости исполнения ими работ, времени реагирования на заявку/жалобу. Минимизировать ручную обработку данных, с целью ликвидации ошибок, связанных с человеческим фактором. 3.2.НаправленияипоказателиэффективностисистемыдокументооборотавсферевнешнеэкономическойдеятельностипредприятияЭкономическаяэффективностьвнедренияавтоматизированныхсистемдокументационногообеспеченияуправления-этоколичественнаястоимостнаяоценкаэффектаотпроведениямероприятийпоавтоматизацииинформационногообеспеченияорганизации.Периодокупаемостивнедренияавтоматизированнойсистемыдокументационногообеспеченияуправления(Т)рассчитываетсяпоследующейформуле:расчетнуюсуммузатрат(Р)необходиморазделитьнарасчетнуюсуммуэкономии(Э),приэтомвчастномполучитсякоэффициентвгодахилидесятыхдоляхгода:Т=Р/Э.Общаястоимостьрасходовопределяетсяпоследующейформуле:Р=∑Рi,гдеi-статьирасходовнавнедрениесистемы.Стоимостьработпозапускусистемы(Рз)равнаследующейвеличине:Рз=М*W+М*W*F(N),гдеМ-количествомесяцев,необходимоедлявыполненияработпозапускусистемынаNмест;W-средняястоимость1месяцаработ;F(N)-функцияхарактеристикиразмераорганизации,позволяющейучестьврасходахусложнениезадачизасчетвеличиныразмераорганизации.ПоведениеэтойфункциикачественнопохоженалогарифмотвеличиныNиприблизительноравноследующимзначениям:еслиN=100,тоF(N)=0,3;еслиN=200,тоF(N)=0,35,аеслиN>100,тоF(N)=0,4.Такимобразом,суммарныерасходыповнедрениюиэксплуатацииАСдокументационногообеспеченияуправлениязагодбудутравныРд=Рл+Рб+Рп+Рз+Ро+Рс*(12-М)/12+Рк.РасчетдоходовРасчетдоходнойчастиосуществляемисходяизтого,чтоэкономическийэффектсостоиттолькоизстоимостисэкономленногорабочеговременисотрудников(Эрв)истоимостибумаги(Эсб),сэкономленнойприпереходенаэлектронныйдокументооборотЭ=Эрв+Эсб.Расчетстоимостисэкономленногорабочеговременисотрудниковвыполняетсянаосновеэкспертныхоценок.Экономиятрудозатрат(Эт),понашимпредположениям,составитвеличинуЭт=Эсд+Эпд+Зуд.Среднемесячныерасходыворганизациинаодногосотрудника(S).Тогдаэкономиярабочеговремени(Эрв)сотрудниковзагодсоставитЭрв=Эт*12*N*8=(Эсд+Эпд+Эуд)*12*N*S.Мощностьдокументопотокаопределяетсячерезпоказателиобъемадокументовзаединицувремени(год,месяц)[25]:V=∑Dij.гдеV-объемдокументациизаединицувремени;Dij-количестводокументоввj-йгруппепоi-муструктурномуподразделению.Стоимостьсэкономленнойбумаги(Эсб)(безучетананесенияинформации)исходяизтого,чтооднапачка(500листов)стоитС,составитЭсб=(Эм+Эа+Эр)/500*С.ОбщаяэкономияравнаЭ=Эрв+Эсб=(Эсд+Эпд+Эуд)*12*N*S+(Эм+Эа+Эр)/500*С.РасчетныйсрококупаемостиавтоматизированнойсистемыдокументационногообеспеченияуправлениянаосновепромышленнойСУБДравенТ=Рд/Э=[Рл+Рп+Рз+Ро+Рс*(12-М)/12+Рб+Рк]/[(Эсд+Эпд+Эуд)*12*N*8+(Эм+Эа+Эр)/500*С].СоставляющиеэкономическогоэффектаЭффектотиспользованиясистемэлектронногодокументооборотавключает:прямойэкономическийэффект(экономиютрудовыхиматериальныхзатратнаработусдокументами);эффектзасчетунификациидокументационнойдеятельностиорганизациииуменьшениезависимостиотиндивидуальноготехнологическогоопытаперсонала;сокращениевременныхцикловработысдокументамиисозданиеединогодокументальногопространства;полныйконтрользадвижениемдокументовиисполнительскойдисциплиной3.3.ОписаниесхемыразработаннойсистемыдокументооборотавсферевнешнеэкономическойдеятельностипредприятияСхемаразработаннойсистемыдокументооборотавсферевнешнеэкономическойдеятельностипредприятия представлена в таблице.Таблица 10СхемаразработаннойсистемыдокументооборотаОпишемпроцедурувнедренияинформационнойсистемыобеспеченияпринятияуправленческихрешенийпоулучшениюсистемыдокументооборотавсферевнешнеэкономическойдеятельностипредприятия.Таблица11АлгоритмвнедренияиадаптацииERP«Галактика»ЭтапСодержаниеработ,входящихвэтапВидотчетностипозаконченнойработеКол-воисполнителейДолжностьПродолжительностьработ(дн)Ознакомлениесзаданиемнапроектирование1Вед.инженер11.ПодготовительныйПодбориизучениетехническойлитературыОбзорлитературы2Вед.инженерИнженер-программист44ПодбориизучениеинструментальныхприкладныхпрограммПрикладныепрограммы2Вед.инженерИнженер-программист26СоставлениеиутверждениетехническогозаданиянаразработкукомплексапрограммУтвержденноеТЗ2Вед.инженерИнженер-программист32Итого222.ЭскизныйпроектПостановказадачиЗаписьврабочейтетради1Инженер-программист3ПроработкаструктурыПОЗаписьврабочейтетради1Инженер-программист3СоставлениеисогласованиеТЗнаразработкуотдельныхмодулей,входящихвПОУтвержденноеТЗ2Вед.инженерИнженер-программист33Итого12РазработкаструктурногоалгоритмаАлгоритм1Инженер-программист23.ТехническийпроектРазработкаалгоритмовработыметодическогомодуляАлгоритм1Инженер-программист2РазработкаалгоритмаработымодуляинтерфейсаАлгоритм1Инженер-программист4РазработкаалгоритмаобработкиивыводарезультатовАлгоритм1Инженер-программист3Составлениеобщейблок-схемыпрограммывиртуальногостендаБлок-схема1Инженер-программист1СоставлениепояснительнойзапискиктехническомупроектуиееутверждениеУтвержденнаяпояснительнаязаписка2Вед.инженерИнженер-программист13Итого18ЗаписьпрограммынаязыкепрограммированияМагн.носитель,листингпрограмм2Вед.инженерИнженер-программист45АвтономнаяотладкапрограммыМонитор2Вед.инженерИнженер-программист23ТестированиепрограммыиустранениеошибокМонитор2Вед.инженерИнженер-программист344.РабочийпроектСоставлениеописанияпрограммыИнструкция1Вед.Инженер4Составлениеруководстваинженер-программистуИнструкция1Вед.Инженер3СоставлениеруководствапользователюИнструкция1Инженер-программист2ОформлениеполногокомплектатехническойдокументацииКомплектдокументации2Вед.инженерИнженер-программист33Итого36ВнедрениеПередачадокументацииисистемыпользователюАкт1Вед.инженер1Итого:86Втомчисле:Вед.инженер33Инженер-программист53АРМ–10.УстанавливаемERP«Галактика».Первоначальноеобслуживаниесистемыпроводитшеф-группаорганизации–установщикапрограммы.ЗатемадминистрированиепрограммыбудетпроводитьсистемныйадминистраторООО«Деми».СтоимостьвладенияERPсоставит.Таблица12СтоимостьвладенияERPПоказательЗначение,руб.стоимостьсервернойчасти,реализующейбизнес-логикусистемы5000стоимостьклиентскихрабочихмест7000стоимостьхранилищаданных10000стоимостьвнедренияитехническойподдержкивовремяэксплуатации3000стоимостьпродуктовстороннихразработчиков,интегрированныхсданнойсистемойдокументооборота12000стоимостьреализациидополнительныхфункций(«подзаказчика»)5000Стоимостьобучениясотрудников10000Итого52000Обучениебудетпроводитьпредставителькомпании«Галактика».Ответственныйнапредприятии–техническийдиректор.Крометогосистемапредполагаетсозданиезамкнутойпрограммнойобласти–каждомупользователюбудетпредоставленкругправврамкахданнойсистемы,чтообеспечитинформационнуюбезопасностьпредприятия.Такимобразом,проектдлительностьпроектасоставит86днейиобойдетсяв42000рублей.Глава4.Расчеттехнико-экономическихпоказателейпредложенныхмероприятийНапредприятии,исходяизанализа,приняторешениевнедритьсистему«Галактика».Приведемпереченьрабочихмест,накоторыев«Деми»будетустановленасистема.Ктакимместамотносится:бухгалтерия(Главныйбухгалтер,секретарьотдела,заместительГлавногобухгалтера,специалисты),отделомкадров(менеджерпоперсоналу,заместительруководителяотдела,специалисты).Приведемнедостаткисуществующейсистемыавтоматизациии,соответственно,требующиесовершенствования(рисунок3).Рис. 3.НедостаткисуществующейсистемыуправленияпрогнозированиемпредприятияИзменениябудетстоитьвнесениюизмененийвдокументыорганизацииистоимостьвремениитрудаработников,такжепериодадаптации.Наданномпредприятиичасработникастоит113,6рублей.Организационныеизмененияпродлятся8часов,причисленностиучаствующихсотрудников10человек.Расчетыпроводимвтыс.руб.10*8*113,6=9088Производительностьвтечениедвухнедельбудетсниженана30%.113,6*8*10*10=90880–12000=78880.РасходынавнедрениеERPрассчитываютсяпоформуле1:Р=∑Рi(1)гдеi-статьирасходовнавнедрениесистемы.Оценкаэффективностиотизмененияорганизационнойструктурысложнаизависитотмногихвнешнихивнутреннихфакторов,влияниекоторыхоценитьсложно.Поэтомурезультатыизмененийобычнооцениваютпоихсоответствиюпоставленнойцелиметодомэкспертныхоценок.Атакжепроводитсярасчетрентабельности.РасходынавнедрениеERP:Клиентскиелицензии–8000заоднорабочееместоОднопроцессорнаяСУБД-900ДополнительноеПО–10000РаботыпозапускусистемыРасходыпозапускусистемырассчитываютсяпоформуле2:Рз=М*W+М*W*F(N)(2)ГдеРз–работыпозапускусистемы,М-количествомесяцев,необходимоедлявыполненияработпозапускусистемынаNмест;W-средняястоимость1месяцаработ;F(N)-функцияхарактеристикиразмераорганизации.ПоведениеэтойфункциикачественнопохоженалогарифмотвеличиныNиприблизительноравноследующимзначениям:еслиN=100,тоF(N)=0,3;еслиN=200,тоF(N)=0,35,аеслиN<100,тоF(N)=0,1.Рз=2*7000+2*7000*0,1=15400+5600=15400Обучение(Ро)сотрудников–7000Сопровождение(Рс)системывтечениегода84000Конвертация(Рк)данных–7000РасходыповнедрениюERPзагодрассчитываютсяпоформуле3:Рд=Рл+Рб+Рп+Рз+Ро+Рс*(12-М)/12+Рк(3)Рд=84000+80000+9000+10000+15400+7000+8000=213400Экономическийэффектотвнедреннойсистемырассчитываетсяпоформуле4:Э=Эрв+Эсб(4)гдеЭрв-сэкономленноевремясотрудников,Эсб–сэкономленнаябумага.Расчетстоимостивременисотрудникатакжеосуществляетсянаосновеэкспертныхоценок.Рассчитаемэкономиювременисотрудниказагод.Предположим,каждыйсотрудниктратит30%своегорабочеговременинасозданиедокументов.ПривведенииERPэкономиявременисоставит20%Эвр=(113,6*8*22)/100*20*16=(числовсехсотрудниковорганизации)=63979,52руб./мес.Так,экономиявременисоставляет3998,72руб./месс.начеловека.Исследуемаяорганизацияпомасштабуотноситсякмаломубизнесу,еедокументооборотсоставляет10тыс.документоввгод.ЕслиERPсокращаетдокументооборотна50%,апачкав500листовстоит150руб.1лист=150/500=0,3руб.Эсб=10000*0,3/2=1500Э=Эрв+Эсб=1500+63979,52=65479,52ВэкономическийэффектотвнедренияERPвключаютсяследующиепоказатели:прямойэкономическийэффект(экономиятрудовыхивременныхресурсов),унификацияистандартизациядокументооборота,тотальныйконтрольдокументооборота.Такимобразом,автоматизацияпроцессоввООО«Деми»позволитзначительнооблегчитьиунифицироватьпроцессделопроизводства внешнеэкономической деятельности компании,азначит,повыситьегоэффективность.ЗаключениеИтак, по результатам практики можно сделать вывод, что работа предприятия поставлена весьма неплохо. Предприятие занимает свою нишу на рынке, результаты деятельности организации свидетельствует о достаточно стабильном положении. Правовые отношение, возникающие постоянно в результате хозяйственных операций, в результате деятельности на рынке ООО «Деми», заставляют очень ответственно относиться руководителей и работников к деятельности предприятия. С этой целью необходимо тщательно следить за изменением нормативной базы, регулирующей данную сферу деятельности. Кроме того, необходимо обучение сотрудников ООО «Деми»правовым основам.Изучив структуру ООО «Деми» и деятельность секретаря, для более эффективной работы Центра, необходимо: направлять специалистов на курсы и семинары, что бы комплексно расширить и углубить знания в профильных областях, тем самым, существенно повысить их квалификацию; обеспечить своевременное обновление справочных систем; организовать подписку профессиональных журналов и газет, таких как Секретарь-референт, Кадровое дело, Бухучет.Для совершенствования системы документооборота в сфере внешнеэкономической деятельности предприятия предлагается внедрить систему «Галактика». В результате затраты предприятия сократятся на 65479,52 руб.СписоклитературыФЗ№181-ФЗ«ОбосновахохранытрудавРоссийскойФедерации»;ФЗ№184-ФЗ«Отехническомрегулировании»;ФедеральныйзаконРоссийскойФедерацииот22июля2008г.№123-ФЗ«Техническийрегламентотребованияхпожарнойбезопасности».ГОСТ12.1.005-88«Общиесанитарно-гигиеническиетребованияквоздухурабочейзоны»ГОСТИСО8995-2002.«Освещениерабочихсистемвнутрипомещений»ГОСТ12.4.021-75:Системывентиляции.ОбщиетребованияАбрютинаМ.С.ГрачёвА.В.Анализфинансово-экономическойдеятельностипредприятия.–М:Делоисервис,2011.–225с.АдамайтисЛ.А.Анализфинансовойотчетности:Учебноепособие.–М.:КноРус,2010.–400с.АнущенковаК.А.,АнущенковаВ.Ю.Финансово-экономическийанализ:Учебно-практическоепособие.–М.:ДашковиКо,2010.–351с.БасовскийЛ.Е.,БасовскаяЕ.Н.Комплексныйэкономическийанализхозяйственнойдеятельности.–М.:Инфра-М,2006.–368с.Безопасностьпроизводстваиохранатруда//Нефтепереработкаинефтехимия.Научно-техническиедостиженияипередовойопыт.2011.№6.С.51-53.БердинковаТ.Б.Анализидиагностикафинансово-хозяйственнойдеятельностипредприятия.–М.:Инфра-М,2007.–224с.БланкИ.А.Управлениефинансовымиресурсами.–М.:Омега-Л,2011.–768с.Бухгалтерскийучет.Простоосложном.Самоучительпоформуле«триводном»/подред.Г.Ю.Касьяновой.–М.:АБАК,2011.–704с.ГлазовМ.М.Анализидиагностикафинансово-хозяйственнойдеятельностипредприятия.–М.:АндреевскийИздательскийдом,2010.–448с.ЗиминН.Е.,СолоповаВ.Н.Анализидиагностикафинансово-хозяйственнойдеятельностипредприятия.–М.:КолосС,2007.–384с.КанкеА.А.,КошеваяИ.П.Анализфинансово-хозяйственнойдеятельностипредприятия:Учебноепособие.–2-еизд.,испр.идоп.–М.:ИД«ФОРУМ»:ИНФРА-М,2011.-288с.КирилловаН.А.,БогаченкоВ.М.Теориябухгалтерскогоучета.–М.:Феникс,2011.–248с.КовалевВ.В.,ВолковаО.Н..Анализхозяйственнойдеятельностипредприятия.Учебник.–M.:OOO«ТКВелби»,2011.–424с.Комплексныйэкономическийанализхозяйственнойдеятельности/Подред.ВахрушинойМ.А.–М.:Вузовскийучебник,2011.–464с.КукушкинС.Н.Финансово-экономическийанализдеятельностипредприятия.–М.:Приор,2011.–192с.ЛюбушинН.П.Комплексныйэкономическийанализхозяйственнойдеятельности.–М.:ЮНИТИ,2011.–440с.МакарьеваВ.И.,АндрееваЛ.В.Анализфинансово-хозяйственнойдеятельностиорганизации.–М.:Финансыистатистика,2007.–304с.Научно-техническийпрогресс[Текст]:словарь/сост.:Л.И.Абалкин.-М.:Политиздат,1987.-366с.ПласковаН.С.Стратегическийитекущийэкономическийанализ:учебник.-М.:Эксмо,2007.-656с.ПоздняковВ.Я.Анализидиагностикафинансово-хозяйственнойдеятельностипредприятий.–М.:Инфра-М,2011.–624с.ПоповВ.М.,МлодикС.Г.,ЗверевА.А.Анализфинансовыхрешенийвбизнесе.–М.:Кнорус,2011.–288с.ПышкинаЭ.П.ОIXмеждународнойспециализированнойвыставке«Безопасностьиохранатруда»//Безопасностьжизнедеятельности.2006.№2.С.64.СавицкаяГ.В.Методикакомплексногоанализахозяйственнойдеятельности:Учебноепособие.–М.:Высшееобразование,2007.–384с.СосненкоЛ.С.Комплексныйанализхозяйственнойдеятельности.Краткийкурс.–М.:КноРус,2011.–344с.ТолпегинаО.А.Анализфинансовойотчетности.Учебноепособие.–М.:МИЭМП,2010.–196с.ЧепелевН.И.,ИванченкоН.Г.Обеспеченностьапкосновнымивидамитехникииеебезопасность//ВестникКрасноярскогогосударственногоаграрногоуниверситета.2007.№1.С.197-198.ЧернышеваЮ.Г.,КочергинА.Л.Комплексныйэкономическийанализхозяйственнойдеятельности.–Р/н/Дону:Феникс,2007.–448с.ШереметА.Д.Комплексныйанализхозяйственнойдеятельности:Учебник.–М.:Инфра-М,2007.–416с.Экономическаястратегияфирмы/Подред.ГрадоваА.П.-СПб.:Спецлитература,2010.–468с.ПриложениеЭтапыизученияорганизациикаксистемыпринятиярешений