Организация закупок на торговом предприятии

Логистическому менеджменту фирмы следует уделять внимание сокращению общих затрат, связанных с процессом закупки, поскольку затраты на управление закупками составляют до 60% финансовых затрат предприятия. Наибольший удельный вес в затратах, связанных с закупками, занимают: собственно цена продукции, затраты на транспортировку и управление запасами материальных ресурсов (складирование, грузопереработка, хранение и пр.).Оценка эффективности закупочных операций.При определении эффективности закупочных операций необходимо комплексно оценить работу службы закупок фирмы, приняв во внимание: выполнение плана закупок по объемным и качественным показателям, выполнение бюджета фирмы и объем сэкономленных средств, дополнительные меры по контролю качества входящей продукции, а также объем и стоимость упущенных продаж, общий объем операций, производительность труда, транспортные издержки и т.д. Исходя из этих данных, можно примерно определить стоимость той или иной логистической операции в процессе осуществления закупочных функций. Или долю стоимости товара в объеме продаж готовой продукции. Можно оценить и долю административных затрат по закупке на каждый рубль, израсходованный на закупки в целом. Проследив, таким образом, деятельность отдела закупок, можно судить об эффективности его функционирования, а также определить имеющиеся проблемные моменты.Определение основных факторов и показателей контроля деятельности отдела закупок.Существуют три основных показателя, по которым осуществляется контроль деятельности закупочного отдела: время, цены и надежность поставщиков. Контроль фактора времени подразумевает контроль задержанных поставок, а также последствий опозданий. При этом должны анализироваться такие, например, показатели, какдоля задержанных заказов;доля случаев, когда просрочки доставки вызвали ощутимое отсутствие готовой продукции на складе;число случаев остановки реализации товара в результате просрочки и т.п.Фактор «цена» подразумевает анализ цен, уплаченных при закупках продукции, в частности, их сравнение с ранее намеченными ценами, а также попытки избежать таких отклонений от бюджета закупок. Всестороннему анализу должны подвергаться:цены, уплаченные поставщикам за готовую продукцию;индекс средних цен, уплаченных за продукцию по товарным группам;изменения цен, произошедшие в результате переговоров, анализа, в результате лучшей упаковки и рационализации перевозки;форвардная закупочная деятельность в сравнении с соответствующим прогнозом для выявления его эффективности, а также сравнение цен, уплаченных при таких закупках, с теми, которые могли быть уплачены в случае закупок не форвардным, а обычным путем;доля закупочных ордеров, выданных без договоренности о твердой цене.Надежностьпоставщика подразумевает соответствие качества и объемов его поставок условиям, зафиксированным в договорах. Следующие параметры позволяют принимать обоснованные решения при выборе продавца:доля просроченных доставок и отказов поставки;доля поставок, не соответствующих договорам по качеству продукции;доля заказов, доставленных вопреки договоренности не единой партией;качество услуг различных перевозчиков, измеренное временем в пути и числом поврежденных грузов и т.п.Эффективность работы службы закупок фирмы часто оценивается следующими показателями:сокращение издержек на закупки в структуре общих логистических издержек;допустимые уровни брака закупаемой продукции;доля закупок, совершенных вовремя;число ситуаций, когда нужных ресурсов продукции не оказалось на складе, что повлекло сбои в графике выполнения заказа клиента;число изменений, внесенных в заказы по вине службы закупок (учет по каждой причине внесения изменений);число полученных и обслуженных заявок;доля транспортных издержек в структуре общих затрат на закупки.Мероприятия по контролю и анализу процесса закупок.Контроль и анализ логистической функции закупок компании должен осуществляться в соответствии с поставленными целями и задачами по управлению закупками в аспекте общей логистической системы фирмы. Традиционно такой анализ включает:анализ условий закупок и рынка поставщиков;контроль бюджета закупок;анализ финансовой деятельности;контроль и анализ качества закупаемой продукции;контроль и анализ процедур доставки продукции;анализ системы прогнозирования потребности и т.д.За состоянием рынка поставщиков большинства основных видов продукции регулярно наблюдают, что обеспечивает фирму — потенциального покупателя информацией о возможностях закупки необходимых товаров и дает возможность принимать оптимальные решения в зависимости от колебаний рыночных цен. Дефицит основных видов продукции может привести к сбоям, росту издержек и снижению прибыли. Однако заблаговременная информация о возможных перебоях в поставках продукции позволяет подготовиться к ним заранее и не допустить отклонений от графика. Так, в случае возможного роста цен покупатель может заранее закупить большое количество необходимого товара, получив при этом значительные скидки.Анализ динамики связанных в закупленных товарах оборотных средств помогает выявить тенденцию, определяющую политику фирмы в отношении их пополнения, а также изменить в случае необходимости логистическую стратегию закупок. Повысить внимание к эффективности вложений в товарные запасы и управлению ими, широкому внедрению логистической концепции и общему сокращению уровня вложений в товарные запасы.Финансовый анализ позволяет проводить сравнительную оценку фактических затрат на закупочную деятельность с объемом средств, предусмотренных для этой цели бюджетом. Также ведется учет полученных и упущенных скидок и прочих выгод. В итоге основное внимание уделяется долгосрочным соглашениям о поставках продукции, а также учитывается период времени, на который фирма обеспечена поставками в соответствии с этими соглашениями. Знание объемов поставок по долгосрочным соглашениям позволяет финансовому отделу заранее выделять необходимые средства на закупки и планировать денежные потоки.Виды отчетов в закупочной деятельности компании.Каждая компания формирует систему отчетности по закупкам, исходя из целей и задач, сформулированных высшим менеджментом, в частности, на основе логистической стратегии. В зарубежной практике распространены отчетные формы и системы показателей, которые отражают:Рыночные и экономические условия и цены:тенденции движения цен на основные закупаемые товары и сравнение со средними затратами;изменения в соотношении спроса-предложения на рынке основных закупаемых товаров: прогнозы динамики рынка основных закупаемых товаров).Изменения вложений в товарные запасы:инвестиции в товарные запасы, классифицируемые по основным группам продукции;дневные (декадные, ежемесячные) поставки и заказанный объем поставок по основным товарным группам;отношение объема вложений в товарные запасы к объему продаж фирмы;оборачиваемость основных видов закупаемых товаров;общая площадь складов, используемая для хранения запасов.Закупочные операции и их эффективность:сокращение издержек в результате изучения рынка и анализа данных;допустимые уровни качества закупаемой продукции;доля закупок, осуществленных вовремя;число ситуаций, когда нужного товара не оказалось на складе, что повлекло за собой сбои в графике продаж;число изменений, внесенных в заказы (учет по каждой причине внесения изменений);число полученных и обслуженных заявок;производительность труда и загруженность работников;транспортные издержки.Надежность поставщика/продавца:доля просроченных доставок и отказов;доля некондиционных поставок;доля заказов, вопреки договоренности доставленных не одной партией;качество услуг транспортировки, предоставленных различными перевозчиками, измеренное временем в пути и числом повреждений грузов.Операции, влияющие на управление и финансовую деятельность:сравнение фактических затрат по отдельным видам закупочной деятельности с предусмотренными бюджетом;выгоды от полученных скидок и потери от упущенных продаж;соглашения о закупках (классифицируются по типам действующих контрактов и в зависимости от ожидаемой даты поставки);изменения, внесенные поставщиками в предоставленные скидки;время доставки;доля просроченных заказов;доля случаев, когда задержка доставки повлекла ощутимое отсутствие материалов на складе;число случаев остановки продаж в результате задержек доставки продукции;цены, уплаченные за продукцию;индекс средних цен, уплаченных за продукцию по товарным группам;изменения цен, произошедшие в результате переговоров, произведенного анализа, предложенные продавцом, произошедшие в результате улучшения упаковки и рационализации перевозки;анализ форвардной закупочной деятельности.ЗаключениеПодводя итоги проделанной работы, можно отметить, что было проанализирован подход к выбору оптимальной стратегии закупок компании ООО «Прод Центр» направленной на достижение стратегии фирмы, которая заключена в повышении прибыли, большую долю в которой составляют логистические затраты. В ходе реализации намеченной цели были выявлены недостатки работы службы закупок, в результате чего были предложены способы устранения данных недостатков.В результате проведенного анализа были выявлены следующие недостатки службы закупок компании:Не быстрый путь логистики от закупа до продаж. Наличие задержек финансирования закупокОтсутствие нужного товара на складе поставщиковНехватка складских площадей для оперативного закупа и доставкиНаличие брака, несвоевременная ротация товара на складе по срокам реализацииСильная зависимость службы закупок от планов поставщиков (как следствие, перенасыщение склада «ненужной» продукцией)Недостаточно оперативный сбор информации для службы закупаВ связи с указанными недостатками были рассмотрены следующие пути оптимизации работы службы закупок:Снижение затрат на закупки.Оценка эффективности закупочных операций.Определение основных факторов и показателей контроля деятельности отдела закупок.Мероприятия по контролю и анализу процесса закупок.Введение отчетов в закупочной деятельности компании.В результате проделанной работы было предложено внедрить компьютерные технологии в работу службы закупок, что позволит устранить выявленные недостатки и повысить прибыль предприятия.Список используемой литературыАфанасьева, Н. В. Логистические системы и российские реформы. - СПб.: Изд-во Санкт-Петербург, ун-та экономики и финансов. 2002, 315с. Бродецкий, Г.Л. Управление запасами: учеб. пособие. – М.: Эксмо, 2007. - 400с. -(Высшее экономическое образование).Гаджинский, А.М. Основы логистики: Учебное пособие. - М.: Маркетинг, 2004, 248с.Голиков, Е. А.. Пурлик В. М. Основы логистики и бизнес-логистики: Монография.— М.: Изд-во Рос. экон. акад., 2004, 351с. Гордон, М. П. Тишкин Е. М.. Усков Н. С. Как осуществить экономичную доставку товаров отечественному и зарубежному покупателю: Справочное пособие для предпринимателя. - М.: Транспорт, 2005, 115с. Долгов, А.П., Уваров С.А. Логистический менеджмент. Управление запасами. Учебное пособие. – СПб.: Изд. СПбГУЭФ, 2003. 200с.Модели и методы теории логистики: Учебное пособие. 2-е изд. / Под ред. В.С. Лукинского. – СПб.: Питер, 2007. – 448с. (Серия «Учебное пособие»).Дыбская, В.В., Зайцев Е.И., Сергеев В.И., Стерлигова А.Н. Логистика: интеграция и оптимизация логистических бизнес-процессов в цепях поставок / Учебник под ред. проф. В.И. Сергеева. – М.: Эксмо, 2008. – 944с. (Полный курс МВА).Иванов, Д.А. Логистика. Стратегическая кооперация. - М.: Вершина, 2006. 176с.Иванов, Д.А. Управление цепями поставок. – СПб.: Изд-во Политех. ун-та, 2009. – 660с. Красс, М.С., Чупрынов Б.П. Основы математики и ее приложения в экономическом анализе: Учебник. – 3-е изд., исп. – М.: Дело, 2002. – 688с.Кретов, И.И. Логистика во внешнеторговой деятельности: учеб. пособие. - 2-е изд. перераб. и доп. / И.И. Кретов, К.В. Садченко; Акад. внеш. торговли. - М.: Дело и Сервис, 2006. - 256 с.Корпоративная логистика. 300 ответов на вопросы профессионалов / Под общей и научной ред. Проф. В.И. Сергеева – М. ИНФРА-М, 2004, 976с.Лайсонс, К., Джиллингем, М. Управление закупочной деятельностью и цепью поставок: Пер. с 6-го англ. изд. – М.: ИНФРА-М, 2005. 798с.Логистика: "Учебное пособие":/ Под ред. Аникина Б.А. - М.: Изд-во Проспект 2007 - 408с.Логистика: тренинг и практикум: учебное пособие / Б.А. Аникин, В.М. Вайн, В.В. Водянова и др.; под ред. Б.А. Аникина, Т.А. Родкиной. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2007. – 448сМиротин, Л.Б., Некрасов А.Г. и др. "Интегрированная логистика накопительно-распределительных комплексов: Учебник для вузов - М.: Издательство "Экзамен", 2003г - 448сНовиков, О. А., Семененко А. И. Производственно-коммерческая логистика. В 2 ч.: Учеб. пособие. - СПб.: Изд-во Санкт-Петербург. ун-та экономики и финансов, 2005, 564с. Степанов, В.И. Логистика: учеб. -М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006. 488с.Смирнова, Е.А. «Управление цепями поставок» Учебное пособие. 2009 г. 123с.Стерлигова, А.Н. Управление запасами в цепях поставок: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 430с.Сток, Дж.Р., Ламберт Д.М. Стратегическое управление логистикой. Пер. с англ. 4-е изд. – М.: ИНФРА-М, 2005. 797с.М. Линдерс, Ф. Джонсон, А. Флинн, Г. Фирон: Управление закупками и поставками: Учебник для студентов вузов, пер. с англ. под ред. Ю.А. Щербанина – 13-е изд. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. -751с. (Серия – «Зарубежный учебник»).