Классификация и характеристика информационных потоков в логистических системах.

gramma - буква) - англ. Operogramme. Одна из разновидностей таблично-графического отображения последовательности управленческих и производственных операций, когда по горизонтали слева направо изображаются исполнители, по вертикали сверху вниз - последовательность  операции.Для данных бизнес-процессов наиболее загруженными являются следующие функциональные подразделения:Склад – входит – 35 форм, выходи - 34 формы документов, что составляет 13 % на входе и 12,7 % на выходе;бухгалтерия – входит – 32 формы, выходит – 32 формы, что составляет 12 % на входе и 12 % на выходе;отдел снабжения - входит – 44 формы, выходи – 41 форма, что составляет 16 % на входе и 15 % на выходе;отдел маркетинга – входит – 31 форма, выходит – 22, что составляет – 12 % на входе и 8 % на выходе. Таким образом, видно, что на входе в отделы информационные потоки более загружены, чем на выходе. Это свидетельствует о том, что функциональные подразделения перерабатывают входящую информацию, возможно, упрощая ее. Для того чтобы проследить, как подразделения обрабатывают и используют, поступающую к ним информацию более подробно, исследуем информационные потоки в отделе снабжения.2.4Оценка эффективности управления информационными потокамив организацииПолучение необходимых материалов для анализа информационных потоков весьма трудоемкий процесс и требует для облегчения и ускорения этих работ использования различных вычислительных средств. Однако даже при использовании вычислительных машин сложно спроектировать и проанализировать информационную систему ООО Аптека «Классика» ввиду специфики отрасли, в которой действует организация. Поэтому проведем анализ движения документов в отделе снабжения.Графико-вербальная модель отражает состав, и движение информации в отделе снабжения, представленные схематично и имеющие словесное описание.Обязательной рабочей документацией, отражающей состав информации в объекте, является логико-информационная схема.Логико-информационная схема (ЛИС) объекта позволяет представить перечень всей информации, циркулирующей, в отделе снабжения (входной, выходной, нормативно-справочной), с ее группировкой по основным видам работ, выполняемых в объекте. Информация сама по себе представляет один из важнейших элементов производства, а для систем материально-технического снабжения играет решающую роль в повышении их эффективности.Этот процесс интенсификации производства обусловлен как более короткими сроками обработки материалов при более низком уровне запасов и возрастающей гибкости производства, так и высокой «прозрачностью» каждого участка в организации.Логико-информационная схема отдела снабжения изображена втаблице 12.От формы документа часто зависит объем трудозатрат не только тех работников, которые эти документы оформляют, но и тех, кто их изучает, анализирует, использует в справочных целях.Нашей основной задачей является определение того минимального объема информации, который достаточен для процесса управления. Эта задача может быть реализована с помощью таблицы повторяемости показателей в документах.Таблица 12Логико-информационная схема отдела снабженияПереченьпроцедурИсполнителиВходная информацияВыходная информацияНормативно-справочная информацияМенеджеры по закупкамМенеджеры по планированию и координации закупокМенеджеры по учету перевозок, экономике и анализуПринятие решения о приобретении материалов++Данные о наличие свободных оборотных средствЗаказ и его копии на приобретениеБухгалтерский баланс, отчетностьВыборпоставщика++Заявка на приобретение ТМЦ и готовой продукцииДоговор поставкиМетодика выбора поставщикаОтправказапросапоставщику++Уведомление о наличие/отсутствии у поставщиков необходимой продукцииЗаказ и его копии на приобретение материаловМетодические указания, основанные на налоговом кодексе и общих правилах учета, установленных Минфином учетаОформление поставкиматериалов+++Заявка на приобретение ТМЦЗаказ и его копи на приобретениеПолучение продукции от поставщиков+Подтверждение получения поставленнойпродукцииОтметка в книге регистрацииОплата поставленной продукции+Счет-фактура на поставку продукции от поставщикаКвитанция об оплате поставленной продукцииДанная таблица должна выявить:дублирование отдельных реквизитов;соответствие содержащейся в документе информации задачам исследуемого объекта;соответствие каждого документа своему целевому назначению;характер использования документа в месте его назначения.В таблице 13 изображена количественная повторяемость реквизитов в документах.Таблица 13Повторяемость показателей в документахНаименование отдельных реквизитовВиды документовИтогОтчет о прибылях и убыткахАкт приемки-передачиСчет-фактураБухгалтерский балансВедомость оплаты трудаРеквизитыорганизации+++++5Налоговыеотчисления+++3НДС++2Прибыль/Убыток++2Выручка от реализации+1Отчисления в пенсионный фонд++2Отчисления в медицинское страхование++2Ссылки на договор+1Отложение налоговых обязательств++2По данным таблицы 13 видно, что наиболее часто используемыми реквизитами являются отчисления: на страхование, в пенсионный фонд; а также реквизиты организации и прибыль/убыток. Следовательно, необходимо для сокращения времени заполнения документов и снижения вероятности ошибки при их составлении ввести эти реквизиты в программу оформления документов, которая будет автоматически ставить данные реквизиты в документ на начальном этапе составления. А в графе сумма создать реализацию возможного автоматического суммирования.Таблица 14Документирование работ отдела снабжения ООО Аптека «Классика»по процедуре «Закупка ТМЦ»Перечень процедурНаименование документаЗаявка от торговых точек на приобретение ТМЦКвитанция об уплатеБланк заказа на поставкуСчет-фактураДоговорВыборпоставщикаОХОформление поставкиматериаловООХПоступление необходимых материалов от поставщикаОХОплатапоставленной продукцииХОСтепеньиспользованиядокумента52332Условные обозначения:О - документ, необходимый для начала работ по процедуре;Х - документ, возникающий по окончании работ.В данном случае наибольшей степенью использования обладают следующие документы: счет-фактура, бланк заказа на продукцию, договор.Движение информации в отделе сбыта отображается с помощью следующих графико-вербальных форм:маршрутная схема движения документа представлена в таблице 15;документограмма бизнес процесса представлена в таблице 16.Таблица 15Маршрутная схема входящего документа в отделе снабжения ООО Аптека «Классика» (на примере поступления заявки на приобретение материала)Другие отделыОтдел снабженияТорговые точкиСкладМенеджер по закупкамМенеджеры по планированию и координации закупокМенеджер по учету перевозок, экономике и анализуВРВИИ___________________________________Условные обозначенияИ - изучение документа:В - визирование документа;Р - наложение резолюции. В данной схеме используется то условие, что при проверке необходимого сырья на складе, выяснилось, что оно отсутствует, и необходимо его закупить.Таблица 16Документограмма процесса поставки продукцииПеречень процедурСостав исполнителейМенеджеры по закупкамМенеджер по планированию и координации закупокСкладНачальник производственного отделаМенеджер по учету перевозок, экономике и анализуЗаявка на приобретение необходимого сырья и материаловИзучение данной заявки отделом снабженияПодтверждения отсутствия данной продукции на складеСоставление заказа и нескольких его копий на поставку необходимого сырьяПолучение подтверждения от поставщиков об отгрузке продукцииОтгрузка данной продукцииЗапись в книге регистрации получении материалов от поставщикаКритический анализ графико-вербальной модели информационных процессов в объекте.Обоснование выбора метода анализа информационных процессов и формулировка недостатков существующего информационного процесса в объекте, выявленных при использовании выбранного метода, сформулировано в таблице 17.Таблица 17Обоснование выбора метода исследования информационных процессовв отделе сбыта ООО Аптека «Классика» и формулировка недостатковсуществующего информационного процессаНаименование выбранного методаОсновное содержание выбранного методаПреимущества использования для исследования информационных процессов в отделе снабжения ООО Аптека «Классика»Формулировка недостатков существующего информационного процесса, выявленных при использовании выбранного методаМетод схем информационных связейПредполагает графическое отображение состава, источников и приемников информации, направления ее дальнейшего использованияРекомендуется применять в качестве подсобного механизма при построении информационной модели логистической системы, а также в сочетании с другими методами анализа и проектирования информационных потоковНе обеспечивает досконального анализа системы формирования и обработки информационных потоков.Фиксация действующего положения требует кропотливого и тщательного изучения системы обработки информации.Механизм разработки проектных предложений в рамках этого метода отсутствует.Для более детального анализа информационных потоков в отделе снабжения вычислим коэффициент непрерывности информационных потоков для составления месячного плана закупки.Коэффициент непрерывности информационных потоков:,(1)где tу.нор, tу.факт - длительность управленческого цикла, рассчитанного по сроку прохождения документа, нормативная и фактическая.Месячный план реализации должен быть составлен до 25 числа предшествующего планируемому месяцу месяца. Однако на практике возникают определенные трудности при разработке очередного плана закупки. Например, постановления вышестоящих организаций.Кнур на январь=30дней/34дней=0,89,Кнур на февраль=31дней/35дней=0,89,Кнур на март=31дней/35дней=0,89,Кнур на апрель=31дней/32дней=0,97.Кнур за I квартал(0.89*3+0.97)/4=0.91.Исходя из определенного коэффициента непрерывности информационных потоков для каждого месяца, видно, что он более или менее стабилен для первых трех месяце, хотя близок к 1, но не равен. Это в целом благоприятная тенденция, так как информационный поток является непрерывным, хотя и отдел снабжения, как видно, запаздывает с принятием плана закупок на следующий месяц (). Однако уже в апреле месяце план принят всего на 1 день позже положенного. Это говорить о том, что, возможно, с начала года были внесены некоторые изменения в методику составления плана, которые вызывали затруднения в течение 3 месяцев. Но эти вопросы были успешно разрешены. В целом за квартал коэффициент непрерывности информационных потоков имеет вполне приемлемое значение.Коэффициент оперативности управления:,(2)где D1,D2,D3 – установленный срок исполнения для соответствующих документов;К1,К2,К3 – отставание от принятого срока исполнения документов в днях;d1,d2,d3 – удельный вес документов конкретного вида.За год для составления годового плана разрабатывается 13 форм документов в год. Периодичность заполнения документов:,(3)где Д – количество документов, разрабатываемых для составления годового плана производства в год;dij – кол-во i-го документа j-й периодичности, разрабатываемый за период; nj – количество периодов в году. Таким образом, количество документов, разрабатываемых для составления плана производства равно 13.Выявленные в ходе анализа недостатки работы отдела снабжения ООО Аптека «Классика» с позиции рациональности информационных технологий являются основанием для разработки проекта.Очевидно, что данная организация достаточно успешно функционирует и занимает прочное положение на рынке, современная информационная технология в отделе снабжения недостаточно развита, поэтому есть возможность сбоев работы с заявками подразделений о поставке необходимого сырья и материалов.Недостатки, выявленные в ходе исследования, не являются непреодолимыми препятствиями в осуществлении деятельности отдела сбыта. Наиболее эффективное использование всех имеющихся в распоряжении организации ресурсов возможно только при наличии четкой организации, координации и контроле деятельности.Основными недостатками, выявленными при анализе всех аспектов деятельности отдела снабжения, являются:дублирование некоторых процедур;в связи с большим потоком информации, опоздание в принятии решения.Отдел снабжения ООО Аптека «Классика» достаточно технически обеспечен, однако это не отменяет организационных и других проблем. В связи с этим основные направления совершенствования информационной технологии управления отдела снабжения данной организации следующие:Рационализация распределения функций между работниками отдела и перенос некоторых вспомогательных операций на другие отделы организации;Увеличение количества работников отдела и повышение требований к принимаемым на работу;Уменьшение трудоемкости отдельных процедур;Рационализация документооборота и информационных потоков, проходящих через отдел и циркулирующих внутри него.ЗаключениеОсновная цель данной работы является - совершенствование управления информационными потоками ООО Аптека «Классика».Для осуществления поставленной цели были изучены теоретические вопросы создания и принципы построения логистических систем, а также рассмотрена теория вопроса анализа и методике исследования информационных поток в логистике.Далее была проанализирована финансово-хозяйственная деятельность предприятия за пять лет в целом. Информационной базой для проведения анализа финансового состояния является главным образом бухгалтерская отчетность. Анализ финансово – хозяйственной деятельности организации был проведен за период с 2006 по 2010 года. На основании данных анализа можно сделать вывод, что организация успешно функционирует, используя для покрытия запасов различные «нормальные» источники средств – собственные и привлеченные.Данная ситуация свидетельствует о нормальной финансовой устойчивости и низком риске деятельности организации.А также была рассмотрена логистическая система компании, ее информационные потоки, с учетом теоретической постановки задач.Анализ потоков информации – важнейший этап в рационализации существующей системы управления, который должен обеспечить выполнение целевых задач проектирования и уяснения особенностей существующей практики планирования.Основными методами закупок отдела снабжения ООО Аптека «Классика» являются:Регулярные закупки мелкими партиями;Получение товара по мере необходимости.В ходе анализа были выявлены следующие недостатки работы одного из отделов логистики, отдела снабжения:дублирование некоторых процедур;недостаток специалистов, высокая загруженность работой имеющихся специалистов:некоторые отклонения в сроках выполнения работ.Были внесены предложения по усовершенствованию логистических информационных потоков. Данные предложения привели к реализации следующих вопросов:- рационализации распределения функций между работниками отдела, по увеличению количества работников отдела и повышению требований при приеме на работу новых сотрудников. - предложения по уменьшению трудоемкости отдельных процедур и по рационализации документооборота и информационных потоков, проходящих через отдел и циркулирующих внутри него. Для осуществления поставленной цели были решены следующие задачи:изучена организационная структура и управление снабжением;изучены аспекты управления закупками, а также аспекты информационной системы.Список использованных источников и литературыАфанасьева, Н. В. Логистические системы и российские реформы. - СПб.: Изд-во Санкт-Петербург, ун-та экономики и финансов. 2008, 315с. Рынок и логистика. / Под. Ред. М.П. Гордона. – М.: Экономика, 2007 г.Бауэрсокс, Д.Дж., Клосс Д.Дж. Логистика. Интегрированная цепь поставок. – М.: Изд. ЗАО «ОЛИМП-БИЗНЕС», 2001. 640с. Гаджинский, А.М. Основы логистики: Учебное пособие. - М.: Маркетинг, 2007, 248с.Голиков, Е. А.. Пурлик В. М. Основы логистики и бизнес-логистики: Монография.— М.: Изд-во Рос. экон. акад., 2004, 351с. Долгов А.П., Уваров С.А. Логистический менеджмент. Управление запасами. Учебное пособие. – СПб.: Изд. СПбГУЭФ, 2003. 200с.Дрожжин А.И., Логистика – учебный курс, (учебно-методический комплекс), 2010.Кретов, И.И. Логистика во внешнеторговой деятельности: учеб. пособие. - 2-е изд. перераб. и доп. / И.И. Кретов, К.В. Садченко; Акад. внеш. торговли. - М.: Дело и Сервис, 2006. - 256 с.Корпоративная логистика. 300 ответов на вопросы профессионалов/Под общей и научной ред. Проф. В.И. Сергеева – М. ИНФРА-М, 2004, 976с.Логистика: "Учебное пособие":/ Под ред. Аникина Б.А. - М.: Изд-во Проспект 2007 - 408с.Логистика: тренинг и практикум: учебное пособие / Б.А. Аникин, В.М. Вайн, В.В. Водянова и др.; под ред. Б.А. Аникина, Т.А. Родкиной. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2007. – 448сНаймарк, Ю.Ю. Логистика производственных процессов. – М.: Изд. ГУУ, 2006. 153с.Новиков, О. А., Семененко А. И. Производственно-коммерческая логистика. В 2 ч.: Учеб. пособие. - СПб.: Изд-во Санкт-Петербург. ун-та экономики и финансов, 2005, 564с. Плоткин, Б. К. Введение в коммерцию и коммерческую логистику: Учеб. пособие. - СПб.: Изд-во Санкт-Петербург, ун-та экономики и финансов.Сергеев, В.И. Логистика в бизнесе. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 608 с.Степанов, В.И. Логистика: учеб. -М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006. 488с.Смирнова, Е.А. «Управление цепями поставок» Учебное пособие. 2009 г. 123с.Стерлигова, А.Н. Управление запасами в цепях поставок: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 430с.Сток, Дж.Р., Ламберт Д.М. Стратегическое управление логистикой. Пер. с англ. 4-е изд. – М.: ИНФРА-М, 2005. 797с.Федько В.П., Бондаренко В.А. Коммерческая логистика: Учебное пособие. – Издат. Центр «МарТ», 2006. – 304 с.