Система электронного документооборота на примере организации ЗАО РАМЭК-ВС

Архивариус служба документационного обеспечения структурного подразделения компании должен иметь у себя номенклатуру всех дел, хранящихся в архиве данного структурного подразделения компании, и описи дел, сданных на хранение в архив компании.
Документы структурного подразделения компании могут выдаваться архивариусом во временное пользование работникам компании под расписку на срок не более одного месяца.
Запрещается брать документы из дел структурного подразделения компании без уведомления руководителя структурного подразделения.
Выводы. На основании всего вышесказанного можно сделать следующие выводы. ЗАО «РАМЭК-ВС» очень крупная организация с большим массивом документов и соответственно большим объемом документооборота. Ведение документооборота в ЗАО «РАМЭК-ВС» ведется с помощью автоматизированной системы по делопроизводству «Ефрат-документооборот», но данная система не отвечает заявленным требованиям:
При регистрации внутренних документов до сих используется журнальная форма;
В контроле по исполнению документов также есть недочеты, а именно: отсутствует возможность отсрочки за контролем за исполнения, автоматическая обработка документов, автоматизация приема/ отказа поручений к контролю и исполнению;
Ведение номенклатуры дел ведется частично в автоматизированной системе «Ефрат-документооборот», частично в ручную. При этом документы текущего и двух предыдущих лет хранятся в структурных подразделениях компании в соответствии с номенклатурой дел, документы старше двух лет хранятся в службе документационного обеспечения управления.

ГЛАВА 3. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ЗАО «РАМОК ВС»
3.1. Внедрение автоматизированной системы управления документационного обеспечения в ЗАО «Рамок ВС»»
В качестве основного направления по совершенствованию системы электронного документооборота является внедрение автоматизированной системы управления документационного обеспечения в ЗАО «РАМЭКС». Ведь в основе рациональной и эффективной организации системы документооборота в настоящее время лежит использование средств и возможностей персональных компьютеров. Использование средств автоматизации документооборота кардинально меняет сущность работы в области делопроизводства и управления деятельностью страховой организации.
Для того чтобы автоматизировать ведение делопроизводства и управление документооборотом, в том числе управление нормативными документами, организовать архивное хранение документов, создать корпоративную систему электронного документооборота, необходимы соответствующие программные решения.
На сегодняшний момент российский рынок предлагает достаточно широкий выбор АСДОУ, которые могут отвечать требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации, но обладающие различными программными требованиями.
В ходе прохождения практике в компании ЗАО «РАМЭКС-ВС» автором данной работы совместно со специалистами отдела информационных технологий была разработана автоматизированная система управления документационным обеспечением на базе платформы OPEN TEXT, которая и будет предложена в качестве замены уже имеющейся в компании автоматизированной системы «Ефрат-документооборот».
В качестве основных подходов при разработке OPEN TEXT автор данной работы предложил использовать:
Максимально базовые функциональные возможности самой платформы Open Text;
Интеграционные возможности платформы Open Text;
Приоритет доработок, обеспечивающих наиболее важную и востребованную функциональность на рынке;
Возможность дальнейшего наращивания функциональных возможностей продукта.
OPEN TEXT — платформа для управления неструктурированной информацией, которая обеспечивает возможности управления метаданными и хранения документов, коллективной работы с документами, записями, создания и управления потоками работ, обмена сообщениями, работы в проектной команды, управления базой знаний, бизнес-процессами, отчетами и анализом контента.
Разработанная на практике автоматизированная программа на базе OPEN TEXT будет соответствовать российскому законодательству и стандартам по ведению документационного обеспечения управления, а именно:
Федеральному закону Российской Федерации от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Федеральному закону Российской Федерации от 27.07.2006 №152 –ФЗ «О персональных данных»;
Требованиям к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки информации, доступ к которой ограничен (Приказ  МИНИСТЕРСТВА СВЯЗИ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ № 221 от 2 сентября 2011 г);
DoD 5015.02, MoReq2.
Также данная программ будем иметь следующие преимущества перед автоматизированной программой «Ефрат-документооборот», которая используется в компании ЗАО «РАМЭКС-ВС»:
Поддержка платформы крупнейшим мировым вендором ECM.
Независимость от интегратора;
Масштабируемость. Рост и расширение системы вместе с компанией;
Гибкость. Система настраивается и адаптируется под компанию;
Нет ограничений по объему документов и количеству пользователей;
Интеграция с большинством современных систем через различные API интерфейсы, вэб-сервисы;
Поддержка SAP. Единственная поддерживаемая SAP AG интеграция с SAP ERP;
Сертификация. Система сертифицирована под ФСТЭК (4НДВ), в том числе на защиту персональных данных в соответствии с 152-ФЗ «О персональных данных» (уникальное предложение РАМЭК – поставка сертифицированного ПО).;
Далее представим, основные функциональные возможности разработанной автоматизированной системы на платформе Open Text по ведению электронного документооборота:
Управление документами – система и среда управления документами;
Управление записями – система - управления жизненным циклом официальных документов как бумажных, так и электронных согласно номенклатуры дел предприятия;
ОРД – подсистема управления организационно-распорядительной документацией;
Collaboration – совместная работа над проектами. Позволяет создать рабочую среду для совместной работы различных групп пользователей;
Управление уведомлениями через почтовые службы – среда управления содержанием уведомлений почтовых сообщений, регистрации сообщений и т.д.;
Case Management - мощная среда для управления случаями: ведение и согласования договоров, обработка обращений госорганов, граждан;
WorkFlow – система управления потоками работ и согласований, создания заданий и отслеживания их выполнения;
Массовый ввод – оперативный ввод оригиналов документов в систему различными путями и сценариями;
Search Server – поисковая система, предоставляющая развитый язык запросов, позволяющий искать документы и их электронные оригиналы.
На основе представленных функциональных возможностей далее представим, как эти возможности отразятся на исследуемой системе электронного документооборота в ЗАО «РАМЭКС-ВС» во второй главе. (см. Табл. 3.1.)
Таблица 3.1.
Основные функциональные возможности автоматизированной программы на платформе OPEN TEXT для ЗАО «РАМЭКС-ВС»
Основные действия в системе электронного документооборота в ЗАО «РАМЭКС-ВС» Характеристика Пользователи в системе возможность синхронизации с каталогами AD
возможность синхронизации с SAP
Возможность наследования ролей из SAP ERP
возможность объединения пользователей в группы. Один пользователь может входить в несколько групп
функциональные роли Case Management – привлечение различных пользователей для работы над проектами договоров в рамках предопределенной роли
возможность индивидуальной настройки прав доступа к объектам системы
управление через консоль управления Windows Резолюция и поручения Возможность создания «ближнего круга» у каждого пользователя
Возможность самостоятельного создания типовых резолюций
Иерархия связности поручений
Правило видимости сверху вниз
Указание ответственного исполнителя
Возможность прикрепления документа к поручению
Продолжение таблицы 3.1.
Контроль хода исполнения поручений Централизованное ведение контроля за поручениями, где будут прописаны 4 состояния поручений:
«Новое поручение». Поручение еще не просмотрено адресатом.
Поручение «В обработке». Поручение открыто адресатом (ответственным исполнителем), т.е. принято в обработку
Поручение «Обработано». Инициатор поручения поставил отметку о том, что его поручение выполнено.
Поручение «Завершено». Инициатор поручения поставил отметку о том, что его поручение выполнено.
При этом возможны различные настройки статусных схем. Организационно-распорядительная деятельность в компании Подготовка проектов документов ОРД: приказов, распоряжений, служебных записок
Согласование документов ОРД
Регистрация документов ОРД по подразделениям
Поручения по документам ОРД
Контроль исполнения документов ОРД Управление жизненным циклом договоров Подготовка проектов документов ОРД: приказов, распоряжений, служебных записок
Согласование документов ОРД
Регистрация документов ОРД по подразделениям
Поручения по документам ОРД
Контроль исполнения документов ОРД Архив, управление записями Ведение номенклатуры дел:
для каждого подразделения независимо
единая для всей организации
документы формируются в дела, дела разбиваются на тома
открытые и закрытые тома, правила закрытия и открытия томов
создание пользовательских тематических классификаторов
Экспертиза ценности:
удаление документы из системы по окончанию срока значимости
продление срока жизни документов
наложение запретов на удаления документов
Продолжение таблицы 3.1.
Уведомления Уведомления пользователей о наступлении событий в системе:
поступление документа в работу;
поступление поручения в работу (исполнителю);
изменение статуса поручения (инициатору);
комментарии к поручению (инициатору или исполнителю);
кастомизация по другим событиям.
Механизм:
более расширенный механизм срабатывания на различные события, чем предусмотрен платформой Open Text;
гибкие возможности настройки на события;
гибкие возможности настройки по содержанию сообщений и ссылкам на объекты;
интеграция с корпоративной почтой. Поиск по документам Возможность контекстного поиска по содержанию документа
Поддержка морфологии русского языка
Возможность поиска по мета-данным карточки документов
Ведения преднастроенных поисковых фильтров (например, «документы за последний месяц»).
Наличие других гибких механизмов поиска
Таким образом, можно предположить, что в результате полнофункционального использования системы электронного документооборота на базе платформы OPEN TEXT в ЗАО «РАМЭКС», произойдут следующие качественные изменения в текущей работе с документами:
повысится качество ведения электронного документооборота;
исключаются потери отдельных документов;
осуществится контроль исполнения документов на каждом уровне исполнения,
сократится время поиска документов и другой информации,
ведение и хранение номенклатуры дел будет централизованным.
3.2. Оценка эффективности реализации проекта
Оценка экономической эффективности проекта является ключевой при принятии решений о целесообразности инвестирования в него средств. По крайней мере, такое предположение кажется правильным с точки зрения, как здравого смысла, так и с точки зрения общих принципов экономики. Несмотря на это, оценка эффективности вложений в информационные технологии зачастую происходит либо на уровне интуиции, либо вообще не производится.
В данном параграфе автором данной работы произведен расчет экономической эффективности от внедрения автоматизированной системы управления при применении ее в системе электронного документооборота.
Вначале подсчитаем все расходы, которые будут связаны с внедрение системы. Введем некоторые предположения и обозначения, выполним простейшие подсчеты.
Стоимость одной лицензии ПО. В нашем случае, количество рабочих мест равняется 100, а стоимость одной лицензии программного обеспечения на платформе OPEN TEXT = 4000 руб. Таким образом, стоимость внедрения составит 4000*100 = 400 000 руб.
Стоимость дополнительной техники, необходимой для внедрения СЭД (компьютеры, принтеры, сканеры и т. д.). Данная стоимость зависит в основном от количества рабочих мест и является в большинстве случаев практически пропорциональной.
Такая пропорциональность соблюдается, если не требуется закупка дорогой специализированной техники. В нашем случаи на балансе компании ЗАО «РАМЭК-ВС» находятся как специализированная техника, которая включает в себя ряд промышленных устройств, оборудований специального назначения.
Для внедрения разработанной автоматизированной программы необходимо будем дооснастить каждое рабочее место, еще определенной техникой. Стоимость техники на одного сотрудника будет составлять = 15 000 руб. Данные указаны исходя из современных цен на технику (компьютеры, сканеры, принтеры и т.д.).
Коэффициент недооснащенности на практике может составлять от 10 до 40%. В нашем случае требуется дооснащение техникой на 15%. Стоимость дополнительного оборудования в этом случае составит:
Дооснащение составит: 0,15*15 000*100 = 225 000 руб.
Стоимость работ по внедрению системы. Данная стоимость как известно не пропорциональна размеру организации, но, находится в определенной зависимости от него. Поэтому стоимость внедрения в существенной степени зависит от того, как будет организовано внедрение, чьими силами оно будет проводиться, во сколько этапов. У ЗАО «РАМЭКС-ВС» есть собственный штат сотрудников, способных организовать внедрение системы.
Произведем расчет затрат, связанных с разработкой сделанных мероприятий и планируемый экономический результат (табл. 3.2).
Таблица 3.2
Расчет затрат и экономического результата при внедрении разработанных предложений
Наименование показателей затрат на разработку предложений Значение (руб.) Капитальные (единовременные) затраты Затраты на проведение программы автоматизации учета 400000 Затраты на проведение обучения 225000 Капитальные вложения в управление, связанные с внедрением совершенствования систему управления и контролем качества обслуживания 0 Итого капитальные затраты 625000 Годовые эксплуатационные затраты Эксплуатационные затраты
(Общие расходы с учетом прочих расходов (2% от суммы всех эксплуатационных расходов 187310 Итого текущие затраты Итого затраты (текущие + капитальные) 812 310 Экономический результат от реализации мероприятий Предположительные доходы от внедрения разработанных предложений
Расчитанный по формуле:
Эс=V*К
V - объем реализованных услуг компанией
К - коэффициент, учитывающий прирост производительности труда, после внедрения предложений (примем условно 15% = 0,15) 18000 000х 0,15 = 2 700 000 Итого доходы от реализации предложений за год 2 700 000
На основании полученных затрат и предположительного экономического результата, рассчитав экономическую эффективность проекта, возможно будет сделать заключение о целесообразности его внедрения.
Определим экономическую эффективность проекта по следующим факторам:) единовременные и текущие затраты, ЧДД (чистый дисконтный доход), индекс доходности, срок окупаемости, внутренняя норма доходности, социальная эффективность проекта.
1. Единовременные и текущие затраты на осуществление проекта составляют 812310 рублей , время осуществления проекта примем за один год, значение коэффициента дисконтирования (t, исходя из времени, и норме дисконта Е равном 12%, будет равным 0,892857.
2. Чистый дисконтированный доход (ЧДД), или интегральный экономический эффект, определяется как сумма текущих экономических эффектов за весь период, приведенная к начальному шагу (начальному году расчетного периода) или как превышение интегральных экономических результатов над интегральными затратами, для его определения используем модифицированную формулу:
, (1)
Где
– затраты на t-м шаге при условии, что в них не входят капиталовложения, руб.;
Квл – сумма дисконтированных капиталовложений, руб.:
, (2)
Где
– капиталовложения в расчетном году, руб.
Квл = 812310 х 0,892857 = 725276,70 рубля.
tн – начальный шаг (начальный год расчетного периода);
tк – конечный шаг (конечный год расчетного периода);
– коэффициент дисконтирования (коэффициент приведения разновременных затрат и экономических результатов к расчетному году) он равен 0,892857, округлим его до 0,89.
Рt – экономические результаты, достигаемые в расчетном году, руб. Экономический результат равен 2 700000 рублей (табл. 3.2).
Отсюда вычислим
ЧДД = (2 700 000 – 812 310)* 0,89 – 725276,70 = 954 767,40.
В результате наших расчетов ЧДД положителен, проект является экономически целесообразным и может рассматриваться вопрос о его принятии.
3. Теперь рассчитаем индекс доходности (ИД), который представляет собой отношение суммы приведенных доходов к величине капиталовложений и рассчитывается по следующей формуле:
, (3)
ИД = (1/725276,70) * (2 700 000 – 812310) * 0,89 = 2,3
Индекс доходности является 2,3. Капиталовложения в совершенствование системы управления персоналом в данном случае обеспечат ежегодную сумму приведенного дохода.
4. Внутренняя норма доходности (ВНД) представляет собой ту норму дисконта (Евн), при которой величина приведенных экономических эффектов равна капиталовложениям. Евн является решением уравнения:
(4)
ВНД = 812310/ (1+725276,70) * 1 = 1,12
Следовательно, реализация проекта вполне оправдана.
ВНД проекта равна 1,12 и сравнивается с требуемой инвестором нормой дохода на вкладываемый капитал. В нашем случае ВНД не предъявляется требований за счет того, что инвестором является сама компания ЗАо «РАМЭК-ВС», и кроме экономических факторов данный проект включает имиджевую и социальную составляющие. Величина приведенных экономических эффектов больше капиталовложений вне зависимости от того, какова ставка нормы дисконта. Следовательно, реализация проекта вполне оправдана.
5. Срок окупаемости (Ток) – минимальный временной интервал (от начала осуществления проекта), за пределами которого интегральный экономический эффект становится положительным и в дальнейшем остается неотрицательным. Срок окупаемости определяется исходя из условия:
Ток = min t, при котором (5)
Ток = (2700 000 – 812310) * 0,89 = 1680044,10 больше чем сумма дисконтированных капиталовложений, которая составляет 725276,70 руб.
Рентабельность инвестиций (Рн), учитывающая интересы участников или специфику проекта, определяемая как
(6)
Рн. = (2700 000 – 812310) * 0,89 / 725276,70 = 2,3
В нашем случае рентабельность инвестиций и индекс доходности равны.
Исходя из произведенных выше расчетов, проект можно признать рентабельным и рекомендовать к внедрению.
Низкозатратный характер организационных мероприятий делает их внедрение весьма привлекательным для организации. В то же время, как показали расчеты, экономический эффект от внедрения достаточно велик, но самое главное это социальный эффект. Люди, окруженные вниманием, чувствующие себя защищенными.
Социальная эффективность проекта будет выражаться в том, что все предложенные нами рекомендации помогут создать достойный имидж компании, комфортный психологический климат в коллективе, стабилизируют численность персонала, а значит, повысится производительность труда и произойдет увеличение доходности организации.
При оценке эффективности системы, позволяющей убедиться в быстром возврате инвестиций в автоматизированную систему, существуют не менее важные оценки по сравнению с количественными оценками. Данные оценки называются качественными оценками эффективности использования предлагаемой системы.
Качественные оценки эффективности можно рассматривать с четырех позиции:
1. Повышение прозрачности движения документов. Благодаря данной оценке каждый сотрудник имеет возможность видеть на экране компьютера все документы, задачи и поручения, с которыми они должны работать в данный момент, а вот руководящий состав имеют возможность видеть в режиме реального времени ход выполнения бизнес-процессов. К таким бизнес – процессам можно отнести: исполнение заказов клиентов, прием новых сотрудников на работу, текущее состояние исполнения договоров, взаимодействие между разными подразделениями компании и т.п. То есть, процесс работы с документами становится контролируемым в режиме реального времени.
2. Организация единого корпоративного информационного пространства. ЗАО «РАМЭК-ВС» в последнее время расширяет дилерскую сеть по России. Для этого необходимо всем удаленным офисам, филиалам, представительствам связываться с центральным офисом в Санкт-Петербурге. Благодарю внедрению разработанной автоматизированной системе все имеющиеся филиалы и представительства в ЗАО «РАМЭК-ВС» будут связаны информационно как с центральным офисом, так и между собой и степень их взаимодействия существенно повысится.
3. Объединение и обеспечение сохранности корпоративной информации. Вся корпоративная информация, созданная в ЗАО «РАМЭК-ВС» будет сохраняться не в головах сотрудников, а в корпоративной системе управления документами. Приведем пример. Сотрудников отработав большое количество времени в ЗАО «РАМЭКС-ВС» решиться уволиться либо перевестись, например, в другое подразделение или филиал при том его опыт знаний связанный не уйдет вместе с ним, а сохранится вместе с документами в системе электронного документооборота ЗАО «РАМЭКС-ВС», где вновь пришедший сотрудник сможет ими воспользоваться. Таким образом, объединение знаний сотрудников в общей корпоративной системе даст ЗАО «РАМЭКС-ВС» синергетический эффект и сможет привести к впечатляющим результатам.
4. Повышение управляемости компании в целом. Ускорение информационных потоков и уменьшение числа ошибок при принятии управленческих решений за счет использования актуальных и своевременных данных приводит к повышению управляемости компании в целом.
Выводы. На основании всего вышесказанного можно сделать выводы. В ходе анализа системы электронного документооборота во второй главе были выявлены основные проблемы, где на их основании автором данной работы была разработана и предложена автоматизированная программа на базе платформы OPEN TEXT в качестве замены уже имеющейся в компании автоматизированной системы «Ефрат-документооборот».
При создании модели электронного документооборота автором были предусмотрены все нюансы работы с документами при внедрении и последующей эксплуатации электронного документооборота.
От разработанной программы и при ее внедрении в деятельность ЗАО «РАМЭКС-ВС» руководство компании получат следующие результаты:
Сокращение операционных расходов.
Соответствие требованиям законодательства.
Повышение производительности труда сотрудников.
Сокращение административных расходов.
Масштабируемость решения.
Интеграция.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Проведенное исследование и анализ организации электронного документооборота в ЗАО «РАМЭКС-ВС», позволяют сделать ряд выводов и предложений:
В первой главе была изучена нормативно-правовая основа деятельности компании, ее вид деятельности, структура, в результате чего был сделан следующий вывод.
ЗАО «РАМЭКС-ВС» характерна смешанная форма организации делопроизводства, которая предполагает выполнение одних делопроизводственных операций в службе документационного обеспечения управления, так и в других Департаментах. Как правило, документационного обеспечения управления берет на себя получение и отправку документов, их регистрацию, организацию документооборота, контроль исполнения документов, в то время как создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение осуществляются в структурных подразделениях.
Во второй главе была проанализирована система электронного документооборота в ЗАО «РАМЭК-ВС». ЗАО «РАМЭК-ВС» очень крупная организация с большим массивом документов и соответственно большим объемом документооборота. Поэтому задачей управления является налаживание правильной и рациональной работы с документами.
В деятельности ЗАО «РАМЭК-ВС» организуются различные группы документов: организационно-правовая документация, распорядительная, информационно-справочная. Формой делопроизводства в ЗАО «РАМЭК-ВС» является смешанной. При данной форме делопроизводства одна и та же технологическая операция может осуществляться в службе документационного обеспечения и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов.
В целом делопроизводство ЗАО «РАМЭК-ВС» отвечает современным требованиям к организации работы с документами.
Ведение документооборота в ЗАО «РАМЭК-ВС» ведется с помощью автоматизированной системы по делопроизводству «Ефрат-документооборот», но данная система не отвечает заявленным требованиям:
При регистрации внутренних документов до сих используется журнальная форма;
В контроле по исполнению документов также есть недочеты, а именно: отсутствует возможность отсрочки за контролем за исполнения, автоматическая обработка документов, автоматизация приема/ отказа поручений к контролю и исполнению;
Ведение номенклатуры дел ведется частично в автоматизированной системе «Ефрат-документооборот», частично в ручную. При этом документы текущего и двух предыдущих лет хранятся в структурных подразделениях компании в соответствии с номенклатурой дел, документы старше двух лет хранятся в службе документационного обеспечения управления.
На основании выявленных проблем в третьей главе разработаны основные предложения по совершенствованию системы электронного документооборота, а именно предложена автоматизированная система электронного документооборота, разработанная на практике автором данной работы совместно со специалистами отдела информационных технологий автоматизированная программа на базе платформы OPEN TEXT.
OPEN TEXT — платформа для управления неструктурированной информацией, которая обеспечивает возможности управления метаданными и хранения документов, коллективной работы с документами, записями, создания и управления потоками работ, обмена сообщениями, работы в проектной команды, управления базой знаний, бизнес-процессами, отчетами и анализом контента.
Данная автоматизированная программа на платформе OPEN TEXT разработана, не только для компании ЗАО «РАМЭКС-ВС» но, а также будет подходить и для других компаний, где:
пользователей более 100человек;
большой объем регистрируемых и неструктурированных документов;
с территориально-распределенными подразделениями, участвующими в документообороте или необходимостью удаленного доступа к системе;
руководство стремится к увеличению производительности труда за счет повышения исполнительской дисциплины.
Благодаря разработке и внедрению данной программы в ЗАО «РАМЭКС-ВС» руководство компании, а также руководители аналогичных компаний, работающих в той же сфере деятельности, что и организация ЗАО «РАМЭК-ВС» получат следующие результаты от внедрения разработанной автоматизированной программы:
Сокращение операционных расходов. Внедрение решения позволит централизовать работу ряда служб, что тем самым позволит сократить затраты на персонал
Соответствие требованиям законодательства. Система сертифицирована под ФСТЭК и соответствует ФЗ «О персональных данных».
Повышение производительности труда сотрудников за счет уменьшения времени на поиск необходимых документов, оптимизации бизнес-процессов компании связанных с документооборотом.
Сокращение административных расходов. Архивация устаревших и редко используемых данных обеспечивают сокращение расходов на администрирование корпоративной информационной системы в целом, снижают время резервного копирования, ожидание простоя системы в случае необходимости восстановления базы данных, минимизируют затраты на приобретение дополнительного оборудования, а также в целом способствуют развитию информационного ландшафта компании. Вследствие этого – снижение затрат на IT
Масштабируемость решения. Возможность масштабировать решения без падения производительности системы.
Интеграция. За счет наличия открытых интерфейсов возможность интеграции практически с любыми другими корпоративными системами.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
Российская Федерация. Конституция(1993)Конституция Российской Федерации: Основной закон. - М.:Проспект,2010-32с.
Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 65-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об электронной подписи» // Собрание законодательства Российской Федерации от 11 апреля 2011 г. N 15 ст. 2038.
Федеральный закон РФ от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрании законодательства Российской Федерации от 31 июля 2006 г. № 31 (часть I) ст. 3448.
Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» // Собрание законодательства Российской Федерации от 11 апреля 2011 г. N 15 ст. 2036.
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004 г. № 43 ст. 4169.
Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» опубликован в Собрании законодательства Российской Федерации от 30 декабря 2002 г. № 52 (часть I) ст. 5140.
Федеральный закон от 17.07.1999 № 176-ФЗ (ред. от 28.06.2009) «О почтовой связи» // Собрание законодательства Российской Федерации от 19 июля 1999 г. № 29 ст. 3697
Постановление Правительства Российской Федерации от15.06.2009 №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» //Собрание законодательства Российской Федерации. 2009. №25. ст.3060.
Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота"// Собрание законодательства РФ. 2009. № 39. Ст. 4614.
Распоряжение Правительства Российской Федерации от 12.02.2011 №176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности»
Приказ «Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» зарегистрирован в Минюсте России 28 мая 2012 г. № 24339.
ГОСТ Р. 1.5-2002 Государственная система стандартизации РФ. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению
ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов: Срок введения 01.07.2003-М.:Изд-во стандартов, 2003
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
Положение об Управлении документационного обслуживания ЗАО «РАМЭК-ВС»
Статистические данные ЗАО «РАМЭКС-ВС»
Утвержденная организационная структура службы ДОУ ЗАО «РАМЭК-ВС»»
Андреева В. И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие / Валентина Ивановна Андреева. - 3-е изд., перераб. и доп. - М. : Кнорус, 2010. - 296 с.
Байкова И.Ю. Настольная книга делопроизводителя. 3-е изд. перераб. и доп., «Издательство «ЭКСМО», 2010. - 352с.
Барышников А.А. Делопроизводство - без проблем // Кадровое дело. 2011. - №6. – С.8.
Басаков М. И. Справочник секретаря по делопроизводству. Издательство «Март», 2006. - 315с.
Бушуева, Е. В. Внедрение системы электронного документооборота в высших учебных заведениях России / Е. В. Бушуева // Ректор вуза. – 2012. - № 3. – С. 38-44.
Быкова обеспечение управления (делопроизводство): Учеб. пос. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 304с.
Быкова Т.А. Основные правила организации документооборота//Справочник секретаря и офис-менеджера 2010. - № - 3. - С. 32.
Быкова Т.А., Вялова Л.В., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник. - 3-е изд., перераб. и доп. / Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 364с.
Быкова Т.А., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления негосударственных организаций: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2010. – 288 с.
Вялова М.Л. Номенклатура дел организации//Справочник секретаря и офис-менеджера 2010. № 2. - С. 37.Т.А., Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Документационное
Делопроизводство /Галахов В.В., Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н., Пшенко А.В. Проспект. 2012. – 408с.
Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб. пособие - 2-е изд. /Панасенко Ю.А. ИНФРА-М. 2010. -124с.
Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы: более 120 документов (В.В.Галахов, И.К.Корнеев, Г.Н.Ксандопуло и др.) под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. – 3-е изд., перераб., доп. – М.: Проспект, 2011. - 480 с.
Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие - 3-е изд.,табл - ("Библиотека высшей школы") /Сологуб О.П. Омега-Л. 2008. –207с.
Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов Издательство: Феникс, 2010.- 256с.
Карепина А.В. Искусство делового письма: Законы, хитрости, инструменты. – 3-е изд. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2011. - 248с.
Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: учеб. пособие : рекомендовано М-вом образования / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов ; Новосиб. гос. ун-т экономики и упр., Администрация Президента РФ, Сиб. акад. гос. службы. - 6-е изд., испр. и доп. . - М. : Инфра-М, 2010. - 367с.
Князева Т.Н. Системы электронного документооборота: анализ и выбор / Т.Н. Князева, "Гильдия Управляющих Документацией", 2010. – 190с.
Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник «Компьютера» 2004. - № 3. – С.10.
Кудряев В.А. Организация работы с документами -2 изд., перераб. и доп.-М.: ИНФРА-М, 2008. - 592с.
Кузнецов Д.Л. // Кадровик. Трудовое право для кадровика, 2010. - № 1. - C. 55-59
Кузнецов Д.Л. // Акционерное общество: Вопросы корпоративного управления, 2010. - № 7. - C. 4-9
Кузнецов С.Л. Правила делопроизводства для федеральных органов и не только. Электронные технологии // Журнал «Делопроизводство». – 2012. - №1. - С. 7.
Кузнецов С.Л. Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2001. №2. С. 27-32.
Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232с.
Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство (традиционные и автоматизированные технологии): учебник для вузов / Т.В. Кузнецова. - М.: Издательский дом МЭИ, 2011. - 344с.
Кузнецова Т.В. Организация делопроизводства требует профессиональных знаний//Делопроизводство 2010. - № 1. - С. 6.
Куняев Н.Н., Дёмушкин А.С., Фабричнов А.Г. Конфиденциальное делопроизводство и защищённый электронный документооборот: Учебник / под общ. ред. Н.Н.Куняева, - М.: Логос, 2011. - 452 с.
Ларин М.В. Документационное обеспечение управления проектами: Учебно-методическое пособие / ВНИИДАД. М., 2011. – 192 с.
Ларин М.В., Рысков О.И. Электронные документы в управлении: Научно-метод. пособие. 2-издание, дополненное. ВНИИДАД. М., 2008. - 208с.
Макарова, Н.В. Компьютерное делопроизводство / Н.В. Макарова, Г.С. Николайчук, Ю.Ф. Титова. – СПб: Питер, 2003. – 410 с.
Подолина, О. Жизненный цикл входящего документа в системе электронного документооборота / О. Подолина // Секретарское дело. – 2009. – № 3.
Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: Учебник. – 9-е изд., стереотип. – М.: Академия, 2010. - 178с.
Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. – 2-е изд., обнов. – Спб.: Питер, 2011. - 176с.
Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления: учеб. Для студентов образоват. учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. – 10-е изд., стер. – М.: Академия, 2012. – 224c.
Санкина Л.В. Контроль исполнения документов// Справочник секретаря и офис-менеджера 2011. - № 2. - С. 16.
Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства: учебник. – 6-е изд., стереотип. – М.: Академия, 2011. - 288с.
Тарасова, М. Электронный документооборот: за и против. «Советы бывалых» / М. Тарасова // Секретарское дело. – 2010. – № 2.
Титоренко Г.А., Информационные системы в экономике. 2010. - 463с.
Филенко, Е.Н. Проблемы использования электронной цифровой подписи / Е.Н. Филенко // Делопроизводство. – 2007. – № 4. С. 35–40.
Храмцовская Н.А. Ваш вопрос: Смена корпоративной системы электронного документооборота Секретарь-референт. - 2012. - № 6. - С.43-44.
Храмцовская Н.А. Работа с электронными документами в вопросах − ответах Секретарь-референт. - 2012. - № 7. - С.34-39.
Аналитический обзор российского рынка систем СЭД по итогам 2011 г. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.dssconsulting.ru/
Информатизация в регионах России [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.tadviser.ru/index.php/Статья:СЭД_(рынок_России)
Колесов, А. Не пора ли переходить к электронным документам // PC Week/RE. Документооборот/ECM [Электронный ресурс].- Режим доступа: http://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=126278.
Официальный сайт журнала Делопроизводство и документооборот на предприятии [Электронный ресурс].- Режим доступа: http:www.delo-press.ru/.
Официальный сайт журнала Делопроизводство и электронный документооборот [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http:www.termika.ru/.
Официальный сайт ЗАО «РАМЭКС-ВС» [Электронный ресурс].- Режим доступа: http://www.ramec.ru
Официальный сайт Правительства Российской Федерации (новости, выступления и стенограммы, документы, текущая информация) [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http:www.government.ru
Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархива) [Электронный ресурс]. - Режим доступа:http:www.archives.ru/.
Официальный сайт электронных офисных систем [Электронный ресурс]. - Режим доступа:http:www.eos.ru
Термика //[Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.termika.ru/dou/po/delo/
Электронный документооборот. Технологии и внедрение. [Электронный ресурс]. - Режим доступа:http://www.escom-bpm.com/products/applied_solution.php?ID=88


ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Организационная структура страховой компании ЗАО «РАМЭК-ВС»


ПРИЛОЖЕНИЕ 2
ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ
не подлежащих регистрации


Письма, присланные в копии для сведения
Телеграммы и письма с разрешениями командировок и отпусков
Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня
Сводки и информации, присланные для сведения
Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п.
Поздравительные письма и пригласительные билеты
Бухгалтерские документы (учет в бухгалтерии)

ПРИЛОЖЕНИЕ 3
СПРАВКА О НЕИСПОЛНЕННЫХ ДОКУМЕНТАХ

в _____________ 20__г.

Исполнение контролирует: _______________________
(Ф.И.О.)
м.п.

№. Дата поступления Краткое содержание Срок исполнения, исполнители Информация о ходе исполнения

"___"__________200__г. Подпись ________________









27


Отдел технического обеспечения

Архив

Канцелярия

Секретариат

Хозяйственный отдел

Служба документационного обеспечения

Административно-хозяйственный департамент