Эволюция инструкции по делопроизводству

Порядок передачи документов на хранение в архив
В Типовую инструкцию не вошли следующие структурные части, которые были в Типовой инструкции за 2000 г.:
раздел II «Документация федерального органа исполнительной власти»;
подраздел 6.6 «Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи»;
подраздел 6.9 «Работа с обращениями и запросами депутатов».
Количество приложений в инструкции 2005 года увеличилось с 15 до 26. В нее было включено 12 новых приложений (обозначены в перечне курсивом) и исключено 3 приложения, которые были в Типовой инструкции 2000 г.:
Приложение № 1. Образец оформления законопроекта
Приложение № 2. Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации
Приложение № 3. Образец оформления проекта постановления Правительства Российской Федерации
Приложение № 4. Образец оформления постановления федеральной службы
Приложение № 5. Образец оформления приказа министерства
Приложение № 6. Образец оформления приказа федерального агентства
Приложение № 7. Образец оформления распоряжения министерства
Приложение № 8. Образец оформления положения
Приложение № 9. Образец оформления полного протокола
Приложение № 10. Образец оформления краткого протокола
Приложение № 11. Образец оформления общего продольного бланка федерального агентства
Приложение № 12. Образец оформления общего углового бланка федерального агентства
Приложение № 13. Образец оформления углового бланка письма министерства
Приложение № 14. Образец оформления углового бланка письма федерального агентства
Приложение № 15. Образец оформления продольного бланка письма министерства
Приложение № 16. Образец оформления продольного бланка письма федерального агентства
Приложение № 17. Образец оформления бланка должностного лица министерства
Приложение № 18. Образец оформления бланка должностного лица федерального агентства
Приложение № 19. Форма справки о документообороте
Приложение № 20. Форма номенклатуры дел структурного подразделения федерального органа исполнительной власти
Приложение № 21. Форма номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти
Приложение № 22. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
Приложение № 23. Форма листа – заверителя дела
Приложение № 24. Форма внутренней описи документов дела
Приложение № 25. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения
Приложение № 26. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
В Типовую инструкцию не попали следующие приложения, которые были в Типовой инструкции 2000 г.:
Приложение № 4. Образец оформления письма
Приложение № 7. Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)
Приложение № 8. Форма справки о состоянии исполнения документов
Типовая инструкция 2005г. опирается на действующее законодательство в сфере работы с документами и не вводит каких-либо принципиально новых требований в области делопроизводства. Так, в ней есть ссылки на Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (с изменениями от 09.07.2002, 30.06.2003), Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (утверждено постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233), Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009, с изменениями от 11.12.1997, 06.11.1998, 11.02.1999, 30.09.2002).
Со времени принятия предыдущей Типовой инструкции 2000г. изменился статус стандарта, определяющего требования к оформлению организационно-распорядительной документации. Национальный стандарт ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» носит рекомендательный характер. Ссылка на него в Типовой инструкции делает обязательным его соблюдение для организаций, на которые распространяется действие Типовой инструкции.
В настоящее время Типовая инструкция делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от 8 ноября 2005 г. принятая Указом Министерством культуры РФ признана утратившей силу. На смену Типовой инструкции как уже сказано пришли Правила ведения делопроизводства.
В данных правилах также внесены изменения. Например, требования к оформлению реквизитов в Правилах не прописаны. Указано лишь, что согласование документов в федеральном органе исполнительной власти оформляется визой, а с другими организациями − грифом согласования, листом согласования, протоколом или письмом о согласовании.
Таким образом, на основании Правил, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации, федеральным органам исполнительной власти и вслед за ними подведомственным им учреждениям предстоит работа по внесению поправок в уже разработанные инструкции по делопроизводству в соответствии с требованиями Правил и, прежде всего, с учетом обязательного внедрения систем электронного делопроизводства.
На основании проведенного сравнительного анализа можно сделать вывод, о том, что между двумя Типовыми инструкциями имеются различия, которые непосредственно касаются таких разделов, как «Назначение», «Структура», «Приложение». У типовой инструкции за 2005г. был изменен статус стандарта, определяющего требования к оформлению организационно-распорядительной документации. Национальный стандарт ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации» имел рекомендательный характер.
В настоящее время Типовая инструкция делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от 8 ноября 2005 г. принятая Указом Министерством культуры РФ признана утратившей силу. На смену Типовой инструкции пришли Правила ведения делопроизводства принятые Постановление Правительства Российской Федерации от15.06.2009 №477.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
На основании всего вышеизложенного можно сделать выводы:
Среди всех организационных документов одним из главных закрепляющих правовой статус работников службы делопроизводства, являются Инструкция по делопроизводству, Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции.
Наиболее полным межотраслевым документом в сфере документационного обеспечения управления до настоящего времени является Государственная система документационного обеспечения управления, одобренная коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 года. На базе ГСДОУ была разработана Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации 1993 года.
Инструкция по делопроизводству (или документационному обеспечению управления) является основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации.
Инструкции составляются в каждом учреждении с учетом специфики его работы. Основой для их составления служат Типовые инструкции, а также действующие государственные нормативно-методические документы.
На основании проведенного сравнительного анализа во второй главе между двумя Типовыми инструкциями за 2000г. и 2005г. можно сказать смело, что данный инструкции имеют различия, которые непосредственно касаются таких разделов, как «Назначение», «Структура», «Приложение».
В настоящее время Типовая инструкция делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от 8 ноября 2005 г. принятая Указом Министерством культуры РФ признана утратившей силу. На смену Типовой инструкции пришли Правила ведения делопроизводства принятые Постановление Правительства Российской Федерации от15.06.2009 №477.
К величайшему сожалению, к настоящему времени в нашей стране еще не создана полноценная нормативно-методическая база, нет даже таких основополагающих нормативных актов, как основные положения ГСДОУ, государственный стандарт, на котором должна базироваться ГСДОУ в части оформления документов, ч. II Типового перечня, охватывающая научно-техническую и производственную деятельность, в этой связи большое значение должен сыграть закон «О документационном обеспечении управления».
Именно на основе этого закона, нормативно закрепляющего общие принципы и основные направления политики нашего государства в части ДОУ, возможно создание комплекса четких, логичных, общегосударственных нормативно-методических документов, учитывающих все изменения, произошедшие в стране за 10 лет.
Характерной чертой современности является создание законодательной основы сбора, обработки, использования, сохранения и передачи информации. Это свидетельствует о коренном изменении государственной политики в сфере формирования информационных ресурсов. Вместе с тем заметно меняется отношение в обществе к организации информационных ресурсов. Управленцы проявляют всевозрастающий интерес к проблемам законодательного регулирования и обеспечения их деятельности. Практические работники самых разнообразных управленческих систем приходят к осознанию того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, оказывают непосредственное и целенаправленное влияние на результативную работу во всех отраслях человеческой деятельности.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
Законодательная база
Постановление Правительства Российской Федерации от15.06.2009 №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» //Собрание законодательства Российской Федерации-2009-№25-ст.3060
Распоряжение Правительства Российской Федерации от 31 октября 2000 г. № 1547-р «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» //Собрание законодательства Российской Федерации-2000-№2505
Распоряжение Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 1547-р «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» //Собрание законодательства Российской Федерации-2000-№2505
Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30// Собрание законодательства Российской Федерации - 2005 - № 4 - ст. 305
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»
ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов: - М.:Изд-во стандартов, 2003.
ГОСТ Р. 1.5-2004 Государственная система стандартизации РФ. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению - М.: Издательство стандартов, 2005.
Литература
Демин Ю. «Делопроизводство. Подготовка служебных документов» Издательство: Феникс, 2010. - 256с.
Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. С учетом новой редакции Трудового кодекса РФ. – М.: «Омега–Л», 2007. – 116с.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. 6-е изд., испр. и доп. \М.В. Кирсанова, Ю.М.Аксенов. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008. - 363c.
Клоков И.В., Пташинский В.С. Эффективное делопроизводство. Издательство Питер.: 2008.- 224с.
Козлов В. П. Перспективы развития нормативной базы делопроизводства и архивного дела в РФ // Журнал Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2011. - №5.
Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления: В 3 кн. – Кн. 1. Управленческое документоведение. – УрАГС: Екатеринбург, 2002. – 176с.
Кузнецова Т.В. Документоведение и документационное обеспечение управления (Введение в специальность) /Т.В. Кузнецова/ Делопроизводство, 2002. - № 1.
Рогожин М.Ю. - Справочник по делопроизводству /Издательство: Юстицинформ, 2007. – 216с.
Санкина Л.В. Как составить должностную инструкцию секретаря-референта (рекомендации по составлению) // Секретарское дело. – 2007. – №4.
Смирнова Е. П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации: практическое пособие. Издательство «Омега-Л», 2007. - 152с.
Янкова В.Ф. Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2009.- № 8.
Интернет-ресурсы
Официальный сайт информационно-правовой системы Консультант [Электронный ресурс].-URL:http:www.consultant.ru/.Загл. с экрана. - Яз. Рус.
Официальный сайт журнала Делопроизводство и документооборот на предприятии [Электронный ресурс].-URL:http:www.delo-press.ru/.
Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. С учетом новой редакции Трудового кодекса РФ. – М.: «Омега–Л», 2007. – С.60.
Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления. - М. ИНФРА-М, 2003. – с.56с.
Янковская В.Ф. Инструкция по документационному обеспечению управления / В.Ф. Янковская// Секретарь-референт. – 2007. - №9. – с.5.
. ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - Введ. 01.07.2003. -М.: Издательство стандартов, 2003. – 20 с.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. - 6-е изд. – М.: ИНФРА-М, 2008. – С. 112-113.
Санкина Л.В. Как составить должностную инструкцию секретаря-референта (рекомендации по составлению) // Секретарское дело. – 2007. – №4. – С. 18.
Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству /Издательство: Юстицинформ, 2007. – С 116.
Янкова В.Ф. Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2009.- № 8.- С. 6-13.
Янковская В.Ф. Инструкция по документационному обеспечению управления / В.Ф. Янковская// Секретарь-референт. – 2007. - №9. – С. 7.
Смирнова Е. П. Делопроизводство для секретаря. Издательство «Омега-Л», 2007. – С. 102
Демин Ю. «Делопроизводство. Подготовка служебных документов» Издательство: Феникс, 2010. – С.56.
Демин Ю. «Делопроизводство. Подготовка служебных документов» Издательство: Феникс, – С.58.
Кузнецова Т.В. Документоведение и документационное обеспечение управления// Делопроизводство. 2002. - № 1. - С. 16.
Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. Екатеринбург, 2002. – С.52.
Клоков И.В. Эффективное делопроизводство. Издательство Питер.: 2008. - С.6.
Козлов В. П. Перспективы развития нормативной базы делопроизводства и архивного дела в РФ // Журнал Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2011. - №5. - С.3-4.
ГОСТ Р. 6.30-2003. – С.8.
Постановление Правительства Российской Федерации от15.06.2009 №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»//Собрание законодательства Российской Федерации-2009-№25-ст.3060. – С.1145-1146.
Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30. //Собрание законодательства Российской Федерации-2005-№31-ст.3233. – С.1274-1275
Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30. //Собрание законодательства Российской Федерации-2005-№31-ст.3233. – С.1274-1275
Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30. – С.1274-1275.
Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30. – С.1274-1275
Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 27 ноября 2000г. № 68. //Собрание законодательства Российской Федерации – 2000 - № 5. - ст.205. –С. -1152
ГОСТ 7.60 – 2003. С.6.









35