Методы совершенствования документирования управленческой деятельности.

Автоматизация рабочих мест и документооборота прошла в следующие этапы:-автоматизировались функции делопроизводства,-осуществлен переход к бездокументарному обмену информацией.Автоматизированным рабочим местом считается совокупность средств информационного обеспечения, ориентированных на выполнение управленческих задач.Целями создания автоматизированного рабочего места на предприятиях являются:- увеличение оперативности управленческого труда;- сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу документированной информации;- ужесточение контроля за сроками исполнения некоторых документов;- упорядочение и систематизация документооборота.В зависимости от используемых технических и программных средств автоматизированные рабочие места можно подразделить на следующие основные виды:- локальные, которые предоставляют возможность осуществлять обработку данных на отдельном рабочем месте;-сетевые – предоставляют возможность использования информации различными группами пользователей.Идея о применении электронного документа возникла с появлением графического интерфейса.В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» под электронным документом понимается любое электронное сообщение, которое подписано электронной цифровой подписью или аналогом собственноручной подписи.Цифровые электронные документы имеют преимущество перед бумажными документами, так как дают возможность создавать, использовать и распространять информацию в безопасном режиме, увеличивать производительность используемых приложений, полностью решить проблему, связанную с потерями документов.Электронные документы могут в одновременном режиме использоваться сотрудниками отдела или организации в целом, доступ к ним экономит время, по сравнению с документами на бумажных носителях.Ускорение доступа к электронным документам, значительная экономия средств при этом, обеспечивают конкурентные преимущества фирмы на рынке.Для защиты от несанкционированного доступа к электронному документу, имеется электронно-цифровая подпись, которая получается в результате криптографического преобразования информации при использовании закрытого ключа данной подписи, что позволяет опознавать владельца ключа подписи.Также методом совершенствования документирования управленческой деятельности, является внедрение системы электронного документооборота на предприятии для объединения всех рабочих программ в единую информационную среду.Система электронного документооборота позволяет оперативно взаимодействовать всем сотрудникам предприятии при осуществлении ими профессиональных функций и задач.К основным функциям системы электронного документооборота относятся:- планирование движения документов;- контроль за движением документов;- регулирование документооборота.Основные пользователи системы электронного документооборота являются крупные организации и иные структуры, деятельность которых связана с повышенным объемом обрабатываемых документов.Несмотря на все положительные черты, внедрение системы электронного документооборота не всегда приводит к ожидаемым результатам, так как подавляющий объем справочной информации до сих пор содержится в бумажном виде.Решением данной проблемы может явиться внедрение системы электронного архива, что позволяет эффективно хранить глобальные объемы документов.В заключение рассмотрения данного вопроса курсовой работы, необходимо сделать следующий вывод о том, что носителем информации выступает документ на различных основах. На сегодняшний день электронные системы являются самым эффективным способом оптимизации и рационализации документооборота организаций, а, следовательно, и документирования их управленческой деятельности. Но, в то же самое врем, применение системы электронного документооборота не приводит к желаемым результатам без применения унифицированных форм документов.ЗаключениеРазвитие электронно-вычислительной техники и внедрение автоматизированных систем делает актуальным вопрос об эффективности документационного обеспечения управления.Основными методами, которые направлены на совершенствование документооборота являются следующие:- совершенствование технологии документооборота,-сокращение его объема,-применение эффективных систем документирования на предприятиях.Задача сокращения объема документооборота имеет два аспекта – сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов.Существуют несколько эффективных способов оптимизации и рационализации документооборота – это применение различных электронных систем.В настоящей курсовой работе были проанализированы методы совершенствования документооборота.Задачами подготовки и написания данной курсовой работы выступили:- изучение истории становления документирования управленческой деятельности;- исследование методов совершенствования документирования в управленческой деятельности.В первой части работы было рассмотрено становление документирования в России, совершенствование содержания и оформления документа.Во второй части курсовой работы были исследованы методы совершенствования документирования управленческой деятельности современных предприятий.Список использованной литературыI.Нормативные правовые акты:Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»// СПС «Гарант».II.Научная и учебная литература:Басаков М.И. Делопроизводство: Конспект лекций. – Ростов н/Д., 2010. – 192 с.Бондырева О.И. Документирование управленческой деятельности: курс лекций/ О.И. Бондырева. – М.: Высшая школа, ИНФРА – М., 2009. -474 с.Делопроизводство: Учебник для вузов/ Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др. М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2011. - 380 с.Делопроизводство: Учебник для вузов/ под общ. ред. Проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР., 2009. – 520 с.Дёмин С.Н. Документационный менеджмент: учебное пособие для вузов/ С.Н. Дёмин – СПб.: Проспект, 2009. - 360 с.