Автоматизация учета отгрузки укомплектованных заказов компании «Нева – парфюм» с использованием информационной системы 1С: Предприятие 8.2.

Другим важным элементом является отказоустойчивый масштабируемый кластер серверов, обслуживающий большое количество одновременно работающих клиентов.
Работа в облаке предполагает также подключение к информационной базе по протоколу HTTP (HTTPS), благодаря чему клиенты могут работать через интернет из любой точки земного шара.
Завершающим элементом облачных технологий является инфраструктура сервиса, позволяющая развертывать приложения 1С:Предприятия в модели SaaS. Эта бизнес-модель подразумевает, что поставщик разрабатывает прикладное решение и самостоятельно управляет им, предоставляя потребителю доступ к прикладному решению через Интернет. Такой подход избавляет потребителя от всех затрат, связанных с установкой, обновлением и поддержкой оборудования и программного обеспечения. Потребитель оплачивает лишь пользование услугой [17].
Автоматизация процессов комплектования заказов с использованием информационной системы 1С: Предприятие 8.2
Характеристика основных бизнес процессов комплектования заказов, требующих информационной поддержки
Предложим вариант усовершенствования исследуемого бизнес-процесса, для чего разработаем вариант предлагаемого бизнес-процесса и построим функциональную модель типа «как будет».

Рис. 3.1. Контекстная диаграмма предлагаемого процесса учёта отгрузки
Показанная на рис.2.3 контекстная диаграмма предлагаемого процесса отличается от существующего только целью и наличием дополнительного механизма. В качестве механизма выступает выбранная в предыдущем параграфе платформа 1С: Предприятие 8.
Для получения более детальной картины вносимых усовершенствований сформируем диаграмму уровня А0, показанную на рисунке ниже.

Рис. 3.2. Диаграмма уровня А0 предлагаемого процесса учёта отгрузки
На рис. 2.4 видно, что из выходов уходит книга учёта. Продолжим анализ модели и декомпозируем функцию А3, а в ней А34.

Рис. 3.3. Диаграмма уровня А3 предлагаемого процесса учёта отгрузки
Основные отличия появляются на диаграмме уровня А34:

Рис. 3.4. Диаграмма уровня А34 предлагаемого процесса учёта отгрузки
На рис. 2.6 видно, что учёт в бумажном журнале исключается как отдельная функция, поскольку учёт в электронной базе данных осуществляется автоматически в регистре накопления при проведении накладной. Кроме того, оформление накладной осуществляется на модели в автоматизированном режиме: кладовщик вносит данные в систему, а она подставляет их в форму и формирует готовый заполненный документ для печати.
Настройка параметров информационной системы 1С: Предприятие 8.2 на поддержку для реализации перечисленных бизнес процессов
Настройка информационной системы на основе бизнес процессов
Язык программирования, встроенный в 1С:Предприятие 8 является своеобразным сплавом языка запросов и объектно-ориентированного алгоритмического языка, переведённого на русский язык. Рабочая среда – конфигуратор – имеет массу встроенных инструментов для разработки. Основные элементы, которые он позволяет строить – это справочники, документы, отчёты и регистры. Наиболее распространённый элемент любой конфигурации – справочник, который заменяет таблицу ресурсов определённого типа. Наиболее важный компонент – документ, который включает иерархию таблиц, содержащих реквизиты реального документа, форму для заполнения полей документа и совокупность отчётов, позволяющих вывести на печать этот документ.
Аналогом программы в классическом алгоритмическом языке программирования в 1С:Предприятие является конфигурация, которая представляет собой некоторый сплав настроек для базы данных, стандартных операций над данными (регистров) и небольших запросов, большая часть которых формируется автоматически.
В нашем случае конфигурация затрагивает небольшой фрагмент жизненного цикла и служит для упрощения формирования накладной и для автоматизации учёта.
Для решения поставленных задач необходимо сформировать справочники, документы, регистр накопления и отчёт, а также скомпоновать печатную форму для вывода формы накладной на печать. Рассмотрим решение данной задачи в привязке к жизненному циклу в следующем параграфе.
Информационное сопровождение жизненного цикла заказа
Итак, как было показано выше, жизненный цикл заказа начинается у менеджера отдела продаж и планирования, а заканчивается формированием накладной на отгружаемый со склада товар. В компании «Нева-Парфюм» принято, что заказы формируются так, чтобы на каждый из них формировалась 1 накладная. Таким образом, в конфигурации 1С:Предприятие мы рассмотрим вариант, когда заказ и накладная работают с одним массивом товаров. При таком подходе имеем следующие компоненты конфигурации.
Справочники:
товар;
транспорт;
место хранения.
Документы:
акт приёмки;
заказ накладная.
Регистр накопления – «товар на складе»
Отчёт – «на складе».
Примеры данных элементов конфигурации показаны на рис. 3.6 – 3.9.


Рис. 3.6. Справочник «Товар» в конфигурации 1С: Предприятие 8.2

Рис. 3.7. Документ «Заказ накладная» в конфигурации 1С: Предприятие 8.2

Рис. 3.8. Регистр накопления «Товар на складе» в конфигурации 1С: Предприятие 8.2

Рис. 3.9. Отчёт «На складе» в конфигурации 1С: Предприятие 8.2
Следует отметить, что документ «Акт приёмки» нужен для занесения в базу данных склада данных о товарах. Без этого их невозможно будет оттуда отгрузить.
Для информационного сопровождения жизненного цикла кроме элементов конфигурации, которые служат для сбора и хранения информации, рассмотрим разработку компонента графического представления результатов в виде документа – шаблон печати документа «Заказ накладная».
Шаблон настройки документа показан на рисунке:

Рис. 3.10. Шаблон для печати документа «Заказ накладная» в конфигурации 1С: Предприятие 8.2
Наконец, рассмотрим программный код, сформированный для проведения движений в регистре накопления и вывода на печать:
Процедура ОбработкаПроведения(Отказ, Режим)
//{{__КОНСТРУКТОР_ДВИЖЕНИЙ_РЕГИСТРОВ
// Данный фрагмент построен конструктором.
// При повторном использовании конструктора, внесенные вручную изменения будут утеряны!!!
Движения.ТоварНаСкладе.Записывать = Истина;
Для Каждого ТекСтрокаПеречень Из Перечень Цикл
// регистр ТоварНаСкладе Расход
Движение = Движения.ТоварНаСкладе.Добавить();
Движение.ВидДвижения = ВидДвиженияНакопления.Расход;
Движение.Период = Дата;
Движение.Товар = ТекСтрокаПеречень.Товар;
Движение.Место = ТекСтрокаПеречень.МестоХранения;
Движение.Количество = ТекСтрокаПеречень.Количество;
КонецЦикла;
//}}__КОНСТРУКТОР_ДВИЖЕНИЙ_РЕГИСТРОВ
КонецПроцедуры

Процедура Печать(ТабДок, Ссылка) Экспорт
//{{_КОНСТРУКТОР_ПЕЧАТИ(Печать)
Макет = Документы.ЗаказНакладная.ПолучитьМакет("Печать");
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
| ЗаказНакладная.Дата,
| ЗаказНакладная.Менеджер,
| ЗаказНакладная.МестоНазн,
| ЗаказНакладная.Номер,
| ЗаказНакладная.Транспорт,
| ЗаказНакладная.Перечень.(
| НомерСтроки,
| Товар,
| ЕдиницаИзмерения,
| ВидУпаковки,
| Количество,
| Цена,
| Сумма,
| МестоХранения
| )
|ИЗ
| Документ.ЗаказНакладная КАК ЗаказНакладная
|ГДЕ
| ЗаказНакладная.Ссылка В (&Ссылка)";
Запрос.Параметры.Вставить("Ссылка", Ссылка);
Выборка = Запрос.Выполнить().Выбрать();
ОбластьЗаголовок = Макет.ПолучитьОбласть("Заголовок");
Шапка = Макет.ПолучитьОбласть("Шапка");
ОбластьПереченьШапка = Макет.ПолучитьОбласть("ПереченьШапка");
ОбластьПеречень = Макет.ПолучитьОбласть("Перечень");
ТабДок.Очистить();
ВставлятьРазделительСтраниц = Ложь;
Пока Выборка.Следующий() Цикл
Если ВставлятьРазделительСтраниц Тогда
ТабДок.ВывестиГоризонтальныйРазделительСтраниц();
КонецЕсли;
ТабДок.Вывести(ОбластьЗаголовок);
Шапка.Параметры.Заполнить(Выборка);
ТабДок.Вывести(Шапка, Выборка.Уровень());
ТабДок.Вывести(ОбластьПереченьШапка);
ВыборкаПеречень = Выборка.Перечень.Выбрать();
Пока ВыборкаПеречень.Следующий() Цикл
ОбластьПеречень.Параметры.Заполнить(ВыборкаПеречень);
ТабДок.Вывести(ОбластьПеречень, ВыборкаПеречень.Уровень());
КонецЦикла;
ВставлятьРазделительСтраниц = Истина;
КонецЦикла;
//}}
КонецПроцедуры

Модель базы данных сформирована и описана в параграфе 3.1.2.
Перейдём к рассмотрению подходов к функционированию разработанной информационной системы.
База данных системы, поддерживающая процессы учета
Построив функциональную структуру, показывающую основные операции бизнес-процесса, появляется возможность определить основные элементы информационной структуры.
Традиционно для решения этой задачи в методологии SADT используется стандарт IDef1X и информационная модель, которая строится на его основе. Информационная модель по стандарту IDef1X представляет собой набор элементом типа «сущность», объединённых отношениями типа «связь».
Построим информационную модель для рассматриваемой системы:

Рис. 3.5. Информационная модель информационной системы
На представленной информационной модели видно, что формирование документа накладная на основании данных заказа позволяет проводить списание со склада, т.е. обновлять сведения об учёте. Таким образом, решается задача и упрощения документирования отгрузки и автоматизации складского учёта.
Представленная информационная модель является упрощением реальной физической модели данных, в которой описаны все используемые справочники. Тем не менее, она отражает основные информационные сущности, в роли которых выступают основные документы.
Процедуры работы с информационной системой
При появлении новых видов товаров, изменении состояния транспортной службы или изменении параметров складских помещений, соответствующие службы предприятия заполняют соответствующие справочники. Рассмотрим наиболее близкий к отгрузке справочник – справочник товаров, который формирует отдел планирования и продаж на основе заявок от потребителей и договоров с поставщиками.
Для формирования данного справочника экономист отдела открывает информационную систему на основе 1С:Предприятие и вносит в неё информацию из входного документа в форму, показанную на рисунке ниже:

Рис. 3.11. Форма ввода справочника «Товар» в информационной системе
Экономист отдела продаж и планирования выставляет в информационной системе заказ кладовщику, используя следующую форму:

Рис. 3.12. Форма ввода документа «Заказ накладная» в информационной системе
При этом изготавливается бумажный экземпляр, для чего экономисту достаточно нажать кнопку печать и получить документ, показанный на рисунке:

Рис. 3.13. Форма для печати документа «Заказ накладная» в информационной системе
Для удобства бумажный документ изготавливается в двух экземплярах. Первый экземпляр служит черновиком для кладовщика, в котором он делает отметки в ходе комплектования заказа, а второй после проверки скомплектованного заказа используется для оформления и отправки вместе с грузом.
Когда заказ сформирован, кладовщик звонит экономисту, которая ставит флажок в поле «Проведено», что символизирует о том, отгрузка завершена.
Для того, чтобы убедиться, что товар действительно снят с учёта, или чтобы выяснить состояние склада по определённой позиции, существует отчёт «На складе», который показывает движение товара по позициям (см. рис. 3.13).

Рис. 3.14. Отчёт о состоянии склада в информационной системе
Следует отметить, что в показанных на рисунках скриншотах использовалась пробная конфигурация данной информационной системы, поскольку доступ к реальной информации об отгрузках является коммерческой тайной компании.
Таким образом, с использованием разработанной конфигурации появляется возможность улучшить следующие аспекты деятельности компании:
снизить трудоёмкость поиска товаров на складе;
снизить трудоёмкость оформления сопроводительной документации для отгрузок;
повысить скорость работы склада;
уменьшить время на коммуникации отдела планирования и продаж и склада;
значительно повысить качество учёта и прослеживаемость товаров на складе.
Рассмотрим, насколько экономически оправданной является данная разработка.
Обоснование целесообразности разработки и внедрения ИС
Одной из основных целей является определение общей продолжительности ее проведения. При выполнении дипломной работы студент является участником относительно небольших по объему исследований с ограниченным числом исполнителей.
Список задач на разработку ИС представлен на следующем рисунке:

Рис. 4.1. Задачи на разработку ИС в MS Project
Наиболее удобной для представления последовательности работ является диаграмма Ганта, демонстрирующая продолжительность каждого вида работ в виде отрезков времени. Для построения календарного плана выбрано программное средство Microsoft Project.


Рис. 4.2. Календарный план в MS Project
В стоимость разработки ИС включаются: стоимость материалов, заработная плата исполнителей, отчисления на страховые взносы, амортизационные отчисления и прочие расходы.
Статья «Стоимость материалов» включает в себя затраты на сырье, основные и вспомогательные материалы, закупаемые полуфабрикаты и комплектующие. Для выполнения данной работы потребуется затраты:
дополнительная лицензия на рабочее место в программе 1С:Предприятие 8.2 – 21600 руб.;
расходные материалы (бумага, чернила для принтера) – 900 руб.;
Канцелярские товары в расчёте не учтены, поскольку в результате проекта объём их использования не изменится.
Итого общие затраты по данной статье составят:
Sмат = 22500 руб.
К статье «заработная плата» относится основная заработная плата экономистов, менеджеров, кладовщиков и менеджеров, непосредственно занятых выполнением конкретной работы, а также заработная плата работников внештатного состава, привлекаемых к ее выполнению. Расчет заработной платы проводится исходя из численности различных категорий исполнителей, трудоемкости отдельных видов выполняемых ими работ и их средней заработной платы за один рабочий день.
Для выполнения данного дипломного проекта были привлечены:
руководитель исследования;
консультант;
студент.
В таблице 4.1 приведен расчет заработной платы для участников.


Таб. 4.1. Расчет заработной платы
Оклад в месяц (руб.) Оклад в час (руб./час) Кол-во часов Заработная плата (руб.) Руководитель 20000 125 10 1250 Консультант 24000 150 30 4500 Студент 6400 40 300 12000 Итого - - 340 17750
Итого после проведения общего подсчета заработная плата всех исполнителей (Зп) составила 8750 руб.
Следующая статья – «Страховые выплаты» - включают в себя отчисления в социальные фонды. Законом установлены следующие тарифы:
в 2015 году – 30% (Пенсионный фонд (ПФ) 22%; Фонд социального страхования (ФСС) 2,9%; Федеральный фонд обязательного медицинского страхования (ФФОМС) 5,1%);
Страховые выплаты от стипендии студента не исчисляются и не выплачиваются.
Итого затраты по данной статье для нашего случая составят:
Сотч = 0,3* Зп = 0,3*5750 = 1725 руб.
В статью «Амортизационные отчисления» включают расходы на амортизацию оборудования (в данном случае на компьютер и оргтехнику).
, (4.1)
где Ао – амортизационные отчисления за период;
Соб – стоимость оборудования;
На – норма амортизации.
Затраты на использование компьютеров и оргтехники списываются по ускоренной амортизации. На = 0,2;
Т – время на разработку ИС, мес.
А0 = (40000 * 0,2) * 2/12 = 1333,33 (руб.)
В статью «Прочие расходы» включают прочие расходы на управление и хозяйственное обслуживание, которые в равной степени относятся ко всем операциям данной работы. Величина прочих расходов может быть определена в процентах от основной заработной платы. Допускается рассчитывать затраты по этой статье по следующей формуле:
Zпр = Зп * R, (4.2)
где Zпп – прочие расходы;
R – коэффициент учета прочих расходов (0,3).
При R = 0,3 Zпр= 5750*0,3 = 1725
На основании полученных данных по отдельным статьям затрат составляем таблицу 4.2, показывающую общую смету затрат для выполнения данного дипломного проекта.
Общая сумма затрат рассчитывается по формуле:
З = Зп + Sмат + Сотч + Ао + Zпр, (4.3)
где З – затраты на разработку ИС.
Таб. 4.2 Общая сумма затрат
Статья затрат Обозначение Сумма, руб. Заработная плата исполнителей 17750 Стоимость материалов Sмат 22500 Отчисления на соц. нужды 1725 Амортизационные отчисления 1 333,33 Прочие расходы 1725 ИТОГО 45033,33
На основании данной таблицы можно построить диаграмму затрат, представленную на рисунке 4.5.

Рис. 4.3. Диаграмма затрат планируемой себестоимости разработки ИС
На рисунке 4.6 представлен календарный план фактических работ по созданию ИС.

Рис. 4.4. Календарный план фактических работ по созданию ИС
На данном рисунке показан расчет трудозатрат для каждого участника команды разработчиков ИС.

Рис. 4.5. Расчет трудозатрат в MS Project
В таблице 4.3 приведен расчет заработной платы участников.
Таб. 4.3 Расчет заработной платы по факту
Оклад в месяц (руб.) Оклад в час (руб./час) Количество часов Заработная плата (руб.) Руководитель 20000 125 10,92 1365 Консультант 24000 150 32,2 4830 Студент 6400 40 338,77 13550,8 Итого - - 381,89 19745,8
Итого после проведения общего подсчета заработная плата всех исполнителей (Зп) составила 19745,8 руб.
Итого затраты по статье страховые выплаты составят:
Сотч = 0,3 * Зn = 0,3 * 6195 = 1858,5 руб.
Итого затраты по статье амортизационные отчисления составят:
А0 = (40000 * 0,2) * 2/12 = 1333,33 руб.
Итого по статье прочие расходы составят:
При R = 0,3 Zпр = 0,3 * 6195 = 1858,5 руб.
Таб. 4.4 Общая сумма затрат по факту
Статья затрат Обозначение Сумма, руб. Заработная плата исполнителей Зп 19745,8 Стоимость материалов Sмат 22500 Отчисления на соц. нужды Сотч 1858,5 Амортизационные отчисления А0 1 333,3 Прочие расходы 1858,5 ИТОГО З 47296,1 На основании данной таблицы построим диаграмму затрат:
Рис. 4.6 Диаграмма затрат фактической себестоимости разработки ИС

Рассчитаем затраты на выполнения этих задач без ИС в день:
, (4.4)
где – затраты на выполнение работ специалистом без ИС;
– время на выполнение очередной работы без ИС;
– количество данных операций в день;
– стоимость одного часа работы специалиста.




Таб. 4.5 Время на выполнение данных работ без и с ИС
Название работы Время на выполнение работ, мин. Операций в день, , шт. без ИС с ИС Закупка товара 120 120 0,1 Коммуникация склада и отдела 40 30 3 Анализ состояния склада 60 30 0,03 Оформление документации 160 130 2 Поиск товаров на складе 480 360 0,03
Стоимость одного часа специалиста составляет = 150 руб. По формуле (4.4) затраты на выполнение им своих функций в день до (З0) и после (З1) внедрения ИС:
З0 = (120/60*0,1 + 40/60*3 + 60/60*0,03 + 160/60*2 + 480/60*0,03) * 150 = 1170,5 руб.
З1 = (120/60*0,1 + 30/60*3 + 30/60*0,03 + 130/60*2 + 360/60*0,03) * 150 = 934,25 руб.
Экономия от внедрения ИС (Э) рассчитывается по формуле (4.5).
, (4.5)
где – число рабочих дней в году, 280 дней.
Подставим значения в данную (4.5) формулу и получим:
Э = (1170,5 – 934,25) * 280 = 66150 руб. в год.
Период окупаемости составляет:
, (4.6)
где – период окупаемости ИС;
– затраты на разработку ИС.
Итого получаем:
П = 47296,1 / 66150 = 0,71 года, что равно 12*0,71 = 8,5 мес.
Заключение
Объектом исследования в настоящем дипломном проекте была компания «Нева - Парфюм», которое является стабильно-устойчивой и динамично-развивающейся организацией и осуществляет вид деятельности – оптовая торговля.
Предметом выполненного исследования является процесс учета отгрузки укомплектованных заказов.
Целью дипломного проекта являлось усовершенствование процесса учета отгрузки укомплектованных заказов за счёт разработки и внедрения в организации соответствующей информационной системы.
Разработанная экономическая информационная система позволила:
снизить трудоёмкость поиска товаров на складе;
снизить трудоёмкость оформления сопроводительной документации для отгрузок;
повысить скорость работы склада;
уменьшить время на коммуникации отдела планирования и продаж и склада;
значительно повысить качество учёта и прослеживаемость товаров на складе.
По фактическим расчетам разработка информационной системы является экономически целесообразной, т.к. дает экономический эффект, а общие затраты на разработку и внедрение организации не превышают затраты на закупку и внедрение сторонних решений.


Библиографический список

Delphi 7 Studio // http://www.interface.ru/borland/delphi7.htm.
Microsoft Access // http://access-2013.ru/.
Балдин К.В. Информационные системы в экономике: Учебник. – М.: Дашков и Ко, 2007. – 310 с.
Безручко В.Т. Информационные системы и технологии в экономике: Учебник. – М.: Инфра–М, 2006. – 412 с
Бекаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access. – СПб.: БХВ – Петербург, 2009. – 720 с.
Благодатских В.А. Предметно-ориентированные экономические информационные системы. – М.: Финансы и статистика, 2011. – 422 с.
Вендров А.М. CASE-технологии. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. – М.: Финансы и статистика, 2005. – 544 с.
Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: Учебник. – М.: Финансы и статистика, 2005. – 524 с.
ГОСТ 19.701-90. Схемы алгоритмов, программ, данных и систем. Обозначения условные и правила выполнения. 1990 – 23 с.
Калянов Г.Н. CASE. Структурный системный анализ (автоматизация и применение). – М.: Лори, 2004. – 302 с.
Конфигурация 1С:Торговля и склад 7.7 // http://sky1c.ru/node/27.
Корнеев И.К. Информационные технологии. – М.: Проспект, 2007. – 244 с.
Кулешов Д. Информационные системы в торговле / Управление предприятием, №9 (32), 2013 // http://consulting.1c.ru/journal-article.jsp?id=445.
Маклаков С.В. BPWin и ERWin. CASE-средства разработки информационных систем. – М.: ДИАЛОГ-МИФИ, 2005. – 256 с.
Методология структурного анализа и проектирования // http://or-rsv.net/SADT/SADT.htm.
Нева-Парфюм. Санкт-Петербург. Официальный сайт // http://nevaparfum.ru/index.php
Обзор системы 1С:Предприятие 8. Официальный сайт 1С: Предприятие 8. // http://v8.1c.ru/overview/.
Федотова Д.Э., Семенов Ю.Д., Чижик К.Н. CASE-технологии: Практикум. – М.: Горячая линия – Телеком, 2005. – 160 с.
Черемных С.В., Семенов И.О., Ручкин В.С. Моделирование и анализ систем. IDEF – технологии: Практикум, 2005. – 192 с.
Шепелева А.Ю. Шпаргалка по логистике: Ответы на экзаменационные билеты. – М.: Аллель-2000, 2005. – 64 с.








9


Генеральный директор

Зам. генерального директора по основной деятельности

Зам. генерального директора по экономике – главный бухгалтер

Отдел снабжения

Склад

Диспетчерская служба

Общий отдел

Бухгалтерия

Специалист по кадрам

Специалист по маркетингу и связям с общественностью


Отдел продаж и планирования

Транспортный цех

Торговый представитель

Функциональный блок
(процесс)

Вход
(ресурсы процесса)

Выход
(результат преобразования входа)

Механизм
(исполнители, оборудование, инструмент и т.д.)

Управление
(правила, нормы, методы, опыт) и пр.