Регистрация документов и организация справочно-информационного обслуживания на примере Российского колледжа традиционной культуры

В разделе переписки первыми размещаются дела, которые содержат переписку с органами высшего уровня. 2. Объединить комплекс планово-отчетной документации. Например, после «Планы работы», разместить«Отчеты о проделанной работе».В заголовках дел, которые содержат планово-отчетную документацию, отдельно выделять период с указанием срока хранения документов. Например, Отчеты по кадровой работе: - годовые пост. - квартальные 3 года - месячные 3 года 3. Затем разместить протоколы собраний и документы к ним: – Планерка, протоколы– Совет по профессиональному обучению– Протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий4. В разделе переписка первыми разместить дела, которые содержат переписку с органами высшего уровня 5. Отдельным блоком включить такие документы по организации труда на предприятии: Коллективный договор и приложения к нему, Должностные инструкции, Договоры и трудовые соглашения, положения об отделах.6. Слово «копия» указывать после названия дела (например,«Договоры с учебными заведениями (копии)»).7. В заголовках дел, которые содержат документы по одному вопросу, использовать термин «документы», а после него в скобках указывать основные виды документов в деле (например,«Документы цикловых комиссий РКТК, (протоколы, решения, докладные записки) (а не материалы)).8. Составлять заголовки дел строго в соответствии с Правилами учета, использования и комплектования документов: название документа, наименование структурного подразделения, краткое содержание документов дела (например,«Списки сотрудников, на получение материальной помощи в Благотворительном фонде»). Т.е. заголовок дела должен начинаться с названия документа, затем основного вопроса документа, затем уточнение «кто, где, когда».Не все заголовки дел в номенклатуре конкретно отображают состав и содержание документов, которые предусматривается группировать в этих делах. Проект номенклатуры дел, раздел руководство и контроль, организация делопроизводства представлен в приложении 4.Автор предлагает в РКТК создать Экспертную комиссию (далее – ЭК) в составе не менее 5 человек – начальников структурных подразделений для согласования инструкции по делопроизводству и сводной номенклатуры дел. Состав ЭК утверждается приказом директора РКТК (приложение 2).Работа ЭК должна проводиться в соответствии с Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия. Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководителем учреждения. В необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с соответствующим учреждением Государственной архивной службы России. Перед ЭК РКТК необходимо поставить следующие задачи:1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно - технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.Необходимо разработать Положение о постоянно действующей ЭК РКТК, с указанием полномочий ЭК, задач и обязанностей членов комиссии.Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.Рекомендуется осуществлять экспертизу ценности на основании принципов историзма, системности и целостности комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей, документов.Для проведения комплексной обработки документов за истекший делопроизводный год следует назначить ответственного приказом директора или ввести данную обязанность в Должностную инструкцию одному из сотрудников РКТК.Во время проведения экспертизы ценности документов в РКТК следует осуществлять отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверять качество и полноту номенклатуры дел учреждения, правильность определения сроков хранения дел.Оформление дел, заведенных в службе делопроизводстваРКТК, возложить на сотрудников этой службы. (Оформление дел предусматривает нумерацию листов в деле, внутреннюю опись документов дела, итоговой записи дела, подшивку и оформление обложки дела.)По результатам экспертизы ценности документов в учржедении составлять описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.Номенклатура дел должна ежегодно пересматриваться, анализироваться и уточняться, в нее следует вносить соответствующие коррективы в случае изменений в структуре, функциях и характере работы учреждения.Следует отметить, что сводная номенклатура дел РКТК построена по структурному принципу, разделами номенклатурных дел являются названия структурных подразделений РКТК. После окончания делопроизводственного года номенклатуру дел ОУП (и всех структурных подразделений) следует закрывать итоговой записью, в которой указывается количество и категория фактически заведенных за год дел.Все исполненные документы после их оформления должны формироваться в дела в строгом соответствии с утвержденной номенклатурой. В целом номенклатура дел РКТК определяет конкретный комплект документов, необходимых и достаточных для документирования управленческой деятельности.Таким образом, данные рекомендации по совершенствованию системы управления нормативно-методического обеспечения службы делопроизводства РКТК направлены на обеспечение широкого доступа к документной информации, правильное формирование дел, обеспечение сохранности документов и информации, усовершенствование управленческими информационными ресурсами.Улучшение системы документооборота является способом реализации действующего законодательства в области делопроизводственного обеспечения.Устранение недостатков следует осуществлять поэтапно:- проводить разработку документов направленных на совершенствование управленческих функций;- обновлять, дорабатывать существующую документальную базу с учетом изменений и дополнений в законодательстве России;- внедрять на предприятии комплекс организационных, научно-методических и технологических мер направленных на работу отдела и каждого его сотрудника; - обеспечивать совершенную взаимосвязанную работу информационных технологий в работе с документами на предприятии;- использовать компьютерные технологии в создании, формировании и хранении документов.ЗаключениеНа основании проведенного анализа нормативно-методического обеспечения службы делопроизводства, можно сделать вывод, что документирование деятельности РКТК заключается в записи по установленным формам необходимой для управления информации, т.е. создании документов. Основанием для создания документов является необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передачи, сохранения и использования информации на протяжении определенного времени.Необходимость создания Инструкции обусловлено тем, что в некоторых случаях невозможно или сложно осуществить бездокументный обмен информацией, тогда создаются документы, чтобы дать разъяснения, указания, провести инструктаж.Предложенные названия глав, разделов и пунктов Индивидуальной инструкции – примерные. Примеры, приводимые в инструкции (названия должностей, структурных подразделений, сокращения), должны соответствовать действующим на данный момент организационно-распорядительным документам в РКТК.Взятые за основу Методические рекомендации и ГОСТы не могут в полной мере отобразить текущее делопроизводство конкретной организации.Основной задачей разработки Инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел и внедрению работы по экспертизе ценности документов является установление единого порядка документирования и работы с документами в РКТК и его структурных подразделениях на основе использования современной техники, автоматизированной технологии работы с документами, обеспечение максимального сокращения количества документов.Соответствие организации труда новым нормативным актам в управлении РКТК расширит круг деловых партнеров, в том числе: учебных заведений, органов государственной власти (Федерального архива области/города), филиалов и представительств предприятия. В течение всего года работникам службы делопроизводства следует постоянно обрабатывать и обобщать информацию по ходу выполнения мероприятий, которую начальник службы должен доводить до сведения руководства РКТК. За данный отчетный год следует провести работу по пересмотру должностных инструкций, положений структурных подразделений со внесением корректировок, изменений и дополнений.В случае изменения нормативных документов (Номенклатуры дел) или предписаний контролирующих органов о введении в работу других нормативных документов (Инструкции по делопроизводству), службе делопроизводства следует необходимо предоставлять в отдел кадров РКТК информацию о появлении потребности в обучении персонала.Не смотря на вложенные средства учреждения в обучение или выплату премий сотрудникам, задействованным в усовершенствование нормативной документации РКТК, следует отметить всего три экономически выгодные стороны, которые превысят расходы и увеличат прибыль в следующем году:Оптимизация согласованных действий сотрудников, основанных на нормативно-методической документации, приведут к целесообразности процессов управления персоналом, позволит избежать повторных действий в различных структурных подразделениях. Установленное централизованно программное обеспечение по ведению делопроизводства позволит более рационально использовать технические средства, ПК и предотвратить их простой.Формирование дел и их оформление в строгом соответствии с утвержденной номенклатурой позволит достигнуть повышения оперативного поиска документов, обеспечения сохранности документов.Построенные на фактических документах предположения эффективности позволили сделать вывод, что обеспечение своевременного планирования мер и надлежащая подготовка документов; заключение соглашений о сотрудничестве с организациями и учреждениями; ежегодное согласование новых редакций организационно-руководящих документов; обработка и анализ данных за прошлые годы позволит обеспечить экономический рост предприятия и улучшить социальное положение его работников.Список источников и литературы1.Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».2. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждённые Приказом Росархива от 23.12.2009 г. № 76. Раздел «I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ».3. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».4. Балибардина, Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления / Г.И. Балибардина – Волгоград, 2002. – С.63.5. Красавин А.С. Проблемы ДОУ по кадрам / А.С. Красавин // Делопроизводство. 2006. № 2. – С. 16.6. Охотников А.В. Документоведение и делопроизводство / А.В. Охотников, Е.А. Булавина Е.А. - Москва - Ростов-на-Дону, Издательский центр Март, 2005. - С. 227.7. Гаева И.И. Делопроизводство: курс лекций / И.В. Гаева, А.А. Тепляков – Мн.: Акад. управления, 2005. - С. 33.8. Кудряев В.А. Организация работы с документами / В.А. Кудряев. - М.: ИНФРА-М, 2003.- С.102.9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления) / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. – С. 120.10. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение / В.И. Андреева. – М.: КНОРУС, 2010. – С. 101.11. Федеральный закон РФ от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета 2006, №165.12. Федеральный закон от 10.01.2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Российская газета 2002, №6. 13. Распоряжение Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности».14. Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ».15. Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации».16. Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», принят Государственной Думой 21 апреля 2006 года.17. ГОСТ Р. 6.38-1990 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов. М.: Изд-во стандартов, 1990.18. ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов: [Текст] Срок введения 01.07.2003 - М.: Изд-во стандартов, 2003.19. Типовая инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 08.11.2005 г. № 536.20. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления / М.В. Кирсанова, Ю.М.Аксенов. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008 - С.205.21. Федеральный закон от 01.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» // Парламентская газета, 2004 № 201.22. Федеральный закон от 06.10.2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ»// Собрание законодательства РФ от 6 октября 2003 г. N 40 ст. 3822.23. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство / М.В. Стенюков. - М.: ПРИОР, 2006. - С.64.24. Панфилова Т.А. Документоведение и делопроизводство / Т.А. Панфилова, Т.Н. Кондратьева. – Тюмень: Издательство ТюмГУ, 2005. - С. 114.25. Басаков М.И. Справочник секретаря по делопроизводству / М.И. Басаков. - Ростов-на-Дону: Издательство «Март», 2006 - с. 2526. Рогожин М.Ю. Делопроизводство / М.Ю. Рогожин. – М.: Индекс Медиа, 2007 - с.927. Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. Учебное пособие. Изд. 6-е, перераб. и дополн – М.: Изд-во Эксмо, 2008. – 560 с. – С. 9.28. ГОСТ 7.83-2001 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения»29. Соколова О.В. Настольная книга офис-менеджера. – СПб.: Питер, 2006. – 160 с.: ил. – (Серия «Современный офис-менеджмент»). – С. 134.30. Делопроизводство в системе государственного управления: Учебно-практическое пособие. - М.: РАГС, 2005. – С. 53.31. Публичный отчет директора СПГБОУ «РКТК» за 2014-2015 учебный год. Электронный ресурс32. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому дел. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»Приложение 1Структура организации управления колледжемПриложение 2Санкт-петербургское государственное бюджетное образовательное учреждение «Российский колледж традиционной культуры» В.Д. ГатальскогоПРИКАЗ12.03.1999 № 13С целью соблюдения законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства, в связи с проведением научно-ехнической обработки документов Колледжа,ПРИКАЗЫВАЮ: Создать экспертную комиссию в составе:Председатель комиссии: заместитель директора по учебной части –ВидутоС.М.Секретарь комиссии: референт директора – Кравильникова В.И. Члены комиссии:руководитель ПДО– Павленко А.А.гл. бухгалтер – Ступакова Г.А.нач. отдела кадров – Углева Т.М.Создать положение об экспертной комиссии Колледжа и согласовать его с органом управления в сфере архивного дела.Директор Солодов В.В.Приложение 3УТВЕРЖДЕНО приказом РКТК____________ 20___ № ______ ИНСТРУКЦИЯпо делопроизводству в Санкт-петербургском государственном бюджетном образовательном учреждении «Российский колледж традиционной культуры» В.Д. ГатальскогоI. Общие положения 1. Данная Инструкция устанавливает общие положения относительно функционирования структурных подразделений по делопроизводству в Российском колледже традиционной культуры (дальше – Колледж, РКТК), требования к документированию управленческой информации и организации работы с документами в РКТК независимо от способа фиксации и воссоздания информации, которая содержится в документах, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль, за выполнением.2. Порядок организации электронного документооборота с применением электронной цифровой подписи, работы, с электронными документами в делопроизводстве учреждения, осуществления делопроизводства, относительно документов, которые содержат информацию с ограниченным доступом, осуществление делопроизводства по обращениям граждан, запросам об информации определяются отдельными нормативно правовыми актами.3. Колледж организует делопроизводство на основании собственной инструкций по делопроизводству (дальше - инструкция), разработанной на основании Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждённые Приказом Росархива от 23.12.2009 г. № 76.4. Ответственность за организацию делопроизводства в РКТК несет директор.За содержание, качество подготовки и оформления на должном уровне других документов, а также организацию делопроизводства и хранение документов, в структурных подразделениях учреждения отвечают их руководители.5.Организация делопроизводства в РКТК возлагается на секретаря (далее – служба - делопроизводства).6. Основным заданием службы делопроизводства является установление в Колледже единого порядка документирования управленческой информации и работы с документами с использованием современных автоматизированных систем, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Колледжа. Служба делопроизводства в соответствии с возложенными на нее заданиями:разрабатывает инструкцию РКТК по делопроизводству и номенклатуру дел РКТК; осуществляет регистрацию и ведет учет документов; организует документооборот, формирование дел, их хранения, и подготовку, к передаче на архивное хранение (дальше - архив РКТК); обеспечивает внедрение и контролирует соблюдение структурными подразделениями РКТК требований инструкций, регламентов и национальных стандартов; принимает меры к уменьшению объема служебной переписки в РКТК;проводит регулярно проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях РКТК; принимает участие во внедрении и использовании информационно телекоммуникационной системы делопроизводства в РКТК; обеспечивает соблюдение единственных требований относительно подготовки документов и организации работы с ними в условиях электронного документооборота; проводит анализ информации о документообороте, необходимой для принятия управленческих решений; организуетсохранение документационного фонда учреждения и пользования им; инициирующий и принимающий участие в организации повышения квалификации работников РКТК по вопросам делопроизводства. Контроль за своевременным рассмотрением и прохождением документов в учреждении осуществляет секретарь РКТК.7. На службу делопроизводства РКТКвозлагается подготовка инструкции по делопроизводству, положений, номенклатур дел и согласованиеэтих документов, с Государственным архивом города. 8. Организация делопроизводства в структурных подразделениях РКТКвозлагается на начальников структурных подразделений.III. Организация документооборота и выполнение документов Требования относительно рационализации документооборота 140. Документооборот учреждения - это прохождение документов в учреждении с момента их создания или получения до завершения выполнения или отправления. Документы независимо от способа фиксации и воссоздания информации проходят и прорабатываются в учреждении на единственных организационных и правовых принципах организации документооборота.141. Эффективная организация документооборота предусматривает: прохождение документов в учреждении кратчайшим путем; сокращение количества инстанций, к которым должны поступать документы (например, во время согласования); одноразовость операций из проработки документов, избежания дублирования, во время работы с ними; централизацию, сосредоточение осуществления однотипных операций, с документами в одном месте; рациональное расположение в учреждении структурных подразделений и рабочих мест.142. Порядок документооборота регламентируется инструкцией учреждения, регламентами работы учреждения, положениями, о структурных подразделениях, должностными инструкциями. 143. Особенности организации электронного документооборота определяются инструкцией учреждения с учетом требований нормативно правовых актов в этой сфере, которые имеют высшую юридическую силу, а также характеристик технических и программных средств, которые функционируют в учреждении.В случае внедрения в учреждении системы автоматизации делопроизводства или системы электронного документооборота служба делопроизводства вместе со структурным подразделением, которое отвечает за автоматизацию, разрабатывает регламенты работы с документами в электронной форме. 144. Организация документооборота в случае применения средств автоматизации делопроизводства должна обеспечить совместимость традиционного и автоматизированного способа проработки документов с возможностями средств автоматизации делопроизводства.Учет объема документооборота 145. Объем документооборота учреждения - это суммарное количество полученных (входных) и созданных в учреждении (внутренних, выходных) документов за определенный период (квартал, год). 146. Подсчет количества документов осуществляется за регистрационными формами в местах их регистрации. За единицу учета берется документ. Размноженные экземпляры, проработанные службой делопроизводства, подсчитываются отдельно на основе принятой в учреждении системы учета документов.Учет документов может осуществляться как в учреждении в целом, так и в каждом структурном подразделении, по группам документов. Отдельно подсчитываются обращения граждан. Результаты учета документов обобщаются службой делопроизводства и подаются руководству учреждения для употребления мероприятий для усовершенствования работы с документами. 147. Итоговые данные учета объема документооборота подаются в табличной форме.Приложение 4Санкт-петербургское государственное бюджетное образовательное учреждение «Российский колледж традиционной культуры» В.Д. ГатальскогоУТВЕРЖДАЮДиректор СПб ГБОУ «Российский колледж традиционной культуры»_______________________________20____ Номенклатура дел________№______на __________ годИндексделаЗаголовок дела(тома,части)Кол-водел(томов, частей)Срокхранениядела(тома, части)и номер статьи по перечнюПримечание1234501-01Постановления, распоряженияПравительства РФ. ПриказыМинистерстваобразования РФ (копии)До минованиянадобностист. 3б, 5б01-02Регистрационныедокументи РКТК (уоівеньаккредитации, лицензии, Устав)Постоянност. 4801-03Програми, концепція розвитку технікумуПостоянност. 14901-04Годовой план роботи РКТК5 летст. 157а01-05ГодовойотчетРКТКПостоянност. 296 б01-06Документы по основнымнаправлениямдеятельности РКТК (справки, информационныеданные):- которые подаються в городскиеорганыисполнительнойвластиПостоянност. 44 а01-07 - которые подаються структурними подразделениями РКТК директору5 летст. 44 б01-08Документы по анализу и контролю, организации и содержанию ученого процесса и учебно-методическойбазы РКТК (акты, справки по проверкам, аналитическиематериалы, статистическиеданные)5 летст. 8101-09Документы о состоянииэксплутации зданий, строений, конструкцій РКТК (акты, сметы)3 годаст. 104801-10Документы по вопросам матеріально-техническойбазы РКТК (планы, сметы, переписка, проекты)5 летст. 946, 98801-11Документы по проверкам РКТК контролирующими органами (акты, протоколы, предписания)3 годаст. 117901-13Актыприема-передачи при смене:РуководителяПостоянност. 45а01-14- материальноответственныхработников3 годаст. 45б01-15Государственные, региональные, городскиерограммы по образованию (копии)До минованиянадобностист. 54001-16Годовойстатитстическийотчет о составе и численностистудентовПостоянност. 302б01-17Годовой отче о численностиработающих и военнообязанныхстуденто5 летст. 66701-18КоллективныйдоговорПостоянност. 395 а01-19Номенклатура делРКТК5 летст. 112 а01.02 Приемная директора01.02-01Приказы директора по заочному отделениюПостоянност. 16а01.02-02Приказы директора по дневномуотделениюПостоянност. 16а01.02-03Приказы директора по учебному центруПостоянност. 16а01.02-04Переписка с Министерствомобразования РФ, с органами исполнительнойвластигорода, с Управлениемобразованиягорода3 годаст. 2501.02-05Переписка с организациями, предприятиями, учержедениямигорода3 годаст. 2501.02-06Обращенияграждан (заявления, предложения, жалобы)5 летст. 28б01.02-07Докладные записки работников РКТК директору5 летст. 45б01.02-08Заявки на получениеинформционно-вычислительнойтехники, на ремонт оборудования3 годаст. 1043б01.02-09Журнал регистрации приказов директора по заочному отделениюПостоянност. 100а01.02-10Журнал регистрации приказов директора по дневному отделениюПостоянност. 100а01.02-11Журнал регистрации приказов директора по учебному центруПостоянност. 100а01.02-12Журнал регистрации входящей корреспонденции3 годаст. 100б01.02-13Журнал регистрации исходящей корреспонденции3 годаСт. 100б01.02-15Журнал регистрации обращений граждан5 летст. 9501.02-16Журнал регистрации телефонограмм1 годст. 102