изучение организации подготовки дел к архивному хранению и анализ выявления проблем

ЗАКЛЮЧЕНИЕВ качестве выводов по про проделанной работе можно сделать следующееПри формировании архива организации, управлении даным подразделением и своеременном пополнении необходимо руководствоваться законодательными актами Российской Федерации, нормативными докуменмами, методическими документами, а также и локальными актами той организации, в которой осущестляется трудовая деятельность.В исследовании была проанализирована организацияМУ «Управления образования» МОГО «Ухта».Анализ учета и архивного хранения документов МУ «Управления образования» МОГО «Ухта» был проведен в данной работе при помощи локальных документов, таких как устав, положения, приказы и т.п., в которых указывается весь процесс экспертизы ценност6и докмуентов, а также процесс их отбора и хранения.Учет и архивное хранение документов в организации ведется, как правило, в традиционной форме, что имеем свои свои преимущества. Но на данный момент более популярным и безопасным считется использование электронного архива. МУ «Управления образования» МОГО «Ухта» частично ведется в элекронной форме, но на старых носителях, и не подвергается четкому учету.Недостатком является отсутствие локального докумнта «Положение о постоянно действующей экспертной комиссии»МУ «Управления образования» МОГО «Ухта». Рекомендуется его введение.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИTЕРАTУРЫ 1. Нормативные актыКонституция Российской Федерации. Ростов н/Д, 2004Гражданский кодекс Российской Федерации от 30 ноября 1994 г. № 51-ФЗ (Часть I). М., 2006Гражданский кодекс Российской Федерации от 26 января 1996 г. № 14-ФЗ (Часть II). М, 2006Гражданский кодекс Российской Федерации от 26 ноября 2001 г. № 146-ФЗ (Часть III). М, 2006Гражданский кодекс Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. № 230-ФЗ (Часть IV) // Парламентская газета от 21 декабря 2006 г. № 214-215Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (с изм. от 30.06.2006 г.). М, 2007Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации». М, 2004Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» // Парламентская газета от 7 июня 2005 г. № 100 Федеральный закон от 11 декабря 2002 г. № 165-ФЗ «О языках народов Российской Федерации» // Российская газета от 14 декабря 2002 г. № 235 Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета от 29 июля 2006 г. № 165 Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» // Собрание законодательства Российской Федерации от 31 июля 2010 г. (Часть I), Ст. 3451Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59- ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» // Справочная правовая система «Консультант Плюс». [Электронный ресурс]. - режим доступа: http: // www.consultant.ru.-Заглавие с экрана. (дата обращения 02.03.2016)Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (с изменениями и дополнениями) [Электронный ресурс] Режим доступа:// http://base.garant.ru/12184522/ (дата обращения 02.03.2016)Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004 г. № 43, Ст. 4169 Федеральный закон от 9 мая 2005 г. № 45-ФЗ «О техническом регулировании» // Собрание законодательства Российской Федерации. 2005. № 52. Ст. 5140Постановление Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти».Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 6 октября 2000 г., Росархив. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 01.01.1998 г. (утв. постановлением Госстандарта России от 27 февраля г., 1998 № 28)/ [ВНИИДАД]. – М., 1998 ГОСТ Р 51511-2001. Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования. М., 2003 ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов / [ВНИИДАД]. М., 2003 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования. Федеральный закон «О муниципальной службе в Российской Федерации» [Электронный ресурс] Режим доступа://http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=89725;fld=134;dst=4294967295;from=66530-0)Федеральный (дата обращения 02.03.2016)Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 8 ноября 2005 г. N 536 г. Москва [Электронный ресурс] Режим доступа:// http://www.rg.ru/2006/02/07/deloproizvodstvo-instrukcia-dok.html (дата обращения 02.03.2016)Федеральный закон 131 "Об общих принципах местного самоуправления В РФ" [Электронный ресурс] Режим доступа:// http://www.consultant.ru/popular/selfgovernment/ (дата обращения 02.03.2016)25-ФЗ "О муниципальной службе в РФ" от 02.03.2007 " [Электронный ресурс] Режим доступа:// http://base.garant.ru/12152272/ (дата обращения 02.03.2016) 2. Литература и периодические издания26. Афансаьев С.И. О требованиях к системам упралвением электронными документами в контроле их качества электронный аналог журнала «Делопроизводство» №1, 2015 [Электронный ресурс] Режим доступа:// http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?365 (дата обрашения 02.03.2016)28. Борискин В.В., Поликарпова Н.М. «Делопроизводство»,2014, 300 с.28. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство. М: ВШ, 2006, С. 58-60.Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления), М., 2015. С. 1329. Ларин М.В. и Дмитрива А.П. «Мониторинг объемов документооборота в федеральных органах исполнительной власти» [Электронный ресурс] Режим доступа:// http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?336 (дата обращения 02.03.2016)30. Ларьков Н.С. Документоведение. Томск, 2010. С. 4.31. Кузнецов С.Л. «Новые правила электронного документооборота», электронный аналог журнала «Делопроизводство» №1, 2015 [Электронный ресурс] Режим доступа:// http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?367 (дата обрашения 02.03.2016) 32. Кузнецова Т.В. Унификация кадровой документации государственных гражданских служащих// Делопроизводство. 2015. № 3. С. 333. Кукариной Ю.М. «Вопросы документирования в законодательных актах Российской Федерации» аналог журанла «Делопроизводство»[Электронный ресурс] Режим доступа:// http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?335 (дата обращения 02.03.2016)34. Рысков О.И. О некоторых проблемах использования электронных документов в делопроизводстве федеральных органов исполнительной власти // Делопроизводство. 2004. №1. С. 13-1535. Секретарское дело. Учебно-практическое пособие / Под ред. И.К. Корнеева. М., 2014, 300 с.36. Травкин Ю. Персональные данные. Амалданик, 2012, 120 с. Локальные документы37. ПОЛОЖЕНИЕ О МУНИЦИПАЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ «УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ» АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА «УХТА», г. Ухта, 2010 год, С. 3.38. Устав МУ «Управление образования" администрации МОГО «Ухта», 2015.39. Инструкция по делопроизводству. Организация работы с документами // ПГУ имени М.В.Ломоносова [Электронный ресурс] - Архангельск,2000-2008. - Режим доступа: http://www.pomorsu.ru/body.php?page=quality_doc_direction_part_4 - Загл. с экрана (дата обращения 01.04.2016)40. Положени о постоянно действующей комиссии МУ «Управления образования» МОГО «Ухта», 2015.41. Положение об архиве ЭК в МУ «Управления образования» МОГО «Ухта», 2015.Интренет ресуры42. ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Электронный ресурс] Режим доступа:// http://docs.cntd.ru/document/1200108447(дата обращения 08.06.2016)43.Постановление Совета Министров - Правительства Российской Федерации от 3 марта 1993 г. №191 «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» [Электронный ресурс] Режим доступа:// https://www.lawmix.ru/pprf/91290 (дата обращения 08.06.2016)44. Распоряжение Правительства России от 21.03.1994 №358-р «О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников»[Электронный ресурс] Режим доступа://http://docs.cntd.ru/document/9005595(дата обращения 08.06.2016)45. Основные правила работы архивов организаций Одобрены решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.[Электронный ресурс] Режим доступа://http://docs.cntd.ru/document/901835680(дата обращения 08.06.2016)ПРИЛОЖЕНИЯПриложение 1ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬдокументов дела №02-03№п/пИндексдокументаДатадокументаЗаголовок документаНомералистов делаПримечание1234561.02-03/0120.01.2014О напрвлении в командировкуШульц Ольгу Сергеевну12.02-03/01-120.01.2014О направлении в командировку Короткову Наталью Юрьевну23.02-03/0207.02.2014О выплате ежемесячной надбавки Соболевой Н.В.3-44.02-03/0303.02.2014Об установлени доплат компенсационного характера руководителям ГМО55.02-03/0420.02.2014Овыплатах стимулирующего характера66.02-03/0528.02.2014О назначении ответственного лица77.02-03/0620.03.2014О выплатах стимулирующего харктера88.02-03/0726.03.2014Об окончании срока действия квалификационной категории99.02-03/0811.04.2014О возложении обязанностей1010.02-03/0930.04.2014О возложении обязанностей1111.02-03/1016.05.2014О направлении в командировку Перцеву Елену Вячеславовану1202-03/11Ошибочно внесен12.02-03/1216.05.2014О выплатах стимулирующего характера1313.02-03/1316.05.2014О назначении ответственнных лиц14-1514.02-03/1427.05.2014О возложении обязанностей1615.02-03/1508.08.2014О возложении обязанностей1716.02-03/1629.08.2014О возложении обязанностей1817.02-03/1705.09.2014О предоставлении отпуска Быковой Елене Николаевне1918.02-03/1805.09.2014О выплате стимулирующего характера20-2119.02-03/1928.10.2014Об окончании срока действия квалификационной категории2220.02-03/2026.12.2014О предоставлении отпуска Шульц Ольге Сергеевне2321.02-03/2126.12.2014О назначении и выплате единовременного пособия2422.02-03/2226.12.2014Об окончании срока действия квалификационной категории2523.02-03/2326.12.2014Об установлении нового должностного оклада2624.02-03/2426.12.2014О доплате работнику за совмещение должностей27Итого24 (двадцать четыре)документов(цифрами и прописью)Количество листов внутренней описи1 (один)(цифрами и прописью)Методист по архивному делопроизводствуО.В. Горева(подпись)Дата11.12.2015Приложение 2Образец описи дел по личному составумуниципальное учреждение «Управление образования» администрации муниципального образования городского округа «Ухта»Фонд № 32ОПИСЬ № 1дел постоянного храненияза 2012 годУТВЕРЖДАЮМУ «Управление образование» администрации МОГО «Ухта» Н.А. Безносикова 30.09.2014№п/пИндексделаЗаголовокделаДатаделаКол-во листов Приме-чания123456101-06Приказы № 01-09 Об утверждении Положения об оценке эффективности деятельности руководителей. Том 120 января – 15 июня201227Связка № 25 201-06То же, № 10-20. Том 28 июля – 27 декабря 201230301-07Приказы №01-08/73 О проведении муниципального интеллектуального марафона для обучающихся 5-715 октября- 20 нобря3В данный раздел описи внесено 12 (двенадцать) ед. хр.С № 1 по № 28Литерные номера: нетПропущенные номера: нетАрхивист Е.В. Барзукова25.09.2014Ведущий специалист общего отдела А.Б. Протапова25.09.2014СОГЛАСОВАННО ЭК от 29.09.2014Приложение 3Положение об экспертной комиссии1. Общие положения1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведенияметодической, практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке кпередаче на государственное хранение документов Архивного фонда Р оссийской Федерации,включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую специальнуюдокументацию, образующуюся в процессе деятельности муниципального учреждения "Управление образования" администрации муниципального образования городского округа "Ухта.1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при начальникемуниципального учреждения "Управление образования" администрации муниципального образования городского округа "Ухта".Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководством муниципального учреждения "Управление образования" администрации муниципального образования городского округа "Ухта". Внеобходимых случаях (раздел 3 настоящего положения) решения комиссии утверждаются после ихпредварительного согласования с соответствующим госархивом.1.3. В своей работе ЭК руководствуется распорядительными документами в РФ, приказами и распоряжениями начальника муниципального учреждения "Управление образования" администрации муниципального образования городского округа "Ухта", нормативно-методическимидокументами соответствующего госархива, типовыми и ведомственными перечнями документов сосроками хранения, настоящим положением.1.4. ЭК возглавляется одним из заместителей начальника муниципального учреждения "Управление образования" администрации муниципального образования городского округа "Ухта", курирующимвопросы делопроизводства и архива; ее секретарем является лицо, ответственное за архив.Персональный состав ЭК назначается приказом начальника муниципального учреждения "Управление образования" администрации муниципального образования городского округа "Ухта" из числа наиболееквалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя ОДО ипредставителя соответствующего госархива.В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых стороннихорганизаций.2. Основными задачами ЭК являются организация и проведение:экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел ив процессе формирования дел,экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив муниципального учреждения "Управление образования" администрации муниципального образования городского округа "Ухта",отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный архив.3. Основными функциями ЭК являются:организация и проведение совместно с ОДО и архивом работы по ежегодному отбору дел (в томчисле научно-технической и специальной документации) муниципального учреждения "Управление образования" администрации муниципального образования городского округа "Ухта" для дальнейшегохранения и к уничтожению;рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией(ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел муниципального учреждения "Управление образования" администрации муниципального образования городского округа "Ухта"; описей делпостоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу; актов овыделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменениисроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определениисроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;участие в подготовке и рассмотрении проектов методических документов по вопросам работы сдокументами в муниципального учреждения "Управление образования" администрации муниципального образования городского округа "Ухта";заслушивание на своих заседаниях докладов, сообщений председателей этих комиссий;оказание методической и практической помощи подчиненным муниципального учреждения "Управление образования" администрации муниципального образования городского округа "Ухта",управлению организациям, не состоящим на учете архивных учреждений, по вопросам рассмотренияи согласования номенклатур дел, описей и методических пособий по организации, хранению, учетудокументов;совместно с ОДО и кадровой службой проведение для должностных лиц делопроизводственныхслужб и архивов, других должностных лиц муниципального учреждения "Управление образования" администрации муниципального образования городского округа "Ухта", а также членов ЭКконсультаций по вопросам работы с документами, участие в проведении мероприятий поповышению их деловой квалификации.4. Права ЭКЭК имеет право:в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям, отдельнымдолжностным лицам муниципального учреждения "Управление образования" администрации муниципального образования городского округа "Ухта"по вопросам разработки номенклатур дел, формированиядел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянногосрока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов;запрашивать от начальников отделов и других структурных подразделений письменные объясненияо причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного идолговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу; предложения изаключения, необходимые для определения сроков хранения документов;заслушивать на своих заседаниях начальников отделов и других структурных подразделений о ходеподготовки документов к архивному хранению, условиях хранения и обеспечения сохранностидокументов Архивного фонда Российской Федерации, причинах утраты документов;приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов отделов идругих структурных подразделений, представителей соответствующего госархива и стороннихорганизаций;в лице председателя, его заместителя и секретаря комиссии не принимать к рассмотрению ивозвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы;информировать руководство муниципального учреждения "Управление образования" администрации муниципального образования городского округа "Ухта" по вопросам, относящимся к компетенциикомиссии;в установленном порядке представлять таможенный орган в архивных органах.5. Организация работы ЭК5.1. ЭК муниципального учреждения "Управление образования" администрации муниципального образования городского округа "Ухта"работает в тесном контакте с ЭПК соответствующего архивногоучреждения и Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) Федеральной таможенной службы,получает от них соответствующие организационно-методические указания.5.2. ЭК проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Все заседанияЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии.5.3. Заседания ЭК и принятые на них решения считаются правомочными, если в голосованииприняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающегоголоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют правосовещательного голоса, в голосовании не участвуют.Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. Приразделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство муниципального учреждения "Управление образования" администрации муниципального образования городского округа "Ухта" (в необходимых случаях по согласованию с соответствующим госархивом).5.4. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за ихсохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.