Разработка и внедрение электронного архива информационно-справочных документов ( на примере ООО

- Выполнение регламентных операций по работе с архивными документами. Формирование фондов и создание описей, проверка наличия и состояния дел, проведение ЭПК, подготовка документов и дел к уничтожению и пр. - Взаимодействие с системой электронного документооборота. Прием документов на хранение, управление номенклатурой дел. - Организация выдачи дел во временное пользование. Работа «читального зала», поиск по запросу требуемых документов и дел, формирование ответов на запросы и оформление архивных справок. Летограф позволяет автоматизировать все указанные выше направления. Более того, в рамках одной базовой конфигурации реализованы не только функции автоматизации деятельности архива организации, но и функции автоматизации делопроизводства и документооборота. Можно использовать Летограф только как информационно-поисковую учетную систему, наладить с помощью Летограф перевод бумажных документов в электронный вид, организовать процедуры приема и передачи документов из внешних систем, задействовать весь реализованный функционал или его любую требуемую конфигурацию. Можно выделить четыре базовые конфигурации, которые могут использоваться как независимо, так и в комплексе, в зависимости от специфики конкретного проекта. Если требуется организовать учет документов в соответ- ствии с номенклатурой дел, формирование фондов, описей и прочих регламентных документов, а также реализовать оформление передачи информационно-справочных документов в архив организации. Данная конфигурация будет наиболее полезна для государственных и частных архивных организаций, а также для организаций, где за ведение архива отвечает отдельное подразделение, или для небольших организаций, которым необходимо не потерять и быстро найти документы. Электронный архив организации с воз- можностью учета бумажных документов. Данная конфигурация предназначена для организаций, у которых имеется архив бумажных документов и которым требуется не только перевести его в электронный вид, но и наладить учет бумажных и электронных документов. Если в организации уже используется система электронного документооборота, но деятельность архи- ва организации еще не автоматизирована, то будет целесообразным использование данной конфигурации. Помимо «учетных функций» данная конфигурация позво- ляет организовать прием в электронном виде документов и дел из внешних систем. Передача информации осуществляется, например, в формате xml. Комплексное решение – электронный до- кументооборот и архив. Комплексное ре- шение позволяет автоматизировать все функции по работе с электронными и бумажными документами и работу с информацией. 2.3 Внедрение электронного архива информационно-справочных документовВ наиболее распространенном случае архив электронных документов формируется на базе существующего бумажного архива. Работа по конверсии бумажных документов в электронный вид является достаточно тяжелой, рутинной, и при этом очень ответственной. Лучшим вариантом выполнения этой работы является привлечение к ней «коллектива» специалистов исполнителя, уже натренированных и обученных эффективным приемам этой деятельности. У заказчика не будет проблем с персоналом, а «коллектив» справится с первичным наполнением архива гораздо быстрее и лучше. Далее заказчику: 1. Необходимо организовать процесс передачи архивных документов уполномоченному представителю исполнителя на «ответственное хранение», обеспечив проверку при выдачи документов и их сверку с описями вложений в дела архивного хранения. 2. Выделить и оборудовать помещение для обработки документов, обеспечить выполнение соответствующих мер по ограничению и контроля доступа в эти помещения. В самом помещении стоит разместить большие столы для удобства расшивки, разборки и «очистки» (от скрепок, стикеров и т.д.) документов, для перекладывания их листами-разделителями, снабженных штрих-кодовой маркировкой, и формирования пачек документов «на сканирование». Здесь же целесообразно разместить копиры для изготовления необходимых дубликатов листов документов (если на одном листе размещен конец одного и начало другого документа). Наибольшие риски при переводе документов в электронный вид связаны с работой людей по подготовке документов к сканированию. Используемая техника и размер команды зависит от объемов сканирования. По средним оценкам (при относительно хорошем состоянии исходных документов) 10 человек, используя два сканера могут обеспечить конверсию в электронный вид около 20 тысяч листов документов в смену. Перед началом работ по сканированию следует поэкспериментировать с разрешением изображения документов. При низком разрешении объем электронных образов документов получается совсем не большим, но при рассмотрении такого документа на хорошем мониторе может быть заметна «зернистость» изображения. Если нужно улучшить качество изображения и сохранить видимость пометок тонкой ручкой или карандашом, следует использовать высокое разрешение сканирования и сохранять градации серого цвета. При этом документы могут оказаться излишне «тяжелыми» (объемными). Одним словом в этом вопросе надо искать оптимальный вариант решения. По мере загрузки электронных документов в архив, в нем автоматически создаются учетные (каталожные) карточки документов, в которые переносятся данные первичной атрибутации, считанные из штрих-кодовых меток пачек и документов, или значения распознанных реквизитов. Последнее возможно в случае, если бумажные документы имеют строго определенный формат или представлены на бланках. Постепенно специалисты заказчика могут дозаполнить карточку документа, разместив рядом с ней на экране своего монитора образ прикрепленного документа. Если в организации уже имеются системы или ресурсы, в которых хранятся сведения об обрабатываемых документах, то работы следует выполнять в другой последовательности. Карточки документов создаются средствами импорта данных о документах из внешней системы. Оператор, готовящий документ для сканирования, используя ЭА, находит карточку этого документа и считывает в нее сканером штрих-кодов метку с листа-разделителя документа. После сканирования, формирования документа из отдельных страниц и распознавания текста документа, файл электронного документа автоматически «отыскивает» по коду метки свою карточку и прикрепляется к ней. Если не предполагается каких-то специальных применений для создаваемой системы ЭА, то обычно не требуется дополнительная верификация качества распознавания документов и исправление ошибок распознавания. Типовое качество распознавания офисных документов является вполне достаточным для построения поисковых индексов.Для коммерческих и производственных компаний внедрение электронного архива позволит:- Повысить эффективность бизнес-процессов за счет организации быстрого поиска и предоставления оперативного доступа к массиву документации предприятия- Сократить время и трудозатраты на разработку, согласование и внесение изменений в документацию посредством автоматизации процессов документооборота- Создать единую информационную среду предприятия с помощью интеграционной платформы- Гарантировать безопасное хранение электронных документов и данных- Упростить сертификацию предприятия на соответствие международным стандартам менеджмента качества ISO серии 9000ЗАКЛЮЧЕНИЕЭлектронный архив документов призван накапливать и должным образом сохранять четко определенную информацию.С годами любая организация сталкивается с проблемой хранения достаточно большого объема информации. Возникает необходимость подключения к системам цифрового документооборота.Цифровое хранилище в качестве элемента инфраструктуры юридического лица обязано предоставлять различные возможности работы для своих пользователей.Сегодня большинство организаций всех форм собственности имеют ту или иную систему электронного документооборота. Все шире практикуется обмен документами в электронной форме не только между государственными органами по системе МЭДО, но и между коммерческими организациями.Компетенции четко разделены Федеральным законом № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации».Группа компаний «РУСЬ» создана в 2000 году и успешно развивается на строительном рынке России. Компании, входящие в состав группы, объединены с целью предоставления рынку комплексных строительных услуг высокого качества.ООО «Русь-Строй» располагает собственными производственными и складскими базами, обширным парком необходимой строительной техники, автотранспорта, опалубочных систем.В условиях тотальной автоматизации рабочих процессов на предприятии без внимания не остался и процесс хранения бухгалтерских документов. Автоматизация хранения финансовой документации предприятия подразумевает под собой внедрение электронного архива. В условиях бумажного документооборота на некоторых этапах проблемы не возникают вообще или же это происходит очень редко.В ООО «РусьСтрой» для решения указанных проблем предлагается внедрить системцу электронного докуменооборота «Летограф»Летограф – готовое централизованное расширяемое решение для автоматизации документооборота и архива территориально-распределенных организаций.В ООО «РусьСтрой» для решения указанных проблем предлагается внедрить системцу электронного докуменооборота «Летограф»Летограф – готовое централизованное расширяемое решение для автоматизации документооборота и архива территориально-распределенных организаций.СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ1.Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями) [Электронный ресурс] Режим доступа: http://base.garant.ru/12137300/2.Амосова О.Д. Организация хранения архивных фондов в РГИА // Отеч. архивы. - 2013. - № 1. - С. 35-37.3.Архивоведение : учебник для академического бакалавриата / Д. И. Раскин, А. Р. Со колов. — М. : Издательство Юрайт, 2016. — 383 с.4.Архивоведение: учебное пособие. Тельчаров А. Д. Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2017 год,184 страницы5.Доронина, Л. А. Организация и технология документационного обеспечения управления : учебник и практикум для академического бакалавриата / Л. А. Доронина, В. С. Иритикова. — М. : Издательство Юрайт, 2017. — 233 с.6.Кабашов, С. Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях / С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова. - М.: Флинта, Наука, 2015. - 294 c.7.Раскин, Д. И. Методика и практика архивоведения : учебник для СПО / Д. И. Раскин, А. Р. Соколов. — М. : Издательство Юрайт, 2017. — 350 с.8.Сичкарева М. Передача на хранение электронных архивных документов // Кадровик. - 2014. - № 5. - С. 171-178.9.«Русь-Строй»[Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.rus-stroy.ru/about/10.Архивное дело в 2017 году [Электронный ресурс] Режим доступа: https://www.sekretariat.ru/article/210671-qqq-16-m9-arhivnoe-delo-v-2017-godu11.Архивное законодательство в РФ [Электронный ресурс] Режим доступа: http://naar.ru/articles/arhivnoe-zakonodatelstvo-v-rossijskoj-federacii/12.Что такое электронный архив: его возможности и функции [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.docflow.ru/toolkits/3/detail.php?ID=2614413.Электронный архив документов: практически вечное сохранение информации [Электронный ресурс] Режим доступа: http://documentooborot.com/dokument/elektronnyj-arxiv-dokumentov.html14.Что такое электронный архив? [Электронный ресурс] Режим доступа: https://archiv-s.ru/public/chto_takoe_elektronnyi_arhiv/15.Реестр российских архивов, предоставляющих удаленный доступ к оцифрованным архивным материалам [Электронный ресурс] Режим доступа: https://www.facebook.com/notes/исторический-архив/реестр-российских-архивов-предоставляющих-удаленный-доступ-к-оцифрованным-архивн/523610771144402/16.Топ 10: Электронные архивы [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.doc-online.ru/tools/archive/17.Система Летограф [Электронный ресурс] Режим доступа: http://letograf.kz/PDF/BUKLET_LETOGRAF_ARCHIVE_RK_RU.pdf