Документооборот

В каждом отделе формируется номенклатура дел, которая представляет собой утвержденный в установленном порядке систематизированный список наименований дел, которые заводят в делопроизводстве с указанием сроков хранения. Номенклатуры дел составляют на основании типовых и примерных номенклатур, которые разрабатывают и утверждают министерства и ведомства по согласованию с архивными учреждениями.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, которые заводят в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, которые заводят в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.
Обычно примерные и типовые номенклатуры дел разрабатывают вышестоящие организации для подведомственных.
Тем не менее, в каждой организации должна быть индивидуальная, т.е. своя конкретная, номенклатура дел. При существовании примерной или типовой номенклатуры дел для организации они используются для составления индивидуальной номенклатуры дел этой организации:
в индивидуальную номенклатуру дел организации из примерной или типовой номенклатуры дел переносят предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики;
в индивидуальную номенклатуру дел переносят без изменений сроки хранения дел, которые предусмотрены примерной или типовой номенклатурой дел.
Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной форме на базе номенклатур дел структурных подразделений, которые разработаны по аналогичной форме, согласованы структурными подразделениями с архивом организации и подписанных руководителями данных подразделений.

Процес формирования личных дел

Формирование дела представляет собой процесс группирования исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела (ГОСТ Р 51141-98).
Переходящее дело - это дело, документы которого отражают решение вопроса, который длится более одного года (личное дело, устав фирмы, уголовное дело и т. д.).
Для быстрого поиска документов, а также для обеспечения их сохранности нужны систематизация и группировка (формирование) документов в дела.
Правила группировки разных видов документов и последующего формирования их в дела изложены в Основных правилах работы архивов организаций. В основе принципа формирования дел лежит срок хранения документов. Сроки хранения документов устанавливает Федеральная архивная служба, они распространяются на все организации вне зависимости от формы собственности.
Главное требование к формированию дел - это группировка в отдельные дела документов временного и постоянного хранения.
Только в исключительных случаях документы различных сроков хранения, но связанные с рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после окончания дела и принятия решения документы переформируются.
Документы формируют в дело за 1 календарный год. Исключение из данного правила составляют переходящие дела.
Переходящее дело вносят в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
Документы помещают в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, которые взникли в процессе решения вопроса. В тех ситуациях, когда приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные тома. Документы включают в дело только в одном экземпляре, следовательно, черновики и размноженные копии в дело не подшивают.
Особенно тщательно следует относиться к формированию личного дела сотрудника, потому что срок хранения этого дела составляет 75 лет и документы такого дела служат подтверждением записей в трудовой книжке сотрудника.

Заключение

Таким образом, можно сделать следующие выводы.
Суммируя и анализируя выделенные признаки, можно заключить, что документ – это результат сознательной фиксации на носителе (созданном специально для этого материальном объекте) информации о явлениях объективной действительности способом, созданным человеком для ее сохранения и передачи в пространстве и времени, в т.ч. для применения в качестве подтверждения деловой деятельности и обязательств.
За рамками указанного определения остался, по существу, один признак – наличие реквизитов, идентифицирующих документ, иными словами дающих возможность установить автора, время создания и др. Если рассматривать современный документ, то, в действительности, наличие реквизитов является одним из важнейших признаков документа, однако формуляр современного документа – это результат длительного многовекового развития.
Первые из дошедших до современности документов не имели реквизитов как самостоятельных элементов, занимающих конкретное место и имеющих конкретную форму.
Документ собой представлял сплошной текст, а дальнейшее развитие документа шло по пути выделения отдельных блоков информации из текста и оформления их в виде самостоятельных элементов – реквизитов. В виде реквизитов оформлялась с течением времени именно та информация, которая выполняет идентифицирующую функцию, иными словами, дает возможность соотнести документ с автором, местом, в котором документ создан, адресатом, временем создания и др.
Информация, относимая к самому событию или ситуации, которая документируется и ради фиксации которой документ создается, содержится в тексте документа.
Это говорит о том, что в исторической перспективе наличие реквизитов не является обязательным условием для признания информационного объекта документом, однако документ при этом не может быть документом, если он не содержит информации, которая дает возможность идентифицировать его (в каком виде, в виде реквизитов или в виде фрагментов текста, не имеет принципиального значения).
Из этого можно заключить, что наличие реквизитов как таковых не является обязательным признаком документа (документ мог и может существовать как документ и без реквизитов)
Вместе с тем в современном мире наличие реквизитов является обязательным условием существования той части документов, которые относят к официальным. Из этого, по крайней мере, следует, что если определять понятие «документ» как документ установленной формы с реквизитами, дающими возможность идентифицировать его, значит, мы определяем не просто документ, а именно документ официальный.
Официальный документ – документ, обладающий установленной формой и необходимым набором идентифицирующих реквизитов, – это, по существу, не что иное, как юридически значимый документ, иными словами документ, который может выступать в качестве доказательства (подтверждения) документируемой деятельности.
За пределами официальной документации есть такой класс документов, которые принято называть документами личного происхождения, и пусть видовой состав указанной части документации не отличается большим разнообразием (это личная переписка, воспоминания, мемуары, или дневники), не существует установленных правил, согласно которым создаются данные виды документов, и вряд ли можно говорить о реквизитах как обязательных элементах, которые должны применяться при создании данной группы документов. В дальнейшем, говоря о документах, подразумеваться будут именно официальные документы.

Список литературы

Байкова И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами. М., 2010.
Бугров Д.В. Специальность «Документоведение и документационное обеспечение управления» на историческом факультете УрГУ: опыт, проблемы и перспективы развития // Делопроизводство .— 2002 .— N1.-С.92-95
Гаврилова И.В. Особенности документирования Интернет-трейдинга // Делопроизводство .— 2002 .— N3.-С.34-36 .
Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления: Электронный учебник. – М.: Юнити-Дана, 2011. – 390 с.
Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. М., 2007.
Делопроизводство: Учебник для вузов. - Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой / Рекомендовано Министерством образования РФ. М., 2010.
Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для вузов / И.Н. Кузнецов. – 2-е изд. – М.: Издательство Юрайт, 2010. – 576 с. // ЭБС «Лань», 2012.
Документоведение, его задачи и перспективы развития // Вопросы архивоведения. 1964. №2. С. 27-37
Земсков А. И. Документоведение - было, есть и будет (обзор зарубежных публикаций) А. И. Земсков // Научные и технические библиотеки .— 2006 .— N 7. - С. 63-73 .
Кокорев В.И. Разработка и исследование системы моделей для унификации и стандартизации управленческих документов: Автореф. дис. … д-ра техн. наук. 05.25.02, 08.00.02 / МГИАИ. М., 1980;
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) 5- е издание, испр. и дополн. – М.:ООО «Журнал «Управление персоналом», 2011.
Кушнаренко Н.Н. Документоведение. М., 2008.
Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии: Автореф. дис. … д-ра ист. наук. 05.25.02 /МГИАИ. М., 2000.
Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов. М., 2006.
Малитиков А.С. Основные направления документоведческих и архивоведческих исследований в СССР (1956-1970 годы): Дис. … канд. ист. наук. 05.25.02 /МГИАИ. М., 1971.
Мингалев В.С. Общие закономерности и тенденции документообразования в социально-экономических системах управления (проблемы изучения): учеб. пособие. М. 1983.
Мосеев, Р.Н. Современное документоведение: учебное пособие / Р.Н. Мосеев; Министерство образования и науки Российской Федерации, Московский государственный открытый университет. – М.: АСТ: Восток-Запад, 2007. - 377 с.
Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. М., 2009.
Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления: Учебно-практическое пособие / М.Ю. Рогожин. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2010. – 384 c.
Стенюков М.В. Делопроизводство (консп. Лекций). – М.: ПРИОР-издат, 2011.

Байкова И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами. М., 2010.
Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления: Электронный учебник. – М.: Юнити-Дана, 2011. – 390 с.
Делопроизводство: Учебник для вузов. - Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой / Рекомендовано Министерством образования РФ. М., 2010.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006.
Плешкевич, Е. А. «Документоведение» - новый учебник для высшей школы / Е. А. Плешкевич // Научные и технические библиотеки. — 2009 .— N 8 .— С. 77-83 .
Стенюков М.В. Образцы документационных бланков по делопроизводству: руководство к составлению / М.В. Стенюков. 10-е изд., доп. И переработано М.: Приор, 2013.
Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учебник для студ. учр. сред. проф. обр. – 11-е изд., перераб., доп. – М.: Академия, 2014. – 87 с.
Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров. – М.: Юрайт, 2013. – 111 с.
Анодина Н. Н. Документооборот в организации / Н. Н. Анодина. – М.: Омега-Л, 2014. – 46 с.
Быкова Т.А., Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления: Делопроизводство: Учеб. пособие для студ. вузов. 2-е изд., перераб., доп. – М: Инфра-М, 2014. – 96 с.












28



27