Пресс-служба и организация специальных событий

Если мероприятие, в будущем освещенное в СМИ, представляет сложную техническую, производственную либо научную проблему, то необходимо и целесообразно провести предварительный брифинг для представителей СМИ с обязательным объяснением вопросов по данной проблематике.Можно отметить еще одно очень важное специальное событие, проводимое пресс-службой организации, — это презентация. Она является общественным представлениемчего-либо нового, недавно появившегося, созданного, например: книги, журнала, кинофильма, телепрограммы, организации, нового направления работы компании, новой услуги, нового продукта и тому подобное. [19]Презентация — это средство паблик рилейшнз, заключающийся в представлении нового товара, фирмы, которая начинает работу на новом для себя рынке. [19]Основными целями презентации можно назвать следующие: [19]привлечение целевой аудитории к программам, деятельности, которые служат задачам и целям структуры или организации, которая проводит презентацию;сообщение о событии, привлекающем внимание аудитории;содействие задачам и целям фирмы, политической программы или организации и т.д.инициирование действий конкретной аудитории, которые соответствуют замыслу обращения и идеям презентации.Можно сделать вывод, что общая идея презентации строится вначале на значительном доверии к организации, а затем выступающие смогут перейти к убеждениям в целесообразности определенных действий, акций, поступков, которые предлагаются в обращении. Другими словами: стратегией презентации является единство привлечения, сообщения и содействия. [19]Официальные представители или руководители структур, которые выходят на связь с представителями СМИ, также принимают участие в презентации. Они выступают хозяевами и организаторами мероприятия. Второй группой участников являются приглашенные гости (коллеги, журналисты, друзья). И третьей группой выступают специалисты PR, которые отвечают за проведение презентации. [19]Оперативным поводом презентации является рождение нового субъекта общественных отношений. Новые субъекты PR — это фирма, производственное предприятие, официальная структура (ведомство, департамент, министерство и т.д.). [19]Также поводом для презентации могут стать реальные результаты деятельности официальных или коммерческих структур (новая программа деятельности, новые правила или законы, выход в свет новой книги, премьера в театре, открытие благотворительного аукциона и т.д.).[19]В план презентации входит краткое изложение цели мероприятия, основные характеристики целевой аудитории, краткое формулирование концепции устного PR-обращения, тематика пресс-релизов, перечень видеосюжетов, плакатов, таблиц, диаграмм и других средств визуального обеспечения темы.Сценарий состоит из последовательного (с указанием продолжительности в минутах) перечисления основных событий презентации: открытие, вступительное слово ведущего, вынесение PR-обращения, другие выступления, ответы на вопросы, закрытие, неформальное обращение (фуршет, дегустация, осмотр выставки, демонстрация видеороликов).2.2. Особенности написания PR-текстов в работе пресс-службыPR-тексты, которые применяются в работе пресс-службы, можно классифицировать следующим образом:1. По признаку сложности: [16]а) простые:пресс-релиз;приглашения;бэкграундер;факт-лист;биография;письмо вопросов-ответов;байлайнер;приветствие;заявление для СМИ;б) комбинированные:пресс-кит;проспект, брошюра, буклет;ньюслеттер;открытка.2. В зависимости от группы потребителей - участников акта PR-коммуникации тексты делятся для внешней и внутренней общественности.Рассмотрим особенности PR-текстов (пресс-релиз, бэкграундер, пригласительное письмо, факт-лист, биография, автобиография, резюме, заявление для СМИ, байлайнер, поздравления, письмо) и требования к их написанию.[16]Основным PR-документом по взаимодействию со средствами массовой информации является пресс-релиз. Информация становится новостью, когда она соответствует таким характеристикам: [16]1. Информация должна быть интересной для читателей тех изданий, в которые присылают пресс-релиз.2. Чтобы стать новостью, в информации должен быть элемент чего-то нового, интересного, необычного.3. Новость должна быть актуальной.4. Новость должна быть общественно значимой.Если информация соответствует некоторым из этих характеристик, то она станет новостью и будет использована в средствах массовой информации. В практике паблик рилейшнз сложилась ситуация, когда отсутствие новостей в пресс-релизе вызывает предубеждение и к другим материалам, исходящих от того же источника.Кривоносов А.Д. выделяет следующие преимущества пресс-релиза по сравнению с другими видами PR-документов:[13]информативность, поскольку содержание пресс-релиза — это изложение фактов без всякого комментария;актуальность, обусловлена ​​новизной сообщаемой в нем информации;вероятность (точность), основанная на официальном характере источника информации;конкретность, что вытекает из привязки содержания пресс-релиза к строго определенному информационному поводу (событию, факту);краткость, потому что пресс-релиз, - прежде всего, оперативно-информационный PR-документ;простота и скорость подготовки;универсальность, то есть пресс-релиз является первичной информацией, поэтому дает возможность для создания широкого спектра вторичных (журналистских) материалов;технологичность, ведь все более популярной становится практика пресс-релиза электронной версии, материалы в редакции передаются на компакт-диске, флешке или по Е-mail;гибкость, достигается благодаря тому, что информация, содержащаяся в пресс-релизе, может дополняться путем использования прилагаемых к нему материалов и общения с контактными лицами.Основными целями пресс-релиза являются: [16]передача информации о событиях и явлениях, произошедших или представляющих общественный интерес;необходимость разъяснения отдельных решений ведомства, организации и т.д.;краткое изложение речи или доклады официального лица на предстоящем мероприятии по поводу определенного события (презентации, выставке, торжественной церемонии открытия любого центра).По мнению многих работников пресс-службы, главная задача пресс-релиза - стать опубликованным, то есть быть замеченным редактором. Насколько привлечет внимание журналистов пресс-сообщение определенной пресс-службы, во многом зависит от актуальности фактов и от качества оформления пресс-релиза.[14]Бэкграундер - известная информация, приложенная к новому сообщению, которая помогает лучше понять его суть. По роли бэкграундера в пресс-релизе специалисты выделяют два его вида: [14]1) бэкграундер как необходимый элемент заметки. Если информационным поводом является комментирование или высказывание, нужно перевести их суть. Когда прошло некоторое время от первого сообщения пресс-службы по этой тематике, нужно подать предысторию, рассказать о развитии события. Без такого бэкграундера информационное сообщение пресс-службы будет менее эффективным;2) бэкграундер как дополнительный элемент пресс-релиза, когда тот служит дополнением или составной подборкой информационных материалов.Виды дополнительного бэкграундера:а) дополнительная информация о действующих лицах или организации, о которых идет речь, или о событии, которое привлекло внимание;б) предыдущие высказывания или действия субъекта информации о том же событии;в) информация об аналогичных событиях или случаях;г) высказывания других лиц о событиях, людях или организациях, о которых говорится в информационном сообщении.При этом используются специальные присоединительные обороты: «Раньше заявлял...», «Вместе с тем по словам ..., такая ситуация ...».Приглашение является одним из древних жанровых разновидностей текста. На сегодняшний день приглашение, как жанр PR-текста, приобретает свои особенные черты и при правильной композиции играет в создании оптимальной среды коммуникации фирмы или организации важную роль, в том числе с представителями СМИ. [14]Приглашение является текстом, который распространяется посредством личной, прямой рассылки или через СМИ, о мероприятии либо событии относительно основного субъекта PR, в котором конкретной организации или лицу предлагается участвовать.Успех проведения мероприятия (презентации или выставки, конкурса или фестиваля, спонсируемого или проводимого определенной организацией) зависит от участия представителей СМИ, что, в свою очередь, зависит от правильно составленного приглашения. [14]В приглашении главными композиционными компонентами являются: сообщение о сроках и месте проведения, характере мероприятия, условиях участия. Приглашение при прямой адресной рассылке оформляется на одной стороне бланка с обязательными размещением логотипа компании либо организации. Также оно может содержать заголовок и жанровую принадлежность, в которых излагается суть новости. Рекомендуется при возникновении форс-мажорных обстоятельств рассылать приглашения с текстовой отметкой «Отмена мероприятия», «Изменение времени проведения».По характеру, тематике, масштабу события, структуре, в том числе языковой, выделяются несколько видов приглашений. По характеру адресата приглашения можно поделить на такие виды: для узких групп (журналистов, акционеров) или для общественности. Некоторые приглашения имеют свои различия в стиле и языковых приемах.Приглашения для журналистов являются приглашениями на любое мероприятие (новостное событие) или на пресс-конференцию. В нем нужно размещать информацию о событии, которая должна быть обязательно конкретизирована, то есть приглашение выступает расширенным текстом. [14]Приглашение можно строить по схеме пресс-релиза: лид, детали мероприятия, список приглашенных гостей, программа новостного события, просьба подтвердить участие.Помимо этого в приглашение включается информация о дне, месте, времени проведения мероприятия (пресс-конференции), ее продолжительности, общей тематике и перечне основных вопросов, которые предлагаются к рассмотрению, должности и фамилии участников мероприятия со стороны его организаторов.[14]Можно сделать вывод, что у PR-текстов, как и у проводимых специальных мероприятий, посвященных связям с общественностью, есть свои особенности написания и составления. Поэтому пресс-службе организации нужно с особым вниманием подходить к написанию пресс-релизов, приглашений, брошюр, заявлений для СМИ.ЗАКЛЮЧЕНИЕЦель данной курсовой работы (изучение современных пресс-служб в качестве основных организационных форм связей с общественностью) достигнута, так как решены следующие задачи:1. Рассмотрена пресс-служба как основная организационная форма связей с общественностью.2. Проанализированы принципы деятельности, функции и задачи пресс-служб.3. Изучена организация работы пресс-службы.4. Проанализирован информационно-коммуникативный инструментарий связей с общественностью.5. Рассмотрены организация и проведение основных мероприятий в области связей с общественностью.6. Проанализированы особенности написания PR-текстов в работе пресс-службы.Пресс-служба - структурное подразделение, на которое возложена задача на систематической основе обеспечивать эффективное взаимодействие со средствами массовой информации (СМИ) и предоставлять им исчерпывающую, своевременную и достоверную информацию о текущей деятельности, решениях и планах организации, учреждения, заведения или иного ведомства. Пресс-служба может действовать как отдельная структурная единица, так и в составе информационной службы, отдела по связям с общественностью или рекламного агентства.Главными принципами деятельности пресс-служб являются: демократичность и транспарентность, законность и ответственность, надежность и достоверность, оперативность и актуальность.Важнейшая и главная функция пресс-служб - это информационно-разъяснительная функция. Исследователи выделяют еще такие функции пресс служб: представительная, коммуникативно-регулятивная, упредительная, реагирующая и тому подобное.Пресс-служба является структурным подразделением организации. Руководитель пресс-службы и (или) пресс-секретарь подчиняется непосредственно руководителю организации и взаимодействует со всеми ее структурными подразделениями.Пресс-секретарь — это сотрудник учреждения или организации, который организует, планирует стратегию и координирует текущую работу, несет ответственность за эффективность коммуникационной деятельности всей организации.Самая распространенная форма подачи информационно-новостных материалов - пресс-конференция. По мнению А. Н. Чумикова, пресс-конференция — это встреча журналистов с представителями различных организаций и проектов для предоставления СМИ информации.Не менее популярен в органах государственной власти и в практике текущей работы любой пресс-службы мероприятие для прессы - брифинг. Брифинг - меньше по продолжительности, чем пресс-конференция, посвящается одному, причем достаточно конкретному вопросу, и не предполагает ответов на вопросы.По признаку сложности выделяют простые (пресс-релиз;приглашения;бэкграундер;факт-лист;биография;письмо вопросов-ответов;байлайнер;приветствие;заявление для СМИ) и комбинированные (пресс-кит;проспект, брошюра, буклет;ньюслеттер;открытка) PR-тексты.Гипотеза данного исследования также доказана, ведь пресс-служба действительно играет ключевую роль в области становления и развития эффективных связей с общественностью. Таким образом, имея собственную пресс-службу, организация может достичь значительного преимущества над основными конкурентами.