использование архивных документов

Освещены вопросы организации документов Архивного фонда Российской Федерации.Таким образом, периодических изданий посвященных вопросам архивного дела не так много, но они пользуются успехом у специалистов данной отрасли. Об этом говорит тот факт, что некоторые издания существуют уже более 10 лет.Работа исследователей в читальных залах архивов проводится в основном в научных целях – написания научных работ, статей, и реже в личных целях – поиск информации о родственниках, предприятиях, организациях, учреждениях, установлении факта, приобретения недвижимости.Предварительная работа по выбранной теме дает возможность исследователю быстро сориентироваться в выборе фондов, содержащих информацию. Изученные публикации позволят четко определить необходимые архивные источники для будущей работы. Правила работы исследователей закреплены нормативным документом. В соответствии с дополнениями 2017 года в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» государственные архивы имеют право издавать локальные нормативные акты ограничивающие доступ исследователям к некоторым документам.Практика формирования фондов личного происхождения, новое направление деятельности архивов и появилась сравнительно недавно.Документы личных архивов активно используются при организации тематических выставок, для документальных киносъемок, записи радио - и телевизионных передач. Востребованы они и у исследователей читального зала для подготовки монографий, статей, докладов, докторских и кандидатских диссертаций, дипломных работ, причем интерес к документам личного происхождения возрастает.Личным архивным фондом называют архивный фонд, который состоит из документов, созданных в процессе жизни и деятельности одного лица и документов ее творчества и увековечения ее памяти на различных носителях, а также способами создания и воспроизведения информации.В состав архивного фонда личного происхождения входят рукописи, созданные различными способами (рукой, на печатной машинке, на персональном компьютере) научных, литературных, музыкальных, художественных работ, описания технических устройств, строений, изобретений; мемуары, эпистолярии, документы биографического и бытового характера; изобразительные документы, которые отложились в результате различных форм научной, творческой, общественной, педагогической деятельности фондообразователя; документы других лиц, собранные фондообразователем; документы про фондообразователя (рецензии, некрологи, списки работ и др.).Отдельные архивные фонды личного происхождения открывают для: - лиц, которые сыграли определенную роль в истории развития той или иной сферы жизни страны или ее отдельного региона, жизнь и деятельность которых получила отдельное государственное признание, научную или общественную оценку;- лиц, которые не сыграли заметной роли в истории развития общества и не получили соответствующего признания и оценки, но в личных архивах которых собраны ценные по составу и содержанию документы как результат семейных, служебных, общественных связей.Главныеособенности отбора на хранение с последующим использованием документов личного происхождения следующие:а) архив гарантирует физическую сохранность документов, их научное описание, своевременную реставрацию и микрофильмирование, соблюдение всех условий для постоянного хранения документов;б) документы личного происхождения могут быть востребованы заинтересованными лицами (студентами, краеведами, учеными, журналистами и др.) в читальном зале государственного архива;в) использование документов для выставок, публикаций, статей с согласия владельца;г) сотрудники госархива обязаны следить за соблюдением авторского права на переданные документы;д) отдавая личные документы, вливая их в единый государственный архивный фонд, конкретный человек тем самым превращает частный факт своей жизни в биографию своего города, страны, оставляя потомкам документальные свидетельства, давая им возможность как можно более полно и всесторонне узнать нашу жизнь во всей ее полноте и разнообразии. Комплектование Архивного фонда документами личного происхождения остается одним изприоритетных направлений деятельности архивов Российской Федерации.2.2. Использование документов организацийОсновным направлением деятельности архивов организаций является информационное обеспечение пользователей архивной информацией. Архивная информация, предоставляемая физическим и юридическим лицам, может выглядеть как:- архивная справка – документ, подготовленный и заверенный архивом, подтверждающий сведения, относящиеся к предмету запроса, с указанием поисковых данных оригинала;- архивная копия или архивная выписка – документ, дословно воспроизводящий текст документа, изображение или его часть;- информационное письмо – письмо, составленное по инициативе архива или в ответ на запрос;- тематический перечень/подборка/обзор документов – документ содержащий перечень заголовков дел/ копии документов или выписки из них/ описание фонда, коллекции.Использование документов, ликвидированных организаций и предприятий частной формы собственности осуществляетсяархивами ликвидированных частных предприятий, которые создаются муниципальными округами и находятся как правило, на хозрасчетном обслуживании. Основная деятельность таких архивов - это исполнение запросов граждан о стаже работы и о заработной плате. На хранение в такие архивы поступают документы по личному составу, со сроками хранения 75 и 50 лет и документы временного хранения, сроки хранения которых еще не вышли. Как правило, документы по основной деятельности уничтожаются организациями, так как срок их хранения 10 лет и 1 год в случае ликвидации. Нежелание руководителей проводить экспертизу ценности этих документов и связываться с процедурой передачи их в архив, приводит к полной утере информации и деятельности предприятия.Основной формой обращения пользователей в архив являются письмо (запрос) организации или заявление гражданина, в которых излагается просьба о предоставлении архивной информации по определенной теме.Запросы, которые поступают в архив, подразделяются на: -тематические – подтверждение фактов, событий, дат за определенный период, - персональные – информация о персональных данных лиц, сведениях об их жизни; могут касаться биографии одного человека (биографические) или целого рода (генеалогические);- социально-правовые – для обеспечения прав и законных интересов граждан, подтверждающие факт работы на предприятии, присвоении квалификации, о стаже работы и должности, награждении, повышении квалификации, размера заработной платы.Использование аудиовизуальных документов – одна из важнейших функций архива. Оцифровка документов является средством устранения многочисленных дефектов, улучшает четкость и качество изображения. Оцифровка аудиовизуальных документов представляет собой описание видео и звука для оцифровки графического изображения, определение последовательности уровней, основанное на изначальном искажении изображения в цифровом виде.Документы страхового фонда используются с практической и научной целью. Актуальной проблемой государственных архивов по созданию и использованию документов страхового фонда различных видов является внедрение автоматизированных систем. Музейные предметы, являющиеся вложениями в дела, являются единицами хранения и подлежат использованию на общих основаниях, если это не драгоценные камни и металлы.Таким образом, изучение законодательной базы показало, что законы и постановления Правительства РФ и Президента РФ, касаемые использования архивных документов осуществляется государством посредством многих законодательных актов. Существующие противоречия и «белые пятна» в законодательных, нормативных и правовых актах по вопросам делопроизводства широко освещаются в периодических изданиях и литературе. На их основе Росархиву возможно строить работу по более тщательной проверке законодательных проектов, существующим правилам и перечням.ЗаключениеПроведя наше исследование, мы пришли к следующим выводам:Использование архивных документов осуществляется на федеральном – общероссийском – и местном уровне. Документы используются в научных, политических, экономических, управленческих, социально-культурных целях.Исследование теоретической базы по использованию архивных документов показал, что основными формами использования документов являются:- информационное обеспечение органов государственной власти и местного самоуправления, государственных и частных организаций, а также физических лиц;- инициативное информирование органов государственной власти и местного самоуправления, государственных и частных организаций;- исполнение запросов физических лиц с целью обеспечения их прав и законных интересов;- предоставление документов исследователям;- проведение информационных мероприятий с культурно-просветительскими целями;- использование документов в СМИ;- публикация документов в различных формах;- выдача документов за пределы архива во временное пользование.Решая поставленные задачи, мы выявили, что культурно-просветительная работа ведется федеральными архивами. Это такие формы работы как: выставки, экскурсии, презентации, выступления в СМИ. Из анализа целей, задач и проблемпо использованию документов, которые представлены в периодике, можно сказать, что авторы приходят е единому мнению о качестве законодательной и нормативной базы – неудовлетворительная. Что касается некоторых аспектов делопроизводства и архивного дела, то здесь мнения отличаются.Все статьи и разделы в специальной литературе можно разделить на несколько тематических групп: нормотворческое делопроизводство, электронное, кадровое делопроизводство, архивное дело: государственные архивы и архивы частных предприятий.Использование архивных документов в архивах всех уровней еще раз доказывает необходимость популяризации информации о составе и содержании документов Архивного фонда Российской Федерации.Список источников и литературыПриложение 1УПРАВЛЕНИЕ АРХИВНЫМ ДЕЛОМ В ГОРОДЕ СЕВАСТОПОЛЕГОСУДАРСТВЕННОЕ КАЗЁННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ АРХИВ ГОРОДА СЕВАСТОПОЛЯпр. Гер. Сталинграда, д. 64, г. Севастополь, 299059, тел. (0692) 41 64 47 / факс 41 64 47 е-mail: arhivsev@yandex.ruОГРН 1149204006060, ИНН/КПП 9201001995/920101001от _________________ №______________на №______________ от ______________Лапиной Татьяне ВасильевнеАрхивнаясправкаВ документах архивного фонда Севастопольской городской государственной администрации в лицевых счетах работников по заработной плате за январь – июль 2014 года имеются сведения о том, что начисленная зарплата Лапиной Татьяны Васильевны, начальника отдела Управления экономического развития составляла:СУММА ЗАРАБОТКА (в рублях и копейках)Месяцы 2014 годАпрель14074-06Май14074-06Июнь15156-03Июль59272-67 (компенсация)Основание: Ф.Р-576.Оп.2.Д. «Лицевые счета работников по заработной плате за 2014 год». Л.23-30.Директор В.Е.ЧуваковНачальник отделаинформации и использованиядокументов М.Г. СоловьеваЯкимченко Екатерина Александровна44-60-02