Анализ истории возникновения бумаги и применения бумажных носителей в современном мире

Специалисты по работе с документами, имеющие профильное образование в группе по работе с корреспонденцией отсутствуют.Из этого следует, что объединение службы делопроизводства с другими структурными подразделениями ООО «IncomCargo», например, вхождение этой службы в секретариат или административно-хозяйственный отдел, зачастую является грубой ошибкой. Т.к. в этом случае служба делопроизводства перестает подчиняться непосредственно руководителю организации или его заместителю. Необходимо дать методические рекомендации по разработке Положения о службе ДОУ, должностных инструкций сотрудников.Анализ бумаги, используемой для изготовления бланковАнализ документооборота позволяет наглядно увидеть управленческие процедуры, их последовательность, систему управления в целом. В ООО «IncomCargo» с 2008 года внедрена система «Directum», разработанная компанией «Directum» – комплексное промышленное решение, поддерживающее полный жизненный цикл управления документами. Документооборот ООО «IncomCargo» регулируется инструкцией по документационному обеспечению управления. Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, уставом ООО «IncomCargo» и иными внутренними нормативными документами ООО «IncomCargo».Инструкция по документационному обеспечению управления устанавливает общие требования к функционированию группы по работе с корреспонденцией секретариата, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в ООО «IncomCargo». При применении ООО «IncomCargo» электронного документооборота (система электронного документооборота «Directum») группой по работе с корреспонденцией секретариата разрабатываются маршруты движения документов. Все документы, составляющие документооборот ООО «IncomCargo», подразделяются на внутренний, входящий и исходящий документопотоки.Внутренний документопоток составляют: организационные документы (устав, положения, инструкции, штатное расписание и др.); распорядительные документы (приказы и распоряжения генерального директора, касающиеся административно-хозяйственных и организационных вопросов ООО «IncomCargo»); кадровые документы; бухгалтерские документы; информационно-справочные документы.Исполнитель подготавливает проект приказа. Затем он его передаёт на согласование заинтересованным структурным подразделениям. Кроме того, проект приказа, который предоставляется на подпись генеральному директору, визируется тем его заместителем, который курирует работу подразделения. Если при согласовании высказываются замечания или дополнения к изложенному тексту, то в этом случае проект приказа с листом замечаний возвращается исполнителю на доработку. Далее доработанный проект проходит вторичную процедуру согласования. Полностью оформленный, завизированный проект приказа передаётсяна подпись генеральному директору. После подписания приказ в тот же день регистрируется в группе по работе с корреспонденцией секретариата и ставится на контроль. Последний этап обработки приказа, по сути, совпадает с порядком работы с входящими документами. Однако имеются некоторые различия. Так, оригинал приказа сразу после регистрации в системе электронного документооборота помещается в соответствующее дело, которое хранится в группе по работе с корреспонденцией секретариата.Этапы прохождения внутренних документов схожи с этапами прохождения исходящих документов за исключением этапа отправки, который отсутствует. Документы поступают и отправляются по почте, с курьером и с помощью средств факсимильной связи. Входящий документопоток представляют: информационно-справочные документы;обращения граждан. Документы, поступающие в ООО «IncomCargo», проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию в соответствующем журнале и доставляются исполнителям. Сотрудник группы по работе с корреспонденцией секретариата, ответственный за регистрацию, принимает поручение, регистрирует и передаёт генеральному директору для наложения резолюции. После внесения в документ резолюции сотрудник группы по работе с корреспонденцией фиксирует ее содержание в регистрационном журнале, ставит документ на контроль и передаёт документ на исполнение ответственному исполнителю. Затем ответственный исполнитель выполняет поручение генерального директора. В течение этого периода сотрудник группы по работе с корреспонденцией контролирует срок исполнения. После исполнения документа сотрудник группы по работе с корреспонденцией снимает документ с контроля в системе электронного документооборота (если документ был поставлен на контроль), а бумажный вариант документа остаётся у ответственного исполнителя и далее подшивается им в дело.Исходящий документопоток составляют:распорядительные документы (приказы и распоряжения генерального директора, касающиеся основной деятельности подконтрольных ООО «IncomCargo» организаций и филиалов ООО «IncomCargo»);информационно-справочные документы.К корреспондентам ООО «IncomCargo» относятся:другие организации (суды, органы прокуратуры, отделы внутренних дел, налоговые органы, учреждения пенсионного обеспечения, организации и индивидуальные предприниматели и т.п.); физические лица.Документы, исходящие из ООО «IncomCargo», проходят следующие этапы: составление проекта документа, его согласование, подписание документа генеральным директором, регистрация документа, отправка одного экземпляра документа корреспонденту, подшивка документов в дело. Документы, отправляемые по почте, сотрудник группы по работе с корреспонденцией сортирует, упаковывает, оформляет почтовое отправление и отдаёт в отделение связи. Работа с документом начинается с составления исполнителем проекта документа, на основании полученного ранее письма-запроса. Затем происходит согласование его с заинтересованными структурными подразделениями, с заместителем генерального директора, курирующего данное направление, и доработка по замечаниям. Далее генеральный директор подписывает письмо. Сотрудник группы по работе с корреспонденцией регистрирует и сканирует документ в системе электронного документооборота, отдаёт оба бумажных экземпляра письма исполнителю. Тот принимает решение о способе отправки документа. Если письмо отправляется по почте, то один экземпляр документа исполнитель передаётна отправку в группу по работе с корреспонденцией секретариата, а второй - подшивает в дело. Если исполнитель передаёт письмо лично или с курьером, то на втором экземпляре письма принимающая сторона должна поставить отметку о получении. Анализируя документооборот ООО «IncomCargo» за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту (см. табл. 1). Таблица 1 Документооборот ООО «IncomCargo»ГодКоличество входящих документовКоличество исходящих документовКоличество внутренних документовИтого201693592110443543132583482017928831027995834825403020189789710836653992260255Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры ООО «IncomCargo» за счет расширения сферы деятельности, образования новых управлений, отделов, постоянным возрастанием количества работников.Данные свидетельствуют о том, что наибольшее количество документооборота ООО «IncomCargo» приходится на исходящий документопоток, а именно переписку со сторонними организациями, нижестоящими организациями и ответы на обращения граждан. В потоке исходящей документации приоритет принадлежит служебным письмам. Поскольку предприятие использует документы на бумажном носителе и объем таких документов увеличивается, то рассмотрим бумагу, используемую на предприятии для создания бланков. Важнейшие требования, предъявляемые к документным бумагам при изготовлении ценных бланков, – высокая белизна и отсутствие заметного люминесцентного фона бумаги-основы, что позволяет эффективно контролировать используемые при печати бланков средства защиты от подделки. Оптимальное соотношение белизны и уровня люминесцентного фона обеспечивает надежную визуализацию содержащихся в образцах бланков защитных элементов и хорошую светимость используемых для защиты люминесцирующих красок. В соответствии с требованиями Международной организации по стандартизации (ИСО) белизна бумаги характеризуется несколькими параметрами. Эти параметры измеряются при использовании стандартных источников света С или D65 Международной комиссии по освещению (МКО) и стандартной геометрии измерения d/0, означающей, что исследуемый образец равномерно освещается с помощью интегрирующей сферы, а замеры выполняются в направлении, перпендикулярном образцу, при стандартном поле зрения 2 или 10. Один из параметров белизны бумаги – фактор коэффициента отражения в синей области спектра при диффузном освещении (яркость по ИСО) R457. Фактор коэффициента отражения материала представляет собой отношение спектрального лучистого потока, отраженного в направлениях, ограниченных конусом с вершиной в заданной точке поверхности объекта, к спектральному лучистому потоку, отраженному в тех же направлениях идентично освещенным совершенным отражающим рассеивателем. Яркость по ИСО R457 бумаги измеряется рефлектометром (спектрофотометром), обладающим геометрическими, спектральными и фотометрическими характеристиками, удовлетворяющими требованиям стандарта (стандартный источник С МКО, геометрия измерения d/0, регистрация излучения на эффективной длине волны 457 нм с полушириной полосы пропускания 44 нм), и имеет размерность %. Критерием применимости бумаги-основы для изготовления бланков документов может служить ее показатель контрастности , определяемый отношением величины R457 к интегральной интенсивности флуоресценции S бумаги в видимом участке спектра 380–700 нм. Основной ингредиент композиции документной бумаги – беленая сульфитная или сульфатная целлюлоза из хвойных и лиственных пород древесины. В соответствии с требованиями межгосударственных стандартов значение R457 исходной целлюлозы должно составлять 84–90 %.Однако из-за того, что при формировании бумажной композиции и отлива из получаемой массы листовой бумаги применяются значительные количества воды, мела, наполнителей и различных химических добавок, документная бумага обладает значением R457 на уровне 82–85 %. Для увеличения ее белизны в размолотую целлюлозу обычно добавляются оптические люминесцентные отбеливатели (ОЛО). Не содержащая ОЛО бумага при освещении УФ излучением выглядит темной, в то время как сорта бумаги общего назначения люминесцируют голубым или ярко голубым светом и имеют R457 90 %. На практике обеспечить высокую белизну бумаги-основы при низком люминесцентном фоне достаточно трудно.Изготовление документной бумаги с высоким показателем контрастности может быть достигнуто путем разработки новых, не содержащих ОЛО составов бумажной композиции и оптимизации применяемых технологий отлива бумаги. В связи с этим целесообразно изучить показатели контрастности образцов документных бумаг наиболее известных зарубежных фирм-изготовителей и сравнить их с соответствующими данными для бумаг отечественных производителей. Зависимость показателя контрастности от интегральной интенсивности флуоресценции люминесцентного фона S зарубежных и отечественных образцов бумаги показала зависимость (S) – достаточно гладкая ниспадающая функция с большой крутизной /S в области малых значений интегральной интенсивности S. Значения показателя контрастности отечественных образцов бумажной основы попадают в участок кривой (S), характеризующийся большими значениями /S, т. е. в этом динамическом диапазоне интенсивности флуоресценции бумажной основы даже малые изменения ее значений могут привести к существенным изменениям контрастности нанесённого на поверхность изображения.Типичные спектры флуоресценции зарубежных сортов бумаги с высокими ( 23 %), средними ( 8 %) и малыми ( 2 %) значениями показателя контрастности. Спектры флуоресценции отечественных образцов бумаги с показателем контрастности = 16.4, 8.5 и 9.1 % соответственно. Все зарегистрированные спектры имеют вид, характерный для многокомпонентных смесей, содержащих остатки гуминовых кислот растительного происхождения. Для зарубежных образцов бумаги с 23 % интенсивность флуоресценции мала и локализована преимущественно в диапазоне 400–525 нм. При этом распределение Iфл() достаточно равномерное, а относительная интегральная интенсивность флуоресценции S = 3–10 отн. ед. Зарубежные образцы с 8 % имеют более высокую интенсивность флуоресценции, а распределение Iфл() приобретает экстремальный вид с максимумом при 410 нм и сопровождается расширением спектрального диапазона в длинноволновую область до 600 нм, S = 10–20 отн. ед. Интегральная интенсивность люминесценции слабоконтрастных ( 2 %) зарубежных образцов составляет S 30 отн. ед. Спектры люминесценции имеют диффузный вид с максимумом при 420 нм и перегибом в области 520 нм. Длинноволновая граница спектра сдвинута до 700 нм. Для отечественных образцов бумаги максимальное значение интенсивности флуоресценции приходится на 455 нм. При этом в сравнении с зарубежными образцами распределения Iфл() более пологие. Интенсивность флуоресценции отечественных образцов с 16 % в областях < 420нм и > 600 нм практически совпадает с соответствующими значениями для зарубежных образцов, в то время как в диапазоне 420 < < 600 нм значения Iфл() отечественных образцов выше.Отечественные образцы с 8–9 % отличаются от зарубежных с сопоставимыми показателями контрастности более низким уровнем флуоресценции в коротковолновой области спектра (< 450нм) и более высокими значениями Iфл() для > 450 нм. Проведённые исследования показывают, что наибольшей контрастностью обладает бумага-основа производства Франции. В то же время бумага белорусского производителя имеет достаточно высокое значение показателя контрастности и в полной мере может широко использоваться для производства бланков ценных бумаг и документов при ее меньшей стоимости.В дальнейшем целесообразно провести дополнительные исследования на предмет повышения качества изготавливаемых документных бумаг путём уменьшения паразитного люминесцентного свечения исходных материалов и наполнителей. В качестве одного из путей управления люминесцентным фоном бумажной основы может быть использована развиваемая в Институте физики НАН Беларуси методика плазменно-радиоволновой обработки капиллярнопористых материалов для контролируемой перестройки пространственной упорядоченности, надмолекулярной структуры и корреляционных масштабов их внутренних микронеоднородностей, приводящих к изменению оптических свойств материалов.ЗаключениеТаким образом, в работе были сделаны следующие выводы:Было выявлено, что согласно ГОСТ 17586–80 «Бумага. Термины и определения», – высококлееная бумага с наличием водяных знаков или без них для изготовления различных документов, характеризуемая долговечностью.В древнейшие времена человечество стремилось закрепить имеющуюся информацию и передать ее потомкам. Для этого использовались различные носители: камень, дерево, глина и др.Первыми носителями являлись стены пещер и камни, на которых наносили наскальные рисунки и петроглифы. Это самый древний пример носителя информации.Затем человечеством были придуманы глиняные и восковые таблички, на которых возможно было оставить след от стилуса. Глиняные таблички затем обжигались, что позволяло дольше сохранить написанное, в отличие от воска, который так и оставался мягким.3000 лет до н.э. в Египте был изобретен папирус. Затем появился более совершенный материал – пергамент – во 2м веке до н.э. Пергамент – это недубленая выделанная кожа теленка, с которой можно было смывать текст.Затем в Китае во 2м веке н.э. была изобретена бумага – самый популярный носитель информации. На Руси, зародившейся в 9м веке н.э. была популярна береста. Информационные технологии неуклонно подталкивают человечество в сторону нового информационного мироустройства. Огромные потоки информации порождают в обществе самые неожиданные последствия. Информация настолько проникла в социально-политические и экономические процессы что, порой, вызывает в людях страх перед неопределённостью настоящего и будущего. Рождаются новые идолы и идеалы, которые объединены тем, что все они существуют вне пределов сфер влияния организаций, традиционно контролирующих ситуацию в обществе. Происходит переосмысление существа личности не только на фоне глобальных информационных потоков, но и в соперничестве с ними. В этих условиях бумага продолжает использоваться при создании документов.ООО «IncomCargo» транспортная компания. Виды транспортных услуг предприятия включают в себя:1) Перевозка сборных грузов;2) Складские услуги;3) Выделенный транспорт.На предприятии используется смешанная система делопроизводства – применяются как электронные документы, так и документы на бумажном носителе.Поскольку предприятие использует документы на бумажном носителе и объем таких документов увеличивается, то была исследована бумага, используемая на предприятии для создания бланков.Было выявлено, что что наибольшей контрастностью обладает бумага-основа производства Франции. Белорусская бумага имеет достаточно высокое значение показателя контрастности и в полной мере может широко использоваться для производства бланков при ее меньшей стоимости. Предприятию было предложено закупать белорусскую бумагу.Списоклитературы«ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018). М., Стандартинформ, 2017.В.В.Ажаронок, И.И.Филатова, И.В.Вощула, В.А.Длугунович, О.В.Царюк, Т.Н.Горжанова. Журн. прикл. спектр., 74, № 4 (2017) 421––426 В.В.Ажаронок, Н.Б.Базылев, Е.И.Лавинская, И.И.Филатова, Н.А.Фомин. ИФЖ, 80, № 4 (2017) 127-137.В.В.Ажаронок, Н.Б.Базылев, Т.Н.Горжанова, Е.И.Лавинская, И.И.Филатова, Н.А.Фомин. Докл. НАН Беларуси, 51, № 4 (2017) 89-93.Л.С.Корочкин. Комплексная технология защиты ценных бумаг, автореф. дис. ... д-ра техн. наук, Минск (2005).ВорушинаА.П., Паршукова А.С. Комплектование архивного фонда российской федерации документами учреждений культуры и научно-справочный аппарат к ним (на примере государственного архива Кемеровской области): 1943-2013 годы // Вестник Кемеровского государственного университета культуры и искусств. 2015. № 31. С. 126-133.ГабдельганееваГ.Г. Письменность, документ и книга в эпоху древних тюрков и волжской Булгарии // Вестник Казанского государственного университета культуры и искусств. 2015. № 2-2. С. 84-89.ГнаткоЕ.А. Правовое регулирование исполнительных документов в Древней Руси и до судебной реформы 1864 года // BaikalResearchJournal. 2016. Т. 7. № 2. С. 23.Документ, источник, текст: горизонты современных исследований // сборник научных трудов / Нижегородский государственный технический университет им. Р.Е. Алексеева, Кафедра «Методология, история и философия науки». 2015.Каменская А.А. Особенности исследования древних рукописных документов // Юридический мир. 2018. № 3. С. 78-80.Лукьянченко О.Г. Использование материалов научных краеведческих исследований преподавателей в профессиональной подготовке специалистов библиотечного дела // Труды Санкт-Петербургского государственного университета культуры и искусств. 2015. Т. 205. С. 110-119.МайстровичТ.В. Аптека для души, или хранилище древних документов // Мир библиографии. 2014. № 3. С. 2-6.Научные труды магистрантов, аспирантов и соискателей Нижневартовского государственного университета // Ответственный редактор А.В.Коричко. Нижневартовск, 2015. Сер. Выпуск 12.Редина-томасМ.А. Археологические исследования древней Месопотамии: клинописные архивы из касситского Ниппура и проблемы их атрибуции // Записки Института истории материальной культуры. 2015. № 12. С. 121-129.Селезнева Г.Я. Письмо. В книге: Введение в языкознание Курс лекций. Пособие для студентов филологических факультетов университетов. Под общей редакцией О.Н.Чарыковой и И.А.Стернина. Воронеж, 2016. С. 129-133.СиковР.А. Исторические вехи древней бухгалтерии // Студенческая наука и XXI век. 2015. № 12. С. 257-258.ШалдарбековаА.Б. Клинописные документы как важнейшие источники по истории древних государств (на примере древнеассирийских табличек из Кюльтепе, Анатолия) // Научный руководитель. 2014. № 6 (7). С. 28-37.Бахтиаров А. История книги на Руси. СПб.: Издатель Удовикова Ж. А., 2012. 336 с. ВасерчукЮ.А. Исчезающая культура бумаги?: Учебное пособие. М.: МГУП им. Ивана Фёдорова, 2011. 116 с. Васи-но рэкиси, яку 1400 нэнбуно сакуттооцутаэсимас : [1400 лет история японской бумаги]. 06.09.2016. URL: http://uru-washi.com/feature/1297.ИкэдаХитоси. Каминонихонси : [Бумажная История Японии]. Токио: Бэнсэйсюппан, 2017. 288 с. Конфуцианское «Четверокнижие» («Сы шу») / пер. с кит. А.И. Кобзева. Ин-т Дальнего Востока. М.: Вост. лит., 2014. Кунисаки Дзихэ. Камисукитёхоки : [Полезные записи об изготовлении бумаги]. Осака: АкитаТауэмон, 1824. URL: http://dl.ndl.go.jp/info:ndljp/pid/2537086 Кунисаки Дзихэ. Камисукитёхоки : [Полезные записи об изготовлении бумаги]. Осака: Оно Итибэ, 1798. URL: http://www2.dhii.jp/nijl_opendata/NIJL0211/049-0301/ Меньшиков Л.Н. Из истории китайской книги. СПб.: Издательство СПб ИИ РАН «НесторИстория», 2015. 324 с. Мещеряков А.Н. Книга японских символов. М.: Наталис, 2017. 556 с..Ринсэнсётэн : [Книжный магазин Ринсэн]. URL: http://www.rinsen.com/books/chouhouki.htm. Тысяча журавлей: Антология японской классической литературы VIII–XIX вв. СПб.: Азбука-классика, 2015. Эггер Э. История книги от её появления до наших дней. СПб.: ИздательУдовиковаЖ.А., 2014. 336 с.Фу Г.Устройство управления листами бумаги, способ управления листами бумаги и программа управления листами бумаги / патент на изобретение RUS 2452993 22.09.2014.Устройство для изготовления бумаги с защитной нитью, способ изготовления бумаги и бумага, защищенная от подделки (варианты) / Павлов Ю.В., Артемов В.В., Пьяных А.И., Карпов И.Г. / патент на изобретение RUS 2421562 04.03.2015.Устройство распознавания листа бумаги, устройство обработки листа бумаги и способ распознавания листа бумаги / Хамасаки Х., Касуя Т., Боугаки А., Морикава Н. / патент на изобретение RUS 2436165 29.03.2017Металлографская печатная форма для изготовления ценных бумаг, способ изготовления ценных бумаг (варианты) и ценная бумага (варианты) / ВязаловС.Ю., ТрачукА.В., Гончаров М.И., Чеглаков А.В., Курочкин А.В., Павлов В.В., Писарев А.Г., АшкиназийЯ.М., Чекмарев В.А., Климов А.И., Ипатова Т.П., Мочалов А.И., Писарев С.А., ШапиновВ.И., Баранова Г.С., Мельников В.П. / патент на изобретение RUS 2249638 28.04.2014.Способ изготовления ценных бумаг, металлографская печатная форма для изготовления ценных бумаг и ценная бумага / ВязаловС.Ю., ТрачукА.В., Гончаров М.И., Чеглаков А.В., Курочкин А.В., Павлов В.В., Писарев А.Г., АшкиназийЯ.М., Чекмарев В.А., Климов А.И., Ипатова Т.П., Мочалов А.И., Писарев С.А., ШапиновВ.И., Баранова Г.С., Мельников В.П. / патент на изобретение RUS 2249639 28.04.2014.Способ изготовления бумаги, защищенной от подделки, и бумага, защищенная от подделки введением реагентов / Гончаров М.И., Фролов М.В., Миловидов В.Н., Писарев А.Г. / патент на изобретение RUS 2266355 27.09.2014.ЛецельтерФ.Г., ЛундхА.М.Бумага/картон с защитой и способ получения бумаги/картона с защитой / патент на изобретение RUS 2265098 19.06.2015.Способ изготовления мешочной бумаги и мешочная бумага / Лапин В.В., Гордеева Е.В., ГорошниковА.В. / патент на изобретение RUS 2345188 06.09.2017.Способ изготовления бумаги или картона и бумага или картон, изготовленный этим способом / Фредлунд М., Вогберг Л., Хальгрен Х., Хеглунд Х., Петтерссон Г.патент на изобретение RUS 2367739 13.10.2015.ВиллиамсС.Р., ФроассМ.П.Бумага и изделия из бумаги и способ их производства / патент на изобретение RUS 2358056 14.05.2014.Бумага и картон. Определение белизны по МКО D65/10° (наружное дневное освещение): СТБ ИСО 11475-2014, Минск, Бел. гос. ин-т стандартизации и сертификации (2014) ПриложениеДревнейшие носители информации