Разработка системы электронного документооборота

Это принципиально отличает регистр сведений от регистра накоплений, в ресурсах которого может храниться только числовая информация, поддающаяся суммированию [3].
При создании регистра, нужно определить следующие параметры, представленные на Рисунок 3.11:

Рисунок 3.11. Состав параметров регистра сведений
Дополнительно нужно определить:
Периодичность (для периодических регистров сведений);
Режим записи – произвольный или только по регистраторам (документам).
В разрабатываемой конфигурации определены следующие регистры сведений, представленные на Рисунок 3.12:

Рисунок 3.12. Состав регистров сведений системы
Как уже говорилось, основным объектом конфигурации, реализующей систему учета заявок, является документ «Задача». Именно этот объект фиксирует факт постановки задачи, при помощи своих реквизитов и табличных частей позволяет полностью описать задачу и ее окружение, при помощи форм предоставляет пользователю интерфейс работы с задачами, при помощи программных модулей форм определяет логику поведения документа. Все остальные объекты конфигурации итак или иначе связаны с документом «Задача»: реквизиты шапки и табличных частей документа являются ссылками на справочники и перечисления, а отчеты строятся на основе проведенных или непроведенных документов. Поэтому при описании программы мы уделим наиболее пристальное внимание документу «Задача».
Его структура приведена на Рисунок 3.10. При такой сложной структуре прикладного объекта на первое место выходит организация удобного и грамотного интерфейса этого объекта, который, во-первых предоставит пользователю полноценный интерфейс работы с этим объектом, во-вторых обеспечит логику работы объекта: оградит пользователя от недопустимых действий, автоматически заполнит некоторые поля и сделает некоторые действия, представит данные в удобном виде.
Разработка интерфейса системы
Работа в режиме «Управляемое приложение» изменяет прежде всего всю концепцию построения пользовательского интерфейса.
Опишем основные возможности новой концепции, которые мы использовали при разработке нашей конфигурации:
Основное окно и панели;
Командный интерфейс;
Управляемые формы.
Основное окно представляет доступ ко всем элементам программы. Функции, необходимые для удобной навигации по прикладному решению, реализованы в нескольких вспомогательных панелях: разделов, функций текущего раздела, инструментов, избранного, истории и др. Разработчик прикладного решения может задать некоторый стандартный состав и расположение этих панелей в соответствии с назначением и особенностями приложения, но пользователь может по своему усмотрению менять расположение панелей, скрывать и раскрывать панели и настраивать свое рабочее пространство максимально комфортно и эффективно. На Рисунок 3.13 представлен один из вариантов настройки и расположения панелей, сконструированный пользователем по своему вкусу.

Рисунок 3.13. Панели основного окна
Командный интерфейс – это основное средство декларативного построения интерфейса пользователя и основное средство навигации пользователя по функциональности конфигурации [6].
Командный интерфейс основного окна и разделов строится на основе подсистем, заданных в конфигураторе. Разработчик должен создать в конфигурации иерархию подсистем, отражающую для пользователя структуру функциональности прикладного решения. На основе этой информации при помощи редактора командного интерфейса конфигурации строится панель разделов основного окна (Рисунок 3.14). Все прикладные объекты конфигурации (справочники, документы, отчеты и т. д.) привязываются разработчиком к той или иной подсистеме или одновременно к нескольким подсистемам [17]. На основе этой привязки платформа автоматически строит командный интерфейс разделов.

Рисунок 3.14. Создание разделов на основе подсистем
Командный интерфейс форм задается также декларативно. Платформа автоматически включает в командный интерфейс формы прикладного объекта все связанные объекты (подчиненные справочники, регистры, по которым проводится движение и т.д.). Разработчик при помощи редактора командного интерфейса формы выбирает – какие команды включить в командный интерфейс [8]. На Рисунок 3.15 представлен пример разработки командного интерфейса формы элемента справочника «Контрагенты».

Рисунок 3.15. Создание командного интерфейса формы элемента справочника «Контрагенты»
В управляемом приложении используются формы, построенные по технологии «Управляемые формы». Они имеют декларативный способ построения.
На Рисунок 3.16 представлен процесс размещения на форме интерфейсных элементов, ссылающихся на данные объекта формы. Форма автоматически размещает элементы на форме, при этом может получиться так, что форма станет неудобной для пользователя. Основным инструментом, которым разработчик может повлиять на размещение элементов, является создание групп и подгрупп элементов, которые объединяют в себя несколько элементов и задают параметры их размещения [18].

Рисунок 3.16. Размещение реквизитов формы
Для документа «Задача» созданы следующие формы, представленные на Рисунок 3.17.

Рисунок 3.17. Закладка «Формы» документа «Задача»
Форма документа «Задача» предназначена для работы с конкретным выбранным документом. На форме содержится весьма большое количество различных интерфейсных элементов, отображающих реквизиты документа и его табличных частей. Так как документ имеет несколько табличных частей, то отобразить их на форме будет затруднительно. Для решения этой проблемы применены закладки: реквизиты шапки документа отображаются на общем верхнем поле документа, а каждая табличная часть и ее элементы управления – на своей закладке. Это позволяет разгрузить большой объем визуальной информации, содержащийся в документе по разным закладкам и создать пользователю комфортный режим работы с документом. Закладки формы документа «Задача» представлены на Рисунок 3.18.

Рисунок 3.18. Закладки документа «Задача»
Форма списка документа «Задача», предназначена для работы со списком документов. Как и при создании формы документа при создании формы списка особое внимание уделено удобству восприятия данных пользователем и функциональности: возможности выполнить те или иные действия, в том числе и нестандартные для обычного списка документов, непосредственно в этой форме списка. Это достигается как использованием интерфейсных приемов построения форм, так и написанием специальных процедур и функций в программном модуле формы.
Главнейшим инструментом работы с формой списка является настройка списка. Эта настройка позволяет задать отборы, группировки порядок сортировки, условное оформление строк и полей списка. Возможности такой настройки настолько широки, что позволяют пользователю как угодно сложно настроить отображение списка «под себя», а возможность сохранять именованные наборы настроек и потом их открывать по имени позволяет создавать хранимые варианты настроек. На рисунках Рисунок 3.19 - Рисунок 3.22 показан процесс настройки списка документов, а на Рисунок 3.23 – результат этой настройки.


Рисунок 3.19. Настройка отбора

Рисунок 3.20. Настройка сортировки

Рисунок 3.21. Настройка условного оформления

Рисунок 3.22. Настройка группировок

Рисунок 3.23. Результат отбора в форме списка
Руководство по установке, настройке и сопровождению программы
Разработанная сситема поставляется в виде конфигурации с сданными. Развертывание системы производится в программном модуле «Конфигуратор» платформы из фала поставки (*.dt). Необходимо создать пустую информационную базу и загрузить в нее данные (Рисунок 3.24).

Рисунок 3.24. Загрузка данных в пустую информационную базу
После этого загрузится конфигурация, реализующая разработанную систему, а также данные, вбитые в нее для примера ведения учета в процессе тестирования системы.
Руководство пользователя
В качестве средства тестирования разработанной системы использовалась сама платформа «1С:Педприятие 8.3», так как ее возможностей вполне достаточно не только для процесса разработки, но и для отладки созданных прикладных решений. Встроенный в технологическую платформу отладчик позволяет легко справиться с этой сложной задачей.
При запуске программы пользователь видит перед собой основное окно и панель разделов. Все функции программы сгруппированы по разделам, соответствующим подсистемам конфигурации. Для доступа к той или иной функции необходимо выбрать нужный раздел – откроется меню функций соответствующего раздела, в котором пользователь должен выбрать нужную ему функцию. Для удобства некоторые функции присутствуют одновременно в разных разделах, если по логике работы системы они должны там присутствовать. На Рисунок 3.25 представлена панель разделов и меню функций текущего раздела «Справочники».

Рисунок 3.25. Панель разделов и меню функций раздела «Справочники»
Работу с системой целесообразно начать с заполнения справочников, заполненные значения которых удобно будет подставлять в качестве параметров документов.
Наибольший интерес при работе с программой представляет из себя режим работы со списком задач и сопровождение задач. Задачу в системе может сгенерировать любой пользователь системы (Рисунок 3.26).

Рисунок 3.26. Постановка задачи
Решение задачи назначается конкретному исполнителю по профилю задачи. Цель исполнения – решение данной задачи (Рисунок 3.27).

Рисунок 3.27. Назначение исполнителя на задачу
После того как исполнитель задачи выполнил все действия по задаче, он должен проставить отметку об ее исполнении. Для этого на закладке «Исполнители» необходимо нажать кнопку «Исполнить» и внести параметры исполнения (Рисунок 3.28).

Рисунок 3.28. Отметка исполнения задачи
Если решение текущей задачи требует решения других задач, то их можно сгенерировать на основании данной задачи. Сгенерированные задачи могут в свою очередь иметь подзадачи. Образуется древовидная структура задач, которую можно видеть на закладке «Подзадачи» текущей задачи (Рисунок 3.29).

Рисунок 3.29. Закладка «Подзадачи» текущей задачи
Дальнейшая работа по устранению проблемы, указанной в задаче и возможно каких-то еще действий по этой задаче производится из головной задачи. На закладке «Подзадачи» хорошо видна структура и ход выполнения каждой задачи. Список команд данной закладки предоставляет пользователю все функции по управлению задачами любого уровня вложенности.
Войдя в любую задачу из дерева задач можно подробной с ней ознакомиться. Закладки «Свойства», «Дополнительно», «Контакты», «Объекты», «Файлы» являются общими для всех подзадач процесса, хотя каждая конкретная задача может быть дополненная своими специфическими записями на любой из закладок.
На закладке «Контакты» любой участник процесса может ознакомиться со списком контрагентов, с которыми придется взаимодействовать по данной проблеме (Рисунок 3.30). Открыв любого из контрагентов можно получить подробные данные по нему.

Рисунок 3.30. Список контактов задачи
На закладке «Объекты» можно получить данные об объектах ИТ- инфраструктуры, которых касается данная проблема (Рисунок 3.31). Открыв любой из объектов можно получить более подробные данные по нему, в том числе через наборы свойств

Рисунок 3.31. Список объектов задачи
На закладке «Файлы» представлены все документы по проблеме. Это могут быть фотографии, демонстрирующие проблему, документы, составленные по проблеме и многое другое (Рисунок 3.32). Любой документ из списка может быть открыт при помощи программы, связанной с данным типом файла.

Рисунок 3.32. Список файлов задачи
Работа с задачей «сверху» очень удобна для руководителя предприятия или его подразделения для просмотра хода выполнения задачи и поиска узких мест и проблем ее выполнения. Однако, в повседневной работе рядовые сотрудники не работают с одной задачей, они работают со списком задач, поступающим к ним на выполнение, отрабатывают их, возможно порождают новые подзадачи, которые в свою очередь требуют отработки и переходят к следующим задачам.
Для работы со списком задач предназначен очень удобный инструмент – журнал задач. Он вызывается из меню «Главное/Задачи». Главной особенностью журнала является его полная настраиваемость: условий отбора, сортировки, группировки, отображения данных. При помощи различных настроек можно приспособить журнал для самых разных нужд, а возможность сохранять именованные настройки делает журнал основным инструментом работы как руководителей, так и рядовых сотрудников.
Так, рядовой сотрудник может настроить журнал для поиска неисполненных задач, адресованных непосредственно ему (в которых он назначен исполнителем или ответственным). Это достигается установкой отбора, представленной на Рисунок 3.33.

Рисунок 3.33. Настройка отбора неисполненных задач «по себе»
Результатом такого отбора будет список задач, адресованных данному сотруднику и ожидающих выполнения (Рисунок 3.34). Открыв любую задачу, сотрудник получает полную информацию по ней и своему заданию по данной задаче, если же этой информации недостаточно – он может перейти на задачу более высокого уровня и получить необходимую информацию там.

Рисунок 3.34. Результат отбора неисполненных задач «по себе»
У руководителя предприятия или начальника подразделения может быть другая задача: вывести список неисполненных и просроченных задач, сгруппировав его по ответственным исполнителям. При этом красным цветом выделять задачи находящиеся в статусе «Ожидает выполнения», а синим цветом и увеличенным шрифтом выделять задачи, находящиеся в статусе «Мешает выполнению других». Это достигается настройкой отбора (Рисунок 3.35), условного оформления (Рисунок 3.36) и группировок (Рисунок 3.37).

Рисунок 3.35. Настройка отбора

Рисунок 3.36. Настройка условного оформления

Рисунок 3.37. Настройка группировки
Результат применения данных настроек к списку задач представлена на Рисунок 3.38.

Рисунок 3.38. Результат отбора неисполненных и просроченных задач
Таким образом, журнал задач предоставляет неограниченные возможности по настройке и отбору списка задах по любым условиям, превращая его в основной инструмент работы с задачами для всех категорий сотрудников – руководителей и администраторов Службы, непосредственных исполнителей, пользователей, поставивших проблемы.
Отдельно опишем работу с выгрузкой документов в файл и отправку их по электронной почте.
Для выгрузки документа в файл необходимо для вида документа назначить один из шаблонов-маков, разработанных в документе «Задача» в модуле «Конфигуратор» (Рисунок 3.39).

Рисунок 3.39. Макеты документа «Задача»
Макет задается в явном виде – по имени в форме элемента справочника «Виды задач»

Рисунок 3.40. Задание макета для вида документов
Один и тот же макет можно задать разным видам документов, но стоит это делать обдуманно, так как макеты заполняются реквизитами документов и не любой документ подходит к любому макету.
Для проставления подписи отправителя или автора документа в формируемом документе необходимо сотруднику задать основной файл в списке его свзянных файлов – подпись

Рисунок 3.41. Задание сотруднику подписи
Необходимо в константах настроить путь к папке файловой системы, в которую будут выгружаться файлы (Рисунок 3.42).

Рисунок 3.42. Задание пути выгрузки файла
Для формирования файла нужно в форме документа нажать в командной панели ссылку «В файл». В указанной папке сформируется файл формата pdf, содержащий в себе выгруженный файл заданного шаблона.
Для отправки этого файла по электронной почте дополнительно нужно настроить параметры исходящей почты (Рисунок 3.43) и задать электронную почту у адресата документа (Рисунок 3.44).

Рисунок 3.43. Настройка параметров исходящей почты

Рисунок 3.44. Задание адреса электронной почты контрагенту
Для отправки письма с прикрепленным файлом адресату нужно в командной панели формы документа нажать ссылку «По почте».Заключение
Заключение
В результате работы над проектом была тщательно изучена работа ООО «ХХХ», изучена его структура, проанализированы особенности работы и главное - особенности автоматизации его системы документооборота. Задача автоматизации документооборота и делопроизводтсва Фитнес-центра была всесторонне изучена. Доказана необходимость автоматизации этого вида деятельности и необходимость использования современных ИТ-средств для решения этой задачи.
Далее был проведен обзор существующих на рынке систем электронного документооборота и сделан вывод о том, что придется разрабатывать свой продукт, реализующий задачу.
Были изучены возможности применения платформы «1С:Предприятие 8.3» с целью разработки системы автоматизации документооборота и учета документов. Платформа «1С:Предприятие 8.3» была выбрана для реализации системы, так как имеет наибольшие возможности настройки под специфику нашей задачи. Рассмотрены основные особенности архитектуры этой системы, ее огромная функциональность и механизмы, при помощи построения прикладных решения. Найдены способы использования этих механизмов для реализации целей дипломного проекта.
Был определен состав входных и выходных данных, разработана информационная модель будущей системы, на основе которой в свою очередь была разработана структура данных, созданы объекты и определены взаимосвязи между ними.
Далее в программном модуле «Конфигуратор» была реализована конфигурация, выполняющая задачу автоматизации документооборота и учета документов Были созданы объекты конфигурации: документы ,справочники, отчеты, журналы документов; определена их структура, экранные формы, запрограммированы модули, реализующие необходимую функциональность этих объектов.
Отдельной функцией разработанной системы документооборота является возможность сохранения электронного документа в файл, заданный шаблоном и отправка этого файла адресату документа по электронной почте.
Проведенное всестороннее тестирование разработанной системы автоматизации документооборота и учета документов показывает, что она полностью удовлетворяет заданным функциональным требованиям, работает стабильно, обладает широкой функциональностью и продуманным интерфейсом. Разработанную систему можно внедрять в ООО «ХХХ».
Список использованных источников
1С:Предприятие 8. Система программ [Электронный ресурс]. - http://v8.1c.ru/
Профессиональная разработка в системе «1С:Предприятие 8» (+DVD-ROM). Издание 2. Ажеронок В.А., Габец А.П., Гончаров Д.И., Козырев Д.В., Кухлевский Д.С., Островерх А.В., Радченко М.Г., Хрусталева Е.Ю. Под редакцией М. Г. Радченко. 870 с. 1С-Паблишинг, 2013 г.
1C:Предприятие 8.2. Практическое пособие разработчика. Примеры и типовые приемы (+диск). М.Г. Радченко, Е.Ю. Хрусталева. 968 с. 1С-Паблишинг, 2014 г.
Архитектура и работа с данными "1С:Предприятия 8.2". Серия «1С:Профессиональная разработка». Радченко М. Г., Хрусталева Е. Ю. 650 с. 1С-Паблишинг, 2013 г.
Решение специальных прикладных задач в "1С:Предприятии 8.2". Серия "1С:Профессиональная разработка". Гончаров Д. И., Хрусталева Е. Ю. 935 с. 1С-Паблишинг, 2015 г.
Реализация прикладных задач в системе "1С:Предприятие 8.2" (+CD). Серия "1С:Профессиональная разработка". Габец А.П., Козырев Д.В., Кухлевский Д.С., Хрусталева Е.Ю. 830 с. 1С-Паблишинг, 2014 г.
1С:Предприятие 8.2. Практическое пособие разработчика. Примеры и типовые приемы. Радченко М.Г., Хрусталева Е.Ю. 620 с. 1С-Паблишинг, 2012 г.
Разработка управляемого интерфейса (+CD). Серия "1С:Профессиональная разработка". Ажеронок В.А., Островерх А. В., Радченко М. Г., Хрусталева Е. Ю. 740 с. 1С-Паблишинг, 2015 г.
1С:Предприятие 8.2. Коротко о главном. Новые возможности версии 8.2. Радченко М.Г. 690 с. 1С-Паблишинг, 2012 г.
101 совет начинающим разработчикам в системе "1С:Предприятие 8". Хрусталева Е. Ю. 214 с. 1С-Паблишинг, 2011 г.
Методология функционального моделирования IDEF0, Руководящий документ, Госстандарт России.;
Вендров А.М. CASE технологии Современные методы и средства проектирования информационных систем  М.: Финансы и статистика, 1998. - 176 с.: ил.;
Диго С.М. Проектирование и использование баз данных  Учебник. М.: Финансы и статистика. 1995 г;
ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-99, Руководящий документ, Госстандарт России, Москва, 2004;
Основы построения баз данных под ред. А.Д. Хомоненко Санкт-Петербург, 2004;
Матищев А.Н. Эффективность рекламы. – М.: Издательство «Финпресс», 2002. – 416с.
Котлер Ф. Маркетинг менеджмент / Пер. с англ. под ред. Л.А. Волковой, Ю.Н. Каптунеревского. – СПб.: Питер, 2002. – 756с.р
Новости и технологии торговли [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.torgrus.com
ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-99 «Информационная технология. Процессы жизненного цикла программных средств» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 23.12.1999 №675-ст).
Программирование для всех [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.realcoding.net/
Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. – М.: Финансы и статистика, 2000.-187с.
ГОСТ Р ИСО/МЭК 15271-2002 «Информационная технология. Руководство по применению ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-99 (Процессы жизненного цикла программных средств)» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 05.06 2002 №227-ст).
Калянов Г.Н. CASE-технологии. Консалтинг при автоматизации предприятий.-М.: СИНТЕГ, 1997.-276с.
Репин В.В., Елиферов В.Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. – М.: РИА «Стандарты и качество», 2004. – 408 с., илл. – (Серия «Практический менеджмент»)
Информационные системы в экономике: Учебник для студ. высш. учеб, заведений / В.Б. Уткин, К.В. Балдин. — М.: Издательский центр «Академия», 2004. — 288 с.
Петров В.Н. Информационные системы. – СПб.: Питер, 2003. – 688 с.
Арутюнов В.В. Теория экономических информационных систем: Московская финансово-промышленная академия. М., 2005. – 192 с.
Гагарина Л.Г., Киселев Д.В., Федотова Е.Л. Разработка и эксплуатация автоматизированных информационных систем / под ред.проф.Л.Г.Гагариной. – Москва: ИД «Форум»: Инфра-М, 2007 – 384 с.
Балдин К.В., Уткин В.Б. Информационные системы в экономике. М.:Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2008. – 395 с.
Ефимов Е.Н., Патрушина С.М., Панферова Л.Ф., Хашиева Л.И. Информационные системы в экономике. – Москва: ИКЦ «МарТ», 2004. – 352 с.
Липаев В.В. Программная инженерия. Методологические основы. М.: ТЕИС, 2006. – 608 с.
Максимов Н.В., Попов И.И., Голицына О.Л. Информационные системы. Учебное пособие. Форум, 2009 г. - 496 с.
Проектирование экономических информационных систем: Учебник/Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф.; Под ред. Тельнова Ю.Ф. – М.:Финансы и статистика, 2003. - 512 с.