Организация защиты электронного документооборота с контрагентами при использовании сервиса Контур.Диадок.

Программа функционирует в режиме Web-приложения и может запускаться в любом браузере. На рисунке 10 приведен режим создания исходящего документа.Рисунок - Режим создания исходящего документаНа рисунке 11 приведен режим управления внутренними документами. Рисунок – Режим управления внутренними документамиНа рисунке 12 приведен режим поиска документов по заданным критериями выбора.Рисунок - Режим поиска документов по заданным критериями выбораНа рисунке 13 приведен режим фильтрации по журналу входящих документов. Рисунок - Режим фильтрации по журналу входящих документовНа рисунке 14 приведена форма главного меню системы.Рисунок - Форма главного меню системы2.2. Обеспечение системы защиты информации в системе «ДиаДок»Защита информации в системе «ДиаДок» реализована на уровнях:- работа с криптографическими модулями, использование электронной подписи;- использование систем разграничения доступа пользователей. Авторизация возможна по сертификатам, посредством ввода логина и пароля, а также аппаратных аутентификаторов. Вход в систему возможен также через подтверждение посредством СМС;- автоматическая проверка отправлений на наличие вредоносного ПО;- использование защищенных облачных файловых хранилищ.Режим настройки справочника пользователей приведен на рисунке 15.Рисунок – Режим настройки справочника пользователейКак показано на рисунке 15, в справочник вводятся данные о специалистах, работающих с системой, их подразделение. Доступ к режимам работы в системе настраивается как индивидуально для сотрудника, так и для подразделения целиком. На рисунке 16 приведен режим настройки безопасности учетной записи пользователяРисунок – Работа с настройками пользователяКак показано на рисунке 16, персональные настройки пользователя включают ввод пароля, адреса электронной почты и мобильного телефона для подтверждения входа в систему по СМС. По всем отправленным документам через данный сервис автоматически формируются протоколы, в которых приводятся данные о получении документов, реквизитах электронной подписи.Рисунок – Протокол отправки документаВ системе предусмотрена возможность регистрации сертификатов квалифицированной электронной подписи, которые будут использоваться при обмене документами для идентификации пользователя, простановки электронной подписи (рисунок 18).Рисунок – Регистрация сертификата электронной подписиДля каждого зарегистрированного пользователя устанавливаются права доступа (рисунок 19). Для каждого из сертификатов установлены соответствующие полномочия. Для документов заданного типа возможно использование нескольких подписей (уровня специалиста и уровня руководителя), наличие которых является обязательным условием для отправки документа.Рисунок – Настройка прав доступа пользователяРисунок – Использование нескольких подписей в документеВыводыРассмотрев архитектуру системы «ДиаДок», можно сделать выводы:- внедрение системы позволяет оптимизировать бизнес-процессы электронного документооборота;- система позволяет оптимизировать поиск по журналу документов, оперативно находить документы в соответствии с заданными пользователями реквизитами;- в системе реализованы требования защиты информации, связанные с разграничением доступа к основным режимам работы программы, использованию криптографических модулей.3.Оценка экономической эффективности проектаСтоимость лицензии системы «ДиаДок» на необходимое количество мест в условиях ООО «Кондитер» составляет 12000 руб.Далее определим перечень ресурсов, необходимых для реализации проекта. Также необходимо учитывать расходы на электроэнергию. При разработке системы предполагается задействование двух компьютеров, имеющих потребляемую мощность 0.5кВт. Количество часов работы предполагается равным: 60*8*2=960.Затраты на электроэнергию при тарифе 4 руб./кВт*ч составят:S=4*960*0,5=1920 руб.Перечень материальных затрат приведен в таблице 6.Таблица - Перечень материальных затратНаименование ресурсаКоличество, ед.Цена ед., руб.Стоимость, руб. Флеш-накопитель, ед.1800800Бумага А4, пачка 52001000Диск DVD-R1020200Картридж для принтера HPLJ 1100118001800Комплект канцелярских товаров110001000Итого4800Таким образом, общие затраты на электроэнергию и материалы составят:S=1920+4800=6720 руб.Проведем расчет заработной платы исполнителей (таблица 7).Таблица - Расчет заработной платыТипРесурсыИтогТрудовой Руководитель78000 Заместитель директора26880 Экономист24000 ИТ-специалист84480Трудовой Итог213360Общий итог 213360Дополнительная заработная платаДЗП – это:предусмотренные законодательством о труде выплаты за время, которое не было отработано имея при этом уважительные причины.выплата за время, потраченное на выполнение общественных и государственных обязанностей;выплата за очередные и дополнительные отпуска;выплата вознаграждения за выслугу лет и т.д.ДЗП составляет в среднем около 10-20% от суммы основной заработной платы. Дополнительную заработную плату возьмем равным 20%.ДЗП = 213360 × 0,2 = 42762 руб.3.4.6. Страховые взносыВеличина взносов во внебюджетные фонды составляет 30% от фонда оплаты труда.ФОТ = 213360 + 42762 = 256032 руб.СВ = 256032 × 0,3 = 76810 руб.Полная себестоимость проектаТаблица - Полная себестоимость проекта№Номенклатура статей расходовЗатраты, руб.1Материалы, покупные изделия и полуфабрикаты67202Расходы на специальное оборудование03Лицензии на ПО120004Основная заработная плата2133605Дополнительная заработная плата427626Страховые взносы76810Итого:351652Далее проведем оценку величины экономии трудозатрат на выполнение технологических операций при внедрении системы (таблица 9).Таблица – Оценка экономии трудозатрат на выполнение работНаименование операцииКоличество операций в годВремя выполнения без автоматизации, мин. Время выполнения при внедрении ИС, мин. Экономия времени чел-час/годЧасовая ставка ЗП, руб/час.Экономия ЗП, руб.Учет исходящих документов80020125325063333Учет входящих документов1500201475250118750Учет резолюций80020125325063333Работа с сертификатами ЭП2502017925019792Настройка доступа пользователей30030114525036250Формирование отчета о состоянии работы с документами40045129325073333Перевыпуск сертификатов1004517325018333Итого393124Таким образом, величина годовой экономии фонда заработной платы за счет внедрения информационной системы составляет 393124руб.Срок окупаемости проекта: Вывод по разделуЭкономическая эффективность проекта связана с возможностью автоматизации технологических операций электронного документооборота и предполагает сокращение временных затрат в работе специалистов, курирующих указанное направление. Срок окупаемости проекта составляет 11 мес., что в условиях исследуемой компании является приемлемым показателем.ЗаключениеЦелью данной работы было создание проекта организации системы защищенного документооборота в условиях ООО «Кондитер». Внедрение информационных технологий в технологию работы с распорядительными документами позволяет повысить исполнительскую дисциплину сотрудников, повысить качество работы с документами, позволяет отслеживать сроки исполнения документов и качество их отработки.В процессе данной работы был проведен анализ бизнес-процессов работы с документами, проведен анализ нормативной базы, регламентирующей вопросы работы с внутренними документами, проведена постановка задач автоматизации. Показано, что внедрение системы автоматизации документооборота позволит оперативно осуществлять поиск по журналам регистрации документов, проводить анализ сроков их исполнения, осуществлять выборки данных по исполнителям и отправителям. В качестве недостатков существующей технологии работы с документами отмечены отсутствие централизованной базы данных с полученными и отправленными документами, невозможность использования электронной подписи, невозможность мониторинга исполнительской дисциплины при работе с документами. В существующей технологии невозможен контроль защищенности хранения служебной документации, соблюдение требований к их конфиденциальности.Совершенствование технологии документооборота предлагается с использованием системы «ДиаДок», позволяющей централизованно управлять ресурсами защищенного облачного хранилища документов, полномочиями пользователей. Также возможна интеграция с системами на платформе «1С» и доступен комплекс возможностей использования квалифицированной электронной подписи, что позволяет придавать отправляемым документам юридический статус, контролировать документы перед отправкой уполномоченными специалистами. Оценка сроков окупаемости внедрения системы составляет 11 месяцев,что в условиях исследуемой компании является приемлемым показателем.Список использованных источниковСервис электронного документооборота «ДиаДок». [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://www.diadoc.ru/aboutНикифоров С. Н., Ромаданова М. М. Защита информации. Пароли, скрытие, удаление данных: учебное пособие / С. Н. Никифоров, М. М. Ромаданова. - Санкт-Петербург: СПбГАСУ, 2017. - 107 с. Овчинникова Т. А. Ответственность за нарушение требований законодательства РФ о персональных данных: монография / Т. А. Овчинникова . - Хабаровск : Изд-во ТОГУ, 2018. – 81с.Смычёк М.А. Информационная безопасность и защита информации : учебное / М.А. Смычёк. - Нижний Новгород : Нижегородский государственный технический университет, 2016. – 125с.Такатлы Д. А. Защита персональных данных / Д. А. Такатлы. - Петропавловск-Камчатский: Дальневосточный филиал Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования "Всероссийская академия внешней торговли Министерства экономического развития Российской Федерации", 2016. - 92 с.Васильев В. П. Автоматизация формирования отчетных данных: учебное пособие / В. П. Васильев. - Краснодар: КубГАУ, 2019. - 119 с. Султанова Э.Р. Электронный документооборот в системе "Электронное правительство»: курс лекций/ Э.Р. Султанова. - Казань: Медицина, 2015. – 94с.Завозкин С. Ю. Информационное обеспечение интеграции информационных систем на основе системы электронного документооборота : монография / С. Ю. Завозкин. - Кемерово: Кемеровский государственный университет, 2015. - 149 с.Задорожнева Ю.В. Автоматизированные базы данных: учебно-методическое пособие / Задорожнева Юлия Владимировна. - Волгоград: Сфера, 2016. - 49 с.Бобылева М. П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному: вопросы теории и практики / М.П. Бобылева. - Москва: Термика, 2016. - 359 с.Зиновьева Н. Б. Электронный документ и электронная подпись в организации: учебно-методическое пособие / Н. Б. Зиновьева. - Краснодар: КГИК, 2019. - 123 с.Талипов Н. Г., Катасёв А. С. Математическое и программное обеспечение для распределения заданий в автоматизированных системах электронного документооборота: монография / Н.Г. Талипов, А.С. Катасёв. - Казань: Школа, 2017. - 159 с.Медведев М.А. Разработка информационных систем. Учебное пособие. - М.: Флинта, Изд-во Урал. ун-та, 2017. - 64 с.Пьянкова Н.Г. Системы электронного документооборота: учебное пособие / Н.Г. Пьянкова. - Краснодар: Краснодарский ЦНТИ, 2017. - 102 с.Анохина О. В. Юридическое делопроизводство [Электронный ресурс]: учебно-методическое пособие / О.В. Анохина. - Омск : Изд-во ОмГТУ, 2018. – 147с.Польшакова Н.В., Коломейченко А.С., Яковлев А.С. Информационные системы в экономике: [учебник]. - Москва : Буки Веди, 2016. - 480 с.Дрыгина Ю. А., Бабаян А. Р. Делопроизводство в управлении: учебное пособие / Ю. А. Дрыгина, А. Р. Бабаян. - Ростов-на-Дону: Изд-во ЮРИУ РАНХиГС, 2018. - 257 с.Кузьмина, В.И. Делопроизводство: учебное пособие / И. В. Кузьмина. - Москва : Изд-во Московского гуманитарного университета, 2017. - 127 с.Белобородова Н. А. Документирование управленческой деятельности на платформе 1С: учебное пособие / Н. А.Белобородова. - Ухта: УГТУ, 2016. - 51 с.Яроцкая Л. В. Электронный документооборот в российских и зарубежных компаниях / Л.В. Яроцкая. - Москва: Триумф, 2017. - 116 с.