Разработка БД по учету сотрудников кафедры.

Атрибуты сотрудников кафедры – Фамилия имя отчество, код должности, код образования, дата рождения, педагогический стаж, количество лет отработанных на данном мете, ученая степень, ученое звание, код адреса, код образования, код прохождения курсов повышения квалификации, основной предмет.
Образование. Атрибуты образования – Название высшего учебного заведения, год окончания, специальность, полученная квалификация.
Курсы. Атрибуты курсов – название курсов, год окончания обучения, полученная квалификация, примечание.
Адреса. Атрибуты адресов – Город, улица, дом, квартира, телефон рабочий, телефон домашний, телефон мобильный.
Должности. Атрибуты должностей – код должности, название, примечание .
Для реализации информационного обеспечения была разработана база данных, позволяющая учесть все информационные особенности рассматриваемой задачи
Модель Сущность-Связь (ER-модель) – это модель данных, позволяющая описывать концептуальные схемы. Она предоставляет графическую нотацию, основанную на блоках и соединяющих их линиях, с помощью которых можно описывать объекты и отношения между ними какой-либо другой модели данных. В этом смысле ER-модель является метамоделью данных, то есть средством описания моделей данных [10].
ER-модель удобна при проектировании информационных систем, баз данных, архитектур компьютерных приложений, и других систем (далее, моделей). С её помощью можно выделить ключевые сущности, присутствующие в модели, и обозначить отношения, которые могут устанавливаться между этими сущностями. Важно отметить, что сами отношения также являются сущностями (выделяются в отдельные графические блоки), что позволяет устанавливать отношения на множестве самих отношений [19].
В качестве средства обеспечения ссылочной целостности используются как первичные (primary key) и внешние ключи (foreign key), так и уникальные индексы (unique index). Внешние ключи – это столбцы в таблице, которые соответствуют первичным ключам других таблиц. Отношение первичного ключа к внешнему ключу определяет домен допустимых значений внешнего ключа.
Описание информационных объектов ПО. Для реализации функций информационной модели, системы учета необходимо наличие нескольких взаимосвязанных таблиц, описание которых представлено в таблице 4.1


Таблица 4.1
Содержание таблиц базы данных
№ п/п Название таблицы Назначение Adres Таблица, содержащая данные об адресах сотрудников кафедры Должность Таблица, содержащая справочник должностей кафедры Курсы Таблица, содержащая информацию о курсах повышения квалификации, которые закончили сотрудники кафедры Сотрудник Таблица, содержащая информацию о сотрудниках кафедры Образование Таблица, содержащая информацию об образовании сотрудников кафедры
Данные таблицы необходимо реализовать в среде Microsoft Access 2003, по ключевым полям, для этого необходимо разработать концептуальную схему информационной модели.
Таблицы попарно связаны между собой через ключи связи, что существенно упрощает их обработку, так как автоматически обеспечивается контроль целостности данных.
Каждую из таблиц описанных выше введем индексное поле, с помощью которых решим задачи связи информационных таблиц.
Ниже приводится описание схемы данных, основных форм программы и отчета.

4.2 Структура таблиц

Структуры разработанных таблиц представлены на рис. 4.1 – 4.5.
Таблица 4.2
Назначение полей таблицы Адрес
№
п/п Название поля Тип Назначение ИД адрес Целое Индексное поле – первичный ключ таблицы Areal. Город Символьное Поле содержит информацию о городе, в котором проживает сотрудник индекс Символьное Поле содержит информацию об индексе города, в котором проживает сотрудник Улица Символьное Поле содержит информацию об улице на которой проживает сотрудник дом Символьное Номер дома сотрудника квартира текстовый Квартира сотрудника Телефон дом Символьное Домашний телефон сотрудника Телефон раб Символьное Рабочий телефон сотрудника Теефон моб Символьное Мобильный телефон сотрудника
Реализация таблицы в среде Microsoft Access приведена на рис.4.1

Рис. 4.1 – Таблица «Адрес»
Таблица 4.3
Назначение полей таблицы «Должности»
№
п/п Название поля Тип Назначение ИД должность Целое Индексное поле – первичный ключ таблицы должность. Название Символьное Поле содержит информацию о названии должности Примечание Символьное Поле содержит информацию об примечании
Реализация таблицы в среде Microsoft Access приведена на рис.4.2




Рис. 4.2 – Таблица «Должности»
Таблица 4.3
Назначение полей таблицы «Курсы»
№
п/п Название поля Тип Назначение ИД курсы Целое Индексное поле – первичный ключ таблицы Курсы. Название Символьное Поле содержит информацию о курсах, которые закончил сотрудник год целое Поле содержит информацию о годе окончания курсов квалификация Символьное Поле содержит информацию о полученной квалификации при завершении курсов
Реализация таблицы в среде Microsoft Access приведена на рис.4.3


Рис. 4.3 – Таблица «Курсы»
Таблица 4.4
Назначение полей таблицы «Образование»
№
п/п Название поля Тип Назначение ИД образование Целое Индексное поле – первичный ключ таблицы Образование. ВУЗ Символьное Поле содержит название высшего учебного заведения, которое закончил сотрудник год Целое Поле содержит информацию о годе, в котором был закончен ВУЗ специальность Символьное Поле содержит информацию о специальности, которую получил сотрудник квалификация Символьное Поле содержит информацию о квалификации, которую получил сотрудник
Реализация таблицы в среде Microsoft Access приведена на рис.4.4


Рис. 4.4 – Таблица «Образование »
Таблица 4.5
Назначение полей таблицы «Сотрудник»
№
п/п Название поля Тип Назначение ИД Сотрудник Целое Индексное поле – первичный ключ таблицы Сотрудник. Фамилия Символьное Поле содержит Фамилию сотрудника Имя Символьное Поле содержит имя сотрудника Отчество Символьное Поле содержит отчество сотрудник Ид должность целое Поле содержит ссылку на таблицу «должности» Ид образование целое Поле содержит ссылку на таблицу «образование» Осн. Или совм. Символьное Поле содержит информацию об условиях, на которых работает сотрудник – основная работа или по совместительству педстаж числовой Поле содержит данные о педагогическом стаже сотрудника С какого года работает целое Поле содержит данные о годе, с которого работает сотрудник в ВУЗе
Таблица 4.5(продолжение)
Назначение полей таблицы «Сотрудник»
№
п/п Название поля Тип Назначение Основной предмет символьное Поле содержит информацию об основном предмете, который преподает сотрудник нагрузка текстовый Поле содержит информацию о нагрузке сотрудника Ид курсы целое Поле содержит ссылку на таблицу «курсы» звание текстовый Поле содержит информацию об ученом звании сотрудника степень текстовый Поле содержит информацию о научной степени сотрудника Дата рожд дата Поле содержит информацию о дате рождения сотрудника Ид адрес целое Поле содержит ссылку на таблицу «Адрес»

Реализация таблицы в среде Microsoft Access приведена на рис.4.5

Рис. 4.5 – Таблица «Сотрудник
4.3 Таблицы с исходными данными

В таблицы, разработанные в п. 4.2 были введены исходные данные, представленные на рис. 4.6– 4.10

Рис. 4.7 – Исходные данные таблицы «Должности»


Рис. 4.8 – Исходные данные таблицы «Курсы»


Рис. 4.9 – Исходные данные таблицы «Образование»



Рис. 4.6 – Исходные данные таблицы «Адреса»



Рис. 4.10 – Исходные данные таблицы «Сострудник»

4.4 Схема данных

После проектирования таблиц базы данных была построена диаграмма показывающая информационную связь между разработанными таблицами (схема данных). Внешний вид схемы данных представлен на рис.3.11


Рис. 4.11 – Схема данных

4.5 Формы приложения

Согласно заданию на дипломную работу было разработано приложение базы данных Access, содержащее 7 форм, среди которых одна из форм является кнопочной, одна создается на основе запроса всей полной информации о сотрудниках кафедры. Внешний вид разработанных форм представлен на рис.4.12- 4.18.

Рисунок 4.12 – Внешний вид формы «Главная кнопочная форма»

Рис. 4.13 – Внешний вид формы «Адреса»


Рис. 4.14 – Внешний вид сложноподчиненной формы «Должности»


Рис. 3.15 – Внешний вид формы «Курсы»

Рис. 3.16 – Внешний вид формы «Образование»

Рис. 3.17 – Внешний вид формы «Полная информация»

Рис. 3.18 – Внешний вид формы «Полная информация»
4.6 Запросы к базе данных

Для реализации функций, возлагаемых на разрабатываемое программное обеспечение, были созданы 4 запроса к базе данных, разработанные запросы имеют вспомогательные функции, и предназначены для формирования отчетных форм.
Запрос «Адреса сотрудников», (рис. 3.19), предназначенный для создания результирующего отчета об адресах проживания сотрудников кафедры.


Рис. 4.19 – Формирование запроса «Адреса сотрудников»

Разработанный запрос имеет следующий текст, в формате SQL предложения:

SELECT сотрудник.Фамилия, сотрудник.Имя, сотрудник.Отчество, адрес.город, адрес.улица, адрес.дом, адрес.квартира, адрес.[телефон дом]
FROM адрес INNER JOIN сотрудник ON адрес.[Ид адрес] = сотрудник.[ид адрес];
Результат выполнения запроса представлен на рис.4.20

Рисунок 4.20 – Результат выполнения запроса «Адреса сотрудников»

Запрос «Штатное расписание», (рис.4.21), предназначен для создания результирующего отчета «Штатное расписание».


Рисунок 4.22 – Формирование запроса «Штатное расписание»

Разработанный запрос имеет следующий текст, в формате SQL предложения:
SELECT Должность.название, сотрудник.Фамилия, сотрудник.Имя, сотрудник.Отчество, сотрудник.[осн или совм]
FROM Должность INNER JOIN сотрудник ON Должность.[ид должность] = сотрудник.[Ид Должность];
Результат выполнения запроса представлен на рис.4.23


Рисунок 4.23 – Результат выполнения запроса «Штатное расписание»

Запрос «Полная информация», (рис. 4.24), предназначен для создания результирующего отчета «Полная информация».


Рисунок 4.24 – Результат выполнения запроса «Полная информация»

Разработанный запрос имеет следующий текст, в формате SQL предложения:

SELECT Должность.название AS Должность_название, сотрудник.[осн или совм], сотрудник.звание, сотрудник.степень, сотрудник.Фамилия, сотрудник.Имя, сотрудник.Отчество, сотрудник.педстаж, сотрудник.[с какого года работает], сотрудник.[дата рожд], сотрудник.[основной предмет], сотрудник.нагрузка, Образование.ВУЗ, Образование.год AS Образование_год, Образование.специальность, Образование.квалификация AS Образование_квалификация, Курсы.Название AS Курсы_Название, Курсы.год AS Курсы_год, Курсы.квалификация AS Курсы_квалификация, адрес.город, адрес.улица, адрес.дом, адрес.квартира, адрес.[телефон дом], адрес.[телефон раб], адрес.[телефон моб]
FROM Образование INNER JOIN (Курсы INNER JOIN (Должность INNER JOIN (адрес INNER JOIN сотрудник ON адрес.[Ид адрес] = сотрудник.[ид адрес]) ON Должность.[ид должность] = сотрудник.[Ид Должность]) ON Курсы.[ид курсы] = сотрудник.[ИД курсы]) ON Образование.[ид образование] = сотрудник.[ид образование];


4.7 Отчеты

Для реализации функций разрабатываемой информационной системы были разработаны результирующие информационные отчеты о деятельности кафедры.
Первый отчет «Дата рождения» формируется при помощи мастера отчетов. Разработанный отчет позволяет получить данные о сотрудниках датах их рождения, стаже работы, внешний вид отчета представлен на рис. 4.25.


Рис. 4.25 – Внешний вид отчета « Информация о сотрудниках»


Второй отчет «Телефоны сотрудников» формируется на основе разработанного запроса. Разработанный отчет позволяет получить данные о филиалах о сотрудниках и о возможных контактах с каждым из этих сотрудников, внешний вид отчета представлен на рис. 4.26.


Рис. 4.26 – Внешний вид отчета « Телефоны сотрудников»
Внешний вид отчета штанное расписание приведен на 4.27

Рис. 4.27 – Внешний вид отчета « Штатное расписание»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, в дипломной работе была разработана автоматизированная информационная система кафедры, позволяющая проводить учет сотрудников кафедры. Разработка системы выполнена в среде MS Access и является программным приложением. Разработанная система позволяет автоматизировать бизнес процессы, проходящие в информационной среде кафедры высшего учебного заведения. Однако как уже отмечалось на российском и мировом рынках представлено большое количество информационных систем предназначенных для автоматизации их деятельности.
Тестирование разработанной системы позволяет сделать вывод о соответствии системы своему функциональному назначению.
Особенностями разработанной системы являются следующие:
- четкая ориентация на кафедру, для которой проводилась разработка;
- разработанное программное обеспечение позволяет эффективно решать задачи учета сотрудников на кафедре;
- разработанное программное обеспечение доступно для внедрения на кафедре и не требует дополнительных капиталовложений;
- разработанная система является открытой и позволяет на основе разработанной базы данных эффективно решать и другие задачи, для этого не требуется разработки все нового комплекса программного обеспечения, т.е. разработанная система позволяет легко дополнять свои функции, используя существующие информационные объекты;
- разработанная система является простой и может использоваться без дополнительных программных средств на широко распространенном программном обеспечении пакет MS Office;
- при увеличении объемов информации, разработанная система может быть легко адаптируема для переноса на SQL- сервер, при этом достаточно просто решаются вопросы доступа к базам данных из Интернет, т.к. использовался MS Office, то при переносе целесообразно использовать продукты MS SQL Server.
- для работы информационной системы предприятие должно обладать лицензией на программное обеспечение пакет MS Office.










ЛИТЕРАТУРА


1. Информационные технологии в экономике и управлении: Учеб. пособие / А.Г. Ивасенко, А.Ю. Гридасов, В.А. Павленко. — М.:КНОРУС, 2005. — 160 с.
2. Уткин В.Б., Балдин К.В. — Информационные системы и технологии в экономике: Учебник для вузов. — М.: ЮНИТИ- ДАНА, 2003. — 335 с.
3. Информационные технологии в экономике / Под ред. д.э.н., проф. Ю.Ф. Симионова. Серия «Высшее образование». —Ростов-на-Дону: Феникс, 2003. — 352 с.
4. Хабрейкен Д. Microsoft Office 2003 : Word, Excel, Access, Power Джон Вейкас. Эффективная работа с Microsoft Access 2000. СПб: Питер,2001. -1040 с.
Каратыгин С.А. Access 2000. Руководство пользователя с примерами. - М.: Лаборатория Базовых Знаний, 2000.
6.Карпов Б. Microsoft Access 2000: справочник. - СПб: Изд-во "Питер" , 2000.
7.Чернышов Ю. Н. Информационные технологии в экономике. Учебное пособие для вузов. – 2-е изд., испр. и доп. – М.: Горячая линия – Телеком, 2008. – 240 с.: ил.
8.Филимонова Е. В. Информационные технологии в экономике: учебник/Е. В. Филимонова, Н. А. Черненко, А. С. Шубин. – Ростов н/Дону: Феникс, 2008. – 443, - (Высшее образование).
9.Пткуза В. И. Экономические и финансовые расчеты в Excel. Самоучитель. 2-е изд. – СПб.: Питер, 2010. – 384 с.: ил. – (Серия «Самоучитель»).
10.Проектирование баз данных. СУБД MS Access: Учебное пособие для вузов/Н. Н. Гринченко, Е. В. Гусев, Н. П. Макаров, и др. – М.: Горячая линия-Телеком, 2004. – 240 с.: ил.
Симонович С. В. Практический справочник: Microsoft Word 2007. – Спб.:Питер, 2008. – 480 с.ил.











3