"Внедрение номенклатуры дел в МУЗ "Раменская ЦРБ"

Экспертный лист
Уважаемый эксперт!
Просим Вас выразить свое мнение о разработанной номенклатуре дел МУЗ «Раменская ЦРБ» по предложенным критериям.
Для этого необходимо проставить оценку в соответствующем столбце от 1 (минимум) до 10 (максимум), которая на Ваш взгляд, отражает степень выраженности данного критерия в предложенной номенклатуре.
В ходе проведения оценки и написания экспертного заключения просим Вас обращать внимание на самодостаточность, наглядность содержания номенклатуры дел, наличие и охват документов в перечне по подразделениям, точность, достоверность и обоснованность приводимых сведений, методический и фактологический уровень представления данного материала и его адаптивность к различным учреждениям здравоохранения, а также системность, последовательность и простоту изложения представленной номенклатуры.
Заранее спасибо!

№ п/п Критерии Оценка Пояснения 1 Значение и обоснование структуры этапов формирования номенклатуры дел 2 Универсальность структурирования номенклатуры дел в системе здравоохранения 3 Возможности перестройки (оптимизации) предложенной номенклатуры дел под нужды конкретной медицинской организации 4 Наглядность разделов номенклатуры дел 5 Достаточность наполнения структуры номенклатуры дел (все ли графы учтены?) 6 Полнота охвата документации медицинской организации 7 Точность отражения использующихся в медицинской организации документов 8 Целесообразность предложенных механизмов принятия окончательного решения при формировании номенклатуры дел 9 Универсальность применения разработанной номенклатуры дел в системе здравоохранения 10 Простота применения разработанной номенклатуры дел в системе здравоохранения
Экспертное заключение:
Эксперт:
Ф.И.О.
Должность Место работы:
«__»___________200_г. ________________
(подпись эксперта)
Экспертами выступили:
- Лепетухина Альбина Леонидовна – заместитель главного врача по кадрам МУЗ «Раменская ЦРБ», Раменское.
- Фомушкина Ирина Александровна – заслуженный учитель Российской Федерации, главный внештатный специалист по сестринскому делу Министерства здравоохранения Московской области, директор МОМК №2,Раменское.
- Александрова Ольга Викторовна – главная медицинская сестра МУЗ «Раменская ЦРБ», Раменское.
- Протасевич Наталья Андреевна – старшая медицинская сестра наркологического отделения «НКБ №17», Москва.
Результаты экспертной оценки
№ эксперта
Критерии 1 2 3 4 1. Значение и обоснование структуры этапов формирования номенклатуры дел 10 10 10 10 2. Универсальность структурирования номенклатуры дел в системе здравоохранения 10 10 10 10 3. Возможности перестройки (оптимизации) предложенной номенклатуры дел под нужды конкретной медицинской организации 10 10 10 10 4. Наглядность разделов номенклатуры дел 10 10 10 10 5. Достаточность наполнения структуры номенклатуры дел (все ли графы учтены?) 10 10 10 10 6. Полнота охвата документации медицинской организации 10 10 10 10 7. Точность отражения использующихся в медицинской организации документов 10 10 10 10 8. Целесообразность предложенных механизмов принятия окончательного решения при формировании номенклатуры дел 10 10 10 10 9. Универсальность применения разработанной номенклатуры дел в системе здравоохранения 10 10 10 10 10. Простота применения разработанной номенклатуры дел в системе здравоохранения 10 10 10 10 Заключение

Перед началом исследования выдвигалась гипотеза – Возможно ли внедрение общей и медицинской номенклатуры дел выпускником факультета ВСО для медицинской организации?
В ходе проведенного исследования на тему «Номенклатура дел государственного медицинского учреждения» была поставлена следующая цель – внедрить номенклатуру дел в государственной медицинской организации. Для достижения цели были решены следующие задачи:
Обзор нормативно-правовой базы:
В свободном доступе можно найти только Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения Федеральной архивной службы России (Росархив) Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и приказ МЗ СССР №1030.
Проведение анализа настоящей ситуации характеризующей формальное составления номенклатуры дел. На сегодняшний день не было отмечено попыток создать номенклатуру дел государственной медицинской организации. Были выявлены единичные проекты составления общей либо медицинской номенклатур дел государственных медицинских организаций, не отвечающих основным требованиям, предъявляемым ГОСТом по делопроизводству и иным номенклатурным документам. Из отмеченных попыток медицинских организаций создать номенклатуру дел выявлено, что в результате таких попыток появлялись только списочные составы документации отдельных участников лечебного процесса. В том числе, в исследуемой медицинской организации до начала исследования не была прописана номенклатура дел. Документы хранились в порядке, понятном только конкретному исполнителю.
До начала исследования в организации не была прописана номенклатура дел. Общей структуры хранения документов не было. Процесс исследования инициировал и стимулировал процесс формирования номенклатуры дел в организации. Исследование дало теоретические основы для практического внедрения номенклатуры дел.
Анализ «перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения» Федеральной архивной службы России.
Практически во всех отделениях имеется достаточное количество документации для необходимости ее систематизации. Для повышения эффективности ее ведения необходимо создание автоматизированных рабочих мест старших медсестер отделений.
Разработанная номенклатура дел офтальмологического отделения Раменской ЦРБ стала опытным образом для формирования номенклатур в других отделениях.
Был создан приказ главного врача учреждения по составлению номенклатуры дел, унифицированной для всех отделений больницы. Утвержденный главным врачом, он был распространен по подразделениям ЛПУ.
Затруднением к внедрению номенклатуры дел в Раменской ЦРБ стало отсутствие автоматизированных рабочих мест старших сестер, проект которых находится на стадии разработки.
Таким образом, дальнейшее внедрение составленной номенклатуры дел в Раменской ЦРБ требует подробного изучения документооборота каждого из отделений учреждения, корректировки документа и дальнейшего регулярного контроля за его исполнением в каждом подразделении.
Экспертная оценка:
Разработан экспертный лист, проведена экспертная оценка методики отбора сестринского персонала при найме на работу и получены следующие результаты:
- для того чтобы номенклатура дел была допущена к апробации в учреждениях здравоохранения, необходимо было провести ее экспертную оценку; оценка была проведена с помощью экспертных листов, а экспертами выступили сотрудники сестринских и кадровых служб учреждений здравоохранения государственного сектора;
- результаты экспертной оценки следующие:











- средняя оценка, выставленная экспертами за методику отбора сестринского персонала при найме на работу, составляет 100 %
- анализируя экспертные заключения, следует, что все эксперты отметили:
значение и обоснование структуры этапов формирования номенклатуры дел;
универсальность структурирования номенклатуры дел в системе здравоохранения;
широкие возможности перестройки (оптимизации) предложенной номенклатуры дел под нужды конкретной медицинской организации;
наглядность разделов номенклатуры дел;
достаточность наполнения структуры номенклатуры дел;
полноту охвата документации медицинской организации;
точность отражения использующихся в медицинской организации документов;
целесообразность предложенных механизмов принятия окончательного решения при формировании номенклатуры дел;
универсальность применения разработанной номенклатуры дел в системе здравоохранения и простоту применения разработанной номенклатуры дел в системе здравоохранения.
Все эксперты сошлись во мнении, что данная номенклатура дел может быть адаптирована к различного вида учреждений здравоохранения различного профиля и допущена к апробации.
Итак, проведенное исследование позволило решить все поставленные задачи, достигнуть цели.






Список использованных источников и литературы

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 66, 75.
ГОСТ Р 6.30 – 2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Основные требования к оформлению документов».
Приказ Министерства здравоохранения СССР от 04.10.1980 №1030 «Об утверждении форм первичной медицинской документации учреждений здравоохранения».
Постановление Правительства РФ от 03.03.93 г. №191 «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве».
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.2.1.
Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. – Раздел 3.4.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 . – М., 2006. – Пункт 4.1.8.
Абрамова Ю.А., Лутиков А.С. Соответствие процессов делопроизводства существующим нормативно-правовым актам / Абрамова Ю.А., Лутиков А.С. // Медицинская сестра.- 2008 (в печати).
Алексеевский В.С., Коротков Э.М. Введение в специальность «менеджмент организации»: Учебное пособие для вузов. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2004. – 159 с.
Андреева В.И. Делопроизводство: Учебное пособие. – М.: АНО ЗШ МИФИ, 2000. – 480 с.
Доронина Л.А. Составляем номенклатуру дел //Делопроизводство и документооборот на предприятии. - № 12, 2007. – 335 с.
Евплов, В. Справочник старшей (главной) медицинской сестры/ В. Евплов – авт.-состав.; под ред. И.К. Гайнутдинова. Изд. 4-е дополн. И перераб. – Ростов н/Д: Феникс, 2005. – 736 с.
Журавлев П.В., Кулапов М.Н., Сухарев С.А. Управление человеческими ресурсами/ П.В.Журавлев, М.Н. Кулапов, С.А.Сухарев – М, 2003. – 178 с.
Интернет – портал «Топ-Персонал», http//www. Топ-персонал.ru.
Интернет – версия правовой системы «Гарант +».
Кирсанова М.В., Кобук С.П., Аксенов Ю.М. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления: новые обязательные правила: практическое пособие. Издательство «Омега-Л», 2007 – 435 с.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. Испр. И допол. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003. – 408 с.
Латфуллин Г.Р. Теория организации: учебник для вузов/Г.Р. Латфуллин, А.В. Райченко. – СПб: Питер, 2008. – 400 с.
Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. Издательство «Питер», 2007. – 677 с.
Ролько, В.Т. Современные технологии сестринского процесса. //Медицинская сестра - № 2. – 2002. – С. 36 – 39.
Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие. Издательство «Омега-Л», 2007. – 617 с.
















Приложение

Приложение А
АНКЕТА ДЛЯ СТАРШЕЙ МЕДИЦИНСКОЙ СЕСТРЫ
ОФТАЛЬМОЛОГИЧЕСКОГО ОТДЕЛЕНИЯ

Укажите основные принципы расположения документов в делах Вашего отделения:
- вопросный;
- хронологический;
- алфавитный;
- нумерационный.
Сколько листов документов помещается в одну папку дела? _________
Какая информация указывается на обложке дел? ___________________
Как оформлена номенклатура дел в Вашем подразделении? __________
Как оформляются документы, не входящие в имеющуюся номенклатуру? __________________________________________________________
Подшиваются ли в дела черновики и копии документов? ____________
Учитываются ли сроки хранения документов в формировании дел? ___
Как формируется в делах плановая и отчетная документация? ________

Как формируются в делах распорядительные документы? ___________
Какими нормативными документами руководствуется Ваше подразделение при составлении номенклатуры дел? ________________________


СПАСИБО!

Приложение Б
АНКЕТА
Уважаемые респонденты! Просим Вас ответить на несколько вопросов анкеты для выявления порядка формирования номенклатуры дел в МУЗ «Раменская центральная районная больница»

Место работы, должность ______________________________________
Возраст ____________________ Стаж работы ______________________
Считаете ли Вы, что в отделении офтальмологии необходимо вести номенклатуру дел? __________________________________________
На Ваш взгляд, отвечает ли номенклатура дел офтальмологического отделения правилам ее ведения? ________________________________
Какие преимущества подобного ведения номенклатуры дел Вы могли бы отметить? _________________________________________________
Какие недостатки подобного ведения номенклатуры дел Вы могли бы отметить? _________________________________________________
В Вашем отделении также ли Вы ведете номенклатуру дел? __________
Какими нормативными документами руководствуется Ваше отделение при составлении номенклатуры дел? _____________________________
Считаете ли Вы, что в медицинском учреждении номенклатура дел имеет свои особенности? ______________________________________
Есть ли необходимость разработать рекомендации по ведению номенклатуры дел в отделениях лечебно—профилактических учреждений? __
Какие рекомендации старшей медсестре офтальмологического отделения Вы могли бы высказать? ____________________________________
__________________________________________________________


СПАСИБО!
Приложение В
РЕЗУЛЬТАТЫ ВНЕДРЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
В МУЗ «РАМЕНСКАЯ ЦРБ»
Отделение Положительные результаты и предложения Недостатки
и проблемы Травматологическое Единое дело с приказами Министерства здравоохранения и главного врача.
Создание дела с документами по работе Совета сестер.
Мнение о подобном систематизировании документов в травматологическом отделении осталось положительным. Систему номенклатуры старшая медсестра будет поддерживать в дальнейшем по данному принципу. Ведение документации по Совету сестер в общей папке документации старшей медсестры.
Отсутствие автоматизированного рабочего места. Отоларингологическое Создание дела с документами по работе Совета сестер.
Необходимо выделить в отдельное дело также документы по обучению среднего и младшего персонала (графики и темы занятий, планы повышения квалификации и т.д.). Ведение документации по Совету сестер в общей папке документации старшей медсестры.
Отсутствие автоматизированного рабочего места. Онкологическое Необходимо выделение в отдельное дело документации отделения по инструктажам сотрудников (по технике безопасности, противопожарной безопасности, поведению при возникновении чрезвычайных ситуаций и пр.). В целом к внедрению номенклатуры дел в отделении отнеслись положительно. Отсутствие автоматизированного рабочего места. Детское хирургическое Трудностей не возникло, номенклатура дел сформирована быстро. Отсутствие автоматизированного рабочего места. Урологическое Отсутствие автоматизированного рабочего места. Реанимационно-анестезиологическое Использование персонального компьютера в оформлении документации. Отсутствие автоматизированного рабочего места. Операционный блок Использование персонального компьютера в оформлении документации. Отсутствие автоматизированного рабочего места. Физиотерапевтическое Создание номенклатуры дел по образцу. Полное отсутствие систематизации ведения документации.
Отсутствие автоматизированного рабочего места. Рентгенологическое Отделение эндоскопии Отделение переливания крови Наличие импровизированной номенклатуры дел.
Необходимость ведения отчетности по процедурам, обучению персонала, личной документации старшей медсестры и пр. в электронном виде, т.к. такая система значительно ускоряет и упрощает документооборот. Отсутствие автоматизированного рабочего места. Отделение функциональной диагностики Необходима разбивку частей номенклатуры дел по структурным подразделениям.
Отсутствие автоматизированного рабочего места. Клинико-диагностическая лаборатория Номенклатура дел была составлена по тому же принципу, как и в лечебных отделениях, трудностей не возникло. Среди дополнений и изменений старший фельдшер лаборатории предложила выделение документации по учебной деятельности в отдельное дело. Отсутствие автоматизированного рабочего места. Приемное отделение Наличие локального автоматизированного рабочего места старшей медсестры (без сети на все учреждение). Приложение Г
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
Муниципальное учреждение здравоохранения
«Раменская Центральная районная больница»

ПРИКАЗ

09.12.2008 № 302-1
г. Раменское

О составлении номенклатуры дел
на 2009 - 2013 гг.

ПРИКАЗЫВАЮ:
Всем структурным подразделениям в срок до 12 декабря 2008 г. представить в бумажном и электронном виде (на электронных носителях или на e-mail) в отдел документационного обеспечения номенклатуры дел своих подразделений на 2009 - 2013 гг., составленные с учётом прилагаемого примерного содержания номенклатуры дел (Приложение 1).
Отделу документационного обеспечения (Маркелчева М.А.):
- оказывать консультационную и методическую помощь подразделениям;
- составить сводную номенклатуру дел Раменской ЦРБ, согласовать её в установленном порядке с вышестоящей архивной организацией и, в срок до 26.12.2008, представить сводную номенклатуру на утверждение.
Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя главного врача по кадрам Лепетухину А.Л.
Приложение:
Примерное оформление номенклатуры дел Раменской ЦРБ.

Главный врач МУЗ «Раменская ЦРБ» ____________________
Мусаелян И.Х.
М.П.
Приложение
МУЗ «Раменская ЦРБ» УТВЕРЖДАЮ
Главный врач
МУЗ «Раменская ЦРБ»
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ __________ / Мусаелян И.Х./
____________ № _____ «____» ___________ 20__ г.
МУЗ «Раменская ЦРБ»
(место составления)
На 2009 – 2013 г.

Индекс дела Заголовок дела Количество ед.хр. Срок хранения и № статей по перечню Примечание 1 2 3 4 5 Наименование раздела



Главный врач
МУЗ «Раменская ЦРБ» __________ / Мусаелян И.Х./

«___» __________ 20__ г.
























Врачи отделений


Медсестры
поликлиники



Медсестры стационара


Заведующие отделениями:
- детским;
- терапевтическим;
- реанимационным;
- гинекологическим;
- дневным стационаром;
- лабораторией;
- аптекой.



Старшие
медсестры стационара


Старшие
медсестры
поликлиники


Главная сестра

Заместитель главного врача по медицинской части

ГЛАВНЫЙ ВРАЧ


1