Научная организация труда работников службы документационного обеспечения управления (на примере деятельности вневедомтсвенной охраны - подразделения МВД)

Только после анализа полученных данных можно приступать к разработке соответствующих рекомендаций.
Отдел делопроизводства и режима - самостоятельное структурное подразделение ОВО при УВД по Василеостровскому району г. Санкт-Петербурга, подчиняющееся непосредственно начальнику ОВО. Отдел возглавляет инспектор – руководитель отдела делопроизводства и режима. Численность отдела – 6 человек.
Нормативную базу обеспечения деятельности ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб условно можно разделить на две категории: общегосударственные нормативно-правовые акты, обеспечивающие деятельность ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб; локальные нормативные акты ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб.
К локальным нормативным актам обеспечивающим деятельность ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб относятся: Положение о ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб; Положение об отделе делопроизводства и режима ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб; Должностные инструкции работников ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб; Инструкция по документационному обеспечению управления Утверждена Приказом начальника ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб № 38 от 16.05.2006г. (согласована с Федеральным архивным агентством).
Работа по рационализации трудовых процессов практически не ведется. Основные признаки застоя: существует большое количество инстанций прохождения документов; отсутствуют регламентированные правил осуществления всех основных делопроизводственных процедур и «технологических шагов»; затрачивается значительное время на выполнение делопроизводственных процедур и «технологических шагов»; существуют возвратные движения документов (в процессе подготовки, регистрации, согласования).
Количество и качество оргтехники не соответствует современным требованиям и задачам отдела. Компьютеры устаревших моделей – 2005г., принтеры не справляются с нагрузкой, количество принтеров недостаточно, производительность копира не отвечает объему документов отдела.
В целом условия труда и организация рабочего места сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб соответствуют нормативным требованиям. Но в то же время в наличие имеется ряд недостатков, исправив которые можно значительно улучшить условия труда и организацию рабочего места.
К недостаткам расположения мебели можно отнести: отсутствие свободного места в центре помещения, кабинет не укомплектован достаточным количеством мебели для хранения документов (шкафы, стеллажи и т.д.)
К негативными факторам так же относятся: недостаточное содержание кислорода в воздухе, повышенная влажность, офисные шумы и ультразвуки, неправильная освещенность. К недостаткам организации рабочего места можно отнести: маленькие размеры столов, неудобные стулья, невозможность разместить на расстоянии вытянутой руки те предметы, которые наиболее часто нужны в процессе работы.
Ранее эксплуатировавшаяся электронная система учета корреспонденции перестала удовлетворять предъявляемым требованиям. В настоящее время происходит внедрение принципиально новой Системы, не являющейся автоматизацией бумажного документооборота, а представляющей собой систему документационного обеспечения управления, служащую тем же целям, что и система бумажного делопроизводства, но в основе, которой лежит работа с электронными документами.
Мероприятия по усовершенствованию организации труда сотрудников ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб в соответствии с принципами научной организации труда носят комплексный характер. Предложенные мероприятия можно условно разделить на три группы: мероприятия, направленные на рационализацию трудовых процессов; мероприятия, направленные на совершенствование условий труда и применение оргтехники в деятельности сотрудников ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб; мероприятия, направленные на улучшение условий труда и организацию рабочего места.
Эффективность предложенных мероприятий проявится в повышении производительности труда, повышении конкурентоспособности, повышении уровня удовлетворенности сотрудников условиями труда, сокращении роста количества профессиональных заболеваний. Научная организация труда позволит сократить издержки на ремонт устаревшей оргтехники, на поиск и замену сотрудников, сократит потери то рабочего времени, а так же улучшит морально-психологический климат коллектива.

Список использованных источников
Приказ МВД России от 12.05.2006 г. № 340 «Об утверждении перечня документов, образующихся в деятельности подразделений министерства, органов внутренних дел, учреждений, предприятий и организаций системы МВД России, с указанием сроков хранения».
Приказ МВД России от 22.09.2006 г. № 750 «Об утверждении инструкции по работе с обращениями граждан в системе МВД России».
Приказ МВД РФ от 4 декабря 2006 г. N 987 «О документационном обеспечении управления в системе Органов Внутренних дел РФ»
Приказ МВД РФ от 4 декабря 2006 г. N 987 «О документационном обеспечении управления в системе Органов Внутренних дел РФ»
Приказ МВД РФ от 4 декабря 2006 г. N 987 «О документационном обеспечении управления в системе Органов Внутренних дел РФ».
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28.
ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденный постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.
Административная деятельность ОВД: Учебник / Под. Ред. В.П. Сальникова. В 2 ч. Ч. 1, 2 – М.: ЦОКР МВД России. 2005. – 206с.
А. И. Рофе «Организация и нормирование труда», М. издательство «МИК», 2003 г – 162с.
Андреева В.И. Делопроизводство: практическое пособие – М.: Интел-Синтез, 2003, - 196 с.
Анисимов В.М. Организация анализа и прогнозирования в органах внутренних дел: Учебно-практическое пособие по курсу “Основы управления в ОВД”. - Белгород, 2002. – 118с.
Бавсун И.Г. Документационное обеспечение управления органами внутренних дел: учебно–практическое пособие / И. Г. Бавсун. – Омск: Омская акад. МВД России, 2006. – 189 с.
Бахтеев Ю.Д. Захаров В.Ф. Наумов И.Н. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов: учебное пособие // Пенза. Изд-во ПГУ 2005. – 118с.
Бондырева Т.Н. Секретарское дело / Т. Н. Бондырева. – М.: Высш. шк., 1989. – 149 с.
Вязгин В.А., Лучинкина Л.Я. Нормирование труда: процессный подход // Исследовано в России. - 2005. - 23 с.
Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления). Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М., 2001, стр.223
Делопроизводство в системе органов внутренних дел: Учеб. пособие для вузов, обучающихся по специальности 02100 «Юриспруденция» / Волков В.М., И.В. Борисова, Т.Е. Митина, М.Н. Никитин; Гл. ред. Н.Д. Эриашвили. – М.: ЮНИТИ: Закон и право, 2004. – 226 с.
Делопроизводство: учебник для вузов/ Т.А. Быкова, Л.А. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004. – 331 с.
Как избежать ошибок в кадровом делопроизводстве./ Под ред. Н.Г..Пономаревой.- М. Юрист, 2005. – 192 с.
Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. 2-е изд.,-М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское с оглашение, 2002.- 135с
Кулагин Н.И. Делопроизводство и документирование. Устная и письменная речь следователя: учеб. пособие / Н. И. Кулагин, А. Н. Петрова, А. К. Савельев. – Волгоград: ВА МВД России, 2005. – 176 с
Курушин С.А. Делопроизводство в органах внутренних дел: учебное пособие / Курушин С. В., Тяпкин А. Я.; МВД России, Саратовский юридический ин–т. – Саратов: СЮИ МВД России, 2005 (Самара: СЮИ МВД России). –219 с
Макарова С.В. Основные направления совершенствования деятельности подразделений делопроизводства и режима: Лекция / С. В. Макарова. – Домодедово: ВИПК МВД РФ, 2005. –23 с.
Макарова С.В. Организация работы по делопроизводству и режиму в органах внутренних дел: учеб. пособие / С. В. Макарова, Н. Б. Пеженкова. – Домодедово (Моск. обл.): Всерос. ин–т повышения квалификации сотрудников МВД России, 2005. – 156 с
Митина Т.Е. Документационное обеспечение управления в органах внутренних дел: автореферат дис. ... кандидата юридических наук: 12.00.11 / Акад. упр. МВД РФ. – Москва, 2006. – 160 с
Панфилова Н.Ю., Медведева Ю.Н., Марков М.В. Альбом наглядных пособий по дисциплине "Организация, нормирование и оплата труда". - Екатеринбург: ГОУ ВПО УГТУ-УПИ, 2005. - 177 с.
Повышение квалификации и профессиональная переподготовка начальников (их заместителей) управлений делопроизводства и режима МВД, УВД, ГУВД: блоч.–модул. учеб. пособие / [С. В. Макарова и др.]. – Домодедово (Моск. обл.): Всерос. ин–т повышения квалификации сотрудников МВД России, 2005. – 389 с.
Пшенко А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса: Уч. пособие, - М.: Мастерство, 2002, - 189 с.
Рогожин М.В. Организация делопроизводства на предприятии: Учебное пособие .- М. РДЛ, - 2003. – 286с.
Серебренников Г.Г. Организация производства. Учебное пособие. - Тамбов. Изд-во ТГТУ, 2004. - 227 с.
Спивак В.А. Делопроизводство. – СПб.: Питер, 2002. –143 с.
Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. – М.: Книга сервис, 2003. – 259 с.
Шарипов А.Р. Делопроизводство в органах внутренних дел: курс лекций для курсантов и слушателей очной и заочной форм обучения / А. Р. Шарипов. Ижевск, Ижев. фил. Нижегор. акад. МВД России. 2005. – 176 с.

Приложение 1
Основа правового регулирования службы документационного обеспечения системы ОВД

Конституция Российской Федерации. – М.: Юрайт-Издат, 2008.
Федеральный закон от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 13.05.2008 г. № 68-ФЗ).
Федеральный закон от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 г. № 536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
Приказ МВД России от 12.05.2006 г. № 340 «Об утверждении перечня документов, образующихся в деятельности подразделений министерства, органов внутренних дел, учреждений, предприятий и организаций системы МВД России, с указанием сроков хранения».
Приказ МВД России от 22.09.2006 г. № 750 «Об утверждении инструкции по работе с обращениями граждан в системе МВД России».
.Приказ МВД РФ № 150 от 1 марта 1999 г. «Об организации делопроизводства и порядке работы с обращениями граждан в центральном аппарате и подчиненных подразделениям МВД России». (с изм. и доп. от 22 июля 2000 г.)
Приказ МВД России от 28 декабря 2005г. № 1055 «Об организации научного обеспечения и распространения передового опыта в органах внутренних дел Российской Федерации и внутренних войсках МВД России».
Приказ МВД России от 18 ноября 2005 г. № 840 «Об организации планирования в системе ОВД РФ».
Приказ МВД России от 1 декабря 2005 г. № 985 « Об утверждении инструкции о порядке приема, регистрации и разрешения в органах внутренних дел РФ заявлений, сообщений и иной информации о происшествиях».
Приказ МВД РФ от 27 июня 2003 г. № 484 «Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате МВД РФ» (в последней редакции.
Приказ МВД РФ от 4 декабря 2006 г. N 987 «О документационном обеспечении управления в системе Органов Внутренних дел РФ».
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28.
ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденный постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

Приложение 2
Приложение
к Приказу МВД России
от 4 декабря 2006 г. N 987

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ В СИСТЕМЕ ОРГАНОВ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция разработана в целях совершенствования документирования управления, технологий обработки документов, организации документооборота и формирования документальных фондов на единой методической основе в подразделениях центрального аппарата МВД России, подразделениях, непосредственно подчиненных МВД России, органах внутренних дел Российской Федерации, учреждениях и других организациях, осуществляющих задачи, возложенные на органы внутренних дел <1>.
--------------------------------
<1> Далее - "органы внутренних дел", если не оговаривается
особо.

2. Инструкция разработана на основе законодательства Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, государственных стандартов Российской Федерации, а также нормативно-методических документов по делопроизводству и архивному делу и устанавливает единые правила работы со служебными документами.
3. Документационное обеспечение управления - вид служебной деятельности органов внутренних дел, обеспечивающий документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами.
4. Документирование управленческой деятельности включает в себя все процессы, относящиеся к записи и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.
5. Организация, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в системе органов внутренних дел осуществляется Административным департаментом МВД России,
управлениями (отделами, отделениями, группами) делопроизводства; делопроизводства и режима; документационного обеспечения и режима; режима, делопроизводства и кадров; режима и делопроизводства; обеспечения делопроизводства; документального обеспечения; документационного обеспечения; общими отделами, секретариатами и канцеляриями органов внутренних дел <1>.
--------------------------------
<1> Далее - "подразделения делопроизводства и режима".

6. Подразделение делопроизводства и режима является самостоятельным структурным подразделением органа внутренних дел, подчиненным непосредственно руководителю органа внутренних дел.
7. Положение о подразделении делопроизводства и режима органа внутренних дел, должностные инструкции его сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников <2> разрабатываются на основе настоящей Инструкции, статусных документов органа внутренних дел и утверждаются руководителем органа внутренних дел.
--------------------------------
<2> Далее - "сотрудники подразделений делопроизводства и режима".

8. На подразделения делопроизводства и режима возлагается выполнение следующих основных задач:
8.1. Прием, регистрация и распределение входящих (поступающих) документов.
8.2. Передача документов на рассмотрение руководителю органа внутренних дел и непосредственно исполнителю, после получения соответствующих указаний (резолюций).
8.3. Контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов.
8.4. Регистрация исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам.
8.5. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству органа внутренних дел.
8.6. Организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства.
8.7. Копирование и оперативное размножение документов.
8.8. Разработка и проектирование бланков документов.
8.9. Разработка и ведение номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, представление в установленном порядке проекта номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел на согласование в соответствующее подразделение специальных фондов.
8.10. Оформление и формирование дел в соответствии с номенклатурой особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, обеспечение их сохранности.
8.11. Подготовка проектов описей дел постоянного и долговременного (10 лет и более) хранения <3>, представление их на согласование в соответствующее подразделение специальных фондов для последующего утверждения их экспертно-проверочной комиссией <4> органа внутренних дел и передачи в подразделение специальных фондов.
--------------------------------
<3> Форма описей дел постоянного и долговременного срока хранения устанавливается отдельным нормативным правовым актом МВД России.
<4> Далее - "ЭПК".

8.12. Выдача сотрудникам нормативных правовых актов, документов и дел, контроль за их возвратом.
8.13. Участие в сверке наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников <1> органа внутренних дел.
--------------------------------
<1> Далее - "сотрудники".

8.14. Проведение в установленном порядке экспертизы научной и практической ценности документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий, представление проектов актов об уничтожении документов на рассмотрение соответствующим экспертным комиссиям.
8.15. Своевременный отбор документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности <2>, представление на рассмотрение соответствующими экспертными комиссиями проектов актов об уничтожении документальных материалов и организация их уничтожения в установленном порядке.
--------------------------------
<2> Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению производятся только после составления описей дел постоянного и долговременного срока хранения и их утверждения.

8.16. Информирование руководителя органа внутренних дел об исполнении документов и поручений по ним, анализ и подготовка на его основе предложений по совершенствованию работы с документами.
8.17. Определение порядка прохождения и обработки документов, внедрение новых технологических приемов работы с документами, сокращающих объем документооборота.
8.18. Обеспечение готовности к спасению документов в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций.
8.19. Координация деятельности структурных подразделений органа внутренних дел и подчиненных органов внутренних дел по вопросам документационного обеспечения управления.
8.20. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в системе органа внутренних дел.
8.21. Организация специального первоначального обучения и повышения квалификации сотрудников подразделений делопроизводства и режима структурных подразделений органа внутренних дел и подчиненных органов внутренних дел.
8.22. Разработка организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления.
8.23. Организация изучения сотрудниками органа внутренних дел в системе служебной подготовки нормативных правовых актов, организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления.
8.24. Консультирование сотрудников органа внутренних дел по вопросам работы с документами.
8.25. Участие в проведении служебных проверок по фактам утрат документов и разглашения сведений служебного характера.
8.26. Техническое обеспечение работы с документами, выполнение машинописных работ.
8.27. Организация работы по рассмотрению обращений граждан.
8.28. Подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции, получение канцелярских товаров.
8.29. Учет печатей, штампов и бланков документов, используемых в органе внутренних дел, а также хранилищ документов и ключей от них.
8.30. Анализ состояния документооборота и принятие мер по упорядочению ведения служебной переписки.
9. Ответственность за состояние документационного обеспечения управления, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременности и качества их исполнения, а также создание надлежащих условий работы сотрудников подразделений делопроизводства и режима возлагается на руководителей органов внутренних дел.
В подразделении делопроизводства и режима должны быть созданы необходимые условия для работы со всеми видами документов в соответствии с настоящей Инструкцией.
10. Должностные лица органов внутренних дел при работе с документами обязаны:
10.1. Знать и точно выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией.
10.2. Не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате документов.
10.3. Требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний).
10.4. Передавать документы другим сотрудникам только с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения.
10.5. Передавать документы из одного структурного подразделения в другое только через подразделение делопроизводства и режима, под расписку в соответствующих журналах учета.
10.6. Знакомить с документами посторонних лиц и сообщать сведения, содержащиеся в документах, посторонним лицам только с разрешения соответствующего руководителя органа внутренних дел.
10.7. Немедленно сообщать руководителю соответствующего структурного подразделения и руководителю подразделения делопроизводства и режима об утрате или недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, в которых хранятся документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних или
неучтенных документов.
10.8. При увольнении со службы или работы, переводе к новому месту службы или работы, убытии в отпуск, на лечение, в командировку своевременно сдавать все документы в подразделение делопроизводства и режима.
11. Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях в порядке, установленном нормативными правовыми актами МВД России.
12. Сотрудники несут персональную ответственность за соблюдение ими установленного порядка работы с документами и их сохранность, а также за разглашение содержащейся в них информации.
При обнаружении утраты документов сотрудник должен немедленно доложить об этом происшествии руководителю соответствующего структурного подразделения, который обязан принять исчерпывающие меры к поиску документов, и руководителю подразделения делопроизводства и режима.
13. Передача документов и их копий работникам других организаций допускается только с письменного разрешения руководителя органа внутренних дел или его заместителей по запросу. О передаче документов делаются соответствующие отметки в
учетных формах и на подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, каким должностным лицом разрешена передача документа.
14. Передача документов и их копий представителям средств массовой информации осуществляется в соответствии с требованиями пункта 13 настоящей Инструкции через соответствующее подразделение органа внутренних дел, в функции которого входит взаимодействие со средствами массовой информации.
15. Международный обмен информацией о преступлениях осуществляется по каналам Международной организации уголовной полиции Интерпол в установленном порядке <1> с учетом положений настоящей Инструкции.
--------------------------------
<1> Постановление Правительства Российской Федерации от 14
октября 1996 г. N 1190 "Об утверждении Положения о Национальном
центральном бюро Интерпола" (Собрание законодательства Российской
Федерации, 1996, N 43, ст. 4916).

16. Особенности делопроизводства по документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну, а также организация делопроизводства по шифртелеграммам, обращениям граждан устанавливаются иными нормативными правовыми актами МВД России.

II. Основные виды документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел

17. В деятельности органов внутренних дел образуются следующие основные виды документов: нормативные правовые акты МВД России <2>, правовые акты ненормативного характера <3>, акты, заключения, докладные записки, справки, обзоры, доклады, пояснительные записки, планы, телеграммы, телефонограммы, факсограммы.
--------------------------------
<2> Федеральные законы, указы Президента Российской Федерации,
постановления Правительства Российской Федерации, акты субъектов
Российской Федерации, международные договоры и соглашения,
гражданско-правовые договоры и соглашения.
<3> Приказы по личному составу, распоряжения, письма,
указания, межведомственные соглашения, протоколы.

Нормативный правовой акт <1> (федеральный закон, указ Президента Российской Федерации, постановление Правительства Российской Федерации, акт субъекта Российской Федерации, приказ, директива, положение, устав, инструкция, правила, наставление) - письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме должностным лицом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, рассчитанных на многократное применение и относительно неопределенный круг лиц.
--------------------------------
<1> Правила подготовки и образцы оформления нормативных правовых актов устанавливаются Приказом МВД России от 27 июня 2003 г. N 484.

Приказ - правовой акт, устанавливающий управленческие решения, как правило, нормативного характера по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел.
Положение, устав - нормативные правовые акты, устанавливающие основные системно связанные между собой правила деятельности органа внутренних дел и его структурных и подчиненных подразделений.
Инструкция, наставление - правовой акт, детализирующий и обеспечивающий выполнение нормативных правовых актов, используемых органами внутренних дел в соответствии с их компетенцией.
Правила - нормативный правовой акт, в котором формулируются основополагающие требования к той или иной деятельности или поведению.
Распоряжение - документ ненормативного характера по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю органа внутренних дел или вышестоящего органа внутренних дел, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.
Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений.
План - документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей.
Письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается почтой, передается телеграфом, передается по телефону и записывается получателем, передается факсимильной связью).

III. Требования к подготовке и оформлению документов
18. При оформлении документов необходимо соблюдать: правила, обеспечивающие их юридическую силу; оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность обработки с помощью средств вычислительной техники; качество как исторических источников информации.
19. Текст документа отражает его основное смысловое содержание - управленческое действие, решение.
20. Составление проекта документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов МВД России, иных материалов справочного характера.
21. При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:
21.1. Документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России.
21.2. Документ должен быть написан служебно-деловым стилем.
21.3. Изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование.
21.4. Применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России, и употребляться в одном и том же значении.
21.5. Документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания.
21.6. Документ не должен дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных нормативных правовых актах.
21.7. Документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями настоящей Инструкции, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.
21.8. В документе не должно быть помарок и исправлений.
22. Документирование информации в органах внутренних дел Российской Федерации осуществляется, как правило, с использованием технических средств <1>, в том числе средств вычислительной техники, а также на искусственных языках в виде файлов с использованием машинных носителей информации.
--------------------------------
<1> Изготовление рукописных документов допускается при отсутствии возможности использования технических средств или в случаях, предусмотренных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами МВД России.

Отдельные документы внутреннего обращения допускается писать от руки (рапорт, заявление, объяснительная записка).
23. Документы оформляются на бланках или стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), допускается использование бумаги форматов А3 (297 x 420 мм) и А6 (105 x 148 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля, мм:
30 - левое;
20 - правое;
20 - верхнее;
20 - нижнее.
24. Документы изготавливаются на белой бумаге или в исключительных случаях бумаге светлых тонов.
25. При подготовке и оформлении документов в установленном порядке могут использоваться следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - геральдический знак - эмблема органов внутренних дел
Российской Федерации и внутренних войск Министерства внутренних
дел Российской Федерации <1>;
--------------------------------

Приложение 3

п.2 ГОСТ Р 6.30-2003 «Состав реквизитов документов»
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документов;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа».


Приложение 4
АНКЕТА
сотрудников ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб
Просим Вас оценить по пятибалльной шкале организацию труда ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб . Для этого необходимо обвести кружком или отметить иначе Ваше мнение. Один балл является минимальной оценкой и 5 - максимальной. Ваши оценки помогут нам выявить недостатки и разработать мероприятия по совершенствованию организации труда. Заранее благодарим за помощь!
Как Вы оцениваете:
Блок 1 Рационализация трудовых процессов и применение оргтехники Существующие регламентированные правила осуществления всех основных делопроизводственных процедур и «технологических шагов»; 1 2 3 4 5 Оптимальность времени на выполнение делопроизводственных процедур и «технологических шагов»; 1 2 3 4 5 Оптимальность количества возвратных движений документов 1 2 3 4 5 Достаточность оргтехники и средств связи 1 2 3 4 5 Соответствие оргтехники средств связи современным требованиям 1 2 3 4 5 Оптимальность местонахождения оргтехники и средств связи 1 2 3 4 5 Блок 2.Условия труда и рабочее место сотрудников Распорядок рабочего времени 1 2 3 4 5 Удобство расстановки мебели 1 2 3 4 5 Организацию рабочего места 1 2 3 4 5 Достаточность и качество канцелярских предложений Блок 3.Организацию электронного документооборота Соответствие программного обеспечения поставленным задачам 1 2 3 4 5 Удобство работы с электронными системами 1 2 3 4 5 Необходимость совершенствования системы электронного документооборота 1 2 3 4 5


Приложение 5
5.3. Требования к организации режима труда и отдыха при работе с компьютерами
Режимы труда и отдыха при работе с компьютерами регламентированы СанПиН 2.2.2.542-96.
Для обеспечения оптимальной работоспособности и сохранения здоровья людей при работе с компьютером во время дежурной смены должны быть установлены регламентированные перерывы (в зависимости от ее продолжительности).
Продолжительность непрерывной работы на компьютере без регламентированного перерыва не должна превышать 2 ч.
При работе на компьютере в ночную смену (с 22 до 06 ч) продолжительность регламентированных перерывов должна быть увеличена на 60 мин.
При 8-часовой дежурной смене и работе на компьютере регламентированные перерывы следует устанавливать через 2 ч от начала смены и через 1,5 - 2,0 ч после обеденного перерыва продолжительностью 15 мин каждый или продолжительностью 10 мин через каждый час работы.
При 12-часовой дежурной смене и работе на компьютере регламентированные перерывы должны быть установлены в первые 8 ч работы аналогично перерывам при 8-часовой смене, а в течение последующих 4 ч работы - каждый час продолжительностью 15 мин.
При 24-часовой дежурной смене и работе на компьютере регламентированные перерывы должны быть установлены в первые 8 ч работы аналогично перерывам при 8-часовой смене, в последующие 16 ч работы - каждый час продолжительностью 15 мин, плюс 60 мин (при работе в ночное время).
При возникновении у работающих на компьютере зрительного дискомфорта и других неблагоприятных субъективных ощущений (несмотря на соблюдение санитарно-гигиенических, эргономических требований, режимов труда и отдыха) следует применять индивидуальный подход в ограничении времени работы на компьютере, корректируя длительность перерывов для отдыха или сменяя деятельность на другую, не связанную с использованием компьютера.
Персонал ПЦО, использующий в своей работе компьютеры, должен проходить обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические медицинские осмотры в порядке и в сроки, установленные Минздравмедпромом России и Госсанэпиднадзором России. (К непосредственной работе с компьютером допускаются лица, не имеющие медицинских противопоказаний.)
Женщины со времени установления беременности и в период кормления ребенка грудью к выполнению всех видов работ, связанных с использованием компьютеров, не допускаются.
Бондырева Т.Н. Секретарское дело / Т. Н. Бондырева. – М.: Высш. шк., 1989. – 86 с.
Делопроизводство: учебник для вузов/ Т.А. Быкова, Л.А. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004. – 37 с.
Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. 2-е изд.,-М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское с оглашение, 2002.- 82с
Рогожин М.В. Организация делопроизводства на предприятии: Учебное пособие .- М. РДЛ, - 2003. – 101с.
Спивак В.А. Делопроизводство. – СПб.: Питер, 2002. –143 с.
Пшенко А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса: Уч. пособие, - М.: Мастерство, 2002, - 104 с.
Бахтеев Ю.Д. Захаров В.Ф. Наумов И.Н. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов: учебное пособие // Пенза. Изд-во ПГУ 2005. – 18с.
Андреева В.И. Делопроизводство: практическое пособие – М.: Интел-Синтез, 2003, - 65 с.
Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. – М.: Книга сервис, 2003. – 98 с.
Административная деятельность ОВД: Учебник / Под. Ред. В.П. Сальникова. В 2 ч. Ч. 1, 2 – М.: ЦОКР МВД России. 2005. – 44с.
Митина Т.Е. Документационное обеспечение управления в органах внутренних дел: автореферат дис. ... кандидата юридических наук: 12.00.11 / Акад. упр. МВД РФ. – Москва, 2006. – 8 с
Приказ МВД РФ от 4 декабря 2006 г. N 987 «О документационном обеспечении управления в системе Органов Внутренних дел РФ»
Там же
Приказ МВД РФ от 4 декабря 2006 г. N 987 «О документационном обеспечении управления в системе Органов Внутренних дел РФ»
Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. – М.: Книга сервис, 2003. – 49 с.
Кулагин Н.И. Делопроизводство и документирование. Устная и письменная речь следователя: учеб. пособие / Н. И. Кулагин, А. Н. Петрова, А. К. Савельев. – Волгоград: ВА МВД России, 2005. – 76 с
Бавсун И.Г. Документационное обеспечение управления органами внутренних дел: учебно–практическое пособие / И. Г. Бавсун. – Омск: Омская акад. МВД России, 2006. – 32 с.
Курушин С.А. Делопроизводство в органах внутренних дел: учебное пособие / Курушин С. В., Тяпкин А. Я.; МВД России, Саратовский юридический ин–т. – Саратов: СЮИ МВД России, 2005 (Самара: СЮИ МВД России). –19 с
Макарова С.В. Основные направления совершенствования деятельности подразделений делопроизводства и режима: Лекция / С. В. Макарова. – Домодедово: ВИПК МВД РФ, 2005. –23 с.
Бондырева Т.Н. Секретарское дело / Т. Н. Бондырева. – М.: Высш. шк., 1989. – 149 с.
Как избежать ошибок в кадровом делопроизводстве./ Под ред. Н.Г..Пономаревой.- М. Юрист, 2005. – 42 с.
Анисимов В.М. Организация анализа и прогнозирования в органах внутренних дел: Учебно-практическое пособие по курсу “Основы управления в ОВД”. - Белгород, 2002. – 118с.
Панфилова Н.Ю., Медведева Ю.Н., Марков М.В. Альбом наглядных пособий по дисциплине "Организация, нормирование и оплата труда". - Екатеринбург: ГОУ ВПО УГТУ-УПИ, 2005. - 55 с.
А. И. Рофе «Организация и нормирование труда», М. издательство «МИК», 2003 г – 162с.
Серебренников Г.Г. Организация производства. Учебное пособие. - Тамбов. Изд-во ТГТУ, 2004. - 63 с.
А. И. Рофе «Организация и нормирование труда», М. издательство «МИК», 2003 г – 168с.
Серебренников Г.Г. Организация производства. Учебное пособие. - Тамбов. Изд-во ТГТУ, 2004. - 66 с.
Вязгин В.А., Лучинкина Л.Я. Нормирование труда: процессный подход // Исследовано в России. - 2005. - 23 с.
Шарипов А.Р. Делопроизводство в органах внутренних дел: курс лекций для курсантов и слушателей очной и заочной форм обучения / А. Р. Шарипов. Ижевск, Ижев. фил. Нижегор. акад. МВД России. 2005. – 24 с.
Делопроизводство в системе органов внутренних дел: Учеб. пособие для вузов, обучающихся по специальности 02100 «Юриспруденция» / Волков В.М., И.В. Борисова, Т.Е. Митина, М.Н. Никитин; Гл. ред. Н.Д. Эриашвили. – М.: ЮНИТИ: Закон и право, 2004. – 17 с.
Бавсун И.Г. Документационное обеспечение управления органами внутренних дел: учебно–практическое пособие / И. Г. Бавсун. – Омск: Омская акад. МВД России, 2006. – 41 с.
Кулагин Н.И. Делопроизводство и документирование. Устная и письменная речь следователя: учеб. пособие / Н. И. Кулагин, А. Н. Петрова, А. К. Савельев. – Волгоград: ВА МВД России, 2005. – 83 с.
Макарова С.В. Организация работы по делопроизводству и режиму в органах внутренних дел: учеб. пособие / С. В. Макарова, Н. Б. Пеженкова. – Домодедово (Моск. обл.): Всерос. ин–т повышения квалификации сотрудников МВД России, 2005. – 48 с
Основные направления совершенствования деятельности подразделений делопроизводства и режима: Лекция / С. В. Макарова. – Домодедово: ВИПК МВД РФ, 2005. – 42 с.
Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления). Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М., 2001, стр.223
Для справки: большинство положительных оценок (отлично и хорошо) по всем вопросам выставили сотрудники в возрасте от 50 лет.
Повышение квалификации и профессиональная переподготовка начальников (их заместителей) управлений делопроизводства и режима МВД, УВД, ГУВД: блоч.–модул. учеб. пособие / [С. В. Макарова и др.]. – Домодедово (Моск. обл.): Всерос. ин–т повышения квалификации сотрудников МВД России, 2005. – 245 с.
Приказ МВД РФ от 4 декабря 2006 г. N 987 «О документационном обеспечении управления в системе Органов Внутренних дел РФ»
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.
Организация работы пунктов централизованной охраны: Рекомендации (Р 78.36.011-2000). -М.: НИЦ «Охрана», 2000. - 132 с












85



Кадровое

обеспечение

служб

ДОУ

Совершенствование организационно-штатных структур служб ДОУ

Повышение профессионального уровня сотрудников

Приведение денежных окладов сотрудников ДОУ в соответствие с объемами выполняемых работ

Документационное обеспечение управления как совокупность правовых, организационных, технических норм и технологических операций, направленных на получение, переработку, хранение и использование управленческой документации

Организация

и

ведение

делопроизводства

в

ОВД

Обеспечение единого порядка документирования управленческой деятельности, организации работы с документами в ОВД России


Организация работы с письмами, жалобами и обращениями граждан в органах и учреждениях ВД с использованием персональных компьютеров


Разработка нормативных актов по организации секретного и несекретного делопроизводства, а также архивной работе


Внедрение электронных программ в процесс обработки входящей несекретной корреспонденции


Учет, доведение до исполнителей и хранение нормативно-правовых актов


Использование новых технологий (франкировальные машины, персональные компьютеры и др.) при обработке исходящих документов


Контроль
исполнения

Осуществление контроля над движением документов и их доведением до структурных подразделений (исполнителей)

Совершенствование форм контроля над сроками исполнения документов, поступающих из высших органов власти, поручений руководителей ОВД

Архивная

работа

Разработка нормативных актов по организации архивной работы

Завершение создания архивов в территориальных органах ВД

Подготовка кадров для работы в архивах ОВД

Защита
государственной

тайны

Совершенствование системы управления по защите государственной тайны в ОВД

Разработка нормативной правовой базы

Организация и разработка номенклатуры должностей сотрудников, подлежащих оформлению допуска к сведениям, составляющим государственную тайну своевременная корректировка номенклатуры с учетом организационно-штатного построения органа или учреждения ВД

Разработка и осуществление мероприятий по обеспечению режима секретности при работе с документами, выявление и закрытие возможных каналов утечки секретных сведений и информации для служебного пользования;


Координация работ по технической защите информации