Информационное обеспечение принятия управленческих решений на примере ГУП "Глав АПУ".

Oracle Financial Analyzer интегрирован с ядром финансовых приложений Oracle Applications - Главной Книгой, что значительно упрощает обмен данными между ними и сокращает срок внедрения системы.
Для контроля исполнения бюджетов по различным направлениям (сравнение план/факт) и для решения других аналитических задач Oracle Financial Analyzer предлагает стандартные многомерные OLAP-отчеты и инструментарий нерегламентированных запросов (Селектор), в том числе в среде Web. Встроенный механизм финансового моделирования, использующий всю вычислительную мощь Express Server, служит для определения взаимосвязей между статьями бюджета, построения сложных индикаторов эффективности и обеспечивает возможность анализа "что-если".
Oracle Financial Analyzer существенно сокращает трудозатраты на составление и контроль исполнения бюджетов, анализ и прогнозирование финансового состояния, а его сочетание с Oracle Applications обеспечивает полное интегрированное решение для управления финансами предприятия.
Oracle Sales Analyzer - приложение масштаба предприятия, предназначенное для анализа продаж и маркетинговых исследований. Тенденции и прогноз продаж, эффективность рекламных кампаний, прибыльность продукта или заказчика, жизненный цикл продукта могут быть оценены с помощью этого пакета, однако этим его функциональность не ограничена. Sales Analyzer может использоваться для решения более общих аналитических задач, не связанных с коммерческой деятельностью, в которых востребованы возможности OLAP. Для деятельности ГУП «ГлавАПУ» данное приложение не соответствует, так как у предприятия нет конкурентов в его области работы, оно не занимается ни маркетинговой, ни рекламной деятельностью. В связи с этим не будем подробно останавливаться на характеристике данной составляющей СППР на базе Oracle.
Oracle Darwin Data Mining Suite – его инструментальная среда предназначена для анализа данных методами, относящимися к технологии «data mining» (извлечение знаний). Основная задача технологии извлечения знаний состоит в выявлении в больших наборах данных скрытых закономерностей, зависимостей и взаимосвязей, полезных при принятии решений на различных уровнях управления. Такие закономерности представляются в виде моделей различного типа, позволяющих проводить классификацию ситуаций или объектов, прогнозировать их поведение, выявлять группы сходных объектов и т.п. Модели строятся автоматически на основе анализа имеющихся данных об объектах, наблюдениях и ситуациях с помощью специальных алгоритмов.
Darwin поддерживает все этапы технологии извлечения знаний, включая постановку задачи, подготовку данных, автоматическое построение моделей, анализ и тестирование результатов, использование моделей в реальных приложениях.
На этапе подготовки данных обеспечивается доступ к любым реляционным базам данных, текстовым файлам, SAS-файлам. Дополнительные средства преобразования и очистки данных позволяют изменять вид представления, проводить нормализацию значений, выявлять неопределенные или отсутствующие значения. На основе подготовленных данных специальные процедуры автоматически строят различные модели для дальнейшего прогнозирования, классификации новых ситуаций, выявления аналогий. Darwin поддерживает построение пяти различных типов моделей - нейронные сети, классификационные и регрессионные деревья решений, ближайшие k-окрестности, байесовское обучение и кластеризацию.
Развитые графические средства предоставляют широкие возможности для анализа полученных результатов, верификации моделей на тестовых наборах данных, оценки точности и устойчивости результатов. Уточненные и проверенные модели можно включать в существующие приложения путем генерации их описаний на С, C++, Java, а также разрабатывать новые специализированные приложения с помощью входящей в состав Darwin среды разработки (SDK).
Важной особенностью системы Darwin, выделяющей его среди других средств извлечения знаний, являются его технические характеристики: работа в архитектуре «клиент-сервер», широкое использование техники параллельных вычислений, высокая степень масштабируемости при увеличении вычислительных ресурсов. Все это позволяет выполнять процедуры автоматического анализа данных огромных объемов, достигая очень высоких временных показателей.
Таким образом, в полной степени потребностям, особенностям деятельности и специфике принятия управленческих решений ГУП «ГлавАПУ» соответствуют такие приложения СППР на базе Oracle, как Oracle Reports, Oracle Discoverer, Oracle Express Administrator. . Их внедрение нам представляется нам наиболее важным и желаемым в ближайшее время для повышения оперативности, качества и эффективности работы лиц, принимающих решения в ГУП «ГлавАПУ» любого уровня.
Второстепенное значение в данной ситуации имеют такие приложения, как Oracle Financial Analyzer, Oracle Darwin Data Mining Suite. Их внедрение в деятельность ГУП «ГлавАПУ» является необязательным, но желательным, так как обеспечит дополнительные удобства работы с информацией, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

3.2. Выбор системы электронного документооборота

Сегодня можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков, работающих в сфере автоматизации работы с документами: Босс-Референт, ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow.
СЭД - это в первую очередь система, позволяющая решать все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами – регистрация и ввод документов, поиск документов, маршрутизация, создание отчётов, ведение архива, установление правами доступа в системе.
Поэтому при выборе СЭД просто необходимо убедиться в том, что система действительно обеспечивает выполнение таких задач. Чтобы получить представление о возможностях систем, позволяющих организовать электронный документооборот, была составлена таблица с необходимым набором функционала (таблица 3).
Таблица 3. Основные возможности систем электронного документооборота
Система


Возможности БР ГД Д ЕД СМ D DIS DV LD OW Регистрация документов + + + + + + + + + + Ведение регистрационной карточки + + + + + + + + + + Ведение номенклатуры дел + + + + + + + + + + Сканирование +/- + +/- + +/- -/+ + + + +/- Распознавание документов +/- + +/- + +/- -/+ +/- +/- +/- +/- Связанные документы + + + + + + + + + + Прикрепленные файлы + + + + + + + + + + Работа со словарями и справочниками + + + + + + + + + + Сроки поручений + - + + + + + + + + Поиск :
- по реквизитам
- по виду рег. карточки
- полнотекстовый
- с учетом морфологии
+
-
+
-
+
-
+
-
+
+
+
-
+
+
+
+
+
-
+
-
+
-
+
+
+
+
-
-
+
+
+
-
+
-
+
+
+
+
+
+/- Списание документа в архив + + + + + + - + + + Ведение архивов электронных документов -/+ - +/- +/- -/+ -/+ - -/+ +/- -/+ Маршрутизация + - + + + + - + + + Генерация отчетов +/- +/- + + +/- + + + + +/- Разграничение прав доступа + + + + + + + + + + Разграничение ролей пользователей
+ - -/+ + + + + + + + Условные обозначения в таблице: БР – Босс-Референт, ГД – ГранДок, Д – Дело, ЕД – Евфрат-Документооборот, СМ – CompanyMedia, D- Directum, DIS - DIS-системы, DV – DocsVision, LD – LanDocs, OW - Optima-Workflow.
«+» - возможность имеется;
«-» - возможности нет;
«+/-» -опционально или внешним программным обеспечением;
«-/+» - неполная функциональность возможности.

Как показано в таблице, все представленные системы стараются идти в ногу со временем и поэтому обладают почти всеми необходимыми функциональными возможностями. Однако наилучшим образом с типовыми задачами электронного документооборота справляются системы «ДЕЛО», «ЕВФРАТ-Документооборот», DocsVision и LanDocs.
Следующим моментом, на который стоит обратить внимание при выборе той или иной системы, являются услуги, предоставляемые компаниями-разработчиками, и технические требования к системе. Для полноценной работы с системой в первую очередь необходимо пройти обучение. Разработчик должен предоставить постоянно действующую оперативную техническую поддержку. Услуги по установке и настройке системы, предлагаемые разработчиками, являются необязательными и могут понадобиться только в том случае, если собственные IT-специалисты не в силах самостоятельно осуществить адаптацию системы и ввод ее в эксплуатацию. Знание технических требований к системе позволяет заранее оценить расходы на приобретение дополнительного программного обеспечения и нового оборудования.
Суммарные затраты на приобретение системы складываются из стоимости лицензий программного продукта, базы данных, услуг, дополнительных модулей системы и стороннего программного обеспечения. По общей стоимости серверной и пользовательских лицензий, а также стоимости СУБД/платформы, наиболее приемлемыми являются системы ГранДок, «ЕВФРАТ-Документооборот» и DocsVision. Стоимость базы данных и программных платформ варьируется от 900$ (MS SQL Server 2005) до 4000$ (Lotus Notes Domino). Исключением является система «ЕВФРАТ-Документооборот», имеющая встроенную СУБД Ника (0$) (таблица 4). Сравнение полных затрат на внедрение систем практически неосуществимо в силу различного подхода компаний-разработчиков к предоставлению услуг. В примечаниях к таблицам можно найти информацию об используемых системами базах данных и платформах, а также о модулях, стоимость которых учтена для систем LanDocs и CompanyMedia.

Таблица 4. Стоимость сервера и лицензий
Система


Возможности БР ГД Д ЕД СМ D DIS DV LD OW СУБД Lotus Notes / Domino MS SQL Server MS SQL Server, Oracle MS SQL Server, Oracle Lotus Notes / Domino MS SQL Server MS SQL Server, Oracle, Lotus Notes / Domino MS SQL Server MS SQL Server, Oracle MS SQL Server, Oracle Стоимостьть СУБД, $ От 3900 От 900 от 900 0 От 3900 От 900 От 900 От 900 От 900 От 900 Стоимость сервера (50 лицензий), $ 17600 10200 12100 7200 21000 14800 19700 9200 21000 18200
Приобретая систему, не следует забывать о «подводных камнях» ее внедрения и промышленной эксплуатации. Может оказаться, что все достоинства функционала приобретенной системы сойдут на «нет», когда дело дойдёт до внедрения и использования системы. Например, если приобретаемая система не содержит инструментария необходимого для настройки под потребности организации собственными силами, то процесс внедрения будет требовать участия разработчика, что существенно повлияет на повышение стоимости внедрения. Адаптировать систему под нужды своей организации доступными средствами без участия разработчика и без дополнительных затрат смогут обладатели систем «ЕВФРАТ-Документооборот», «ДЕЛО» и DocsVision. Заказчикам других систем предлагается набор стандартных настроек, которые могут быть доработаны разработчиками или их партнерами, что приведет к увеличению затрат на внедрение.
Стоимость и сроки внедрения являются одними из факторов, влияющих на распространенность системы. В каждом конкретном внедрении они зависят от возможностей выбранной системы и структуры компании-заказчика (масштаб, специфика деятельности и т. д.), приобретающей систему. По имеющимся оценкам, на сегодняшний день наибольшее количество внедрений имеют системы «ЕВФРАТ-Документооборот», «ДЕЛО» и CompanyMedia. Система «ДЕЛО» популярна в государственных учреждениях благодаря тому, что она ориентирована на автоматизацию процедур традиционного делопроизводства. Распространенность системы «ЕВФРАТ-Документооборот» объясняется универсальностью ее использования и гибкой ценовой политикой. Большое количество внедрений CompanyMedia обеспечивает модульность системы и реализация на платформе Lotus Notes/Domino.
Предполагая, что внедрение прошло успешно, следует рассмотреть, что же ещё существенно для автоматизации электронного документооборота. Помимо необходимого набора возможностей наличие в системе дополнительного функционала может значительно упростить работу с системой всем сотрудникам организации (например, настройка уведомлений и напоминаний). В некоторых случаях этот функционал просто необходим (например, WEB-доступ). Потребности заказчика в автоматизации процессов обработки документов со временем могут меняться (например, в случае изменения организационной структуры предприятия), что может привести к необходимости в развитии системы. Например, возникает ситуация, когда заказчик, успешно эксплуатирующий систему в головном офисе организации, впоследствии принимает решение о внедрении ее в филиалы. При этом наиболее полноценный дополнительный функционал за счет гибких настроек пользовательского интерфейса предоставляют системы «Босс-Референт», «ДЕЛО» и Optima-Workflow». По остальным параметрам уверенные позиции занимают системы Directum, DocsVision и «ЕВФРАТ-Документооборот».
Важными характеристиками СЭД являются её безопасность, надёжность и производительность. Системы Directum, DocsVision, Optima-Workflow и «ЕВФРАТ-Документооборот», «ДЕЛО» позволяют максимально обеспечить необходимый уровень надёжности и безопасности электронного документооборота. В свою очередь производительности рассматриваемых в обзоре решений достаточно, чтобы автоматизировать как небольшие, так и крупные структуры, так как производительность в большинстве случаях зависит от возможностей серверного аппаратного обеспечения. В случае создания распределенной системы электронного документооборота (отдельные серверы базы данных для каждого подразделения) количество одновременно работающих пользователей может измеряться тысячами. Хочется отметить, что системы «Босс-Референт» и CompanyMedia, реализованные на платформе Lotus Notes/Domino, предлагают наиболее развитые средства администрирования при распределенной работе за счет возможностей платформы.
Итак, при выборе системы электронного документооборота следует учесть множество факторов, и окончательное решение предпочтительно принимать на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требований и специфики заказчика. В таблицах обзора всесторонне рассмотрены наиболее важные аспекты выбора, внедрения и последующего использования СЭД, учитывающие помимо обязательных функциональных возможностей, стоимости и опыта их использования, возможности их адаптации, модификации и развития, необходимость которых не так очевидна на начальном этапе внедрения. Критерии, по которым были рассмотрены системы — достаточно универсальны и соответствуют задачам автоматизации документооборота как в коммерческих, так и в государственных учреждениях.
Если говорить о выборе СЭД для организации с предполагаемым количеством одновременно работающих пользователей около 50, которой и является ГУП «ГлавАПУ», то наиболее оптимальным решением видится системы «ЕВФРАТ-Документооборот», «ДЕЛО». При умеренной стоимости системы, с одной стороны, содержат весь необходимый функционал для автоматизации работы с документами, а с другой стороны, предлагают широкие возможности настройки и модификации при внедрении разработчиком, партнерами и непосредственно заказчиками.
Интересным предложением также является система DocsVision, которая также включает в себя весь необходимый функционал для автоматизации документооборота и тесно интегрирована с продуктами компании Mikrosoft.. Система предоставляет гибкие возможности при адаптации к требованиям заказчика. В настоящее время внедрение этой системы осуществляется через партнерскую сеть компании DocsVision, что говорит о достаточной независимости системы от разработчика. Кроме этого по отдельным критериям хорошо показали себя системы Directum и Optima-Workflow.
В итоге, системой, наиболее соответствующей особенностям и потребностям ГУП «ГлавАПУ» на наш взгляд является «ДЕЛО», которая обеспечивает не только весь необходимый функционал организации электронного документооборота, но и надежность защиты информации.
Кроме этого, следует обратиться к данным по статистике внедрения систем электронного документооборота в России (рис.). Из указанных данных заметно, что по количеству внедрений лидирует система электронного документооборота «ДЕЛО-Предприятие». Это говорит о достаточно положительном опыте ее использования, удобстве использования и определенной полноте функциональных возможностей.

Рис. 6. Статистика внедрения систем электронного документооборота 3а 2006-2008 гг. на территории России

Таким образом, говоря о необходимости внедрения полноценной, соответствующей потребностям и специфике работы предприятия, системы электронного документооборота, совместимой с другими средствами информационного обеспечения принятия управленческих решений, наилучшим выбором будет являться система «ДЕЛО-Предприятие».






3.3. Внедрение автоматизированной системы делопроизводства «Дело»

Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Данная система может эффективно использоваться как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.
Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году в результате обобщения опыта разработки и эксплуатации десятков подобных программ учёта документооборота в крупнейших учреждениях бывшего СССР и России.
«ДЕЛО» – первая отечественная система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта РФ.
В настоящее время «ДЕЛО» используют 1200 компаний, учреждений и организаций в России и странах СНГ, а общее число установленных рабочих мест составляет более 150 000. Двенадцать субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО».
Сегодня программа документооборота «ДЕЛО» фактически является отраслевым стандартом автоматизации документооборота в России. Высокий уровень качества и многолетний опыт специалистов ЭОС гарантируют успешное внедрение и отсутствие проблем с дальнейшей эксплуатацией.
Система «ДЕЛО» обеспечивает как автоматизацию классического документооборота компании, так и полноценное управление электронными документами. Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к современным технологиям ведения делопроизводства.
В зависимости от потребностей заказчика на основе системы компьютерного делопроизводства можно реализовать:
Автоматизацию традиционного (бумажного) делопроизводства;
Полностью электронный документооборот (внедрение безбумажных технологий);
Смешанный бумажно-электронный документооборот.
Программа документооборота «ДЕЛО» представляет собой гибко настраиваемый продукт, который обладает широкими возможностями для адаптации под особенности любой организации.
Кроме того, одной из важнейших особенностей является поддержка принятых правил и методов работы с документами, сложившихся в отечественной практике. Например, стандартная бизнес-логика системы без дополнительных доработок предусматривает возможности работы с различными видами поручений, механизмы последовательного и параллельного согласования, разграничение прав доступа к документу, делегирование и передачу полномочий и др.
Благодаря этому обеспечивается:
Настройка системы в точном соответствии со структурой организации и существующими методами управления  делопроизводством и порядком документооборота, а также поддержка их дальнейших изменений. В частности, система поддерживает централизованную, распределенную и децентрализованную схему организации документооборота;
Соблюдение требований регламентов и внутренних стандартов в области ведения документооборота и информационной безопасности.
Масштабируемость - автоматизированный документооборот «ДЕЛО» обладает практически неограниченной масштабируемостью – возможностью «увеличения охвата» и включения новых пользователей. В ней могут одновременно работать от единиц до нескольких тысяч пользователей.
Система позволяет решать задачи автоматизации документооборота любого уровня сложности;
Работа в Интернет / Интранет сетях - для предоставления доступа к документам в системе реализован web-интерфейс, обеспечивающий простой и эффективный доступ к внутреннему документообороту с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet (Intranet).
Поддержка распределенного электронного документооборота - электронное делопроизводство позволяет осуществлять автоматизированный обмен юридически значимыми электронными документами между организациями или территориально удаленными подразделениями. При этом соблюдаются все законодательные и делопроизводственные нормы, а конфиденциальность и подлинность документов обеспечиваются сертифицированными средствами криптозащиты информации.
Работа с большими объемами документов - система хранения данных позволяет работать множеству пользователей с большими массивами документов. Реальные, практически подтвержденные возможности – свыше 4 000 000 документов, свыше 500 одновременно работающих пользователей. При этом существует однопользовательская версия системы, работающая с условно-бесплатной СУБД.
- Соответствие законодательным и нормативно-методическим требованиям в области управления документами.
Система документооборота предприятия «ДЕЛО» обеспечивает управление документацией на основе требований как российской, так и международной нормативной базы ДОУ и информационной безопасности.
В системе документооборота предприятия «ДЕЛО» реализована поддержка платформ и технологий лидеров в области создания информационных технологий на мировом и отечественном рынке:
Microsoft и Oracle – поставщики наиболее популярных платформ для корпоративных приложений; интеграция с пакетом Microsoft Office позволяет регистрировать документы непосредственно из редакторов или почтовой программы.
ABBYY – ведущий разработчик программного обеспечения для сканирования и распознавания документов и форм;
КриптоПро, СигналКом, Aladdin – разработчики надёжных средств криптографической защиты информации и информационной безопасности.
Наличие открытого API-интерфейса делает возможной интеграцию системы документооборота предприятия «Дело» с любыми используемыми в организации информационными системами и бизнес-приложениями.
Таким образом, система «ДЕЛО» представляет собой законченный тиражируемый «коробочный продукт», который решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. Удобство и простота внедрения электронного документооборота и дальнейшей работы пользователей обеспечиваются благодаря уникальным эксплуатационным качествам системы, а также профессионализму сотрудников компании «ЭОС»:
легкость и быстрота установки и настройки программы делопроизводства (в том числе силами самого предприятия), короткие сроки ввода в промышленную эксплуатацию;
простой и интуитивно понятный интерфейс системы учёта делопроизводства, предоставляющий максимум удобных инструментов для облегчения работы пользователей;
многократно проверенная на практике технология внедрения системы электронного документооборота фирмы и обучения работе с ней пользователей и администраторов;
наличие службы технической поддержки клиентов и учебного центра.
На основе стандартной «коробочной версии» может быть также реализована заказная система автоматизации электронного документооборота, полностью учитывающая конкретные особенности деятельности организации независимо от масштаба, вида деятельности и формы собственности.
Рассмотрим более подробно функциональные возможности системы «ДЕЛО». Работа начинается со входа в программу путем ввода пароля, первоначальное окно программы имеет следующий вид (рис 7.).

Рис. 7. Функциональные возможности системы «ДЕЛО»

В этом окне пользователи могут выбрать вид операции, которую собирается осуществить:
1. Регистрация документов
При регистрации в системе формируется регистрационно-контрольная карточка (РКК), в которую заносятся сведения о документе, и система автоматически присваивает номер в соответствии с заданным шаблоном. РКК содержит полный набор метаданных и реквизитов, предусмотренных стандартами российского делопроизводства (рис. 8). К карточке могут быть прикреплены файлы, содержащие тексты или графические образы самих документов.


Рис. 8. Пример электронной РКК в системе «ДЕЛО»
Система позволяет в автоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почте документы, в том числе снабженные электронной цифровой подписью (ЭЦП). Для документов, которые готовятся с помощью MS Word и Excel, также реализована упрощенная процедура регистрации прямо из привычной для пользователя среды редактора.
Для облегчения и ускорения процедуры регистрации используются следующие инструменты:
задание автоматически заполняемых значений реквизитов (по умолчанию);
заполнение реквизитов путем выбора нужного значения из заранее настроенного справочника;
перечень наиболее часто используемых стандартных текстов;
установление ссылок на другие документы;
отнесение документа к тематическим рубрикам и др.
2. Работа с файлами (электронными документами)
К регистрационной карточке могут прикрепляться файлы любых форматов, содержащие текст или графические образы документов. Файлы записываются в базу данных системы «ДЕЛО», гарантирующую их сохранность, после чего они могут быть удалены с локального компьютера пользователя. При этом система обеспечивает полноценную работу с файлами: просмотр, редактирование, удаление, подписание электронной цифровой подписью, разграничение прав доступа (как на уровне РК, так и самого электронного документа).
Система также предоставляет возможность сканирования и распознавания бумажных документов прямо из интерфейса регистрационной карточки и автоматически прикрепляет полученные файлы к РК (Опция «Сканирование»).
Для организаций с большим документопотоком реализована возможность массового ввода в систему бумажных документов и распознавания их электронных образов. Это значительно сокращает трудозатраты на ввод информации и создает предпосылки для перехода к электронному документообороту. (Опция «Поточное сканирование»).
Система предоставляет возможность гибкой настройки параметров поточного сканирования:
расположение штрих-кода на документе или чистом листе бумаги;
поддержка работы с двусторонним сканером;
способ обработки (создание графического изображения, текстового файла или комбинированный вариант);
форматы изображения (TIFF, GIF, JPG, PNG), и распознавания (TXT, RTF, DOC, HTML, CSV, DBF, XLS, PDF);
Для реализации данной функции используется программное обеспечение компании ABBYY – FineReader 6.0 или 7.0 Scripting Edition.
3. Работа с поручениями (выдача, исполнение и контроль)
Система обеспечивает работу с несколькими видами поручений:
резолюция – поручение, выдаваемое уполномоченным должностным лицом на основании документа;
пункт – поручение, содержащееся в тексте самого документа и не имеющее конкретного автора;
подчиненная резолюция – относится не к документу в целом, а к его отдельному пункту или резолюции; система позволяет отследить иерархию резолюций любой сложности независимо от их количества;
проект резолюции – предварительный вариант резолюции, требующий утверждения руководством (рис.9).

Рис. 9. Окно работы с резолюциями в системе «ДЕЛО»
Руководители могут вводить поручения и автоматически рассылать их исполнителям, делегируя полномочия по контролю специально выделенным должностным лицам или отделам контроля. Система поддерживает работу с любым количеством поручений по документу, каждое из которых имеет своих фигурантов (авторов, контролеров и исполнителей). Таким образом, всем заинтересованным должностным лицам предоставляются эффективные инструменты для удобства контроля и исполнения документов.
После ввода поручений документы автоматически пересылаются исполнителям в их рабочие кабинеты в системе «ДЕЛО». Получившее документ должностное лицо может либо само исполнить его и ввести в систему соответствующий отчет, либо своей резолюцией направить документ далее – исполнителям более низкого уровня.
Для контрольных документов, по которым введено поручение, автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Система автоматически информирует пользователя о нарушении срока рассмотрения или исполнения документов и позволяет получать сводки об исполнении контрольных документов. Контроль также может осуществляться путем поиска документов по реквизитам контрольных поручений.
Снятие с контроля происходит после получения итогового отчета от исполнителя. Когда поручение снято с контроля, сведения о нем автоматически удаляются из всех рабочих кабинетов системы.
4. Кабинеты
Система предоставляет пользователю «виртуальное рабочее место» – его личный кабинет, предоставляющий удобные средства для работы с документами: выдачи, контроля и исполнения поручений, визирования и подписания проектов и др.
Кабинет представляет собой набор папок, в которые группируются документы, поступившие на имя должностного лица: присланные на визирование или подписание, ожидающие вынесения резолюции, подлежащие контролю, принятые к исполнению и т.д. (рис. 10).
Распределение по папкам кабинета позволяет упорядочить большое количество документов, находящихся в текущей работе.

Рис. 10. Окно работы в кабинете пользователя системы «ДЕЛО»
Папки кабинета:
«Поступившие»
«На исполнении»
«На контроле»
«У руководства»
«На рассмотрении»
«В дело»
«Управление проектами документов»
«На визировании»
«На подписи».
В системе предусмотрены развитые средства информирования владельца кабинета о поступлении в папки новых документов или изменении их статуса.
Благодаря понятному и максимально приближенному к реальным задачам пользователя интерфейсу можно предельно просто определить, с какими документами работает должностное лицо и на какой стадии исполнения они находятся. Как интерфейс, так и набор доступных функций могут настраиваться индивидуально для каждого пользователя системы.
Наличие собственных «рабочих мест» сотрудников позволяет удобно организовать совместную работу с документами большого числа должностных лиц. Кроме того, кабинет является также одним из эффективных средств обеспечения безопасности конфиденциальной информации, благодаря возможности ограничения прав пользователей на доступ к нему.
Инструментарий кабинета и принципы работы в нем полностью учитывают принятые делопроизводственные технологии, а также традиционное распределение обязанностей и «ролей» участников документооборота. В частности, у руководителей и других ответственных должностных лиц есть возможность передать часть своих полномочий помощникам или секретариату – например, функций выдачи поручений, контроля за их исполнением и др. (также, как это зачастую имеет место в действительности).
5. Работа с проектами документов
Все исходящие документы в процессе обработки проходят стадию проектов. Система поддерживает полный цикл работы с проектами: создание, редактирование с сохранением предыдущих версий, согласование и утверждение (подписание) и, наконец, регистрация исходящего или внутреннего документа, созданного на основе проекта.
Для работы с проектами используется особый тип регистрационной карточки, содержащий набор специальных реквизитов.
Исполнитель, создающий проект документа, указывает визирующих и подписывающих должностных лиц, а также маршрут движения проекта между ними (последовательное или параллельное).
Должностные лица, которым направлен документ,  могут ознакомиться с его содержанием и внести коррективы. Редактирование может осуществляться путем исправления текущей версии, прикрепления к карточке файла с замечаниями, а также путем создания новой версии проекта. Система поддерживает работу с неограниченным количеством версий, что позволяет удобно организовать коллективную работу с проектом, эффективно отслеживать и упорядочивать создание различных его вариантов и, при необходимости, на любой стадии процесса согласования вернуться к предыдущей редакции.
В случае, если должностное лицо удовлетворено содержанием проекта, оно может его завизировать или подписать в электронной форме, в том числе с применением персональной электронной цифровой подписи (ЭЦП). Статус проекта, отражающий ход визирования и подписания, автоматически обновляется и отображается на рабочем месте исполнителя.
Пройдя все этапы процедуры согласования, утвержденный проект становится исходящим или внутренним документом, который должен быть зарегистрирован в системе. Его регистрационная карточка автоматически создается на основе РК проекта.
6. Прием и внешняя рассылка документов
Современный уровень развития управленческих связей и средств коммуникации ведет к постоянному увеличению объема служебной переписки. В крупных организациях со значительным документооборотом для ее обработки специально создаются отдельные подразделения – экспедиции. В связи с этим важным условием создания эффективной системы документооборота является автоматизация функций приема-отправки входящих и исходящих документов, причем как в электронной, так и в бумажной форме.
Для облегчения обработки документов, передаваемых по электронной почте, система «ДЕЛО» поддерживает работу с MAPI-совместимыми почтовыми программами, в т.ч. с MS Outlook. Пользователю предоставляются следующие возможности:
прием и отправка документов по электронной почте из интерфейса системы;
автоматизированная регистрация поступивших документов;
подписание отправляемого сообщения ЭЦП;
шифрование сообщений с применением средств криптозащиты;
контроль за уведомлениями о регистрации документов (в системе «ДЕЛО», установленной в организации-адресате).
Для организации отправки большого количества исходящих документов необходимо вести их учет путем внесения в специальные реестры, в соответствии с которыми осуществляется передача документов на отправку (под роспись). При традиционной технологии для этого используются установленные формы реестров. По ним документы распределяются в зависимости от вида и стоимости отправления, категории адресата и т. п. Система «ДЕЛО» позволяет значительно облегчить и автоматизировать трудоемкий процесс составления реестров.
Все подлежащие отправке исходящие документы, имеющие внешнего адресата, автоматически помещаются в отдельную папку. Система настраивается на любое количество видов отправки и категорий адресатов, а также предназначенных для них типов реестров.
Сотрудник экспедиции или секретарь может в электронной форме подготовить рассылку, используя удобные инструменты сортировки документов по реестрам, сформировать содержимое пакетов и распечатать готовые реестры и конверты.
Система предоставляет также удобный механизм поиска по содержимому реестров, что позволяет, при необходимости, быстро обращаться к отправленному ранее документу.
7. Движение документов внутри организации
Помимо внешней рассылки документ в процессе работы с ним может перемещаться внутри организации между различными должностными лицами (подразделениями). Автоматическая передача документов по локальной сети значительно упрощает и ускоряет обмен информацией и взаимодействие между сотрудниками.
Система позволяет пересылать регистрационную карточку с прикрепленными к ней файлами в кабинет любого сотрудника. При этом сама РК хранится на сервере, а в папке кабинета отображается ссылка в форме записи о документе. Таким образом, можно разослать документ во все подразделения без его физического копирования. При этом удаление записи из кабинета не приводит к полному удалению РК.
При традиционной технологии делопроизводства документ обычно передается между ответственными исполнителями под роспись в специальном журнале. Для этого в системе предусмотрено ведение журнала передачи, где отмечается, кем и когда получен оригинал или копия документа. Там же указывается номер дела, в которое направлен документ или факт его уничтожения.
На основании записей журнала передачи секретарь может автоматически сформировать и распечатать реестры передачи документа внутри организации (в т ч. по подразделениям). Кроме того, существует возможность отразить в электронной форме массовое ознакомление должностных лиц с документом.
Факт пересылки РК и передачи бумажного оригинала (копии) автоматически фиксируется системой в соответствующих  журналах, что позволяет оперативно отслеживать все перемещения документа внутри организации.
Формирование дел
В течение текущего года исполненные документы «списываются в дело», и, таким образом, формируется архивный фонд организации. Система предоставляет удобные средства для организации хранения как бумажных, так и электронных документов (прикрепленных к РК файлов) – рис. 11.


Рис. 11. Окно работы с описями дел в системе «ДЕЛО»
Функция «опись дел» обеспечивает автоматизацию основных задач оперативного хранения документов и дел:
поддержка принятой в организации номенклатуры дел;
механизм списания документа в дело;
просмотр перечня документов, списанных в дело;
поддержка работы с многотомными делами;
автоматический пересчет страниц в деле;
возможность открыть и закрыть дело для поступления в него новых документов.
Для облегчения работы исполнителей и сотрудников служб ДОУ по правильному формированию дел существует возможность предварительного списания документа в дело уже на стадии регистрации или работы с ним путем помещения в специальную папку («В дело»). Впоследствии, когда документ исполнен и работа с ним завершена, его не требуется специально искать в базе данных для направления в дело – достаточно воспользоваться удобным инструментом для группового списания в дело заранее подготовленных для этого документов.
Система «ДЕЛО» обеспечивает основные функции работы с архивом, но для более глубокой работы по ведению и учету архивных дел создана отдельная система «АРХИВНОЕ ДЕЛО». Для эффективного взаимодействия двух систем реализована возможность экспорта-импорта данных.
9. Информационно-справочная работа
Система предоставляет широкие поисковые возможности для быстрого и удобного получения любой информации, накопленной и сохраненной в базе данных. Она позволяет мгновенно находить документы, поручения и проекты документов по значению любых реквизитов и их произвольному сочетанию. Также возможен полнотекстовый поиск по содержанию файлов, прикрепленных к регистрационным карточкам (рис. 12).

Рис. 12. Окно поиска информации в системе «ДЕЛО»
Пользователям доступно создание поисковых запросов любой сложности и их сохранение для последующего многократного использования. Поисковый запрос может быть сформирован как «с нуля», так и на основе ранее созданного шаблона. В одном запросе могут сочетаться различные виды поиска: на точное совпадение, по различным диапазонам значений и др.
Для удобства доступа отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня.
Механизмы рубрикации документов (отнесения к определенной теме) и их связывания между собой позволяют быстро, точно и без дополнительных усилий находить все документы по определенной тематике или вопросу и при необходимости легко разбираться в истории проблемы.
Следует отметить, что возможности поиска документов для каждого пользователя определяются в соответствии с настроенными для него правами доступа к информации. Например, можно ограничить доступ к документам какой-либо картотеки, группы или грифа секретности.
Кроме этого, в системе существуют встроенные инструменты для получения формализованных отчетов, предоставляющих полную информацию о ходе работы с документами (в дополнение к стандартному поисковому механизму).
Эта функция позволяет мгновенно получать интересующие руководство статистические данные по документообороту в соответствии с заданными параметрами. Система автоматически обрабатывает данные и представляет их в виде готового документа в формате Word с возможностью вывода на печать средствами текстового редактора.
Пользователям доступно получение следующих отчетных форм:
Сведения о документообороте.
Сводка об исполнении.
Справка-напоминание об исполнении поручений.
Сведения о документообороте по корреспондентам и гражданам.
Сведения о работе должностных лиц/подразделений с документами.
Полученная таким образом информация служит для оценки эффективности работы как всего управленческого аппарата, так и конкретных должностных лиц (исполнителей) и дальнейшего принятия мер совершенствования исполнительской дисциплины.
Возможность гибкой настройки параметров для каждого отчета обеспечивает максимальную точность и качество результатов поиска и удобство работы с системой.
10. Удаленный доступ к данным и функциям
В системе «ДЕЛО» реализован полноценный web-интерфейс доступа ко всем данным и функциям (Опция «ДЕЛО -WEB»), позволяющий работать с документами через Internet\Intranet. Для успешной организации удаленной работы достаточно web-браузера Microsoft Internet Explorer 5.5 SP (и выше) или полностью совместимого с ним программного обеспечения (рис. 13).

Рис. 13. Окно работы в опции «ДЕЛО -WEB»
«ДЕЛО-WEB» предоставляет практически все основные вышеописанные функциональные возможности:
регистрация документов (с автоматическим заполнением некоторых полей РК );
регистрация связанных документов;
прикрепление файлов к РК;
заверение и проверка ЭЦП прикрепленных к РК файлов;
вынесение резолюций по документу и контроль исполнения;
ввод отчетов об исполнении поручений;
работа в папках кабинета (просмотр поступивших в кабинет документов);
согласование (визирование) и подписание проектов документов;
поиск документов и поручений по значениям их реквизитов;
полнотекстовый поиск документов;
использование разнообразных встроенных поисковых запросов;
разграничение прав доступа к данным и функциям.
Универсальный веб-доступ ко всем корпоративным документам и возможность эффективной удаленной работы с ними позволяют системе «ДЕЛО» стать полноценной основой для формирования единого информационного пространства в организации любого масштаба и уровня. Опция «ДЕЛО-WEB» – необходимое решение для предприятий с территориально распределенной структурой. Благодаря новым возможностям, сотрудники удаленного филиала, не имеющие возможности подключиться к локальной сети «основной компании», становятся равноправными участниками документооборота в рамках всего предприятия.
Активное использование удаленного доступа создает предпосылки для увеличения мобильности персонала. Руководители и специалисты, находящиеся вне офиса (в служебных поездках, командировках и т. п.), имеют возможность участвовать в принятии решений по документам, их исполнении и контроле.
Применение веб-технологий позволяет значительно упростить архитектуру корпоративной системы документооборота, поскольку не требует установки на рабочих местах пользователей основного клиентского приложения. Работа самих пользователей системы также упрощается, благодаря интуитивно понятному и простому в использовании интерфейсу.
Кроме этого, дополнительным преимуществом системы «ДЕЛО» является ее полная интеграция с системой 1С — инструментом для автоматизации финансового документооборота. Это предоставляет предприятию-пользователю системы «ДЕЛО» следующие дополнительные преимущества:
Для руководства:
Организация надежного хранилища оригиналов документов.
Повышение полноты и сокращение сроков сбора документов.
Снижение затрат рабочего времени сотрудников на поиск и доступ к документам. Сокращение издержек на копирование документов.
Повышение производительности труда сотрудников за счет получения доступа к интересующей информации из привычного интерфейса программы автоматизации.
Для бухгалтеров:
Контроль наличия оригиналов документов (договоры, счета, накладные, акты, счета-фактуры и др.).
Контроль сроков получения оригиналов документов.
Организация надежного хранилища оригиналов документов.
Организация быстрого способа поиска и доступа к электронным образам документов.
Экономия рабочего времени, затрачиваемого на предоставление другим сотрудникам оригиналов документов или данных этих документов. Сотрудники получают доступ к электронным образам документов.
Автоматизация процесса подготовки документов для уничтожения или передачи в архив.
Работа с образами документов в привычном интерфейсе без снижения производительности системы.
Для сотрудников, работающих с документами, подтверждающими хозяйственную деятельность организации, таких как юристы, финансисты, сотрудники договорных отделов, отделов продаж, руководители проектов:
Получение доступа к электронным образам документов.
Получение доступа к некоторым данным первичных бухгалтерских документов, доступ к которым может быть ограничен, например, банковская выписка.
Отсутствие необходимости делать копии документов или просить у других сотрудников их оригиналы (запрашивать некоторые данные из этих документов).
Для программиста:
Отлаженные под особенности платформы 1С: Предприятие Сом-объекты.
Готовые фрагменты программного кода.
Уменьшение времени на освоение предметной области.
Таким образом, система «ДЕЛО» полностью обеспечит такую потребности ГУП «ГлавАПУ» в такой части информационного обеспечения принятия управленческих решений, как организации электронного документооборота. Внедрение же СППР на базе Oracle позволит эффективно решить задачу организации информационных массивов предприятия, использующихся для принятия управленческих решений.







ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Современные организации отличает от организаций старого типа большое количество руководителей высшего и среднего управленческого звена, а также наличие сравнительно большого числа специалистов, которые, не являясь руководителями, должны принимать важные для организации решения в силу делегированных им полномочий.
Эффективное принятие решений необходимо для выполнения основных функций управления: планирования, организации, мотивации и контроля. Решение многоплановых задач управления организацией напрямую связано с процессом разработки, принятия и реализации управленческих решений. Управленческое решение, включающее оценку ситуации, определение альтернатив, выбор лучшей из них, формулировку задания и организационно-практическую работу по его реализации определяет эффективность всей системы и процессов управления фирмой.
Одна из характерных особенностей процесса разработки и принятия решений – использование и обработка больших массивов информации. В настоящее время разработаны эффективные информационные технологии, представляющие собой интеллектуальные системы сопровождения и поддержки принятия управленческих решений.
В ходе проведения исследования нами были решены следующие задачи:
- раскрыты теоретические аспекты сущности и особенности проблемы информационного обеспечения принятия управленческих решений на предприятиях в современных условиях;
- проведен анализ информационного обеспечения предприятия ГУП «ГлавАПУ»;
- разработан комплекс предложений по совершенствованию информационного обеспечения принятия управленческих решений в ГУП «ГлавАПУ».
Таким образом, поставленные в начале исследования цель и задачи работы выполнены полностью.




























СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Аглицкий Д.С., Аглицкий И.С. Российский рынок информационных технологий: проблемы и решения. – М.: Ламинфо, 2000.
Андрейчиков А.В., Андрейчикова О.Н. Анализ, синтез и планирование решений в экономике. – М.: Финансы и статистика, 2002.
Бажин И.И. Информационные системы менеджмента. – М.: ГУЫШЭ, 2000.
Баласанян, В.Э. Электронный документооборот – основа эффективного управления современным предприятием // Секретарское дело. – 2002.— №2. – С. 46—48.
Балдин К.В. Теоретические основы принятия управленческих решений. – М.: МПСИ, 2005.
Балдин К.В., Воробьев С.Н. Управленческие решения: теория и технологии принятия. – М.: Проект, 2004.
Балдин К.В., Воробьев С.Н., Уткин В.Б. Управленческие решения / К.В. Балдин [и др.]. - М.: Дашков и К, 2008. – 496 с.
Баронов В.В. и др. Автоматизация управления предприятием. – М.: ИНФРА-М, 2000.
Баттрик Р. Техника принятия эффективных управленческих решений. – СПб.: Питер, 2005.
Белая Т.Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АСДОУ // Делопроизводство. – 2007. – № 3. – С. 40 – 48.
Бройдо В.Л. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации. – СПб.: Питер, 2002.
Веревченко А.П., Горчаков В.В., Иванов И.В., Голодова О.А. Информационные ресурсы для принятия решений. – М.: Академический проект; Екатеринбург: Деловая книга, 2002.
Воробьев С.Н., Варфоломеев В.И. Принятие управленческих решений. – М,: КУДИЦ_ОБРАЗ, 2001.
Воронцов Ю.А. Информационные системы в административном управлении. – М.: Радио и связь, 2005.
Гаврилова Т.А., Хорошевский В.Ф. Базы знаний интеллектуальных систем. – СПб.: Питер, 2000.
Гайдамакин Н.А. Автоматизированные информационные системы, базы и банки данных. – М.: Гелиос АРВ, 2002.
Глушенко Э.В., Глушенко И.И. Разработка управленческого решения. – СПб.: Питер, 2008.
Годин О.О., И.К. Корнеев. Информационное обеспечение управленческой деятельности. М.: Высшая школа, 2001.
Голенищев Э.В., Клименко И.В. Информационное обеспечение систем управления. М.: Феникс, 2003.
Голубков Е.В. Технология принятия управленческих решений. – М.: Дело и сервис, 2005.
Горелик О.М. Производственный менеджмент. Принятие и реализация управленческих решений. – М.: Кнорус, 2007.
Елисеева Т.В. Система информационного обеспечения управления. - М.: ИНФРА-М, 2005.
Информационные технологии управления / под ред. Ю.М. Черкасова. – М.: ИНФРА-М, 2001.
Информационные технологии управления / под ред. Г.А. Титоренко. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. – 439 с.
Истомин В.Г. Управленческие решения. – М.: Андреевский издательский дом, 2005.
Кияев В.И. Информационные технологии в управлении. – М.: Интернет-универ, 2008.
Кораблин М.А. Информатика поиска управленческих решений. – М.: Солон, 2003.
Коротков А.В. Реализация федеральной целевой программы «Электронная Россия» // Информационное общество. – 2003. - № 2.
Костевич В.Г. Математическое программирование. Информационные технологии оптимальных решений. – М.: Новое знание, 2003.
Кочеткова П. Система автоматизации делопроизводства «СompanyMedia-Делопроизводство // Секретарское дело. – 2006. – №8. – С.20.
Кузнецов С.Л. Государство и автоматизация госаппарата в XXI веке (обзор конференции) // Секретарское дело. – 2004. - № 5.- С.25-31.
Кузнецов С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами в офисе // Секретарское дело. – 2005. – №10. – С. 32–35.
Лаукс Г., Лирманн Ф. Основы организации. Управление принятием решений. – М.: Дело и сервис, 2006.
Лафта Дж. К. Управленческие решения. – М.: ЗАО «ЦЭМ», 2002.
Литвак Б.Г. Разработка управленческого решения. – М.: Дело, 2006.
Лукичева Л.И. Управление организацией. – М.: Омега-Л, 2004.
Лукичева Л.И., Егорычев Д.Н. Управленческие решения / Л.И. Лукичева [и др.]. – М.: Омега-Л, 2007. – 383 с.
Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. – М.: Дело, 1998.
Миколайчик З. Решения проблем в управлении. Принятие решений. – М.: Гуманитарный центр, 2004.
Орлов А.П. Теория и методы разработки управленческих решений. – М.: Март, 2005.
Панов В.В. Разработка управленческих решений. Информационные технологии. – М.: Горячая линия, 2004.
Припачкин Ю.И. Вопросы реализации Городской целевой программы «Электронная Москва» // Информационное общество. – 2003. - № 2.
Рысев Н. Правильные управленческие решения. – СПб.: Питер, 2004.
Систер В.Г. Информационные технологии на службе города // Информационное общество. – 2003. - № 1.
Саак А.Э., Пахомов Е.В., Тюшняков В.Н. Информационные технологии управления / А.Э. Саак [и др.]. – СПб.: Питер, 2008. – 320 с.
Савчук Е.П. Диагностика предприятия. Поддержка управленческих решений. – М.: Бином, 2004.
Смирнова Г.Н. Проектирование экономических информационных систем. / под ред. Ю.Ф. Тельнова. – М.: Финансы и статистика, 2002.
Смирнов Э.А. Разработка управленческих решений. – М.: ЮНИТИ, 2002.
Спиридонов Э.С., Рукин М.Д. и др. Информатизация менеджмента. – М.: ЛКИ, 2008.
Сысоева Л.А. Системы электронного управления документами // Секретарское дело. – 2003. - № 1.
Уткин В.Б., Балдин К.В. Информационные системы в экономике. – М.: Академия, 2004.
Учитель Ю. Г., Терновой А. И., Терновой К. И. Разработка управленческих решений. - М.: ЮНИТИ, 2007.
http://www.garant.ru/prime/20070625/287513.htm
http://www.grandtechnology.com/kis/fus-dd.shtml
http://www.iteam.ru/publications/it/section_91/article_3667/
http://www.notice.ru/inf/inf111.html
http://www.olap.ru/desc/oracle/odss.asp
http://www.topsbi.ru/?trID=89













115