Правила оформления документов. речевой этикет в документе.

Идентификатор электронной копии документа (30)
Эта отметка (колонтитул) проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации, например:
С:\Мои документы\RASP.ЗРТ4. DOC, где С – диск, Мои документы – наименование папки, RASP – вид документа, ЗРТ4 – группа заочного отделения, DOC – формат.
Не стоит проставлять этот реквизит на отправляемых документах, так как эта информация интересна только для его составителей.

2.2 Общие требования к оформлению бланков документа

Как правило, документы оформляются на бланках, которые изготавливаются либо типографским способом, либо моделируются на компьютере с соблюдением определенных правил и сложившихся традиций.
Бланк – это стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной. Применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица установлены следующие виды бланков документов: общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используют для создания любых видов документов, кроме писем, и содержит реквизиты: 01(02, 03), 08,11, 14.
Разработка специального бланка для писем связана с тем, что в нем необходимо указывать наименование организации, адрес, справочные данные, ОГРН, ИНН/КПП предприятия. В зависимости от учредительных документов организации он может включать реквизиты: 01 (02 или 03), код по ОКПО, наименование министерства или ведомства. Ограничительными отметками отмечают места для реквизитов: дата, индекс ____________ №___________; ссылка на индекс и дату входящего документа На №__________ от __________; место адресата, заголовок к тексту ⎡ О выделении кредита ⎤.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации может включать в себя реквизиты: 01, (02 или 03), 08,10,14 и (при необходимости) ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11,12,13, 18, 19.
Бланки могут иметь как продольное, так и угловое расположение реквизитов.
При продольном расположении реквизиты адресанта – автора документа – располагают по центру вдоль верхней части листа, а информацию об адресате – в правом углу ниже реквизитов автора документа.
При угловом варианте на бланке создаются две зоны: левую отводят для реквизитов адресанта, а правую – для реквизитов адресата. Вариант бланка с угловым расположением реквизитов считается наиболее удобным и экономичным по использованию площади листа и рекомендуется для всех видов внешней и внутренней переписки (писем, служебных, докладных, пояснительных записок, справок и т.д.). Угловое расположение реквизитов предпочтительнее также для тех видов документов, которые требуют утверждения, резолюции; располагают их в правом верхнем углу.
В соответствии со сложившейся практикой и зарубежным опытом в целях экономии площади листа справочные данные организации можно располагать на нижнем поле бланка.
Если бланк предприятия или фирмы составлен на нескольких языках, рекомендуется использовать продольные бланки, при этом бланковые надписи на русском языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Большинство служебных документов оформляется на бумаге формата А4 (210х297) и А5 (248х210). Допускается использование бланков формата А3 и А6.
Бланки документов, согласно стандарту, должны иметь поля:
левое – не менее 20 мм;
верхнее – не менее 20 мм;
правое – не менее 10 мм
нижнее – не менее 20 мм.
Расстояние между отдельными реквизитами – от 1–1,5 до 3 межстрочных интервалов. Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через один интервал.
Если документ имеет более одной страницы, то начиная со второй страницы они нумеруются арабскими цифрами без точек и тире. Согласно стандарту номер страницы проставляется в центре верхнего поля страницы.
Таким образом, можно сделать вывод о том, что соблюдение правил оформления документов способствует успешному и продуктивному развитию и функционированию предприятия.
3. Речевой этикет в документе

Речевой этикет отражает прежде всего умение формулировать и грамотно и логично оформлять мысли. При этом культура речи проявляется в подборе лексических средств и построении фраз. Н.И. Формановская определяет речевой этикет, как «регулирующие правила речевого поведения, система национально специфичных стереотипных, устойчивых формул общения, принятых и предписанных обществом для установления контакта собеседников, поддержания и прерывания контакта в избранной тональности» [13, с. 15].
Рассмотрим нормы речевого этикета, характерные для делового письма.
Деловое письмо — документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которые могут быть как юридическими, так и физическими лицами.
Руководителю или специалисту управления по роду своей деятельности приходится писать немало деловых писем. К таким письмам относятся характеристики, резюме, рекомендательные письма, письма-напоминания и письма-благодарности, письма — приглашения на собеседования или презентацию, письма-отказы, исковые заявления, жалобы и т.п.
Общие требования к написанию деловых писем таковы:
- бумага для делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой, аккуратно обрезанной;
- желательно, чтобы бланк письма был с эмблемой организации, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом, электронным адресом и банковскими реквизитами;
- служебные письма печатаются на лицевой стороне листа, без помарок; все страницы, кроме первой, нумеруются арабскими цифрами;
- ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее 2-х см, абзац начинается с красной строки с отступлением в пять интервалов от левого края строки;
- текст печатается через полтора-два интервала;
- желательно избегать переноса слов;
- в правом верхнем углу под адресом организации-отправителя ставится дата, желательно полностью (например, 2 января 2009 года);
- наименование организации или фамилия и адрес человека, куда отправляется письмо, проставляется на левой стороне листа;
- ниже, с края строки или в центре листа пишется вежливое обращение; например «Уважаемый Иван Иванович»;
- после обращения требуется запятая, но часто ставят восклицательный знак, чтобы следующую фразу начать с красной строки и с заглавной буквы;
- заканчивается письмо словами благодарности за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение;
- подпись ставится в правой стороне листа, после заключительной фразы вежливости, например, «С уважением ...», фамилия подписывающего печатается под его рукописной подписью;
- резолюции на всех видах входящей корреспонденции должны делаться карандашом или на отдельных листах;
- письмо складывается текстом внутрь, а наиболее важные деловые письма не сгибаются, для чего посылаются в больших плотных конвертах;
- на телеграфный запрос следует дать ответ в течение 3-х дней, на письмо — в течение 10-ти дней; если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение 3-х дней следует сообщить, что письмо принято к сведению и дать окончательный ответ в течение 30 дней.
К содержанию деловых писем предъявляются следующие требования:
- точность и ясность изложения мыслей — короткие слова, короткие фразы, короткие абзацы;
- максимальная доступность текста для понимания, употребление простых фраз, точно и однозначно выражающих суть;
- краткость, отсутствие лишних слов и пустых фраз, хотя короткое письмо составить труднее длинного;
- грамотность — соблюдение норм грамматики и правописания, а также требований делового этикета;
- корректность — деловой и вежливый стиль изложения, не исключающий живости и образности языка, оставляющий приятное впечатление о человеке.
На основании вышесказанного можно сделать вывод о том, что следование нормам речевого этикета в процессе составления документов (в частности, деловых писем) способствует не только общему развитию деловой культуры, но и формированию устойчивых и взаимоуважительных деловых отношений между различными субъектами деятельности. Более того, деловая корреспонденция является одной из эффективных форм управления предприятием.
Заключение

На основании вышесказанного можно сделать вывод о том, что грамотное оформление документов и следование правилам речевого этикета позволяют организовать эффективную работу современного предприятия на всех уровнях его функционирования.
Более того, от того, насколько правильно и рационально организована работа с документами на предприятии, зависит успех в деловых контактах, в заключении новых контрактах, в отношениях с представителями органов власти.
Вместе с тем, внедрение современных компьютерных систем в процесс документационного обеспечения управления ставит новые задачи: создание технических условий для их применения, а самое главное – выработка моральных норм и правил работы в локальной сети.
Список используемой литературы

1. ГОСТ 6.10.4.84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. – М.: Изд-во стандартов, 1984.
2. ГОСТ 6.10.5–87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. – М.: Изд-во стандартов, 1987.
3. ГОСТ Р 51141–98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Изд-во стандартов, 1998.
4. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов. – ИПК Изд-во стандартов, 2003.
5. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. – М.: ВНИИДАД, 1991.
6. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Сост. Т.В. Сиганова. – Омск: Омск. гос. ун-т, 2004. – 71 с.
7. Колесник, Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления: В 3 кн. – Кн. 1. Управленческое документоведение / Е.Н. Колесник. – УрАГС: Екатеринбург, 2002. – 176 с.
8. Коробейникова, Л.С. Документационное обеспечение делового общения / Л.С. Коробейникова. – Воронеж: Воронежский государственный университет, 2003. – 36 с.
9. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 591 с.
10. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере / Л.В. Павлюк, Т.И. Киселева, Н.И. Воробьев. – СПб.: Издательский Торговый Дом «Герда», 1999. – 303 с.
11. Собрание законодательства Российской Федерации. – 2000. – № 52. – Ч. 1. – Ст. 5021
12. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство / М.В. Стенюков. – М.: Изд-во «ПРИОР», 5-е изд., доп. и перераб. – 2000. – 144 с.
13. Формановская, Н.И. Русский речевой этикет: лингвистический иметодический аспекты / Н.И. Формановская. - Изд. 3-е. - Москва : URSS : КомКнига, 2006. – 156 с.
14. Этикет русского письма: учебное пособие / А.А. Акишина, Н.И. Формановская. - 5-е изд., испр. и доп. - Москва : URSS : КомКнига,2007. - 202 с.

Собрание законодательства Российской Федерации. – 2000. – № 52. – Ч. 1. – Ст. 5021












27