Аудит расчетов с подотчетными лицами

Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.
Служебной командировкой в ООО «Веста» признается поездка работника, осуществляемая по распоряжению руководителя организации, на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Расходы по командировкам учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы обслуживающих производств и хозяйств и заготовительно-складских расходов.
Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, признаются в ООО «Веста» непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты (без учета в составе убытков при налогообложении). К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием и передачей объектов непроизводственного назначения и т. п.
В служебную командировку направляются только работники организации.

В состав расходов по служебным командировкам в ООО «Веста» включаются затраты:
по найму жилого помещения;
по бронированию гостиничных номеров и авиабилетов;
по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);
по уплате страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;
по оплате сборов за предварительную продажу билетов (проездных документов);
по оплате расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями;
на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения и пересадок (за исключением проезда на такси);
на оплату разовых проездных билетов на городской транспорт при однодневных командировках;
на провоз багажа;
суточные за время нахождения в командировке (при однодневных командировках в пределах России право работника на суточные определяет руководитель организации);
расходы на оформление заграничных паспортов и других выездных документов;
по возмещению расходов на телефонные переговоры, если они связаны с производством и подтверждены соответствующими документами.
Наряду с командировочными расходами работники организации получают в кассе наличные денежные средства на хозяйственно-операционные расходы, на представительские нужды.
Под хозяйственно-операционными расходами в ООО «Веста» понимаются расходы работников на покупку в установленных пределах товаров, включая оплату ГСМ, на оплату работ и услуг.
При этом в бухгалтерском учете делаются записи:
Дебет сч. 71, Кредит сч. 50 выданы денежные средства под отчет;
Дебет сч. 10, 19, 20, 26 и др., Кредит сч. 71 оприходованы ценности или списаны расходы согласно утвержденному отчету и предъявленным приходным документам;
Дебет сч. 41, Кредит сч. 71 оприходованы ценности, купленные в торговых розничных организациях. Согласно НК РФ суммы НДС по материальным ценностям (работам, услугам), приобретенным для производственных нужд у организаций розничной торговли, к зачету у покупателей не принимаются и расчетным путем не выделяются.
Дебет сч. 50, Кредит сч. 71 возвращен неиспользованный аванс;
Дебет сч. 71, Кредит сч. 50 выдано в счет перерасхода по авансовому отчету.
Проверкой установлено, что в ООО «Веста» порядок оформления командировки и расчетов с работником следующий:
для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение;
наряду с командировочным удостоверением издается приказ о командировке;
командировочное удостоверение не выписывается на однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные;
фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия и прибытия;
днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из места постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения - дата прибытия соответствующего транспорта;
перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением также выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания (на оплату проезда, найма жилого помещения, суточных и т. п.);
организации разрешается рассчитываться с командированным работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае работник в составе авансового отчета не представляет документы, подтверждающие его расходы по командировке.
Наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам (ф. № КО-2) или по другим документам (платежным ведомостям, счетам, заявлениям на выдачу денег и пр.) с наложением на них специального штампа, заменяющего расходный кассовый ордер. Документы на выдачу подписываются руководителем организации и главным бухгалтером. Выдача денег по кассовым ордерам производится на основании документов, удостоверяющих личность получателя. В кассовом ордере отражаются основные реквизиты этого документа, и получатель расписывается в получении выданной суммы.
Лица, получившие аванс на командировочные расходы, должны не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Авансовый отчет в ООО «Веста» заполняется от руки самим подотчетным лицом. На лицевой стороне отчета указываются:
фамилия, имя, отчество и профессия этого сотрудника;
назначение аванса;
сумма, выданная из кассы сотруднику;
расход и остаток (перерасход) денег.
На лицевой стороне отчета предусмотрена таблица для отражения бухгалтерских записей, которые связаны с расходованием подотчетных сумм.
На оборотной стороне авансового отчета в специальной таблице приводится перечень документов, которые подтверждают расходы работника. Еще здесь указываются израсходованные суммы, а также те, которые бухгалтер принял к учету. В последней графе таблицы записывают и номера счетов (субсчетов), на которых отражаются эти суммы.
Например, 10 января 2008 года менеджер отдела снабжения ООО «Веста» Сидоров В.В. получил в кассе 250 руб. на покупку материалов. Материалы он приобрел в этот же день. Их стоимость составила 240 руб. (в том числе НДС - 40 руб.). Продавец выдал Сидорову В.В. кассовый и товарный чеки (номера чеков - 002235 и 14), а также счет-фактуру. Остатка или перерасхода денег от предыдущего аванса у менеджера нет.
Табельный номер менеджера Сидорова В.В. - 115. Код отдела снабжения ООО «Веста» - 1105.
11 января Сидоров В.В. заполнил авансовый отчет, в котором указал, на какие цели он израсходовал полученную сумму. К авансовому отчету он приложил два оправдательных документа - кассовый и товарный чеки. Остаток аванса (10 руб.) он внес в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру N 3 от 11 января 2006 года. Деньги принял кассир Медведев И.К.
Авансовый отчет приняла и проверила бухгалтер Рябова А.Н., она же выдала Сидорову В.В. расписку. Все расходы, произведенные Сидоровым В.В., приняты к бухгалтерскому учету. Авансовому отчету присвоен номер 5.
В бухгалтерском учете ООО выдача работнику денег под отчет и приобретение материалов отражаются такими записями:
Дебет 71 Кредит 50 - 250 руб. - выданы деньги из кассы под отчет Сидорову В.В.;
Дебет 10 Кредит 71 - 200 руб. - приобретены материалы;
Дебет 19 Кредит 71 - 40 руб. - учтен НДС по приобретенным материалам;
Дебет 50 Кредит 71 - 10 руб. - внесен в кассу остаток аванса.

2.9. Анализ выявленных ошибок и нарушений при проведении аудиторской проверки учета расчетов с подотчетными лицами

При проведении сплошной аудиторской проверки авансовых отчетов выявлено, что в ОАО «Веста» встречаются случаи, когда авансовые отчеты не подписываются подотчетным лицом, бухгалтером и не утверждаются руководителем предприятия. Несмотря на это, суммы по предоставленным отчетам (неподписанным) списывают с подотчетного лица на затраты или другие объекты учета организации. Иногда к авансовым отчетам прилагают недействительные документы (товарный чек без отметок, штампов магазина, различные квитанции, талоны, чеки без обязательных реквизитов). В то же время к авансовым отчетам не прилагаются квитанции от приходных кассовых ордеров при оплате стоимости материальных ценностей (работ, услуг) организации-корреспонденту через подотчетное лицо (хотя эти суммы бывают солидные). При проверке установленного порядка выдачи подотчетных сумм в ходе аудиторской проверки на предприятии установлено, что иногда деньги под отчет выдавались лицам, которые имели задолженность по ранее полученным суммам.
При проверке законности выдачи сумм в подотчет на хозяйственные нужды определяется наличие списка работников организации, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги. Список утверждается приказом или распоряжением руководителя. В список включаются только постоянно работающие лица либо выполняющие разовые работы для организации на основании договоров подряда. В ОАО «Веста» такой приказ руководителя отсутствует и подотчетные суммы выдаются бухгалтерией произвольно, по мере необходимости, что не соответствует нормативам ведения бухгалтерского учета в РФ.
По выданным под отчет суммам устанавливают, нет ли превышения предельных размеров аванса. На исследуемом предприятия предельный размер выдаваемых авансов, в основном, соответствует нормативу. На расходы, производимые в месте нахождения организации, деньги выдаются в размере не более двухдневной потребности и на срок, не превышающий трех дней, а на производимые вне места расположения организации - в размере не более десятидневной потребности и на срок не более пятнадцати дней. На командировочные расходы деньги выдаются в подотчет в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на оплату проезда в оба конца, суточных и квартирных расходов.
Очень часто работникам предприятия выдаются в подотчет денежные средства на приобретение или возмещение стоимости проездных билетов для проезда в городском транспорте, причем эти суммы списываются на себестоимость. Однако согласно Положению о бухгалтерском учете в РФ предприятие вправе компенсировать своим работникам эти затраты, но не за счет себестоимости, а за счет чистой прибыли.
Важным этапом проверки является установление своевременности возврата неиспользованных подотчетных сумм. В ОАО «Веста» отмечается нарушение сроков возврата неизрасходованных сумм аванса. Однако меры к нарушителям данного норматива не применяются. Неизрасходованные и своевременно невозвращенные подотчетные суммы должны быть удержаны по расчетно-платежной ведомости в бесспорном порядке не позднее месяца со дня окончания срока их возвращения.
При сплошной проверке авансовых отчетов подотчетных лиц на предприятии выявлено, что в некоторых случаях оплата суточных значительно превышает установленные нормы, причем вся сумма утвержденных расходов по авансовым отчетам относится на себестоимость. В то время как превышение норм бухгалтерия должна была отнести на уменьшение прибыли, остающейся в распоряжении предприятия, одновременно с удержанием с этой суммы подоходного налога. Кроме того, расходы списанные на затраты (себестоимость), должны были снизить на сумму НДС (со стоимости проезда и оплаты найма жилья).
По законодательству работник должен отчитаться в течение трех дней по возвращении из командировки. Руководство организации обязано не позднее пяти дней принять решение по авансовому отчету. Часто на предприятии эти сроки не соблюдаются.
Для устранения выявленных нарушений рекомендуется:
Издать приказ, утверждающий список подотчетных лиц;
Издать приказ о сроках выдачи под отчет денежных средств и сроках возврата неизрасходованных авансовых средств, о порядке возмещения выданных средств сотрудниками предприятия;
По установленным в ходе аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами фактам необоснованного списания сумм на затраты определить сумму заниженного для налогообложения дохода, а также скрытый размер платежей по социальному страхованию и обеспечению, транспортному налогу;
Особое внимание внутреннему контролю на предприятии следует уделять правильности и своевременности составления авансовых отчетов;
Командировочные расходы в размерах, превышающих лимиты, должны списываться за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации;
Компенсация работникам предприятия затрат на городской транспорт должна осуществляться за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации.
По результатам проведенной аудиторской проверки учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Веста» был сделан вывод о том, что система внутреннего контроля в ОАО находится в неудовлетворительном состоянии.

2.10. Рекомендации руководству предприятия по совершенствованию организации бухгалтерского учета и контроля расчетов с подотчетными лицами

Для снижения риска потерь в результате злоупотреблений отдельных должностных лиц, санкционирующих выдачу наличных денежных средств под отчет, при разработке финансовой политики ООО «Веста» руководству предприятия следует отдавать предпочтение заключению крупных и долговременных договоров на поставку товарно-материальных ценностей при детальном обсуждении ключевых условий таких договоров на совете директоров (правлении).
Работники, получающие наличные денежные средства под отчет, должны нести персональную материальную ответственность за исполнение ими своих обязательств по отчету за полученные средства. Материальная ответственность должна быть закреплена в заключенном с подотчетным лицом договоре о материальной ответственности.
В целях контроля различных аспектов взаимоотношений с работниками предприятия по подотчетным суммам и недопущения ухудшения результатов деятельности организации из-за нецелевого использования подотчетных сумм присваивается категория риска. Ранжирование подотчетных лиц по категориям риска (классы по рискам: высокий, средний, низкий и др.) производится главным бухгалтером по разработанному алгоритму на основе следующих условий.
1. Степень выполнения обязательств по отчетам за использованные подотчетные суммы. На основе статистического учета определяется степень выполнения обязательств отдельными подотчетными лицами, а также группами лиц, сформированными по различным признакам. Если ранее конкретный работник не имел нарушений по расчетам за подотчетные суммы (новые работник или получает денежные средства под отчет впервые), то категория риска его заказа определяется на основе степени выполнения обязательств той характерной группой работников, к которой он отнесен.
2. Наличие и содержание первичной информации (материалов) о работнике (отзывы других организаций и т.п.). Ранжирование по категориям риска необходимо для оценки необходимости проведения анализа надежности (деловой порядочности) работника, для принятия решения о предоставлении наличных денежных средств под отчет конкретным работникам предприятия (параметры определяются категорией риска). После анализа надежности работника ему может быть присвоена другая категория риска.
В целях предотвращения (упреждения) ситуации, связанной с ухудшением финансового состояния организации вследствие роста просроченной даты возврата задолженности, работникам с учетом категории риска их отчетов ставятся в соответствие параметры выдачи сумм под отчет (лимит суммы и предельный срок отчета). Установление параметров следует возложить на главного бухгалтера или руководителя финансовой службы. Эти параметры по каждому классу риска должны быть зафиксированы в соответствующем разделе «Положения о финансовой политике ОАО «Веста». Принятие решения по превышению параметров выдачи наличных денежных средств под отчет по конкретным работникам должно входить в компетенцию главного бухгалтера.


Заключение

В стране за последние годы проведена большая работа по созданию независимого аудиторского контроля, подготовке кадров аудиторов и лицензированию их деятельности, регламентации профессиональных обязанностей, прав и ответственности аудиторов в соответствии с принятыми отдельными законодательными актами. Первые аудиторские фирмы появились в России в 1987 году и в настоящее время они организованы во многих крупных городах России. История, проблемы, опыт развития и становления аудита рассматриваются учеными-экономистами и практиками на страницах различных журналов и других периодических изданий.
Цель данной работы состояла в проведении аудита расчетов с подотчетными лицами в ООО «Веста».
При проведении сплошной аудиторской проверки авансовых отчетов выявлено, что на исследуемом предприятии встречаются случаи, когда авансовые отчеты не подписываются бухгалтером и не утверждаются руководителем предприятия. Несмотря на это, суммы по предоставленным отчетам (неподписанным) списывают с подотчетного лица на затраты или другие объекты учета организации. Иногда к авансовым отчетам прилагают недействительные документы (товарный чек без отметок, штампов магазина, различные квитанции, талоны, чеки без обязательных реквизитов). В то же время к авансовым отчетам не прилагаются квитанции от приходных кассовых ордеров при оплате стоимости материальных ценностей (работ, услуг) организации-корреспонденту через подотчетное лицо (хотя эти суммы бывают солидные). При проверке установленного порядка выдачи подотчетных сумм в ходе аудиторской проверки на предприятии установлено, что иногда деньги под отчет выдавались лицам, которые имели задолженность по ранее полученным суммам.
Законность выдачи сумм в подотчет на хозяйственные нужды определяется наличием списка работников организации, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги. Список утверждается приказом или распоряжением руководителя. В ООО «Веста» такой приказ руководителя отсутствует и подотчетные суммы выдаются бухгалтерией произвольно, по мере необходимости, что не соответствует нормативам ведения бухгалтерского учета в РФ.
Иногда работникам предприятия выдаются в подотчет денежные средства на приобретение или возмещение стоимости проездных билетов для проезда в городском транспорте, причем эти суммы списываются на себестоимость. Однако согласно Положению о бухгалтерском учете в РФ предприятие вправе компенсировать своим работникам эти затраты, но не за счет себестоимости, а за счет чистой прибыли.
Представительские расходы через подотчетных лиц на предприятии в соответствии с нормами бухгалтерского учета относят на издержки производства. Обоснованность этих расходов подтверждается наличием оправдательных документов.
В ООО отмечается нарушение сроков возврата неизрасходованных сумм аванса. Однако меры к нарушителям данного норматива не применяются. Неизрасходованные и своевременно невозвращенные подотчетные суммы должны быть удержаны по расчетно-платежной ведомости в бесспорном порядке не позднее месяца со дня окончания срока их возвращения.
В процессе контроля законности и целесообразности возмещения командировочных расходов выявлено, что в некоторых случаях оплата суточных значительно превышает установленные нормы, причем вся сумма утвержденных расходов по авансовым отчетам относится на себестоимость. В то время как превышение норм бухгалтерия должна была отнести на уменьшение прибыли, остающейся в распоряжении предприятия, одновременно с удержанием с этой суммы подоходного налога. Кроме того, расходы списанные на затраты (себестоимость), должны были снизить на сумму НДС (со стоимости проезда и оплаты найма жилья).
По законодательству работник должен отчитаться в течение трех дней по возвращении из командировки. Руководство организации обязано не позднее пяти дней принять решение по авансовому отчету. Часто на предприятии эти сроки не соблюдаются.
Бухгалтерские записи по отражению движения сумм по расчетам с подотчетным лицами соответствует нормативам и законодательным актам РФ.
Для устранения выявленных нарушений рекомендуется:
Издать приказ, утверждающий список подотчетных лиц;
Издать приказ о сроках выдачи под отчет денежных средств и сроках возврата неизрасходованных авансовых средств, о порядке возмещения выданных средств сотрудниками предприятия;
По установленным в ходе аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами фактам необоснованного списания сумм на затраты определить сумму заниженного для налогообложения дохода, а также скрытый размер платежей по социальному страхованию и обеспечению, транспортному налогу;
Особое внимание внутреннему контролю на предприятии следует уделять правильности и своевременности составления авансовых отчетов;
Командировочные расходы в размерах, превышающих лимиты, должны списываться за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации;
Компенсация работникам предприятия затрат на городской транспорт должна осуществляться за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации.

Список использованной литературы

Конституция РФ
Гражданский кодекс Российской Федерации часть первая от 30 ноября 1994 г. N 51-ФЗ, часть вторая от 26 января 1996 г. N 14-ФЗ, часть третья от 26 ноября 2001 г. N 146-ФЗ и часть четвертая от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ (с изменениями от 17 июля, 27 декабря 2009 г.)
Налоговый кодекс Российской Федерации часть первая от 31 июля 1998 г. N 146-ФЗ и часть вторая от 5 августа 2000 г. N 117-ФЗ (с изменениями от 17, 27, 29 декабря 2009 г.)
Уголовный кодекс РФ от 13 июня 1996 г. N 63-ФЗ (с изменениями от 9 ноября, 17, 27, 29 декабря 2009 г.)
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. N 195-ФЗ (с изменениями от 9, 23, 25, 28 ноября, 21, 27, 28 декабря 2009 г.)
Федеральный закон от 7 августа 2001 г. N 119-ФЗ "Об аудиторской деятельности" (с изменениями от 14, 30 декабря 2001 г., 30 декабря 2004 г., 2 февраля, 3 ноября 2006 г., 30 декабря 2008 г.)
Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изменениями от 3 ноября 2006 г., 23 ноября 2009 г.)
Федеральный закон от 10 июля 2002 г. N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" (с изменениями от 19 июля, 22 сентября, 25 ноября 2009 г.)
Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (с изменениями от 19 июля, 27 декабря 2009 г.)
Постановление Правительства РФ от 6 февраля 2002 г. N 80 "О вопросах государственного регулирования аудиторской деятельности в Российской Федерации"
Программа реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности (утв. постановлением Правительства РФ от 6 марта 1998 г. N 283)
Концепция развития бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации на среднесрочную перспективу (одобрена приказом Минфина РФ от 1 июля 2004 г. N 180)
План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. N 94н) (с изменениями от 7 мая 2003 г., 18 сентября 2006 г.)
Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. N 94н) (с изменениями от 7 мая 2003 г., 18 сентября 2006 г.)
Постановление Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет"
Алборов Р.А. Аудит в организациях промышленности, торговли и АПК. - М.: Дело и Сервис, 2008.
Алборов Р.А. Аудит (методика и практика проведения). – Ижевск: Фон, 2009.
Андреев В.К. Государственное регулирование аудиторской деятельности // Налоги (газета). - 2006. - N3.
Аудит / Под ред. В.И.Подольского. - М.: ЮНИТИ, 2008.
Андреев В.Д. Практический аудит / Справочное пособие. - М.: Экономика, 2007.
Бавдей А.Л., Белый И.Н. и др. Аудит и ревизия. – Минск: ООО Мисанта, 2009.
Барышников Н.П. Организация и методика проведения общего аудита. - М.: Филинъ, 2008.
Булгакова Л.И. Аудит в России: механизм правового регулирования. - М.: Волтерс Клувер, 2009.
Глушков И.Е. Аудит на современном предприятии. - Москва-Новосибирск: КНОРУС-ЭКОР, 2003.
Данилевский Ю.А, Шапигузов С.М. Аудит. - М.: ФБК-Пресс, 2009.
Данилевский Ю.А. Аудит. Организация и методика проведения. - М.: Бухгалтерский учет, 2007.
Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет, анализ хозяйственной деятельности и аудит. - М.: Перспектива, 2009.
Камышанов П.И. Практическое пособие по аудиту. - М.: ИНФРА-М, 2007.
Овсийчук М.Ф. Аудит. Организация. Методика проведения. - М.: ООО «Интелтех», 2007.
Потапова Е., Мамедова Л. Родственные души // Новые системы финансового учета. - 2008. - N 1.
Правила (стандарты) аудиторской деятельности / Составление и комментарий Ю.А.Данилевского. - М.: Бухгалтерский учет, 2008.
Руднев В. Новые стандарты аудита // Аудит и налогообложение. - 2008. - N 12.
Соколов Б.Н. Профобъединения аудиторов сегодня // Аудит и налогообложение. - 2008. - N 11.
Судаков С.В. Регулирование аудиторской деятельности в Российской Федерации // Экономический анализ. Теория и практика, N 16, август 2007 г.
Суйц В.П., Смирнов Н.Б. Основы российского аудита. - М.: ЮНИТИ, 2006.
Терехов А.А. Аудит: законодательные решения. - М.: Финансы и статистика, 2008.
Тотъева А.Ю. Правовой статус саморегулируемых аудиторских объединений // Налоги. - 2006. - N 1.
Шишкин А.К., Миккруков В.А., Дышкант И.Д. Учет, анализ, аудит на предприятии. - М.: Аудит-ЮНИТИ, 2009.





Приложения

















56