Особенности организации и проведения деловых бесед и совещаний

«Они позволяют определить перспективы развития данной структуры, расширяют горизонты видения проблемы, способствуют повышению качества работы.
В творческих беседах особенно ценятся неординарность мышления, оригинальность выражения мысли, умение найти убедительные аргументы и отстоять свою позицию, создание банка идей, полет фантазии собеседников».
Часто у руководителей бывают беседы с посетителями.
Есть данные, что значительная часть рабочего времени руководителя тратится на посетителей (сотрудники, представители других организаций, посторонние лица).
Многие администраторы устанавливают часы приема с предварительной записью и формулированием вопроса для обсуждения.
В зависимости от специфики организации и личности руководителя прием может вестись и в течение рабочего дня.
«Общение с посетителями имеет свои особенности, которые важно учитывать в практической деятельности.
Прежде всего необходимо выяснить цель визита, понять причину посещения, вникнуть в суть предлагаемой проблемы, просьбы, предложения. Для этого следует внимательно выслушать собеседника, определить свои возможности в решении данного вопроса и занять определенную позицию».
Чаще всего приходится сталкиваться с такими вариантами:
Руководитель в процессе обсуждения положительно решает проблему посетителя;
Руководитель делегирует решение проблемы другим должностным лицам;
Руководитель не может решить проблему в данные момент и назначает время новой встречи;
Руководитель вынужден отказать посетителю в просьбе;
Руководитель вообще не может решить проблему посетителя, ссылаясь, например, на действующее законодательство;
Руководитель не хочет по тем или иным мотивам пойтинавстречу посетителю.
«Независимо от варианта решения проблемы руководитель должен продемонстрировать максимум уважения к посетителю, произвести на него хорошее впечатление, показать желание оказать ему содействие.
Следует отметить, что порой приходится прилагать большие усилия, чтобы в чем-то убедить посетителя, изменить его мнение по какому-либо вопросу.
Особую трудность, представляет диалог с человеком, который настроен враждебно, не желает слушать никаких доводов, которому обида или раздражение мешают реально воспринимать факты или события».
Во многих офисах проводятся дисциплинарные совещания.
Вероятно, трудно найти организацию, в которой бы не было нарушений трудовой дисциплины, отступлений от правил внутреннего распорядка, несвоевременного и небрежного выполнения заданий.
Это неизбежно приводит к необходимости проведения с сотрудниками так называемых дисциплинарных совещаний, которые во многих случаях могут предотвратить административные меры наказания (замечание, выговор, строгий выговор, предупреждение о неполном служебном соответствии).
Проведение таких совещаний требует от руководителя большой выдержки, такта, чувства меры, а также твердости, уверенности и принципиальности.
Готовясь к встрече, необходимо хорошо разобраться в ситуации, собрать и проанализировать нужную информацию.
В начале разговора следует дать возможность сотрудникам объяснить причину своих поступков.
Вполне вероятно, что он приведет какие-то новые факты.
Если причины уважительные, то требуются одни меры, а если это халатность, недобросовестное отношение к делу, пренебрежение своими служебными обязанностями, то другие.
При проведении дисциплинарных совещаний следует иметь в виду, что осуждать надо действия и поступки работников, критиковать промахи и просчеты, а не их личные качества.
Недопустимы «разносы», «разгоны», оскорбительные выпады, брань, унижение чувства достоинства сотрудников. Целесообразно такие совещания проводить в доверительной обстановке.
Специалисты советуют, когда это уместно – делать практические замечания между комплиментами – и по возможности заканчивать разговор на дружеской ноте.
Заключение

Посредством деловой беседы реализуется стремление одного человека или группы людей к действию, которое изменит хотя бы одну из сторон какой-либо ситуации или установит новые отношения между участниками беседы.
В мире бизнеса или политики деловые беседы или совещания представляют собой устный контакт между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия со стороны своих организаций или стран для их проведения и разрешения конкретных проблем.
Можно отметить, что, например, деловые беседы направлены на реализацию следующих функций:
Поиск новых направлений и начало перспективных мероприятий;
Обмен информацией;
Контроль начатых мероприятий;
Взаимное общение работников из одной деловой среды;
Поиски и оперативная разработка рабочих идей и замыслов;
Поддержание деловых контактов на уровне предприятий, фирм, отраслей, стран.
Структура деловой беседы состоит из:
Подготовки к деловой беседе;
Установления места и времени встречи;
Начала беседы: вступления в контакт;
Постановки проблемы и передачи информации;
Аргументирования;
Опровержения доводов собеседника;
Принятия решений;
Фиксации договоренности;
Выхода из контакта;
Анализа результатов беседы, своей тактики общения.
Инициатива в деловом общении определяется тем, кто задал тип контакта, определил форму постановки цели, выдвинул принятую идею решения. Кто подвел итоги обсуждения, тот в большей степени и несет ответственность за разрешение проблемы.
Список использованной литературы

1. Александров Д. Н. Риторика: Учеб. пособие. – 3-е изд. – М.: Флинта; Наука, 2004. – 624 с.: ил.
2. Кузнецов И. Н. Бизнес-риторика. – М.: Издательско-торговая корпорация Дашков и К, 2007. – 408 с.
3. Кузнецов И. Н. Современная риторика: Учеб. пособие. – М.: Издат.-торг. корпорация Дашков и К, 2003. – 480.
4. Социальная психология в трудах отечественных психологов / Сост. А. Л. Свенцицкий. – СПб.: Изд-во Питер, 2000. – 512 с. – (Хрестоматия по психологии).
Кузнецов И. Н. Бизнес-риторика. – М.: Издательско-торговая корпорация Дашков и К, 2007. – С. 237.
Там же. С. 238.
Кузнецов И. Н. Современная риторика: Учебное пособие. – М.: Изд-во Дашков и К, 2003. – С. 215.
Кузнецов И. Н. Бизнес-риторика. – М.: Издательско-торговая корпорация Дашков и К, 2007. – С. 240.
Там же. С. 248.
Там же. С. 249.
Там же. С. 249.
Там же. С. 250.
Там же. С. 251.












2