Коммуникация в ...организации

Передача входящей информации происходит по средствам совещания, что требует много времени, в устной форме, что способствует некоему искажению информации. А выходящая информация передается по средствам отчетов, в письменной форме на бумажном носителе.
С другим отделом, техническим отделом, он также взаимодействует как устно, так и письменно.
Как и в любом другом предприятии в ОАО «Вязьмапищевик» тоже существуют различные препятствия и возникают различные затруднения. К этим затруднениям можно отнести, например, несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления, что может повлечь за собой материальные убытки или какие то несогласованности. Еще одним из недостатков присущий всем другим крупным предприятиям является психологический настрой. Это может быть следствием, например, плохого настроения или отношения с сотрудниками по отдельности, или боязни общаться с директорами и начальниками.
Другая причина трудностей в организационных коммуникациях – перегрузка каналов связи, которая может быть вызвана, как элементарной нехваткой технических средств связи и обработки информации, так и избыточностью информационных потоков. Примером такого затруднения именно на предприятии ОАО «Вязьмапищевик» может служить отдел снабжения и сбыта, потому что в данном отделе существует постоянная перегрузка, так как в этот отдел поступает не только информация от высшего руководства и из других отделов, но и одновременно из внешнего окружения, т. е. внешней среды предприятия. Отсюда следует и другая причина неэффективных коммуникационных каналов, это затрудненная обратная связь.
Как известно информация передается не самостоятельно, а непосредственно через средства передачи.
Устная передача чаще всего, когда происходит зарождение идеи или отбор информации. Данный вид передачи информации на предприятии преобладает, он используется в большинстве случаев.
Совещания чаще всего проводят, когда уже руководство приняло решение и его необходимо довести до всех отделов. В ОАО «Вязьмапищевик» в основном используется, когда генеральному директору необходимо донести до совета директоров те изменения, которые произошли на предприятии.
Телефонные переговоры и письменная передача, когда непосредственно передается само сообщение. На предприятии так же активно используется этот вид передачи информации. Искажение сообщений при этом меньше, чем при устной передаче.
Электронная почта и компьютерные сети, когда идет непосредственно реализация сообщения. Данные средства передачи информации на предприятии ОАО «Вязьмапищевик» очень устарели, что ведет к замедленной передаче информации.
Как уже отмечалось выше, многие предприятия пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения, ОАО «Вязьмапищевик» не исключение. С имеющимися потенциальными потребителями они общаются с помощью рекламы, и других программ продвижения товаров на рынок, а также проводя различные социологические опросы. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, “имиджа” предприятия на местном, общенациональном или международном уровне. Предприятию ОАО «Вязьмапищевик» приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах, как и любая компания, она сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.п. Делая взносы в пользу разных политических групп, комитетов, предприятие пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений.
2.3. Проблемы в коммуникациях на предприятии

Существуют различные проблемы на предприятии, которые препятствуют эффективному коммуникационному процессу. Такими процессами довольно часто являются психологические различия в восприятии. Люди интерпретируют одну и ту же информацию по-разному в зависимости от образования, жизненного опыта, круга интересов, потребностей, эмоционального состояния. Предприятие ОАО «Вязьмапищевик» тоже подвержено такой проблеме, впрочем, как и отдельные отделы, в данном случае отдел снабжения и сбыта.
Очень важен также характер взаимоотношений между руководителем и подчиненным. В атмосфере доверия расширяются информационные потоки, и повышается точность информации: если руководители честны и открыты, информируя своих подчиненных, последние отвечают им тем же. На данном предприятии отношения между руководителем и подчиненными чисто формальные, так что никакой атмосферы доверия между ними не существует.
Другая часть проблем межличностных контактов связана с семантическими барьерами. Они проявляются в том, что слова-символы, используемые для кодирования информации, могут иметь разные значения для разных людей в зависимости от их профессии, социального статуса, национально-культурных различий, должности и т. д. Ситуация осложняется тем, что во многих организациях, а иногда даже в их структурных подразделениях, вырабатывается собственный жаргон, что также может служить источником смысловых искажений. Данное предприятие ОАО «Вязьмапищевик» тоже не исключение, оно естественно подвержено такой проблеме.
Одна из причин, вызывающих затруднения в процессе коммуникации,- это фильтрация. В организации существует необходимость отбора или фильтрации сведений, чтобы при обмене информацией между подразделениями или уровнями управления направлять получателю только те сообщения, которые его касаются. Для ускорения движения информации и придания сообщению большей ясности информацию определенным образом «сжимают»: упрощают, обрабатывают, суммируют. Это может привести к отсеиванию одних и акцентированию других сведений, искажающих содержимое информации.
При анализе коммуникационной системы были выявлены некоторые недостатки. Эти недостатки неблагоприятно влияют на предприятие в целом, поэтому необходимо провести ряд изменений в системе коммуникаций.
Как уже отмечалось выше, существуют определенные средства передачи информации, одно из средств передачи – компьютерные сети. На предприятии ОАО «Вязьмапищевик» они очень устарели. В качестве рекомендаций можно предложить обновление компьютерной базы. Данное мероприятие позволит увеличить скорость передачи информации, что в свою очередь повлияет на качество и скорость принятия управленческих решений, и их реализацию. Количество новых компьютеров в отдел снабжения и сбыта будет составлять 6 штук на первое время. На данный момент стоимость одного хорошего компьютера составляет 30 тысяч рублей, следовательно, на 6 компьютеров будет потрачено 180 тысяч рублей. При обновлении компьютерной базы, Интернет тоже станет лучше и быстрее работать. Также можно создать локальную сеть на предприятии для того, чтобы передавать электронные виды отчетов, что позволить сэкономить время, как работников, так и руководства.
Также, по приказу генерального директора ОАО «Вязьмапищевик» будет назначена группа из 3 человек – исследователей, которые будут проводить бенчмакинг, т. е проводить исследования на других предприятиях – конкурентах. Им будет назначена дополнительная доплата в размере 5000 рублей на каждого в месяц. С помощью исследований у конкурентов руководство будет в курсе, того, что предпринять для совершенствования системы коммуникаций на предприятии, что наиболее выгодно предпринять, а что наоборот не следует рассматривать.
Существует еще одна проблема – нерациональная организационная структура. Если организационная структура организации продумана плохо, то это вызывает дублирование функций, задач и полномочий, это неизбежно приводит и к параллельным потокам информации, ее искажениям и замедлению движения. Кроме того, чем больше уровней руководства в организационной структуре, тем больше вероятность информационных искажений, так как каждый уровень фильтрует и корректирует передаваемую информацию. Нерациональная структура может также вызывать конфликты между различными подразделениями и отдельными руководителями, что естественно создает серьезные проблемы при обмене информации и принятии управленческих решений.
2.4. Совершенствование организационных коммуникаций на ООО «Вязьмапищевик»

Исходя из всего вышесказанного можно сделать вывод о том, что на предприятии ОАО «Вязьмапищевик» следует убрать дублирование функций, это приведет к исчезновению параллельных потоков информации. Увеличит качество и скорость передачи информации.
Это приведет к тому, что исчезнет проблема при обмене информации и принятии управленческих решений, так как у каждого будут свои функции, задачи и обязанности, то исчезнут и конфликтные ситуации.
Также в качестве мероприятий можно предложить ввод новой должности, которая будет называться психолог, который будет получать 7000 рублей в месяц. Так как конфликты отрицательно влияют на передачу информации, то тормозят процесс передачи информации, искажают данные и отрицательно действуют на всю работу предприятия. Он поможет избежать критических ситуаций, снять напряжение сотрудников предприятия при конфликтных ситуациях, и из этого следует, что должность психолога должна положительно повлиять на всю деятельность предприятия в целом.
Также следует наладить связи с общественностью. Налаживание отношений между предприятием и различными контактными аудиториями посредством создания выгодной для предприятия репутации, положительного "корпоративного имиджа", с одной стороны, и устранением или предупреждением нежелательных слухов, сплетен и действий - с другой. Это направленные действия создающие атмосферу понимания и взаимного доверия между фирмой и различными аудиториями.
Еще можно предложить в качестве мероприятий курсы повышения квалификаций для управленческого персонала, где будут преподаваться информационные технологии и иностранные языки. Управленческий персонал научится работать с новыми программами, что позволит улучшить коммуникационные сети. А знание языка позволит не приводить к искажению информации, и позволит правильно как кодировать информацию, так и ее декодировать. Таким образом, при внедрении предложенных мероприятий может быть достигнута эффективность равная 16,89.
Также после расчета экономической эффективности от внедрения мероприятий можно рассчитать коэффициент эффективности управленческого труда: Можно сделать вывод, что данный коэффициент достаточно высок, что говорит об эффективности предложенных мероприятий.
Себестоимость всей выпускаемой продукции после внедрения мероприятия ровна 278473.
Для ОАО «Вязьмапищевик» изменение себестоимости после внедрения мероприятий будет выглядеть так: руб.
Отсюда можно сделать вывод, что при внедрении предложенных мероприятий себестоимость продукции изменилась на 72127 руб.

Заключение

Хотя организационная коммуникация существует около четырехсот лет, только в последние 30–40 лет она выдвинулась в разряд наиболее важных сфер деятельности, а специалистов по коммуникации стали признавать в качестве тех, кто способен решать проблемы в организациях. Интересно отметить, что в рекламе иностранных фирм в г. Москве, приглашающих студентов российских вузов к ним на стажировку, двумя основными качествами считаются знание английского языка и коммуникабельность. Специалист по коммуникации с клиентами в организации играет в ней существенную роль. Считается, что коммуникация особенно важна для разного рода ассоциаций и других некоммерческих организаций, которые для своего выживания нуждаются в добровольном вовлечении людей в их организации. Большинство организаций, как деловых, так и политических, издают разного рода публикации, имеющие отношение к реальным вопросам и реальным проблемам, связывая их с реальными людьми. Таким образом сфера организационной коммуникации в наши дни создает все больше и больше рабочих мест для специалистов по коммуникации, требуя от них изощренных умений и навыков.
Организационная коммуникация становится профессией, требующей знаний журналистики, коммуникации, социальных наук, психологии, бизнеса и экономики, политики и политологии, управления организацией.
Основной проблемой в коммуникации является наличие зазора между двумя полюсами информации: говорящим или адресантом и аудиторией. Задачей коммуникации является сужение этого зазора. Организационная коммуникация представляет собой обмен информацией по организационным каналам.
Список литературы

1. Батаршев А.В. «Организаторские и коммуникативные качества личности» (Для деловых людей). - Таллин: Центр информационных и социальных технологий «Регалис», 2004.-215с.
2. Кричевский Р.Л. «Если Вы руководитель» - М.: Издательство «ДЕЛО», 2005. - 156с.
4. Матвеева А., Хорошавина Н. «Семь нот менеджмента»: Настольная книга руководителя / Под ред. В. Красновой и А. Привалова. - 2-е изд. - М.: ЗАО «Журнал Эксперт», 2003.- 52с.
5. «Менеджмент»: Дайджест основных разделов и тем / Под ред. А.К. Казанцева – Спб.: СПбГИЭА, 2004. – 328с.
6. «Менеджмент организации»: Учебное пособие / Под ред. 3.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. - М.: ИНФРА-М, 2005.- 245с.
7. «Основы менеджмента»: Учебное пособие - 2-е изд. - М.: Издательский Дом «Дашков и Ко», 2003.- 287с.
8. «Основы предпринимательской деятельности»: Учебное пособие / Под ред. В.М. Власовой. - М.: «Финансы и статистика», 2005. - 345с.

«Основы менеджмента»: Учебное пособие - 2-е изд. - М.: Издательский Дом «Дашков и Ко», 2003.- 287с.
Батаршев А.В. «Организаторские и коммуникативные качества личности» (Для деловых людей). - Таллин: Центр информационных и социальных технологий «Регалис», 2004.-215с.
«Основы предпринимательской деятельности»: Учебное пособие / Под ред. В.М. Власовой. - М.: «Финансы и статистика», 2005. - 345с.
Батаршев А.В. «Организаторские и коммуникативные качества личности» (Для деловых людей). - Таллин: Центр информационных и социальных технологий «Регалис», 2004.-215с.
«Основы предпринимательской деятельности»: Учебное пособие / Под ред. В.М. Власовой. - М.: «Финансы и статистика», 2005. - 345с.
Батаршев А.В. «Организаторские и коммуникативные качества личности» (Для деловых людей). - Таллин: Центр информационных и социальных технологий «Регалис», 2004.-215с.
«Основы предпринимательской деятельности»: Учебное пособие / Под ред. В.М. Власовой. - М.: «Финансы и статистика», 2005. - 345с.
«Основы менеджмента»: Учебное пособие - 2-е изд. - М.: Издательский Дом «Дашков и Ко», 2003.- 287с.
«Основы менеджмента»: Учебное пособие - 2-е изд. - М.: Издательский Дом «Дашков и Ко», 2003.- 287с.












30